7. Kết cấu của đề tài
1.2.4.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
Xác định ứng dụng CNTT là một giải pháp có ý nghĩa quyết định, góp phần hình thành quá trình tự động hóa và tạo ra phong cách lãnh đạo, phong cách làm việc mới. Do vậy mà việc HĐH cần thiết bao hàm trong đó là nội dung ứng dụng
nhu cầu của xã hội đang ngày một phát triển. Để thể hiện điều đó, Thủ tướng CP đã ban hành Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26.10.2015 phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN giai đoạn 2016 – 2020.
CNTT hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT trong công tác hoạt động QLVB là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ cho công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư nói chung và QLVB nói riêng là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị.
Sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì việc ứng dụng mạnh mẽ CNTT trong QLVB sẽ hình thành nên văn bản điện tử được lưu hành, những văn phòng không giấy sẽ hình thành, công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ được giảm tải. Ứng dụng CNTT trong việc trao đổi văn bản điện tử giữa các CQNN luôn được chú trọng thực hiện, giảm đáng kể chi phí, thời gian gửi nhận văn bản, tài liệu. Các hệ thống thông tin chính được sử dụng để trao đổi văn bản điện tử là hệ thống thư điện tử và hệ thống phần mềm QLVB. Hầu hết các bộ, ngành và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương báo cáo đã triển khai hệ thống thư điện tử chính thức đồng bộ cho tất cả các cơ quan, đơn vị và triển khai hệ thống QLVB và điều hành trong công việc.
Ứng dụng CNTT để đổi mới quy trình tác nghiệp truyền thống, thủ công, hướng tới văn phòng điện tử không giấy tờ đang là mục tiêu của CCHC nhà nước hiện nay. Ở bất kỳ cơ quan tổ chức nào, trong công việc hàng ngày đều phát sinh rất nhiều văn bản, giấy tờ. Các văn bản được xử lý cần lưu trữ ngăn nắp đễ dễ dàng cho việc tra cứu, theo dõi và tìm kiếm sau này.
Vì vậy, việc áp dụng một phần mềm QLVB là cần thiết và phù hợp với xu hướng đổi mới công tác văn phòng hiện nay. Phần mềm QLVB sẽ giúp đổi mới quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất lao động, hỗ trợ mạnh mẽ hiệu quả cho công
tác điều hành của lãnh đạo và thủ trưởng đơn vị, tiến tới một văn phòng điện tử hiện đại. Giải pháp của phần mềm QLVB giúp xây dựng với những tính năng ưu việt như: QLVB toàn diện, quản lý tài liệu chuyên nghiệp, điều hành công việc toàn diện, xử lý văn bản từ xa ở mọi nơi, mọi lúc, gửi thông báo hàng loạt, trao đổi thảo luận, lịch đơn vị, lịch cá nhân, danh bạ điện thoại, gửi tin nhắn, chưng cầu ý kiến, lấy ý kiến, biểu quyết…
Việc ứng dụng CNTT trong QLVB mang lại cho cơ quan, tổ chức hiệu quả nhất định, không chỉ trong hoạt động QLVB mà còn là tiền đề cho việc thúc đẩy xây dựng văn thư tự động hóa, văn thư không giấy mà HĐH đang hướng tới. Trong đó:
- Chất lượng công việc, năng suất lao động của CBCC tăng lên đáng kể nhờ vào việc sử dụng hệ thống tự động hóa dành cho văn bản điện tử.
- Có thể giảm bớt các thao tác công việc không cần thiết hoặc thao tác đó thay thế bằng các chương trình phần mềm, hệ thống tự động hóa.
- Tiết kiệm đáng kể được thời gian và phương tiện như ngân sách, nguồn nhân lực, nhất là trong việc luân chuyển văn bản giấy cũng như việc in ấn văn bản giấy, lưu trữ văn bản giấy.
