8. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
3.3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị.
Trong Kế hoạch số 225/KH-UBND của UBND TP Hà Nội ban hành, triển khai công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 cũng chỉ rõ cần nâng cao tinh thần trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ cải cách hành chính, hiện đại hóa nền hành chính.Để ứng dụng thành công công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản thì Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội cần có những giải pháp như:
Thứ nhất: Trang bị văn phòng hiện đại, phù hợp với chức năng hoạt
động, đảm bảo thông tin nhanh chóng, chính xác, bảo mật. Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo quá trình tra cứu các cổng thông tin điện tử và các đơn vị liên
quan truyền tải thông tin khi có yêu cầu, các phương tiện máy fax, điện thoại được kết nối phù hợp, đảm bảo thông tin tín hiệu khi nhận.
Thứ hai: Xây dựng một chương trình soạn thảo văn bản trên máy tính
với việc mẫu hóa lại các văn bản. Cài đặt các mẫu văn bản này, đảm bảo chuẩn hóa các yếu tố thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày. Việc mẫu hóa văn bản giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo văn bản mà vẫn đảm bảo tính chuẩn xác, nâng cao chất lượng văn bản, tạo sự thống nhất về thể thức, kỹ thuật trình bày với các văn bản do Bộ ban hành.
Thứ ba: Phối hợp các cơ quan chức năng cập nhật, nâng cấp thường
xuyên phần mềm quản lý văn bản đi, đến Emolisa. Tăng cường hơn nữa khâu kết nối đồng bộ các hệ thống thông tin nhằm đảm bảo sự chính xác, kịp thời, an toàn trong điều hành tác nghiệp. Việc ứng dụng phần mềm Emolisa hỗ trợ đắc lực công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi, giao việc và xử lý các công việc qua phần mềm, góp phần thúc đẩy mạnh mẽ công tác cải cách hành chính, rút ngắn thời gian giải quyết công việc, từng bước thay đổi thói quen từ thói quen sử dụng bàn giấy sang văn bản điện tử;
Thứ tư: Đẩy mạnh các hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận
thức tạo lập thói quen tác nghiệp trên môi trường mạng không chỉ bó hẹp trong số cán bộ văn thư chuyên trách, văn thư kiêm nhiệm hay Chánh văn phòng mà cần phổ biến tới toàn thể các cán bộ, nhân viên làm việc tại Bộ.
Thứ năm: Tăng cường tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng
dụng công nghệ thông tin. Đào tạo cán bộ, công chức nói chung làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng là vấn đề then chốt bởi con người là yếu tố sử dụng và điều hành công nghệ thông tin chứ không phải công nghệ thông tin chỉ đạo con người. Vì vậy, cần thường xuyên cử cán bộ tại Bộ đi đào tạo thêm, đào tạo lại, tập huấn, tham gia các buổi thuyết trình, tổ chức cho cán bộ đi công tác học hỏi mô hình, kinh nghiệm từ bên ngoài, từ các cơ quan, tổ chức khác về áp dụng cho cơ quan mình nếu thấy phù hợp… Việc cử cán bộ ra ngoài tập huấn vừa nâng cao trình độ cho bản thân, vừa mang kiến thức về giúp đỡ các cán bộ khác tại Bộ. Đây là chiến lược vừa lâu dài, vừa tiết kiệm nhưng
cũng cực kỳ hiệu quả.
Thứ sáu: Tăng cường kiểm tra, tổng kết hoạt động ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Việc ứng dụng công nghệ thông tin mang lại nhiều hiệu quả to lớn nhưng cũng có những khó khăn, hạn chế riêng vì công nghệ thông tin không ngừng thay đổi, nâng cấp. Vì thế, đi đôi với việc thực hiện là công tác kiểm tra, đánh giá, tổng kết hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Kịp thời phát hiện lỗi hệ thống giúp cơ quan nhanh chóng đưa ra những phương pháp phù hợp, tránh gây hậu quả nghiêm trọng đồng thời cập nhật những phần mềm mới, hỗ trợ công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Các biện pháp nâng cao tính ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản phải được thực hiện thống nhất từ lãnh đạo Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội đến các cán bộ, nhân viên làm việc tại Bộ. Có như vậy, chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng và công tác văn thư nói chung mới ngày càng được nâng cao, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công nghệ hóa văn phòng và hiện đại hóa nền hành chính.