7. Kết cấu của đề tài
1.2.4.2. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong quản lý
dụng văn bản giấy vì đã thành kinh nghiệm và quen lâu năm. Ngoài ra, đến nay việc trao đổi văn bản chính thức giữa các cơ quan vẫn được thực hiện dưới dạng văn bản giấy.
- Thực hiện QLVB điện tử và văn thư điện tử. Áp dụng từng bước cho phép tăng dần hiệu quả hoạt động của cơ quan, bao gồm cả việc dần dần tổ chức lại hoạt động của văn thư. Chu chuyển và QLVB điện tử là công nghệ đáp ứng được yêu cầu của thời đại trước bối cảnh kinh tế chính trị đòi hỏi có bộ máy QLNN hiệu quả. Việc ứng dụng hệ thống tự động trong QLVB hiện nay là cơ sở tiền đề về công nghệ để luân chuyển văn bản điện tử, việc tự động hoá trao đổi thông tin giữa các cơ quan và việc xây dựng mạng tương tác với tổ chức và công dân không thể thực hiện được nếu không có sự vận hành hiệu quả các hệ thống công tác văn bản bên trong tổ chức. Do vậy để triển khai đưa từ QLVB giấy thành QLVB điện tử đòi hỏi cần quá trình và sự phối hợp đồng bộ thống nhất giữa các CQHCNN ở cấp trên và cấp dưới.
1.2.4.2. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong quản lý văn bản văn bản
Nghiên cứu và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong hoạt động của các CQHCNN nhằm tạo lập một phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ công việc cần làm, chủ thể thực hiện. Và một trong những hoạt động của CQHCNN cần áp dụng đó là công tác QLVB. Việc áp dụng cho công tác QLVB chính là việc xây dựng, thực hiện quy trình giải quyết công việc đáp ứng theo tiêu chuẩn ISO và duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO xuyên suốt trong hoạt động QLVB.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9001 là bộ tiêu chuẩn quốc tế được xây dựng nhằm trợ giúp các tổ chức, thuộc mọi loại hình và quy mô trong việc xây dựng, áp dụng và vận hành các hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực. Được ban hành lần đầu vào năm 1987, bộ tiêu chuẩn này đã qua các kỳ sử đổi vào các năm 1994, 2000, 2008 và tiêu chuẩn hiện hành là ISO 9001:2015. Tiêu chuẩn này được dịch sang tiếng
áp dụng TCVN ISO 9001:2015 đem lại lợi ích lớn trong hình thành hệ thống văn bản quản lý chất lượng, đây sẽ là phương tiện đào tạo, chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm cho nhiều cơ quan, đơn vị kiểm soát tốt việc QLVB của cơ quan.
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2015 vào công tác QLVB nhằm xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý giải quyết văn bản đến và văn bản đi hợp lý, khoa học và logic phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn. Đồng thời cũng tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan kiểm soát được quá trình giải quyết văn bản trong nội bộ cơ quan, đơn vị; thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác QLVB nói riêng và việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư nói chung. Do vậy muốn nâng cao chất lượng và hiệu của QLVB để đáp ứng HĐH cần áp dụng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 cần xây dựng và thực hiện quy trình quản lý đi và văn bản đến hiệu quả.
CP cũng rất quan tâm đến hoạt động này nên đã ban hành một số văn bản làm căn cứ pháp lý để xây dựng nên các tiêu chuẩn cụ thể cho các hoạt động. Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05.3.2014 của Thủ tướng CP về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính Nhà nước. Mới đây nhất đã chuyển đổi Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 sang áp dụng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động hành chính nhà nước. Bộ Kế hoạch - Đầu tư cũng đã ban hành Quyết định số 101/QĐ- BKHCN công bố Mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tại địa phương, để các CQNN có thể dựa trên mô hình đó xây dựng nên quy trình QLVB theo khuôn mẫu chung.