- Quá trình xây dựng và chuyển văn bản được công khai, cho phép kiểm tra toàn bộ quá trình văn bản; từ đó sẽ giúp giảm thiểu việc văn bản thất lạc trong quá trình luân chuyển và sẽ giúp tra cứu những điểm còn vướng mắc khi xảy ra những rủi ro.
- Đảm bảo sự phối hợp công khai và tác nghiệp của CQNN với các khách thể quản lý. Hình thành động lực và khả năng hoàn thiện bộ máy quản lý.
Sản phẩm của ứng dụng CNTT trong QLVB chính là chương trình phần mềm QLVB. Chương trình phần mềm này cần đảm bảo được tất cả mọi khả năng xây dựng các quyết định cơ bản về tự động hóa công tác văn thư và chu trình QLVB trong CQNN. Phần mềm QLVB giúp mang lại những lợi ích không chỉ dành cho nội bộ các cơ quan, tổ chức mà còn là đối với những cơ quan, tổ chức bên ngoài, với công dân:
- Phần mềm QLVB cần có đầy đủ các chức năng nghiệp vụ QLVB như: QLVB đi, văn bản đến, phân loại văn bản, phê duyệt văn bản, báo cáo tình hình xử lý văn bản, theo dõi thời hạn xử lý văn bản… Ngoài ra, khả năng truy cập, điều hành từ xa thông qua ứng dụng cài đặt trên thiết bị di động thông minh, smartphone đảm bảo an toàn bảo mật đáp ứng tốt yêu cầu làm việc từ xa của các lãnh đạo đơn vị hiện nay.
- Khai thác thành công hệ thống này, sẽ giúp cải thiện tính hiệu quả luân chuyển thông tin trong nội bộ các cơ quan, đơn vị, rút ngắn thời gian tra cứu tìm kiếm văn bản, từ đó nâng cao được chất lượng xử lý thông tin, gián tiếp cải thiện chất lượng thực hiện các dịch vụ hành chính công có liên quan. Bên cạnh đó công tác chỉ đạo, điều hành xử lý hồ sơ văn bản đều được thực hiện trên môi trường điện tử góp phần giảm thời gian, tiết kiệm chi phí văn phòng, giấy tờ.
- Phần mềm QLVB sẽ giúp quản lý quy trình xử lý văn bản một cách chặt chẽ và khoa học. Văn bản đang ở bước xử lý nào, do bộ phận nào hoặc người nào phụ trách được thể hiện rõ trong hệ thống. Để đạt được điều này, hệ thống yêu cầu sự tham gia đồng bộ của nhiều bộ phận chuyên môn khác nhau, từ bộ phận văn thư, văn phòng đến ban lãnh đạo. Tuy nhiên, khi người đảm nhiệm xử lý văn bản tại một bước nào đó đi vắng, nghỉ phép hoặc đi công tác, hệ thống vẫn có thể hoạt động bình thường thông qua cơ chế xử lý ủy nhiệm linh hoạt.
- Hệ thống QLVB cần được triển khai một cách đơn giản, chỉ yêu cầu sự tham gia của bộ phận văn thư. Ở mức triển khai này, bộ phận văn thư sẽ được cấp đầy đủ các quyền xử lý văn bản và thay mặt lãnh đạo thể hiện quá trình xử lý văn bản ngoài thực tế vào hệ thống. Mức triển khai này vẫn đảm bảo sự lưu trữ văn bản một cách khoa học phục vụ nhu cầu tìm kiếm, theo dõi tiến trình xử lý văn bản của đơn vị.
Cần xác định ứng dụng từng bước QLVB điện tử theo hướng:
- Tự động hoá công tác văn thư đối với văn bản giấy. Các văn bản mà hiện nay các cơ quan cần phải xử lý có hai dạng: dạng giấy và dạng điện tử. Sự kết hợp này xuất phát từ thực trạng hiện nay là phương tiện hiện đại để soạn thảo văn bản là máy tính đồng thời có thể lưu trữ văn bản điện tử, còn cơ sở pháp lý và quy tắc giao