8. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
3.3.2. Cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất là yếu tố không thể thiếu trong mọi hoạt động đời sống, trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, cơ sở vật chất thường là các trang thiết bị văn phòng. Phải có sự hỗ trợ của các trang thiết bị văn phòng thì các cán bộ văn thư mới có thể thực hiện nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản.
Nhằm đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa văn phòng thì việc đầu tư cơ sở, vật chất cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản là điều kiện tất yếu. Những trang thiết bị văn phòng tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội có thể kể đến như: máy vi tính, photo, máy in, máy scan, máy hủy tài liệu, máy fax, điện thoại bàn, … Những trang thiết bị văn phòng tại Bộ được sử dụng thường xuyên với tần suất lớn nên không thể tránh khỏi những lúc trục trặc, hỏng hóc, ảnh hưởng tới hiệu quả công việc. Vì vậy, để đảm bảo hoàn thành công việc cần:
bản. Xây dựng kế hoạch, giám sát, theo dõi việc mua sắm và tình hình sử dụng trang thiết bị;
Đầu tư kinh phí mua sắm các trang thiết bị văn phòng hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy fax, … và các văn phòng phẩm chuyên dùng khác;
Có sự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với các trang thiết bị trong cơ quan, qua đó đánh giá số lượng, chất lượng các trang thiết bị;
Thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ các trang thiết bị, loại bỏ những loại máy móc, trang thiết bị đã cũ kỹ, hay hỏng hóc;
Có hình thức kỷ luật cụ thể đối với hành vi không có ý thức bảo vệ tài sản chung của cơ quan;
Bố trí, sắp xếp văn phòng hợp lý, đảm bảo chỗ làm việc được sử dụng tốt hơn, đảm bảo những khoảng trống, lối đi dễ dàng, thuận tiện, sạch sẽ.
Với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, văn phòng ngày càng được phát triển theo hướng hiện đại đòi hỏi người làm công tác văn phòng ngoài kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn phải sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng, hỗ trợ công việc nhanh chóng, hiệu quả. Cơ sở vật chất, trang thiết bị cần được đầu tư để đáp ứng yêu cầu khối lượng lớn công việc tại cấp Bộ.
Tiểu kết chương 3
Trên cả phương diện lý thuyết cũng như trong thực tiễn, công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại cơ quan đóng vai trò hết sức quan trọng. Bởi nó hỗ trợ trực tiếp tới hầu hết tất cả các công việc trong tổ chức. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính giữ vai trò mở đường cho tất cả các hoạt động của cơ quan nên nó được coi là nhiệm vụ quan trọng chính yếu. Trong quá trình thực tập tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, nhận thấy công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ở Bộ còn nhiều bất cập, tôi xây dựng đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ.
Nhận thức và nâng cao vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản; cập nhật thường xuyên và xây dựng các quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản; lập dự kiến chương trình, kế hoạch kinh phí phục vụ công tác
soạn thảo, ban hành văn bản dài hạn và hàng năm; Tổ chức hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản; Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, khen thưởng là một trong những yêu cầu vô cùng cấp thiết đối với Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội nói riêng và trong các cơ quan, tổ chức trong thời điểm hiện tại nói chung. Không thể phủ nhận rằng công tác khảo sát, nghiên cứu các giải pháp nhằm thực hiện tốt công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính đóng vai trò then chốt quyết định kết quả của công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ lại cơ quan cũng như trong tất cả các hoạt động quản lý khác của cơ quan được diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn nữa.
KẾT LUẬN
Sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế xã hội cùng với công nghệ hiện đại tiên tiến của khoa học, đòi hỏi bản thân mỗi người phải tự hiện đại hoá chính mình để thích nghi và phát triển. Xã hội ngày càng phát triển, tư duy con người càng phong phú, thì các hình thức phản ánh tư duy bằng văn bản càng đa dạng. Vì vậy, kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản ngày càng trở nên cần thiết và có ý nghĩa hơn bao giờ hết. Đặc biệt đối với nhân viên hành chính văn phòng hàng ngày, hằng giờ tiếp xúc với văn bản. Từ những lý do trên, kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng đòi hỏi bất cứ nhân viên văn phòng nào cũng cần nắm vững và thực hiện thành thạo.
