7. Kết cấu của đề tài
3.2.2. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức về hiện đại hóa công tác
công tác quản lý văn bản
Chất lượng hoạt động của con người là yếu tố quyết định mọi chất lượng của mọi công việc, để nâng cao chất lượng của HĐH công tác QLVB thì vấn đề nâng cao chất lượng của đội ngũ CBCC làm công tác này cũng cần được chú trọng. Yêu cầu khách quan và bức thiết đặt ra cho UBND huyện không chỉ đào tạo, bồi dưỡng
nguồn CBCC có đầy đủ phẩm chất, năng lực mà còn cần có khả năng năng lực, chuyên môn để thực thi công việc được giao.
UBND huyện tập trung xác định mục tiêu và nội dung đào tạo, bồi dưỡng của HĐH công tác QLVB muốn hướng đến đó là trang bị kiến thức chuyên môn về văn thư, lưu trữ và kiến thức cơ bản tin học ứng dụng trong QLVB. Đặc biệt nhất là CBCC nắm rõ được việc sử dụng phần mềm QLVB và thực hiện theo hệ thống quản lý chất lượng ISO trong quy trình xử lý văn bản của UBND huyện, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và các kiến thức bổ trợ khác. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực còn nhằm đến mục tiêu định hướng cho công tác HĐH QLVB theo đúng hướng dựa trên các nội dung của CCHC; chuẩn hoá quy định về trình độ tin học, ứng dụng CNTT cho CBCC.
Nội dung đào tạo, bồi dưỡng đối với từng CBCC của UBND huyện là khác nhau, cụ thể:
- Đối với lãnh đạo các phòng và trưởng đơn vị thuộc UBND huyện:
+ Nắm vững kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, QLVB để phổ biến về các công chức thuộc đơn vị mình nắm rõ nhiệm vụ thực hiện.
+ Cần đạt trình độ tin học văn phòng đủ để khả năng khai thác, sử dụng thành thạo phần mềm QLVB cần thiết phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành hoạt động QLVB của đơn vị và điều hành các hoạt động nghiệp vụ trong phạm vi được giao.
- Đối với CBCC, bộ phận chuyên trách thực hiện QLVB tại các phòng ban chuyên môn, đơn vị sự nghiệp của UBND huyện:
+ Cần có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về công tác QLVB và công tác văn thư nói chung, nhất là với vị trí chuyên về thực hiện văn thư tại các bộ phận của UBND huyện.
+ Cần đảm bảo đào tạo, bồi dưỡng về trình độ tin học ứng dụng trong chức danh vị trí việc làm. Thông qua đào tạo về nghiệp vụ cơ bản và một số chương trình nghiệp vụ chuyên sâu, có khả năng xử lý các vấn đề liên quan đến QLVB và hồ sơ tác nghiệp trong thẩm quyền của đơn vị; công chức nghiệp vụ cần có trình độ tin học nghiệp vụ, tin học văn phòng, có khả năng khai thác, sử dụng phần
mềm QLVB hiệu quả, phục vụ cần thiết trên mạng nội bộ của đơn vị và trên mạng diện rộng.
Ngoài việc đào tạo, bồi dưỡng tập trung vào kiến thức chuyên môn và trình độ tin học ứng dụng thì để đáp ứng HĐH công tác này thì cả đối với cấp lãnh đạo và CBCC chuyên trách thì UBND huyện cũng cần bổ sung kiến thức về ứng dụng và khai thác CNTT, sử dụng phần mềm QLVB. Để làm được, UBND huyện cần xây dựng kế hoạch mở các lớp đào tạo ngắn hạn đối với từng đơn vị thuộc UBND huyện hoặc mở lớp tập huấn tập trung về sử dụng phần mềm quản lý; xác định nội dung tổ chức các lớp đào tạo tập trung phổ cập CNTT, cách sử dụng phần mềm QLVB cho CBCC trên địa bàn huyện; thường xuyên đào tạo, đào tạo lại, tập huấn CBCC về kiến thức CNTT 4.0 nói chung và ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ nói riêng.
Mỗi CBCC trước hết phải đặt ra mục tiêu cho bản thân là đạt được tối thiểu trình độ tin học ứng dụng, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về QLVB thông qua hình thức tự học, tìm tòi, chủ động tự trang bị kiến thức cần thiết phục vụ cho nhiệm vụ được giao. UBND huyện cũng kiểm tra thường xuyên và đánh giá sát, đúng, nghiêm túc việc tham gia chương trình đào tạo, bồi dưỡng tại các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý. Gắn chặt nghĩa vụ và kết quả học tập với việc đánh giá, bố trí, sắp xếp, sử dụng CBCC và xét khen thưởng hàng năm.
UBND huyện cần được chú trọng bồi dưỡng nâng cao và đào tạo CBCC trẻ có đủ phẩm chất và năng lực chuyên môn thực thụ để kích thích họ nâng cao năng lực sáng tạo trong HĐH QLVB, tạo ra sự năng động hơn trong mọi hoạt động của cơ quan cũng như chứng tỏ bản thân. Hàng năm, UBND huyện kết hợp phân tích đánh giá thực trạng trình độ CBCC đối chiếu với yêu cầu công tác để xây dựng lại bộ máy theo hướng tiêu chuẩn hoá, đồng thời cần có các hình thức khen thưởng để khuyến khích CBCC. Bên cạnh đó, UBND huyện quan tâm đến các chính sách phúc lợi, các nhu cầu về tinh thần của CBCC từ đó tạo ra cho họ tâm lý thoải mái và yên tâm công tác, vì lợi ích chung của cơ quan.