8. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
2.2.6. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động soạn thảo và ban
thể là đối với Thông tư và Thông tư liên tịch thì dự thảo thông tư được đăng tải trên Trang thông tin điện tử của cơ quan trong thời gian ít nhất là sáu mươi ngày để cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia ý kiến.Tùy theo tính chất và nội dung của dự thảo, dự thảo thông tư được gửi lấy ý kiến của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có liên quan. Vụ Pháp chế của Bộ có trách nhiệm thẩm định dự thảo văn bản theo các nội dung quy định nhằm đảm bảo tính hợp pháp của các thông tư và thông tư liên tịch.
Quy trình cho thấy rằng cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các cá nhân, đơn vị để đảm bảo chất lượng mỗi văn bản do mình soạn thảo. (Sơ đồ hóa Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính – Xem ở phụ lục V)
2.2.6. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản thảo và ban hành văn bản
Một trong các yếu tố quan trọng hỗ trợ đắc lực cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là các trang thiết bị văn phòng. Chúng giúp quá trình soạn thảo và ban hành văn bản diễn ra nhanh chóng và đạt hiệu quả cao hơn. Vì vậy, vấn đề đầu tư về các trang thiết bị văn phòng luôn được quan tâm, đầu tư ở Bộ. Tại tất cả các phòng ban thuộc Bộ đều được trang bị những trang thiết bị văn phòng cơ bản phục vụ công tác chuyên môn như: máy tính, máy in, điện thoại bàn, bút bi, bút xóa, dập ghim…
Sau đây là bảng thống kê một số thiết bị chính hỗ trợ công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Phòng Hành chính Bộ:
2.3. Nhận xét
2.3.1. Ưu điểm
Hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ soạn thảo và ban
hành văn hành chính phù hợp với công tác quản lý của Bộ
Có thể nói việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ là phương thức phổ biến và hữu hiệu nhất hiện nay để Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thực hiện vai trò quản lý của mình. Dựa trên các văn bản pháp luật của cơ quan quản lý cấp trên và văn bản của cơ quan quản lý liên quan tới công tác soạn thảo và ban hành văn bản, Bộ đã xây dựng và cụ thể hoá các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ phù hợp với công tác quản lý của Bộ. Có thể kể đến như:
Thứ nhất: Quyết định số 1860/QĐ-LĐTBXH ngày 11/12/2006 quy định
về việc ban hành quy chế làm việc của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội: Chương V, Điều 20 quy định rõ Thẩm quyền ký văn bản của Bộ trưởng, Thứ trưởng và thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ; Chương V, Điều 21 quy định về việc Ban hành và phát hành văn bản.
Thứ hai: Quyết định số 1486/QĐ-LĐTBXH ngày 03/10/2013 quyết định
ban hành quy chế văn thư và lưu trữ của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội:
STT Trang thiết bị Số lượng Đơn vị Tính năng
1 Máy vi tính 11 Chiếc Soạn thảo, tra tìm, quản lý văn bản, lưu trữ thông tin 2 Máy in 04 Chiếc In văn bản
3 Máy Scan 02 Chiếc Scan văn bản lên máy tính 4 Máy photocoppy 03 Chiếc Sao chụp văn bản 5 Máy fax 02 Chiếc Nhận, gửi fax 6 Máy hủy tài liệu 01 Chiếc Hủy tài liệu
Tại Chương 2, Mục 1 quy định về công tác Soạn thảo, ban hành văn bản. Trong đó quy định rõ các nội dung: Điều 5: Hình thức văn bản; Điều 6: Thể thức văn bản; Điều 7: Soạn thảo văn bản; Điều 8. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt; Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành; Điều 10. Ký văn bản; Điều 11. Bản sao văn bản.
Thứ ba: Thông tư số 03/2013/TT-BLĐTBXH ngày 19/02/2013 quy định
công tác bảo vệ bí mật nhà nước: Tại Chương II, Điều 6 quy định công tác Soạn thảo, in, sao chụp tài liệu mang bí mật nhà nước thuộc danh mục bí mật nhà nước trong ngành Lao động - Thương binh và Xã hội.
Thứ tư: Công văn số 1503/LĐTBXH-VP ngày 20/5/2005 về việc sử dụng
phiếu trình và tờ trình khi trình Lãnh đạo Bộ. Công văn này hướng dẫn sử dụng phiếu trình và tờ trình trong việc trình Lãnh đạo Bộ ký văn bản và giải quyết công việc.
Nội dung các văn bản soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
được xây dựng cẩn thận,đáp ứng nhu cầu công việc
Các văn bản hành chính được soạn thảo và ban hành tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội được dự thảo và xét duyệt kỹ lưỡng theo đúng quy trình về nội dung văn bản trước khi ban hành, đặc biệt là đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản các văn bản quy phạm pháp luật rất hiếm khi gặp sai sót về mặt nội dung văn bản. Đa phần các văn bản ban hành đều có nội dung hợp lý, có tính khả thi, đáp ứng đầy đủ yêu cầu công việc.