Trong khóa luận tôi đã nghiên cứu lý luận chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính; thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội; đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản với mong muốn góp phần xây dựng một môi trường làm việc hành chính chuyên nghiệp, hiệu quả và thống nhất tại Bộ. Nâng cao hiệu quả của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính đóng vai trò then chốt giúp tổ chức nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ nói riêng, tạo điều kiện thuận lợi để hoàn thành tốt yêu cầu công việc với khối lượng lớn và phức tạp tại thời điểm hiện tại, đồng thời giúp thắng lợi các kế hoạch phát triển cơ quan, tổ chức trong tương lai nói chung. Vì vậy, mỗi cơ quan, tổ chức đều cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản, không ngừng phấn đấu, xây dựng những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị.
Quá trình khảo sát thực tế đã tôi học hỏi, đúc rút được nhiều kinh nghiệm thực tế mới mẻ và quý báu. Tôi thấy mình cần tự ý thức học tập, rèn luyện mình để có thể trở thành cán bộ văn phòng có trình độ chuyên môn vững vàng, rèn luyện cho mình những đức tính cần thiết giúp ích cho công việc sau này. Ý thức
này không chỉ giúp tôi hoàn thiện mình mà còn giúp tôi phát huy hết kiến thức chuyên môn để thực hiện công việc. Trên đây là toàn bộ nội dung nghiên cứu của tôi về đề tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả của Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội”. Do giới hạn về thời gian và lý luận chuyên môn nên khóa luận không tránh khỏi những thiếu xót. Tôi rất mong nhận được sự đóng góp từ quý thầy, cô để khóa luận của tôi được hoàn thiện hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
A. Văn bản pháp luật hiện hành về công tác xây dựng và ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước
1. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư.
2. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư.
3. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
4. Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
5. Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
B. Văn bản quản lý hiện hành liên quan trực tiếp tớiBộ Lao động – Thương binh và Xã hội
6. Nghị định số 14/2017/NĐ-CP ngày 17/02/2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
7. Quyết định số 1860/QĐ-LĐTBXH ngày 11/12/2006 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định về việc ban hành quy chế làm việc của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
8. Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01/9/2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ.
9. Quyết định số 989/QĐ-LĐTBXH ngày 01/7/2013 Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ.
10.Quyết định số 1486/QĐ-LĐTBXH ngày 03/10/2013 quyết định ban hành quy chế văn thư và lưu trữ của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội;
11.Công văn số 1503/LĐTBXH-VP ngày 20/5/2005 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về việc sử dụng phiếu trình và tờ trình khi trình Lãnh đạo Bộ.
12.Thông tư số 03/2013/TT-BLĐTBXHngày 19/02/2013 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước.
C. Tài liệu chuyên môn
13. Nguyễn Thị Ngọc Anh, Đồng Thị Thanh Phương, 2012, Quản trị văn phòng, NXB Thành phố Hồ Chí Minh, Hồ Chí Minh.
14.Vũ Văn Bình, Hồ Văn Quỳnh, 2004, Soạn thảo văn bản, NXB Lao động xã hội, Hà Nội.
15.Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm, 2006, Soạn thảo ban hành văn bản và công tác văn thư, NXB Văn hóa thông tin, Hà Nội.
16.Nguyễn Đăng Dung, 2009, Kỹ thuật soản thảo văn bản hành chính,
NXB Thống kê, Hà Nội.
17.Nguyễn Đăng Dung, Nguyễn Hoàng Anh, Võ Trí Hảo (đồng chủ biên), 2014, Kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.
18.Nguyễn Minh Phương, 2011, Phương pháp soạn thảo và ban hành văn bản, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.
19.Vương Đình Quyền, 2011, Lý luận và phương pháp công tác văn thư,
NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.
20.Vũ Đình Quyền, 2006, Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội.
21.Nguyễn Thế Quyền, 1997, Một số vấn đề về soạn thảo văn bản, NXB Thống kê, Hà Nội.
22.Đoàn Văn Tâm, 2015, Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Thành phố Hồ Chí Minh, Hồ Chí Minh.
chính nhà nước, NXB Thống kê, Hà Nội.
24. Nguyễn Văn Thâm, 2003, Soạn thảo và xử lí văn bản quản lý nhà nước, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.
25.Nguyễn Hữu Thân, 2007, Quản trị văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội.
26.Nguyễn Quang Thi, 2011, Những điều cần biết về thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản hành chính, NXB Thành phố Hồ Chí Minh, Hồ Chí Minh. 27.Ngô Sỹ Trung, 2015, Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội.
