7. Kết cấu của đề tài
1.2.2. Sự cần thiết phải hiện đại hóa công tác quản lý văn bản
QLVB là một trong những nghiệp vụ quan trọng của công tác văn thư cần
được HĐH trong quá trình hội nhập cũng như sự phát triển không ngừng của khoa
học – kỹ thuật, nhất là trước yêu cầu phát triển của CPĐT. Hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu trao đổi thông tin, khai thác thông tin, dữ liệu, việc ứng dụng CNTT trên toàn cầu ở mọi phương diện đã trở nên phổ biến và vô cùng cần thiết. Đặc biệt nguồn thông tin từ văn bản là cực kì quan trọng đang được các cơ quan, đơn vị không chỉ trong khu vực công mà khu vực tư luôn chú trọng quan tâm.
Phương pháp QLVB theo kiểu truyền thống, mọi hoạt động đều thông qua văn bản giấy đã thể hiện sự không còn phù hợp. Nếu trước đây, việc QLVB được thực hiện thủ công và lưu giấy khiến mỗi lần tìm kiếm hay sử dụng rất khó khăn, gây mất rất nhiều thời gian cũng như công sức của những người thực hiện, cơ quan hay đơn vị. Đôi khi trong quá trình chuyển giao văn bản không cẩn thận còn gặp phải trường hợp mất mát hay hư hỏng. Thêm nữa, chi phí về văn phòng phẩm như in ấn giấy tờ, diện tích lưu kho cũng là một vấn đề khiến đa số các cơ quan, đơn vị tìm cách khắc phục và đặt câu hỏi làm thế nào để quản lý văn bản một cách nhanh chóng, dễ dàng mà không mất nhiều thời gian, công sức hay tiền bạc.
Với công việc QLVB thì cán bộ quản lý cũng như cán bộ phụ trách sẽ khai thác và sử dụng CNTT như một công cụ hữu ích để quản lý tài liệu, quản lý văn bản, hồ sơ, các báo cáo mang tính chuyên nghiệp hơn, khi cần người quản lý có thể lấy bất cứ lúc nào và tìm một cách nhanh nhất… Mặt khác, dưới góc độ quản lý, việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với công tác nghiệp vụ.
HĐH QLVB cũng là một trong những nhiệm vụ góp phần HĐH hành chính nói chung cũng như xây dựng và hoàn thiện CPĐT nói riêng. CPĐT sử dụng phương pháp nghiên cứu và cách tiếp nhận thông qua hạ tầng kỹ thuật CNTT và ứng dụng CNTT trong nội bộ CQNN. Trong đó đặt ra cụ thể là hệ thống trao đổi tài liệu, văn bản điện tử, thay thế tối đa việc lưu truyền văn bản giấy theo cách truyền thống; tăng cường khả năng chia sẻ thông tin giữa CQNN nhằm giảm thiểu giấy tờ và cuối cùng là công tác thu nhập, xử lý thông tin, hỗ trợ quản lý và điều hành ra quyết định. Cũng theo xu hướng mới của CPĐT thì điện tử hóa văn phòng, số hóa tài liệu thông qua các phần mềm văn phòng điện tử, phần mềm quản lý tài liệu, văn bản hay phần mềm quản lý công việc sẽ giúp cơ quan, đơn vị không chỉ quản lý công tác nội bộ hiệu quả mà còn giúp công tác lưu trữ trở nên thông suốt, chuyên nghiệp và chặt chẽ hơn mà không mất nhiều thời gian và công sức, việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu từ đó cũng thuận tiện hơn rất nhiều. Chính vì điều đó mà QLVB gắn với HĐH sẽ giúp cho CQNN đến gần hơn với phương hướng trong xây dựng CPĐT cũng như công cuộc CCHC diễn ra hiện nay. Hệ thống thông tin điện tử Intenet được mọi người quan tâm sử dụng nhiều nhất nhờ tính thông dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính năng ưu việt của các phần mềm ứng dụng về quản lý, số hóa tài liệu.
Một khi thực hiện tốt việc HĐH công tác QLVB sẽ đem lại những lợi ích không chỉ trong nội bộ cơ quan, đơn vị mà còn là cho cả hệ thống hành chính nhà nước như:
- Xây dựng, thiết lập được quy trình QLVB chặt chẽ, thông suốt, các văn bản đến, đi được kịp thời, nhanh chóng chuyển đến các đơn vị phòng ban chuyên môn chịu trách nhiệm xử lý đúng thời hạn.
- Không gian lưu trữ văn bản có hệ thống sẽ được phân loại, sắp xếp một cách có khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu, theo dõi khi cần thiết.
- Giảm thiểu tối đa tình trạng mất mát, thiếu sót hay thất lạc văn bản giấy truyền thống hiện nay còn đang gặp bất cập.