Trang thiết bị văn phòng đầy đủ, hiện đại
Về cơ bản các trang thiết bị trong văn phòng đã đáp ứng được yêu cầu của cán bộ, công chức, viên chức trong việc thực hiện các khâu nghiệp vụ góp phần tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả. Điều đó cũng chứng tỏ sự quan tâm của Lãnh đạo Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội nói chung và Lãnh đạo Văn phòng Bộ nói riêng tới công tác văn phòng. Sự bố trí phù hợp các trang thiết bị đã tạo thuận lợi cho các cán bộ trong các thao tác nghiệp vụvà cụ thể là trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
liệu tiện lợi. Nhiều văn bản chưa được phát hành hoặc văn bản có tính chất mật có lỗi sai được đưa vào máy tiêu hủy tài liệu ngay, tránh để thông tin bị lọt ra ngoài. Bên cạnh đó Bộ mới đầu tư 02 chiếc máy photo tài liệu hiện đại với công suất làm việc lớn, đảm bảo cho nhu cầu sao, chụp, hỗ trợ công tác ban hành văn bản diễn ra nhanh chóng, đáp ứng khối lượng công việc lớn tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
2.3.2. Hạn chế
Hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ với số lượng ít,
chưa chặt chẽ
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đã xây dựng được một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản hành chính phù hợp với công tác quản lý của Bộ được giao. Tuy nhiên số lượng văn bản được ban hành còn quá ít so với yêu cầu quản lý hoạt động nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản hành chính trong giai đoạn hiện nay. Nhiều văn bản đã ban hành từ lâu, lạc hậu so với các quy định hiện hành nhưng vẫn chưa được sửa đổi, bãi bỏ.
Văn bản soạn thảo và ban hành hành chính đôi lúc còn sai thể
thức và kỹ thuật trình bày
Qua khảo sát công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, có thể thấy rằng văn bản do các cán bộ, công chức, viên chức của Bộ soạn thảo vẫn mắc phải các lỗi sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Cụ thể như sau:
Nhiều văn bản hành chính không phản ánh đúng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản hoặc kỹ thuật trình bày sai.
Ví dụ: Công văn số 20/VPdự thảo sai kỹ thuật trình bày, đường gạch dưới được
trình bày ngay dưới tên cơ quan chủ quản thay vì dưới tên đơn vị chủ trì soạn thảo; Thông báo số 5284/LĐTBXH-KHTC trình bày thiếu tên đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản là Vụ Kế hoạch – Tài chính tại phần Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. (Một số văn bản hành chính sai thể thức xem ở Phụ lục VI)
Còn tồn tại hiện tượng cấp trùng số; cấp nhảy số để lấy số văn bản “đẹp” sau đó không chèn các văn bản khác vào các số đã bị bỏ cách. Vì vậy, đến cuối năm khi nộp văn bản vào lưu trữ cơ quan xảy ra tình trạng thiếu văn bản. Khi đó, cán bộ lưu trữ phải thống kê các số văn bản thiếu để cán bộ văn thư kiểm tra lại văn bản đó bị thất lạc hay do trống số
Ví dụ: Công văn số 480b/VP-BQL ban hành trùng số, sau trích yếu nội dung
văn bản có dấu chấm câu (Một số văn bản hành chính sai thể thức xem ở Phụ lục VI)
Dù đã có văn bản quy định về quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, tuy nhiên một số văn bản hành chính vẫn xác định sai thẩm quyền ký văn bản
Do tính chất công việc, một số văn bản hành chính do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành có nội dung khá dài, phần phụ lục văn bản cần đóng dấu giáp lai dầy, khi đó văn thư cơ quan vẫn chỉ đóng 01 đến 02 dấu giáp lai. Từ đó dẫn đến tình trạng một số văn bản ban hành có dấu giáp lai rất ít hoặc mờ, không rõ ràng tại mỗi trang văn bản, ảnh hưởng tới tính pháp lý của phần phụ lục.
Ví dụ: Công văn số 356/LĐTBHX-VP đóng thiếu dấu giáp lai ở 02 tờ văn bản
phía cuối công văn. (Một số văn bản sai thể thức xem ở Phụ lục VI)
Bên cạnh đó, vẫn tồn tại các văn bản soạn thảo sai chính tả, cỡ chữ, căn lề… do lỗi đánh máy.
Các công chức, viên chức chưa ý thức thực hiện nghiêm ngặt quy
trình soạn thảo và ban hành văn bản
Người có trách nhiệm soạn thảo văn bản chưa nắm vững các yêu cầu của công tác này, soạn thảo văn bản qua loa, chưa tuân thủ theo đúng các quy định của Nhà nước cũng như của Bộ quy định đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Vì vậy, các bản soạn thảo, thậm chí các văn bản đã được ký duyệt, đóng dấu ban hành tại Bộ đôi khi còn mắc khá nhiều lỗi sai về thể thức cũng như kỹ thuật trình bày. Các lỗi này không quá khó để nhận ra mà chỉ yêu cầu sự tỉ mỉ, cẩn thận trong công tác soạn thảo và kiểm tra thể thức, kỹ thuật
trình bày thì hoàn toàn có thể tránh được;
Cán bộ văn thư cơ quan chưa sát sao trong quá trình ban hành văn bản. Cụ thể là công tác cấp số văn bản, kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày trước khi đóng dấu văn bản.