28.Bùi Khắc Việt, 1997, Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội.
29. Nguyễn Thế Quyền, 2004, Hiệu lực và hiệu quả quản lý văn bản hành chính, Luận án Tiến sĩ Luật học, Đại học Luật Hà Nội.
30.Phạm Tú Anh, 2012, Giải pháp nâng cao vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Bộ Tài chính, Khóa luận tốt nghiệp, Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính, Học viện Hành chính.
31.Lê Thị Hà, 2014, Khảo sát thực trạng trạng vai trò công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Tổng công ty Sông Đà, Khóa luận tốt nghiệp, Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính, Học viện Hành chính.
32.Phạm Mai Phương, 2015, Đẩy mạnh công tác hành chính tại Bộ Công thương, Khóa luận tốt nghiệp năm 2015, Khoa Văn thư Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
E. Tạp chí
33.Trần Hà Anh, Thủ tục ban hành văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước, Tạp chí khoa học Việt Nam Trang số 10 tháng 02/2013.
34. Phạm Thị Bích Hải, Vai trò công tác xây dựng văn bản trong lĩnh vực quản lý nhà nước, Tạp chí khoa học Việt Nam số 18 tháng 03/2014.
35.Trần Hoài, Về quy trình ban hành văn bản quản lý nhà nước, Tạp chí Nghiên cứu Lập pháp số 12 tháng 04/2007.
PHỤ LỤC I
Sơ đồ Cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
Các tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước
Các Sở LĐ-TB và XH
Các đơn vị sự nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Vụ Bảo hiểm xã hội
Viện Khoa học Lao động và Xã hội Vụ Bình Đẳng giới Vụ Pháp chế Phòng LĐ-TB và XH quận, huyện
Trung tâm thông tin Vụ Hợp tác quốc tế
Vụ Tổ chức cán bộ
Vụ Kế hoạch – Tài chính Tạp chí lao động và xã hộị
Vụ Thanh tra Văn phòng Cán bộ LĐ - TB và XH xã, phường Tạp chí Gia đình và Trẻ em Cục Việc làm
Cục Quan hệ lao động - Tiền lương Báo Lao động và xã hội
Cục Quản lý lao động ngoài nước Cục An toàn lao động
Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức Lao động- xã hội Cục Người có công Cục Trẻ em Cục Bảo trợ xã hội Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp Cục Phòng chống tệ nạnxã hội
PHỤ LỤC II
Sơ đồ Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
VĂN PHÒNG BỘ Phòng Thư ký – Tổng hợp Phòng Hành chính Phòng Quản trị Phòng Tài vụ Phòng Tuyên truyền – Thi đua
Nhà khách Bộ Nhà khách Người có công Đại diện Văn phòng Bộ tại TP Hồ Chí Minh Phòng Quản lý xe Phòng Truyền thông
PHỤ LỤC III
Sơ đồ Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
Chú thích:
: Quan hệ chỉ đạo, điều hành
: Quan hệ phối hợp, hỗ trợ, trao đổi công việc
Phòng Hành chính
Bộ phân văn thư Bộ phận lưu trữ Bộ phận photo
Bộ phận Thư viện
PHỤ LỤC IV
Mẫu phiếu trình (Công văn số 1503/LĐTBXH-VP của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về việc Sử dụng phiếu trình và tờ trình khi trình Lãnh đạo Bộ)
BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Tên đơn vị trình Mẫu 1 PHIẾU TRÌNH (Dùng để ký, duyệt văn bản) TRÌNH LẦN THỨ: TÓM TẮT NỘI DUNG TRÌNH --- Ngày tháng năm Chuyên viên soạn thảo ký tên (ghi rõ họ và tên)
Ý kiến Lãnh đạo đơn vị được phân công phụ trách
---
Ngày tháng năm Ký tên
(ghi rõ họ và tên)
Ý kiến Thủ trưởng đơn vị ---
Ngày tháng năm Ký tên
(ghi rõ họ và tên)
Ý KIẾN THỨ TRƯỞNG PHỤ TRÁCH KHỐI ---
Ngày tháng năm Ký tên
Ý KIẾN CHỈ ĐẠO CỦA BỘ TRƯỞNG ---
Ngày tháng năm Ký tên
Mẫu 2
BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
Tên đơn vị trình
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày tháng năm
BÁO CÁO GIẢI TRÌNH
Về việc ---