7. Kết cấu của đề tài
3.2.6. Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát việc thực hiện hiện đạ
đại hóa công tác quản lý văn bản
Các hoạt động kiểm tra giám sát không thể thiếu trong quá tình xây dựng cũng như phát triển CPĐT nói chung và hoạt động QLVB điện tử nói riêng. Đây còn là một hoạt động góp phần quan trọng vào việc giúp cho việc thực hiện đúng và nghiêm các quy trình nghiệp vụ QLVB đi và đến. Vì vây, cần tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra về QLVB đi – đến, mạnh dạn xử lý sai phạm trong QLVB.Việc tiến hành kiểm tra thường xuyên, định kỳ kết hợp với kiểm tra đột xuất nhằm phát hiện những thiếu sót của các quy trình xử lý văn bản truyền thống và văn bản điện tử trong hoạt động của nội bộ cơ quan hoặc những sai phạm khác có liên quan đến QLVB trong các giao dịch điện tử.
Kiểm tra định kỳ còn có thể dự đoán được các rủi ro sẽ xảy ra, từ đó tìm được các biện pháp hữu hiệu phòng ngừa. Ứng dụng CNTT vào QLVB là bước tiến tới thực hiện Văn phòng không giấy tờ, xây dựng Văn phòng không giấy tờ nhờ áp dụng công nghệ kỹ thuật hiện đại cho phép xử lý và truyền thông tin nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra thực hiện QLVB trên môi trường mạng còn giúp công khai, minh bạch, tin cậy, tạo sự bình đẳng trong truy cập thông tin và cho phép xử lý các TTHC nhanh hơn rất nhiều so với QLVB truyền thống.
Một số biện pháp cụ thể như: Tăng cường đôn đốc thực hiện nhiệm vụ, không để chồng chéo các văn bản; Thường xuyên kiểm tra các quy trình nghiệp vụ xem có sự bất cập nào không trong quá trình thực hiện để kịp thời khắc phục; Quy định trách nhiệm cụ thể cho từng trường hợp vi phạm, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm; Xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm nguyên tắc QLVB, vi phạm đến hoạt động công tác văn thư.