7. Kết cấu của đề tài
3.2.4. Đẩy mạnh áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO trong quản lý văn bản
văn bản
Trước hết áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng TCVN ISO 9001:2015 nhằm mục tiêu cải thiện chất lượng hoạt động QLVB trong UBND, do vậy những người đứng đầu cần phải có nhận thức đầy đủ hơn về vai trò của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Bởi từ việc nhận thức đúng đắn các lãnh đạo UBND sẽ chú trọng, quan tâm và đầu tư thích đáng hơn về cơ sở vật chất, trang thiết bị, khoa học công nghệ, nguồn nhân lực, liên kết với các tổ chức tư vấn ISO, ban hành hệ thống các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác áp dụng ISO trong hoạt động QLVB.
Hoàn thiện kỹ thuật điều hành QLVB, tối ưu hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản điện tử là nhiệm vụ chính trong việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Để thực hiện được, tất cả các CBCC của huyện cần nắm vững được các quy trình xử lý văn bản theo đúng quy chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng ISO mà huyện đã ban hành. Điều này là đảm bảo các quy trình được thống nhất, cũng như tăng cường trách nhiệm trong giải quyết văn bản, công việc của mỗi cá nhân, tổ chức khi thực thi nhiệm vụ.
UBND huyện cũng cần quyết liệt chỉ đạo hơn nữa trong việc xây dựng chủ trương, chính sách, ban hành hệ thống các văn bản, đầu tư hơn nữa về cơ sở vật chất, trang thiết bị, áp dụng khoa học công nghệ, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu của việc áp dụng ISO 9001:2015 trong công tác QLVB. Xây dựng và hoàn thiện các quy trình QLVB đi – đến chuẩn, thống nhất theo mẫu chung, đẩy mạnh ứng dụng CNTT. Về cơ bản việc chỉnh sửa, hoàn thiện lại các quy trình xử lý văn bản cần phù hợp trên cơ sở thực tế triển khai áp dụng tại UBND huyện. Việc áp dụng sau một thời gian dài sẽ đảm bảo cho nguyên tắc kiểm tra đánh giá và cải tiến liên tục trong hệ thống quản lý chất lượng. Bên cạnh đó, UBND cần thường xuyên đánh giá lại quy trình để xây dựng, hoàn thiện lại quy trình nhằm cải tiến để đáp ứng nhu cầu hiện nay, nhất là ISO điện tử - một phần của HĐH công tác QLVB. Sau khi chỉnh sửa các quy trình cần phải được thông báo rộng rãi đến các đơn vị thuộc UBND huyện, giải thích về sự thay đổi đó.
UBND huyện đã có sẵn quy trình xử lý văn bản đi - đến theo hệ thống quản lý chất lượng ISO từ trước, lồng ghép trong đó dành cho văn bản giấy và văn bản điện tử. Tuy nhiên, số lượng văn bản điện tử ngày càng nhiều trong quá trình hoạt động, cho nên UBND huyện cần nghiên cứu, xây dựng và ban hành quy chuẩn dành riêng đối với QLVB giấy truyền thống và văn bản điện tử riêng biệt. Việc chia ra như vậy khi áp dụng vào thực tiễn sẽ dễ dàng hơn cho việc thực hiện cũng như quản lý của lãnh đạo. Để tăng cường việc áp dụng hệ thống chất lượng đạt hiệu quả cao thì UBND huyện cũng cần tập trung vào việc tổ chức lớp đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về vài trò của hệ thống quản lý chất lượng ISO trong QLVB. Nội dung cần chú trọng là bồi dưỡng nhận thức chung về hệ thống quản lý chất lượng ISO trong QLVB với CBCC để thống nhất quy trình xử lý công việc và trách nhiệm được phân công. Bên cạnh đó là đào tạo kiến thức hỗ trợ khác như cách thức đánh giá, kiểm tra; quản lý mối quan hệ;… để xây dựng môi trường làm việc chuẩn đúng chất lượng theo yêu cầu đã đề ra.