8. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
2.2.5. Mô tả quy trình soạn thảo và ban hành văn bảnhành chính
Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là công việc không thể thiếu trong bất kỳ một cơ quan nào, nhưng quá trình soạn thảo ở các cơ quan thì không phải cơ quan nào cũng giống nhau, đặc biệt là đối với những cơ quan lớn như các cơ quan cấp Bộ thì công tác soạn thảo và ban hành văn bản càng cần chặt chẽ, đúng quy trình.
Các văn bản hành chính của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội chủ yếu được soạn thảo bởi các cán bộ chuyên môn thuộc các đơn vị, phòng, ban trong cơ quan.
Quy trình soạn thảo văn bản của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội được thực hiện cụ thể như sau:
Bước 1: Chuẩn bị
Phân công soạn thảo: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản hành chính cần soạn thảo, lãnh đạo Bộ (hoặc lãnh đạo đơn vị) giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức của Bộ soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản;
Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm: Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụng văn bản; Hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn của văn bản;Thu thập, xử lý thông tin có liên quan khác.
Bước 2: Lập đề cương, viết bản thảo
Lập đề cương: Dựa vào những nội dung đã thu thập được, cán bộ soạn thảo tiến hành biên tập, lập đề cương theo ý kiến chỉ đạo của cấp trên.
Viết bản thảo: Dùng lời văn, câu chữ để cụ thể hóa những ý tưởng, những dự kiến được xác lập ở đề cương. Khi viết bản thảo bám sát đề cương, phân chia
dung lượng trong từng chương, mục, đoạn cho hợp lý. Kiểm tra, rà soát bản thảo về: bố cục, nội dung, thể thức, ngôn ngữ diễn đạt.
Trường hợp cần thiết, cán bộ soạn thảo đề xuất với Lãnh đạo Bộ (hoặc lãnh đạo đơn vị) tổ chức lấy ý kiến của các cơ quan, cá nhân có liên quan (hình thức lấy ý kiến có thể bằng văn bản hoặc đăng tải thông tin lên cổng thông tin điện tử của Bộ), nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
Bước 3: Trình duyệt, ký văn bản
Cơ quan, đơn vị soạn thảo văn bản trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên (tập thể hoặc cá nhân) để xem xét thông qua
Sau khi hoàn thành bản thảo, cán bộ chuyên môn tiến hành trình duyệt dự thảo văn bản đã viết kèm tài liệu có liên quan cho Trưởng phòng của đơn vị mình để kiểm tra về nội dung.Sau đó trình Chánh văn phòng kiểm tra về thể thức.Khi Trưởng phòng của đơn vị, Chánh văn phòng duyệt xong nếu văn bản mang tính chất thành luật, cán bộ chuyên môn phải gửi sang Vụ Pháp chế để xin ý kiến.
Trong trường hợp không được thông qua thì cơ quan soạn thảo phải chỉnh lý và trình lại dự thảo văn bản trong thời gian quy định.
Hồ sơ trình duyệt bao gồm các giấy tờ sau:Cán bộ chuyên môn mang những văn bản đã hoàn thành thủ tục duyệt lên cho thủ trưởng cơ quan hoặc người có thẩm quyền để phê duyệt. Văn bản phải đi kèm với 01 phiếu trình ký để tổng hợp chữ ký duyệt của tất cả những người có thẩm quyền phê duyệt văn bản. Văn bản phải có đầy đủ chữ ký ở phiếu trình mới được chuyển sang thủ tục tiếp theo. (Mẫu Phiếu trình xem ở Phụ lục IV)
Người có thẩm quyền tiến hành đọc văn bản và sửa chữa nếu cần. Nếu sửa chữa thì văn bản phải chuyển lại cho cán bộ và làm lại các bước. Đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm sửa chữa, bổ sung bản thảo theo yêu cầu của người có thẩm quyền ký.Nếu không phải sửa thì người có thẩm quyền tiến hành ký văn bản. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình người có thẩm
quyền ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
Chánh Văn phòng Bộ giúp Bộ trưởng kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Bộ và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
Thẩm quyền ký văn bản: được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 1860/QĐ-LĐTBXHngày 11/12/2006 của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về việc ban hành quy chế làm việc của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội và các quy định khác của pháp luật.Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền: Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội có thẩm quyền ký tất cả các văn bản do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành. Các trường hợp ký thay ghi: “KT.”, ký thừa lệnh ghi: “TL.”; ký thừa ủy quyền ghi: “TUQ.”; ký thay mặt ghi: “TM.”.