1.2.4.3. Về cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị kỹ thuật hiện đạị trong quản lý văn bản
Cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật đóng vai trò hỗ trợ tích cực phục vụ cho quá trình HĐH QLVB nói riêng và công tác văn thư nói chung. Đây là công cụ trợ giúp và góp phần hỗ trợ đắc lực trong quá trình QLVB và mọi công việc của cơ
quan, đơn vị. Do vậy mà đây cũng là bộ phận cần thiết bổ trợ cho nội dung và phương pháp cho hoạt động QLVB.
Cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật bao gồm công trình xây dựng (trụ sở, bố trí văn phòng cho văn thư,…) thực hiện QLVB, trang thiết bị kĩ thuật chuyên dụng (máy tính, máy in, máy scan, tủ đựng tài liệu, mày photocopy, laptop,…). Hệ thống các phương tiện vật chất và kỹ thuật khác nhau được sử dụng nhằm vào những mục đích khác nhau để phục vụ cho công tác quản lý được đạt năng suất làm việc hiệu quả cao nhất, nhưng vẫn đảm bảo tính logic, tiết kiệm. Ngoài ra còn cần tương xứng với mức độ sử dụng của CBCC trong, phát huy hết chức năng và khả năng đem lại thì mới khai thác hiệu quả phục vụ cho quá trinh QLVB.
Một trong những nhiệm vụ mà HĐH hành chính cần đạt được theo Nghị quyết số 30c/NQ-CP mà yêu cầu cần đạt được đó là “Xây dựng trụ sở CQHCNN ở địa phương hiện đại, tập trung ở những nơi có điều kiện”. Điều đó cho thấy việc đầu tư vào cơ sở vật chất, trang thiết bị kĩ thuật phục vụ trong QLVB là điều cần thiết và cần tăng cường đẩy mạnh để QLVB được xây dựng và tổ chức toàn diện hơn, góp phần vào việc đẩy mạnh HĐH công tác văn thư và hành chính.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
QLVB là hoạt động xuyên suốt và là một hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Công tác quản lý vẳn bản có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của các cơ quan tổ chức. Nhằm mục tiêu mang lại hiệu quả thiết thực và quan trọng cho công tác QLVB của cơ quan, tổ chức và đưa hoạt động hành chính nhà nước được cải thiện, đưa CPĐT phát triển thì việc QLVB cũng cần được cải cách từ tư duy cho đến cách thức thực hiện, do vậy mà cần thiết HĐH công tác QLVB. Do vậy mà tại chương 1 đã cho cái nhìn về một số vấn đề chung về văn bản, QLVB cũng như khái quát về HĐH công tác QLVB hiện nay đang hướng tới từ khái niệm chung, những yếu tố tác động và sự cần thiết, vai trò; từ đó xây dựng nên cơ sở
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1. Khái quát chung về Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn
2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn
UBND huyện Sóc Sơn là đợn vị hành chính nhà nước cấp huyện, được quy định rõ trong Điều 114, Chương IX. Chính quyền địa phương, Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2013 và chi tiết trong Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015. UBND huyện Sóc Sơn do HĐND huyện Sóc Sơn bầu ra; là cơ quan chấp hành của HĐND huyện Sóc Sơn; CQHCNN ở địa phương, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương, HĐND huyện Sóc Sơn và CQHCNN cấp trên.
UBND huyện Sóc Sơn hoạt động theo chế độ tập thể UBND kết hợp với trách nhiệm của Chủ tịch UBND. UBND huyện thực hiện chức năng QLNN trên địa bàn huyện Sóc Sơn, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới địa phương. Là cấp hành chính trung gian nên UBND huyện giữ vai trò quan trọng trong việc chuyển tải các đường lối, chủ trương chính sách của CQNN ở trung ương và ở thành phố xuống các CQHCNN cấp xã trên địa bàn huyện. UBND huyện có chức năng quản lý hành chính nhà nước thống nhất trên mọi lĩnh vực trong phạm vi lãnh thổ huyện nhằm triển khai thực hiện các văn bản của CQNN cấp trên và của HĐND huyện.
