7. Kết cấu của đề tài
1.2.3. Các yếu tố tác động đến hiện đại hóa công tác quản lý văn bản
HĐH công tác QLVB chính là các hoạt động ứng dụng CNTT và áp dụng khoa học kĩ thuật nhằm triển khai các giải pháp nhằm đổi mới, tạo bước phát triển đột phá trong công tác điều hành và QLVB trong CQNN. Trong quá trình thực hiện sẽ không thể tránh khỏi sự ảnh hưởng của một số yếu tố đến HĐH công tác QLVB.
Hệ thống thể chế hành chính nhà nước ảnh hướng rất lớn đến hoạt động QLVB, tác động trực tiếp và chi phối rất nhiều đến nội dung của HĐH công tác QLVB. Đây là hệ thống các văn bản quy định, hướng dẫn liên quan đến hoạt động quản lý văn bản, văn thư của nhà nước; là căn cứ để đưa hoạt động QLVB được thực thi theo hướng HĐH, đưa ra quan điểm, chỉ đạo phương hướng và nhiệm vụ của nhà nước muốn hướng tới để góp phần xây dựng nên CPĐT.
Môi trường làm việc hay văn hóa công sở là sự tác động bên ngoài, nó chi phối khá lớn đến việc HĐH. Yếu tố này đánh vào tâm lý của những cá nhân, tổ chức thực hiện công tác HĐH công tác QLVB. Một môi trường làm việc lý tưởng sẽ là tiền đề cho sự chủ động trong cách làm việc, kích thích sự sáng tạo nhằm giúp cho công tác QLVB ngày càng cải thiện tốt hơn. Bản chất công tác QLVB đã cho thấy sự lặp đi lặp lại trong công việc, vì vậy mà cần môi trường làm việc như thế nào để sự lặp đi lặp lại đó không gây ra nhàm chán, bước đệm cho sự phát triển của cá nhân nhưng vẫn bao hàm trong đó là mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức. Cần xác định các tiêu chí trong môi trường làm việc tại khu vực công như: không gian làm việc, chế độ lương thưởng và chế độ phúc lợi… để từ đó có sự định hướng trong việc cải thiện môi trường làm việc, thúc đẩy năng suất QLVB. [13, tr 25]
Trình độ của chính những người trực tiếp quản lý và thực hiện công tác QLVB. Đây là yếu tố quan trọng trong việc trực tiếp ảnh hưởng khá nhiều đến năng suất, hiệu quả của việc đưa HĐH vào công tác QLVB. Trình độ thể hiện ở kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ QLVB mà còn là kỹ năng mềm khác để phục vụ công tác này. Bên cạnh đó là ý thức, thái độ của người đó với công việc của mình. Đối với người lãnh đạo, quản lý cần có tầm nhìn cùng sự hiểu biết sâu rộng đến mọi vấn đề, cập nhật những kiến thức mới nhằm đưa ra mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp cụ thể để thực hiện HĐH công tác QLVB cho hiệu quả. Đối với người thực
hiện thì họ cần liên tục trau dồi kiến thức, kĩ năng cùng tinh thần không ngừng học hỏi để sáng tạo hơn, sự nhiệt tình và tâm huyết với nghề để từ đó chứng tỏ bản thân mình. Cho dù máy móc, trang thiết bị có hiện đại, tân tiến đến đâu đi nữa nhưng con người không biết khai thác, sử dụng hợp lý thì những máy móc đó cũng trở nên vô ích. [13, tr 25]
Trang thiết bị và khoa học kỹ thuật được áp dụng trong công tác QLVB giúp cho công tác thu thập và xử lý thông tin dễ dàng và nhanh chóng hơn. Việc áp dụng CNTT giúp cho con người làm việc năng suất hơn, và đem lại hiệu quả cao. HĐH công tác QLVB không chỉ tập trung vào việc đưa ra các tiêu chí, kế hoạch mà khi thực hiện cũng cần thiết quan tâm vào đầu tư vào trang thiết bị như máy tính, máy scan,… tích hợp vào đó sự tiện dụng và công năng sử dụng phù hợp với mục đích công việc cụ thể; áp dụng công nghệ kĩ thuật tiên tiến cũng cần sự phù hợp với công việc. [13, tr 24]
Hệ thống hạ tầng CNTT, trong đó là triển khai kết nối mạng Lan nội bộ và cơ quan và mạng WAN để liên kết với cơ quan nhà nước ở cấp trên trong quá trình QLVB. Việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống này góp phần QLVB thao tác thuận tiện, dễ dàng theo đúng quy định. Tích hợp việc sử dụng trong hệ thống QLVB trên môi trường mạng giữa các cơ quan. Điều này góp phần cho quá trình trao đổi thông tin được thuận tiện, dễ dàng; nhằm bảo đảm sự thống nhất, xuyên suốt trong hoạt động gửi, nhận văn bản điện tử giữa các CQHCNN các cấp. Tuy nhiên, hạ tầng CNTT đôi khi cũng sẽ xảy ra đường truyền thông tin qua môi trường mạng kém, dẫn đến việc trao đổi gửi nhận văn bản điện tử sẽ có phần ảnh hưởng. Điều này cũng chính là một phần ảnh hưởng đến trao đổi, giải quyết văn bản và quá trinh HĐH công tác QLVB.