7. Kết cấu của đề tài
3.2.5. Đẩy mạnh cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác quản lý
quản lý văn bản
Văn thư là nơi giao dịch trong việc tiếp nhận, trao đổi văn bản, thông tin không trong chỉ trong nội bộ UBND huyện mà còn đối với cá nhân, tổ chức khác. Chính vì vậy mà cần bố trí lại phòng làm việc, sắp xếp lại các trang thiết bị và đầu tư vào máy móc, trang thiết bị kỹ thuật hiện đại phục vụ cho công tác HĐH QLVB.
Trong vấn đề về phòng làm việc của văn thư hiện nay, cần lắp vách ngăn để phân chia khu vực làm việc rõ ràng của CBCC thực hiện văn thư riêng và CBCC đến liên hệ làm việc riêng. Việc này để tránh trường hợp mất văn bản, nhầm lẫn giữa văn bản đi - đến là văn bản giấy cũng như việc khu vực riêng, những người không có liên quan sẽ không được tiếp cận., bảo vệ văn bản và tài liệu.
Việc sắp xếp các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động QLVB như máy tính, máy in, máy scan… có thể áp dụng theo nguyên tắc 5S của người nhật. 5S là một phương pháp quản lý của người Nhật. Nó là chữ cái đầu của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Shitsuke (Sẵn sàng). Việc tuân thủ theo nguyên tắc 5S này sẽ giúp cho phòng làm
việc của văn thư sẽ giúp cho việc QLVB được logic, khoa học, nề nếp làm việc được thiết lập, từ đó sẽ trở thành thói quen không thể thiếu. Đối với UBND huyện cần thực hiện các hoạt động: đầu tiên cần xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc; tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại; thường xuyên vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và tổ chức vệ sinh hàng ngày máy móc vật dụng và khu làm việc; chăm sóc khu vực làm việc, giữ gìn vệ sinh chung và duy trì sự gọn gàng ngăn nắp; tuân thủ mọi quy tắc luật lệ được đề ra, cuối cùng luôn luôn trong tư thế sẵn sàng tự giác thực hiện những việc trên, tạo thành một thói quen, nề nếp tốt.
Tiến hành đầu tư mới các trang thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của văn phòng như: tăng cường đầu tư hệ thống máy tính các thiết bị phụ trợ cho việc nối mạng nội bộ Lan và mạng diện rộng Wan. Trong văn phòng hiện nay, hầu hết các phòng ban đều được trang bị các máy vi tính và đều được nối mạng nội bộ và mạng diện rộng. Đây là một điều rất thuận lợi cho việc nâng cao hiệu quả làm việc của các CBCC trong văn phòng, tạo điều kiện cho quá trình trao đổi thông tin liên lạc giữa các phòng ban trong văn phòng với nhau.
UBND huyện cần tiếp tục đầu tư cơ sở về nâng cấp hoàn thiện hạ tầng CNTT tại các đơn vị trực thuộc UBND huyện, đảm bảo 100% đơn vị thuộc UBND huyện bao gồm cả đơn vị sự nghiệp và UBND các xã, thị trấn trên địa bàn đều nâng cấp hoàn thiện mạng LAN liên kết với UBND huyện. Ngoài ra, cần thường xuyên kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ cho các máy móc thiết bị trong phòng làm việc, đảm bảo máy móc luôn sẵn sàng phục vụ công việc, không làm gián đoạn các công việc cũng như giữ gìn, bảo quản góp phần tiết kiệm chi phí không cần thiết của UBND huyện. Xong UBND huyện cũng cần xem xét, tuỳ thuộc vào điều kiện thực tiễn và nhu cầu của cơ quan mà lãnh đạo cần cân nhắc đối với việc đầu tư trang thiết bị sao cho phù hợp nhất để tránh lãng phí vì nguồn kinh phí hoạt động chủ yếu của UBND huyện từ ngân sách nhà nước.