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Sóc Sơn cũng được xây dựng trên cơ sở căn cứ theo Điều 28 của Luật tổ chức chính quyền điạ phương năm 2014. Để quy định cụ thể hơn về các công tác hoạt động của mình, UBND huyện Sóc Sơn đã ban hành Quyết định số 01/2016/QĐ-UBND ngày 20.6.2016 Về việc ban hành quy chế làm việc của UBND huyện Sóc Sơn. Trong đó có các quy định rõ về nguyên tắc làm việc; trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc và quan hệ công tác của UBND huyện để cho các CBCC cũng như công dân, tổ chức thực hiện và làm theo.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn
Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện thể hiện thông qua sơ đồ tại Phụ lục 1. Bao gồm: 01 Chủ tịch UBND huyện, người đứng đầu và chịu trách nhiệm chung và 03 Phó Chủ tịch UBND huyện; 13 Phòng, ban chuyên môn UBND huyện; 07 Đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện. Ngoải ra có 02 tổ chức Hội thuộc huyện quản lý ( Hội chữ thập đỏ và Hội người mù) và 97 trường học công lập thuộc huyện (THCS: 27, Tiểu học: 36, Mầm non: 34).
2.1.3. Tình hình hoạt động chung của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn
Huyện Sóc Sơn được thành lập vào năm 1977 trên cơ sở hợp nhất hai huyện Đa Phúc và Kim Anh thuộc tỉnh Vĩnh Phú (nay đã tách thành hai tỉnh Vĩnh Phúc và Phú Thọ) với 32 đơn vị hành chính cấp xã. Sau đó có 7 đơn vị hành chính cấp xã thuộc về Mê Linh và Phúc Yên. Đến năm 1979, huyện Sóc Sơn được chuyển về thành phố Hà Nội quản lý. Hiện nay, Sóc Sơn gồm 25 xã và 01 thị trấn với 206 thôn, tổ dân phố, khu dân cư. Trên địa bàn huyện có 125 cơ quan, trường học, đơn vị lực lượng vũ trang, 1.518 doanh nghiệp đang hoạt động và 9 trường đại học, cao đẳng, trung học dạy nghề. Với xuất phát điểm thấp, là một trong những huyện ngoại thành còn nhiều khó khăn của Thành phố Hà Nội, địa bàn trải rộng, điều kiện tự nhiên khắc nghiệt, hậu quả nặng nề của chiến tranh để lại, quá trình chia tách, sáp nhập, kiện toàn bộ máy là những vấn đề đặt ra cho huyện Sóc Sơn khi mới thành lập. Đã hơn 40 năm thành lập và phát triển, đánh dấu bước trưởng thành về mọi mặt của Đảng bộ và nhân dân huyện Sóc Sơn.
Công tác dồn điền đổi thửa, chương trình xây dựng nông thôn mới đạt kết quả quan trọng. Thực hiện Chương trình xây dựng nông thôn mới, đến nay trên địa bàn huyện có 20/25 xã đạt chuẩn nông thôn mới. Công tác quy hoạch, giải phóng mặt bằng, quản lý đất đai, trật tự xây dựng được tập trung chỉ đạo, có nhiều chuyển biến. Công tác giải phóng mặt bằng các dự án trọng điểm của Quốc gia, Thành phố và Huyện được chỉ đạo thực hiện quyết liệt. Hoạt động quản lý môi trường, vệ sinh môi trường nông thôn có nhiều chuyển biến tích cực, tổ chức thu gom, vận chuyển rác thải tại 100% xã, thị trấn. Hoạt động thông tin tuyên truyền, văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao có nhiều đổi mới, đạt nhiều thành tích, góp phần nâng cao đời sống tinh thần của nhân dân. Giáo dục - đào tạo phát triển cả về quy mô và chất lượng.
tác đào tạo nghề, giải quyết việc làm, thực hiện các chính sách xã hội có nhiều chuyển biến tích cực….
