8. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
2.2.4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnhành chính của cơ quan
Thể thức và kỹ thuật trình bày các văn bản hành chính do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội soạn thảo và ban hành dựa trên cơ sở các văn bản quy
định và hướng dẫn cụ thể như: Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 ngày 22/6/2015 của Quốc hội.
Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5). Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng). Các văn bản hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội được các cán bộ phụ trách soạn thảo văn bản thực hiện khá chuẩn xác. Tuy nhiên vẫn tồn tại nhiều văn bản hành chính còn định lề trang văn bản sai, chưa thống nhất trong các văn bản soạn thảo.
Văn bản hành chính do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành gồm 09 yếu tố thể thức cơ bản gồm: Quốc hiệu và tiêu ngữ; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu văn bản; Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận.
Quốc hiệu, tiêu ngữ
Quốc hiệu và tiêu ngữ ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Phần thể thức Quốc hiệu, tiêu ngữ được trình bày đầy đủ trong tất cả các văn bản tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội. Nội dung phần Quốc hiệu,
tiêu ngữ được trình bày chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
Phần thể thức này được trình bày đầy đủ tuy nhiên trong một số văn bản hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội vẫn tồn tại sai sót khi soạn thảo Quốc hiệu và tiêu ngữ có cùng cỡ chữ 13 hoặc 14.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội tổ chức ban hành văn bản được ghi đầy đủ, không viết tắt. Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản được trình bày chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái. Tên cơ quan chủ quản Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội dài nên được trình bày thành 02 dòng.
Phần tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản của các văn bản tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đa phần đáp ứng đúng theo hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Tuy nhiên, tính tới thời điểm này vẫn còn tồn tại một số văn bản do các đơn vị trong Bộ soạn thảo chỉ trình bày phần tên cơ quan chủ quản mà không đề cập đến tên đơn vị chủ trì soạn thảo, trình bày sai kỹ thuật.
Số, ký hiệu của văn bản
Số văn bản: Số của các văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ký hiệu của văn bản: Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có).
Số, ký hiệu văn bản trình bày giữa dưới tên cơ quan ban hành văn bản.
Ví dụ: Số: 09/BC-LĐTBXH (Báo cáo số 09 của Bộ Lao động - Thương
binh và Xã hội); Số: 135/QĐ-HTQT (Quyết định số 135 của Vụ Hợp tác Quốc tế Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội); …
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Địa danh: Văn bản của Bộ ban chủ yếu tại thành phố Hà Nội. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
Ví dụ: Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội có trụ sở tại thành phố Hà
Nội, văn bản ban hành ngày 07/02/2017 được ghi địa danh và ngày, tháng năm ban hành văn bản như sau: Hà Nội, ngày 07 tháng 02 năm 2017
Phần địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đa phần được trình bày đúng kỹ thuật. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu. Còn tồn tại văn bản sai thể thức ngày, tháng, năm do lỗi đánh máy.
Ví dụ: Công văn số 14/BCH ban hành ngày 20/6/2016 của Ban chỉ huy
quân sự, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội trình bày sai thể thức tên cơ quan chủ quản ban hành văn bản, sai chính tả thể thức ngày tháng năm ban hành văn bản vẫn được đóng dấu ban hành (Một số văn bản hành chính sai thể thức xem ở Phụ lục VI). Sửa lỗi:
BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
BAN CHỈ HUY QUÂN SỰ
Số: 14/BCH
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 20 tháng 6 năm 2016
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Các văn bản khi ban hành đều được ghi tên loại, trừ công văn. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
Đôi khi trong quá trình soạn thảo các công chức, viên chức chưa chú trọng việc viết trích yếu trong soạn thảo công văn dẫn tới việc khi làm thủ tục lấy số và đóng dấu lưu hành còn gặp nhiều khó khăn như việc không khớp giữa
trích yếu và nội dung, gây khó khăn cho việc vào sổ, đăng ký văn bản, khai thác và sử dụng tài liệu; đánh dấu chấm cuối phần trích yếu nội dung văn bản.
Nội dung văn bản
Các văn bản được soạn thảo và ban hành tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội được dự thảo và xét duyệt kỹ lưỡng về nội dung trước khi ban hành nên rất hiếm khi gặp sai sót về mặt nội dung.
Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Các văn bản tại Bộ đa số soạn thảo đúng phần quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền. Tuy nhiên vẫn tồn tại một số văn bản sai về quyền hạn ký.
Thẩm quyền ký văn bản được thực hiện theo quy định tại Quyết định 1860/QĐ-LĐTBXH ngày 11/12/2006 của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về việc ban hành quy chế làm việc của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội và các quy định khác của pháp luật.
Dấu của cơ quan, tổ chức
Việc đóng dấu trên văn bản tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối vớivăn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
+ Dấu của cơ quan: được đóng tại đúng vị trí phần gần cuối văn bản; +Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
Nơi nhận
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết, thi hành, kiểm tra, giám sát, để báo cáo, để trao đổi công việc, để biết và để lưu.
Tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, nơi nhận được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.
Nơi nhận được trình bày phía cuối bên trái văn bản, phía phần “Kính gửi” đầu văn bản (nếu có).