7. Kết cấu của đề tài
2.3.2.2. Quy trình xử lý văn bản đến của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn
Quy trình xử lý văn bản đi của UBND huyện được thể hiện tại Phụ lục 4. 2.3.2.2.1. Tiếp nhận văn bản và phân loại văn bản đến
Bộ phận Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, phân loại văn bản đến (gồm công văn, tài liệu, bản Fax... đến từ bất kỳ nguồn nào). Các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư.
Đối với văn bản có dấu “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”, Văn thư không bóc bì mà chỉ ghi lại tên cơ quan gửi văn bản.
Đối với các văn bản “khẩn”, “hỏa tốc”, văn thư bóc bì và chuyển ngay đến lãnh đạo văn phòng. Đối với các văn bản đến khác, Văn thư bóc bì, vào sổ văn bản đến, đóng dấu văn bản đến, ghi Phiếu xử lý văn bản đến và kẹp phiếu vào văn bản để chuyển tới lãnh đạo văn phòng cho ý kiến.
Đối với văn bản đến gửi đích danh tên phòng, tên cá nhân, Văn thư không bóc bì, chuyển thẳng vào hộp thư của phòng đó. Cá nhân xem xong nếu thấy đó là việc công thì phải chuyển lại cho Văn thư để thực hiện đúng theo quy định.
Đối với những đơn thư khiếu nại, tố cáo thì phải giữ lại phong bì, đính kèm vào văn bản để làm bằng chứng khi xử lý theo quy trình giải quyết khiếu nại, tố cáo và chuyển thẳng trực tiếp đến Bộ phận Tiếp dân (Sổ bàn giao công văn).
Đối với văn bản đến trên hệ thống phần mềm QLVB&ĐHTN của huyện, Văn thư sẽ kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự vẹn toàn của văn bản và thực hiện các quy định.
2.3.2.2.2. Đăng ký văn bản đến
Văn bản sau khi được phân loại, Văn thư cập nhật vào sổ Đăng ký văn bản đến và scan văn bản đó lên chương trình QLVB và hồ sơ công việc để lấy số đến, ngày tháng văn bản đến và chuyển lên lãnh đạo UBND cho ý kiến chỉ đạo. Dấu văn bản đến được đóng ở lề bên trái, phía trên trang đầu của văn bản, dưới số ký hiệu của văn bản bằng mực đỏ. Đối với văn bản đến điện tử, văn thư sẽ chuyển giao trực tiếp cho lãnh đạo UBND huyện xem xét và giải quyết.
2.3.2.2.3. Xem xét, cho ý kiến giải quyết
Căn cứ nội dung văn bản đến, Chủ tịch (hay Phó Chủ tịch được ủy quyền khi Chủ tịch đi vắng) xem xét và ghi ý kiến chỉ đạo, phân công cho phòng, ban, đơn vị chuyên môn, cá nhân thực hiện vào văn bản đến. Văn thư ghi nơi nhận vào Sổ Đăng ký văn bản đến để theo dõi và chuyển văn bản đến cho đơn vị, cá nhân liên quan thực hiện.
Đối với các phòng ban, các đơn vị trực thuộc huyện có nối mạng LAN, văn thư có trách nhiệm scan văn bản đến điện tử và gửi đi qua phần mềm QLVB&ĐHTN chỉ đạo. Đối với các phòng ban, đơn vị không nối mạng LAN, văn thư có trách nhiệm nhân bản đến từ trên phần mềm QLVB&ĐHTN và gửi tới nơi nhận theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND và ký Sổ bàn giao công văn với bên chuyển giao. Khi có CBCC đến nhận văn bản trực tiếp thì ký nhận bàn giao văn bản vào Sổ bàn giao công văn.
2.3.2.2.5. Theo dõi, giải quyết văn bản đến
Các phòng ban, đơn vị, cá nhân liên quan tiến hành giải quyết công việc và báo cáo kết quả thực hiện tới lãnh đạo UBND. Đối với đơn vị hoặc cá nhân liên quan có trách nhiệm nghiên cứu nội dung văn bản, giải quyết theo ý kiến chỉ đạo
của lãnh đạo UBND được ủy quyền. Đối với lãnh đạo Văn phòng (hoặc CBCC được phân công) có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
2.3.2.2.6. Về lưu hồ sơ của văn bản đi và đến
Hồ sơ do CBCC được phân công giải quyết công việc lưu gồm: Văn bản đến; Bản thảo và các bản sửa (có ý kiến của lãnh đạo UBND, đơn vị liên quan), Phiếu trình (nếu có); Bản chính văn bản đi và các phụ lục kèm theo (nếu có) và những văn bản liên quan trong quá trình xử lý công việc. CBCC được phân công phải mở Hồ sơ công việc để lưu giữ các hồ sơ trên tại đơn vị trong thời gian một (01) năm, sau thời hạn đó phải nộp vào Lưu trữ của UBND huyện. Hồ sơ do Văn thư lưu gồm bản gốc văn bản đi và các phụ lục kèm theo (nếu có).
Việc duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong hoạt động QLVB được áp dụng chủ yếu trong hoạt động quản lý nội bộ của UBND huyện. Trong đó, nội dung QLVB một phần trong nội dung hoạt động của UBND huyện không chỉ trong nội bộ mà còn là với tất cả các phòng, ban chuyên môn, và UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện.