đến đến sự thành công của SV, bởi đây chính là đội ngũ sẽ chủ động, tích cực chia sẽ để cung cấp thông tin, trao đổi ý kiến, đưa ra lời khuyên, chỉ bảo hay hướng dẫn về hoạt động học tập, rèn luyện, định hướng nghề nghiệp cho SV khi còn đang học tập tại trường. Và hiện nay khi phần lớn SV đều có nhu cầu cần được hỗ trợ khi gặp khó khăn, cần sự đồng cảm và lời khuyên từ những chuyên gia tư vấn. Rõ ràng không phải không có lý do xác đáng khi xác định sự tồn tại của đội ngũ CVHT và hoạt động của họ vừa là yêu cầu cần thiết, vừa là điều kiện tất yếu trong các cơ sở giáo dục.
1.4. Quản lý hoạt động của đội ngũ cố vấn học tập ở trường đại học
1.4.1. Vai trò của Hiệu trưởng trong quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT ngũ CVHT
1.4.1.1. Hiệu trưởng của trường đại học * Chức năng, nhiệm vụ của Hiệu trưởng
Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Hiệu trưởng trường đại học được quy định tại Khoản 3, Điều 20 của Luật Giáo dục đại học cụ thể như sau:
- Xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển đào tạo và NCKH của nhà trường trình hội đồng trường phê duyệt;
26
- Xây dựng quy định về: Số lượng, cơ cấu lao động, vị trí việc làm, tuyển dụng, quản lý, sử dụng, phát triển đội ngũ GV, nghiên cứu viên, CBQL, người lao động trình hội đồng trường thông qua;
- Tổ chức tuyển dụng, quản lý và sử dụng hiệu quả đội ngũ GV, CBQL, viên chức và người lao động khác theo quy định của pháp luật;
- Hàng năm, tổ chức đánh giá GV, CBQL, viên chức và người lao động khác;
- Xem xét các ý kiến tư vấn của hội đồng khoa học và đào tạo trước khi quyết định các vấn đề đã giao cho hội đồng khoa học và đào tạo tư vấn. Trường hợp không đồng ý với nội dung tư vấn, hiệu trưởng được quyết định, chịu trách nhiệm cá nhân về quyết định và báo cáo hội đồng trường trong kỳ họp hội đồng trường gần nhất;
- Tổ chức thực hiện nghị quyết của hội đồng trường; trao đổi với chủ tịch hội đồng trường và thống nhất cách giải quyết theo quy định của pháp luật nếu phát hiện nghị quyết vi phạm pháp luật, ảnh hưởng đến hoạt động chung của nhà trường. Trường hợp không thống nhất được cách giải quyết thì hiệu trưởng báo cáo với cơ quan trực tiếp quản lý trường.
* Hiệu trưởng trường đại học quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT
Quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT của nhà trường thông qua các hoạt động quản lý như sau:
- Chỉ đạo công tác lập kế hoạch quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT;
- Chỉ đạo công tác tổ chức thực hiện quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT;
- Chỉ đạo công tác chỉ đạo thực hiện quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT;
27
động của đội ngũ CVHT.
1.4.2. Nội dung quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT ở trường đại học
Hoạt động của CVHT được thực hiện trên các mặt học tập, rèn luyện và sinh hoạt của SV, nhằm hỗ trợ SV một cách toàn diện và tối ưu để họ có thể có điều kiện tốt nhất khi tham gia vào quá trình học tập và rèn luyện tại trường. Trong đó người quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT phải sử dụng tất cả những kỹ năng mà mình được đào tạo, bồi dưỡng phối hợp với các công cụ, phương tiện khoa học kỹ thuật và lực lượng hỗ trợ để thực hiện quá trình này một cách hiệu quả nhất.
Tiếp cận theo chức năng, nội dung quản lý hoạt động của CVHT bao gồm: - Lập kế hoạch quản lý hoạt động của đội ngũ cố vấn học tập
- Tổ chức thực hiện quản lý hoạt động của đội ngũ cố vấn học tập - Chỉ đạo thực hiện quản lý hoạt động của đội ngũ cố vấn học tập - Kiểm tra, đánh giá quản lý hoạt động của đội ngũ cố vấn học tập.
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ các chức năng quản lý 1.4.2.1. Lập kế hoạch quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT
Lập kế hoạch về quản lý hoạt động của CVHT là một trong những khâu
Thông tin
Lập kế hoạch
Kiểm tra Tổ chức
28
quan trọng và đồng thời đề ra những giải pháp thiết thực. Việc xây dựng kế hoạch sẽ giúp cho người quản lý giáo dục tư duy một cách có hệ thống, để dự đoán và có khả năng ứng phó với sự bất định và sự thay đổi và cho phép CBQL tập trung chú ý vào các mục tiêu và tìm cách tốt nhất, tiết kiệm nguồn lực, tạo hiệu quả hoạt động cho toàn bộ tổ chức để đạt được mục tiêu và dễ dàng kiểm tra trong quá trình thực hiện.
Khi lập kế hoạch người quản lý cần chú ý:
- Nắm được thực trạng đội ngũ CVHT và hoạt động của CVHT hiện tại trong nhà trường;
- Xác định được mục tiêu, yêu cầu của hoạt động CVHT; Lựa chọn các nội dung, hình thức, cách thức thực hiện sao cho phù hợp và hiệu quả;
- Xác định các nguồn lực cần huy động để hoạt động của CVHT có hiệu quả, bao gồm nguồn lực trong trường và ngoài trường;
- Thành lập Hội đồng CVHT, có sự phân công trách nhiệm cho các đơn vị, các cá nhân rõ ràng;
- Xây dựng kế hoạch hoạt động, kiểm tra, đánh giá cụ thể theo tháng, học kỳ và năm học;
- Thiết lập hệ thống chuẩn để kiểm tra đánh giá hoạt động, các quy định, quy chế cần thiết để đảm bảo kế hoạch thực hiện đạt hiệu quả;
- Thường xuyên kiểm tra đánh giá, để phát hiện các sai lệch và có biện pháp khắc phục.
Tóm lại, trong công tác quản lý hoạt động cố vấn của đội ngũ CVHT cần phải xác định cơ sở pháp lý và tình hình thực tiễn cho việc lập kế hoạch; xác định nội dung hoạt động, cách thức thực hiện, hình thức thực hiện; xác định các nguồn lực cần thực hiện, các điều kiện về tài liệu, cơ sở vật chất, phương tiện cần thiết để thực hiện, tiến độ thời gian để hoàn thành công việc.
29
1.4.2.2. Tổ chức thực hiện quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT
Đây là chức năng thứ hai trong quá trình quản lý, chức năng này phát huy vai trò, nhiệm vụ, sự vận hành và sức mạnh của tổ chức. Đây là điều kiện để tổ chức hoạt động có hiệu quả.
Tổ chức thực hiện cần lưu ý:
- Xác định đội ngũ CVHT của Nhà trường (là giảng viên hay cán bộ chuyên trách của các đơn vị)
- Thành lập Hội đồng CVHT gồm có: Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng phụ trách công tác sinh viên, Trưởng phòng Đào tạo, Trưởng phòng Công tác sinh viên, Trưởng khoa chuyên ngành đào tạo; các đơn vị khác có liên quan, các chuyên gia tư vấn. Ban CVHT có nhiệm vụ:
+ Tư vấn cho lãnh đạo trong việc xây dựng kế hoạch hoạt động, triển khai chương trình, kiểm tra đánh giá các hoạt động của CVHT
+ Xây dựng hệ thống văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của CVHT; Xây dựng quy chế hoạt động của CVHT; Bồi dưỡng năng lực cho cán bộ - giảng viên làm công tác CVHT; Phân công giao nhiệm vụ CVHT bằng văn bản; Nghiên cứu các chế độ chính sách và ban hành chính sách đối với CVHT;
+ Xây dựng cơ chế giám sát hoạt động của đội ngũ CVHT và theo dõi toàn bộ hoạt động của CVHT từ đó có chế độ khen thưởng, kỷ luật hợp lý; Nội dung của chức năng này là thực hiện tổ chức hoạt động sao cho phù hợp với tình hình thực tế như:
+ Xây dựng hệ thống quản lý có phân định rõ ràng về quyền hạn và nghĩa vụ cho các thành viên để không bị chồng chéo công việc hay quá tải;
+ Chọn lựa, bồi dưỡng đội ngũ CVHT để thực hiện chức trách, nhiệm vụ mang tính chuyên nghiệp chứ không mang tính kiêm nhiệm;
30
+ Huy động các lực lượng trong và ngoài trường để tổ chức hoạt động CVHT hiệu quả;
+ Tổ chức các hoạt động có khoa học và thiết thực nhằm nâng cao chất lượng của hoạt động;
+ Tăng cường cơ sở vật chất cho hoạt động của CVHT: trang bị phòng làm việc cho CVHT; bộ công cụ cẩm nang CVHT, sổ tay sinh viên theo khóa phụ trách; Khung chương trình đào tạo theo khóa học; Các phần mềm quản lý của nhà trường; Trang bị thêm phòng tư vấn tâm lý, sinh hoạt của SV với CVHT.
+ Tổ chức các khóa bồi dưỡng, tập huấn về các kỹ năng cho CVHT. Đây là yếu tố quan trọng quyết định đến trình độ, kỹ năng tư vấn – trợ giúp của CVHT. Như vậy, nhà quản lý cần chú trọng cao đến công tác bồi dưỡng, tập huấn cho CVHT. Thường xuyên tổ chức hội thảo, tọa đàm hay đi tham quan các đơn vị khác để giao lưu, trao đổi kinh nghiệm trong CVHT.
+ Phân bổ nguồn kinh phí phục vụ cho hoạt động hợp lý và có hiệu quả; + Thiết lập mối quan hệ giữa CVHT với bộ môn, khoa, phòng, đoàn thể:
Hiện nay ở một số trường ĐH, CĐ mối quan hệ giữa CVHT với các bộ môn, khoa, phòng, ban thể hiện:
• Quan hệ với bộ môn, khoa, phòng và tổ tư vấn là quan hệ đôi bên cùng có trách nhiệm và tất cả vì SV;
• Quan hệ với các đoàn thể là quan hệ chuyên gia, cố vấn và chia sẻ trách nhiệm cùng nhau.
Tóm lại, tổ chức thực hiện kế hoạch là quá trình sắp xếp, phân phối các nguồn lực để hiện thực hóa các mục tiêu đề ra, là sự sắp đặt một cách khoa học những con người, những công việc một cách hợp lý, là sự phối hợp các tác động bộ phận tạo nên một tác động tích hợp.
31
1.4.2.3. Chỉ đạo thực hiện quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT
Đây là chức năng mà người CBQL phải điều khiển, chỉ đạo cho hệ thống hoạt động theo đúng kế hoạch mục tiêu đề ra. Chỉ đạo cụ thể như sau:
+ Hiệu trưởng ra quyết định quản lý và chỉ đạo các lực lượng trong nhà trường thực hiện quyết định đó. Hiệu trưởng giao nhiệm vụ cho Phó hiệu trưởng là người phụ trách chỉ đạo điều hành các hoạt động nhằm hướng vào mục tiêu đã đề ra.
+ Giao nhiệm vụ cho các tập thể, cá nhân đúng người đúng việc như: Ban CVHT của khoa xem xét để phân công và bố trí hợp lý các CVHT có kinh nghiệm và kỹ năng tư vấn, có tinh thần trách nhiệm trong công việc trình Hiệu trưởng phê duyệt. Mỗi CVHT sẽ lập kế hoạch và trình Ban CVHT của khoa hoặc Hội đồng CVHT phê duyệt về kế hoạch hoạt động khi bắt đầu tiếp nhận lớp được phân công cố vấn.
+ Căn cứ vào chức năng phân quyền mà đơn vị trực tiếp sẽ nhắc nhở, đôn đốc đội ngũ CVHT hoàn thành nhiệm vụ được phân công.
+ Luôn giám sát và điều chỉnh kế hoạch kịp thời về hoạt động của CVHT.
Tóm lại, Hiệu trưởng chỉ đạo thực hiện hoạt động của CVHT trên cơ sở quy định của Bộ, của nhà trường gắn liền với thực tế các nội dung hoạt động; quy trình hợp lý; trang thiết bị phục vụ phù hợp; giám sát, kiểm tra đánh giá hoạt động cố vấn của đội ngũ CVHT.
1.4.2.4. Kiểm tra, đánh giá quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT
Kiểm tra đánh giá quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT có ý nghĩa rất quan trọng trong việc nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác CVHT. Thực hiện tốt biện pháp kiểm tra đánh giá không những giúp đánh giá thực chất hoạt động CVHT mà qua đó Hiệu trưởng còn biết được tập thể, cá nhân thực
32
hiện nhiệm vụ đến mức độ nào; biết được các quyết định có phù hợp không. Ngoài ra, còn động viên khuyến khích đội ngũ CVHT nỗ lực vươn lên.
Công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động của đội ngũ CVHT bao gồm các nhiệm vụ sau:
- Xem xét các mục tiêu, nội dung, phương pháp, phương tiện, hình thức tổ chức thực hiện có phù hợp với quyết định và chuẩn mực đề ra hay không;
- Thu thập, phân tích, đánh giá kết quả thực tế tác động đến các đơn vị tham gia thực hiện hoạt động;
- Phát hiện sai lệch và giúp tìm ra phương hướng, biện pháp khắc phục những hạn chế yếu kém trong hoạt động.
Nội dung cơ bản của kiểm tra đánh giá hoạt động của CVHT là: - Xác định chuẩn đánh giá, so sánh kết quả đánh giá với chuẩn đề ra; - Xây dựng công cụ đánh giá; cách thức đánh giá và kênh đánh giá để thu thập thông tin ngược từ kết quả đánh giá phản hồi.
Như vậy, công tác kiểm tra đánh giá được thực hiện đồng thời ở trước, trong và sau khi thực hiện các nội dung, hoạt động này nhằm nâng cao chất lượng hoạt động cố vấn. Được tiến hành thường xuyên và liên tục, định kỳ hay đột xuất.
Tóm lại, thông qua kiểm tra đánh giá hoạt động của CVHT giúp lãnh đạo nhà trường tìm ra những nguyên nhân, những ưu điểm, hạn chế để kiện toàn, củng cố lại hệ thống quản lý hoạt động của CVHT. Ngoài ra, công tác kiểm tra đánh giá còn góp phần đáng kể vào việc nâng cao nhận thức của các đơn vị, đội ngũ CVHT trong hoạt động tư vấn.
1.4.3. Sự cần thiết quản lý hoạt động của đội ngũ cố vấn học tập
Đội ngũ CVHT là một bộ phận quan trọng không thể tách rời. Mỗi CVHT là một nhân tố then chốt trong mối quan hệ giữa khoa, nhà trường và
33
SV; trong đó hoạt động cố vấn, tư vấn, định hướng, hướng dẫn góp phần tích cực nâng cao chất lượng đào tạo. Để thực hiện được hoạt động này hiệu quả thì công tác quản lý phải chặt chẽ và phù hợp; phát huy tối đa các chức năng quản lý của người lãnh đạo; đội ngũ CVHT phát huy năng lực tư vấn, quản lý và hợp tác của mình trong hoạt động CVHT.
1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT
1.5.1. Yếu tố khách quan
Một là, cơ chế chính sách trong quản lý cố vấn học tập. Điều kiện về mặt chính sách là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của CVHT. Ở Việt Nam, giảng viên đảm nhận CVHT ngoài giảng dạy chuyên môn còn nghiên cứu khoa học, hoạt động chuyên môn, tham gia các hoạt động khác của nhà trường. Việc kiêm nhiệm một công việc mất nhiều thời gian và phụ cấp chưa thật sự phù hợp với công sức bỏ ra, đa số các CVHT phải tự chi trả các khoản phí khi liên lạc với SV, chưa có phòng sinh hoạt riêng, ..Bởi vậy, bên cạnh việc phân công nhiệm vụ hợp lý thì người quản lý cũng cần quan tâm, hỗ trợ, tạo điều kiện về cơ sở vật chất, điều kiện làm việc, động viên tinh thần cho CVHT yên tâm hoàn thành nhiệm vụ.
Hai là, công tác bồi dưỡng, tập huấn về kỹ năng cho đội ngũ CVHT.
Đây là yếu tố quan trọng quyết định kỹ năng tư vấn – trợ giúp của CVHT. SV có thành công trong quá trình học tập và rèn luyện hay không phụ thuộc rất nhiều vào CVHT. CVHT hiện chưa phải là chuyên trách, chủ yếu là giảng viên kiêm nhiệm nên chỉ nắm rõ chuyên môn mà chưa rõ những văn bản quy định của nhà trường, còn cán bộ phụ trách học tập, quản lý sinh viên ở các khoa khác nhau hoặc chuyên viên các phòng ban thì nắm rõ quy định mà không vững chuyên môn. Vì vậy, để đạt được hiệu quả và nâng cao chất lượng thì đòi hỏi hoạt động này phải là đội ngũ có chuyên môn, được trau dồi, tập huấn và được giám sát thường xuyên. Như vậy, người CBQL cần chú
34
trọng hơn đến công tác bồi dưỡng, tập huấn cho CVHT. Thường xuyên tổ