7. Kết cấu của đề tài
2.3.3. Cơ sở, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác quản lý văn bản Ủy ban
ban nhân dân huyện Sóc Sơn
Bộ phận văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với sự phát triển và bộ mặt của cơ quan vì đó là đầu mối của giao tiếp, là bộ phận đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan. Chính vì vậy, bất cứ một cơ quan nào dù quy mô lớn hay nhỏ cũng không thể không có bộ phận văn thư. Do vậy việc Bố trí cho khu vực văn thư từ phòng làm việc đến việc sắp xếp, bố trí các trang thiết bị, máy móc là điều cần thiết để tạo ra môi trường làm việc hợp lý, khoa học và thúc đẩy CBCC làm việc siêng năng hơn.
Hiện nay, 100% CBCC thực hiện công tác QLVB thuộc UBND huyện đều được trang bị thiết bị máy tính. Mỗi CBCC đều có đầy đủ 1 bộ bàn ghế ngồi làm, 1 tủ đựng tài liệu, 1 bộ máy vi tính để bàn hoặc máy vi tính xách tay, 1 điện thoại cố định cho mỗi người, ngoài ra mỗi người đều được bố trí máy scan, phòng làm việc
lưu trữ. Trong năm 2017 và 2018, UBND huyện đã đầu tư mua sắm 52 máy tính bảng trang bị cho lãnh đạo các phòng, bạn chuyên môn và đơn vị, và đại biểu HĐND huyện, phục vụ yêu cầu nhận và gửi văn bản trực tuyến. Thường xuyên trao đổi thông tin, văn bản trên môi trường mạng giữa các cơ quan, đơn vị.
Công tác QLVB thuộc trách nhiệm và giải quyết do bộ phận văn thư thực hiện nên khu vực văn thư đầy đủ máy móc, trang thiết bị tốt nhất như máy scan, máy photocopy, tủ văn thư giao và nhận tài liệu giữa các phòng ban chuyên môn, ghế ngồi chờ dành cho các CBCC đến làm việc. Về cơ bản phòng làm việc có đầy đủ các trang thiết bị cần thiết, đáp ứng nhu cầu xử lý công việc của CBCC trong quá trình giải quyết văn bản và hồ sơ công việc. Trang thiết bị dùng cho văn thư tính đến năm 2018 của UBND huyện được thống kê tại Phụ lục 5.
Văn thư UBND Huyện được tổ chức theo mô hình Văn thư tập trung. Tất cả văn bản đi đến của huyện đều phải qua bộ phận văn thư để quản lý tập trung thống nhất. Phòng văn thư được bố trí cạnh phòng làm việc của phó chánh văn phòng để thuận lợi cho công việc. UBND cũng đã bố trí phòng làm việc dành cho văn thư theo đúng tiêu chuẩn tại Nghị định số 152/2017/NĐ-CP quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc, cơ sở hoạt động sự nghiệp. Diện tích phòng làm việc của bộ phận văn thư là khoảng 24 m2, khu vực để máy móc, tủ đựng tài liệu,… là 4m2, đảm bảo đúng tiêu chuẩn công sở CQHCNN - yêu cầu thiết kế.