Một số văn bản hành chính chưa giải quyết và ban hành được kịp
thời theo hạn định
Đối với một cơ quan cấp Bộ như Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, chức năng, nhiệm vụ phức tạp thìviệc xử dụng mô hình văn thư tập trung với số lượng quá lớn các văn bản hành chính ban hành tại cơ quan đã gây ra tình trạng quá tải cho cán bộ văn thư chuyên trách.
Đồng thời, việc quản lý văn bản hành chính tập trung ở phòng Hành chính cũng gây mât thời gian đi lại đối với một số đơn vị không nằm trong khuôn viên của Bộ mà ở khu vực khác như: Cục Việc làm, Cục Phòng chống tệ nạn xã hội, Trường Đại học Lao động Xã hội, Nhà Xuất bản Lao động xã hội…Có những văn bản gấp không được ban hành kịp thời, dẫn đến công tác giải quyết công việc bị chậm trễ, ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
2.3.3. Nguyên nhân
Thứ nhất: Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội chưa có văn bản cụ thể
nào quy định chế tài xử phạt cụ thể đối với các sai phạm về việc soạn thảo văn bản sai thể thức. Các văn bản của cấp trên gửi cho cấp dưới có sai về cách trình bày thể thức thì cấp dưới cũng không dám góp ý cho cấp trên. Nếu như cấp dưới có sai về cách trình bày thể thức văn bản thì cấp trên cũng không có quy định để xử lý. Chính vì vậy mà việc trình bày sai về thể thức kéo dài đến nay vẫn chưa được khắc phục.Điều này dẫn đến một số công chức, viên chức không thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản nghiêm túc.
Thứ hai: Các văn bản hành chính bị soạn thảo sai thể thức và kỹ thuật
trình bày như sai chính tả, sai cỡ chữ, lỗi căn lề… đôi khi vẫn được văn thư cơ quan đóng dấu ban hành vì coi đó là những lỗi nhỏ, không đáng kể.
thảo, ban hành văn bản là nhiệm vụ quan trọng trong công tác quản lý, chưa đầu tư thích đáng thời gian, công sức cho việc này. Việc soạn thảo các văn bản hành chính được các Cục, Vụ giao cho các cán bộ trong vụ thực hiện, nhưng các cán bộ này đặc biệt là các thành viên trực tiếp tham gia soạn thảo văn bản thường phải kiêm nhiệm nhiều công việc, quỹ thời gian đầu tư cho việc nghiên cứu các vấn đề liên quan đến dự thảo, phân tích vấn đề rất hạn hẹp.
Thứ tư: Tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, việc phân bổ nhân sự
thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản chưa hợp lý. Nhiều đơn vị thuộc Bộ không có văn thư chuyên trách. Bên cạnh đó, khối lượng công việc lớn, số lượng văn bản hành chính ban hành rất nhiều, cán bộ lãnh đạo của Văn phòng Bộ lại kiêm nhiệm nhiều chức danh, do đó gây khó khăn về mặt nhân sự, dẫn đến đôi khi xảy ra sự tồn đọng văn bản, khiến công tác giải quyết và ban hành văn bản chậm trễ.
Thứ năm: Nhân sự là yếu tố then chốt quyết định hiệu quả của công tác
soạn thảo và ban hành văn bản. Tuy nhiên, khâu tuyển dụng nhân sự làm về công tác văn thư tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội chưa đáp ứng yêu cầu công việc. Không ít công chức, viên chức khi được nhận vào làm việc mới được cử đi học để có đủ bằng cấp và chuyên môn tương ứng với vị trí họ đang giữ. Điều này gây lãng phí thời gian và tiền bạc của cơ quan.
Tiểu kết chương 2
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: Lao động, tiền lương; việc làm, giáo dục nghề nghiệp; bảo hiểm xã hội; an toàn, vệ sinh lao động; người có công; bảo trợ xã hội; trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ sự nghiệp công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ. Với các chức năng, nhiệm vụ quản lý phức tạp như vậy, công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Bộ là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp thực hiện các chức năng nghiệp vụ chuyên biệt, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu phát sinh trong quá trình giải quyết các công việc của Bộ.
phần nào có cái nhìn bao quát về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản cũng như các yếu tố thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính tại Bộ. Có thể thấy được rằng bên cạnh những thành quả đã đạt được trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản thì công tác này vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế, chưa được thực hiện một cách có hiệu quả. Nhận xét, đánh giá những nguyên nhân dẫn đến hạn chế còn tồn tại giúp chúng ta có cái nhìn sâu sắc vấn đề hơn, lấy đó làm cơ sở xây dựng các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ.
CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