Huyện Sóc Sơn đã được UBND Thành phố Hà Nội phê duyệt Quy hoạch chung tỷ lệ 1/10.000 định hướng đến năm 2030, tại Quyết định số 3914/QĐ-UBND ngày 04.9.2012 của UBND thành phố Hà Nội phê duyệt tổng thể việc phê duyệt quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội huyện Sóc Sơn đến năm 2020, định hướng đến năm 2030. với tính chất cơ bản là: Thương mại – dịch vụ, công nghiệp, du lịch, giáo dục – đào tạo, nông nghiệp sinh thái, có vị trí quan trọng về an ninh quốc phòng; hướng tới một huyện phát triển xứng tầm là cửa ngõ phía Bắc của Thủ đô Hà Nội, là đầu mối giao thông quan trọng của Quốc gia, của Vùng và Thủ đô Hà Nội.
2.2. Công tác quản lý văn bản tại Uỷ ban nhân dânhuyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội
Với chức năng là cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở địa phương, là cấp trung gian nhằm duy trì quy trình hoạt động QLNN từ trung ương đến địa phương, do vậy mà có rất nhiều các CQNN từ trung ương đến địa phương, các cơ quan QLNN về ngành lĩnh vực, các tổ chức và cá nhân có liên quan đến UBND huyện. Để trao đổi thông tin thì văn bản là phương tiện chủ yếu nên UBND huyện tiếp nhận từ nhiều nguồn khác nhau. Với số lượng văn bản đến – đi ngày càng tăng đòi hỏi cần HĐH QLVB nhằm đáp ứng được yêu cầu giải quyết công việc.
2.2.1. Đội ngũ nhân sự thực hiện công tác quản lý văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn
Trên địa bàn huyện tổng nhân sự làm công tác văn thư là 97 người, trong đó bao gồm có 83 người là nữ, chiếm khoảng 85,5%.
Bảng 2.1. Trình độ chuyên môn của nhân sự làm công tác văn thư trên địa bàn huyện Sóc Sơn
Trình độ chuyên môn Số lượng (người)
- Trên Đại học ngành văn thư lưu trữ - Trên Đại học ngành khác
- Đại học ngành văn thư lưu trữ - Đại học ngành khác
- Cao đẳng ngành văn thư lưu trữ - Cao đẳng ngành khác
- Trung cấp ngành ngành văn thư lưu trữ
0 10 2 26 8 3 35
- Trung cấp ngành khác - Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn)
16 8
Ngạch công chức, viên chức, chức danh văn thư Số lượng (người)
- Chuyên viên cao cấp văn thư - Chuyên viên chính văn thư - Chuyên viên văn thư - Cán sự văn thư - Nhân viên văn thư - Khác 0 0 1 32 25 21
Độ tuổi Số lượng (người)
- Từ 30 tuổi trở xuống - Từ 31 tuổi đến 40 tuổi - Từ 41 tuổi đến 50 tuổi - Từ 51 tuổi đến 60 tuổi 42 37 12 8
(Nguồn: UBND huyện Sóc Sơn)
Chỉ tính riêng về bộ phận văn thư của Văn phòng UBND huyện là cơ cầu tổ chức bao gồm:
- Chánh văn phòng và 03 Phó chánh văn phòng quản lý. - 01 công chức làm công tác văn thư, phụ trách QLVB đi. - 01 công chức làm công tác văn thư, phụ trách QLVB đến. - 01 công chức làm công tác lưu trữ và phụ trách chung.
Về độ tuổi của các công chức thuộc độ tuổi từ 27 – 40 tuổi. Về trình độ chuyên môn thì cả 3 đều được đào tạo trình độ Đại học, trong đó có 01 công chức làm công tác lưu trữ tốt nghiệp ngành Quản trị Văn phòng của trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, 02 công chức còn lại trình độ đào tạo Đại học ngành khác và đã được đào tạo, bồi dưỡng tham gia các lớp tập huấn ngiệp vụ công tác văn thư lưu trữ do huyện tổ chức, đã hoàn thành và được cấp chứng chỉ bồi dưỡng liên quan đến công tác văn thư lưu trữ. Ngoài ra tất cả các công chức đều đáp ứng đủ các yêu cầu cho tiêu chuẩn về vị trí việc làm công tác văn thư của UBND huyện, bao gồm về chứng chỉ tiếng anh và chứng chỉ CNTT đáp ứng yêu cầu của tiểu