Bước 4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản
Sau khi văn bản có chữ ký, cán bộ chuyên môn mang văn bản xuống Phòng Hành chính để làm thủ tục. Cán bộ văn thư tiến hành các nghiệp vụ văn thư như:
Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản; Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản;
Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản; Nhân văn bản đủ số lượng ban hành;
Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có): Văn bản hành chính được chuyển xuống cho văn thư đóng dấu. Văn thư tự tay đóng dấu và chỉ đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ sau khi có chữ ký của lãnh đạo và người có thẩm quyền, không đóng dấu khống chỉ. Dấu tròn được ưu tiên đóng trước. Nếu văn bản thiếu tên chức danh hay họ tên người ký, văn thư tiếp tục đóng dấu chức danh và họ tên người ký;
Bao gói và chuyển giao văn bản.
Với những văn bản quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi văn bản, cần tiếp tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận văn bản.
Tuy nhiên, có sự khác biệt giữa việc gửi văn bản nội Bộ với việc gửi văn bản đến các cơ quan, tổ chức ngoài Bộ trong bước “làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát”:
Đối với văn bản gửi nội Bộ: sau khi văn bản đã được đăng ký vào sổ công văn đi, văn thư đơn vị (hoặc cán bộ đi lưu hành công văn) sẽ chuyển trực tiếp tới các đơn vị và chịu trách nhiệm về việc chuyển phát văn bản này.
Đối với văn bản gửi các cơ quan, tổ chức ngoài Bộ: sau khi đăng ký, đóng dấu lưu hành văn bản đi, các văn bản gửi tới các cơ quan tổ chức ngoài Bộ như: Văn phòng Chính phủ, Các cơ quan Bộ, các tỉnh…, Văn thư tiến hành làm bì văn bản đăng ký vào sổ gửi văn bản đi. Số bì văn bản này sẽ được chuyển qua đường bưu điện tới nơi nhận.
Ngoài hình thức gửi văn bản trực tiếp và gửi qua bưu điện, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội còn gửi văn bản qua Fax. Văn bản chuyển qua đường fax thường là những văn bản gấp như Giấy mời họp… Văn bản mật tuyệt đối không được chuyển qua đường này.
Tất cả các văn bản hành chính do cơ quan Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành đều phải lưu 03 bản: bản gốc lưu tại văn thư Bộ, 01 bản lưu tại Văn thư đơn vị dùng làm tài liệu tham khảo chung cho toàn đơn vị, 01 bản đính kèm hồ sơ công việc để theo dõi và giao nộp vào lưu trữ. Các văn bản lưu tại văn thư cần được sắp xếp theo thứ tự đăng ký, được cất giữ cẩn thận và giao nộp lên lưu trữ khi đến thời hạn.
So với quy định hiện hành thì quy trình soạn thảo văn bản hành chính của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội cũng không có quá nhiều sự khác biệt. Ngoài các bước cơ bản thì quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính cũng có một số bước thay đổi như: sau khi trình Chánh Văn Phòng ký để kiểm tra về thể thức thì văn bản phải chuyển qua Vụ Pháp chế để kiểm tra. Sau đó, Vụ Pháp chế căn cứ theo nội dung văn bản mà phân chia cho các phòng mà mình
quản lý tiến hành kiểm tra về nội dung văn bản xem có tính khả thi không, đúng luật không, đúng quy định của cơ quan không. Sau đó, văn bản mới được chuyển lại cho cán bộ chyên môn để làm thủ tục tiếp theo.