56
hiện tốt 4 chức năng quản lý. Vì vậy, việc thực hiện 4 chức năng về quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT là việc hết sức cần thiết, nhằm đảm bảo nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường. Cho nên tác giả tiến hành khảo sát thực trạng thực hiện các chức năng này như sau:
2.4.1. Lập kế hoạch quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT
Qua kết quả khảo sát thực trạng thực hiện chức năng quản lý xây dựng kế hoạch hoạt động của đội ngũ CVHT ở Trường Đại học Đồng Tháp, tác giả thu được kết quả ở bảng 2.2 như sau:
Bảng 2.2. Kết quả khảo sát thực trạng lập kế hoạch quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT
N = 60
TT Nội dung Mức độ thực hiện Xếp loại Thứ bậc 1 Xác định các nguồn lực cần huy động 3.68 Tốt 1 2 Xây dựng các quy chế, quy định và thiết kế các biểu mẫu cho hoạt động của CVHT 3.56 Tốt 2 3 Xây dựng kế hoạch chi tiết cho hoạt động CVHT hàng năm 3.48 Tốt 3 4 Chuẩn bị các điều kiện hỗ trợ cho hoạt động của CVHT 3.36 Khá 4 5 Thiết lập hệ thống chuẩn để kiểm tra đánh giá hoạt động 3.21 Khá 5
Điểm trung bình chung 3.45 Tốt
Kết quả khảo sát ở bảng 2.2 cho thấy, việc quản lý xây dựng kế hoạch quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT ở Trường Đại học Đồng Tháp được CBQL và GV- CVHT đánh giá tốt ở 3 nội dung lần lượt như sau: Nội dung 1 “Xác định các nguồn lực cần huy động” với M=3.68 xếp bậc 1; Nội dung 2 “Xây dựng các quy chế, quy định và thiết kế các biểu mẫu cho hoạt động của CVHT” với M=3.56 xếp bậc 2 và “Xây dựng kế hoạch chi tiết cho hoạt động CVHT hàng năm” với M = 3.48. Điều này cho thấy, có sự quan tâm thực hiện trong việc lập kế hoạch, luôn xác định rõ các nguồn lực cần huy động; xây
57
dựng các quy chế, quy định, biểu mẫu cần thiết; chuẩn bị tương đối các điều kiện hỗ trợ phục vụ cho hoạt động với M = 3.36 đạt khá tốt. Chỉ có nội dung 5 “Thiết lập hệ thống chuẩn để kiểm tra đánh giá hoạt động” được đánh giá ở mức độ khá có điểm trung bình M = 3.21 xếp thứ 5 trong các thứ bậc. Đây là nội dung cần được quan tâm vì khi có một hệ thống chuẩn để kiểm tra đánh giá thì chủ thể quản lý sẽ dễ dàng mà không gặp khó khăn trong quá trình triển khai thực hiện hoạt động.
Như vậy, việc lập kế hoạchquản lý hoạt động của đội ngũ CVHT được đánh giá tốt nhưng có điểm trung bình không cao và có nội dung chỉ đạt mức khá. Vì vậy, nhà trường cần phải có biện pháp thực hiện trong việc lập kế hoạch để có hiệu quả cao hơn.
2.4.2. Tổ chức thực hiện quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT
Kết quả phân tích số liệu từ phiếu hỏi về thực trạng thực hiện chức năng quản lý tổ chức thực hiện hoạt động của CVHT như sau:
Bảng 2.3. Kết quả khảo sát thực trạng quản lý tổ chức thực hiện hoạt động của đội ngũ CVHT
N = 60
TT Nội dung Mức độ thực hiện
Xếp loại Thứ bậc 1 Triển khai thực hiện kế hoạch và đưa kế hoạch vào thực tiễn 3.55 Tốt 3 2 Thực hiện kế hoạch cần công khai chi tiết nhiệm vụ của các đối tượng có liên quan 3.61 Tốt 2
3
Phối hợp với các phòng ban chức năng, trợ giúp khoa khi CVHT gặp khó khăn trong hoạt động
3.65 Tốt 1 4 Mời chuyên gia, đội ngũ giàu kinh nghiệm tập huấn nghiệp vụ CVHT 3.3 Khá 5 5 Triển khai bộ công cụ dành cho hoạt động của CVHT 3.38 Khá 4
58
Kết quả khảo sát cho thấy, tất cả các nội dung tổ chức được CBQL và GV - CVHT đánh giá mức độ thực hiện là “tốt” và “khá” không có mức độ ‘trung bình” hay “yếu, kém”.
Tuy nhiên, có 2 nội dung là “Mời chuyên gia, đội ngũ giàu kinh nghiệm tập huấn nghiệp vụ CVHT” và “Triển khai bộ công cụ dành cho hoạt động của CVHT” được đánh giá ở mức độ thực hiện “tốt” là 31.7%- 35%, trong khi đó mức độ khá có tỉ lệ 48.3% - 51.6% và có điểm trung bình lần lượt là M=3.3 và M=3.38 xếp loại chung là khá. Điều này cho thấy nhà trường chưa có sự quan tâm thỏa đáng. Thực trạng này đòi hỏi lãnh đạo nhà trường cần có sự quan tâm sâu sắc và thực hiện ngay, đây là nội dung rất cần thiết và hỗ trợ đắc lực trong công tác CVHT và nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động của CVHT.
Tóm lại, công tác tổ chức càng tốt, càng rõ ràng thì sẽ mang lại hiệu quả cao. Ngoài những nội dung đã đạt được mức độ “tốt” thì càng phát huy hơn những nội dung chưa tốt, cần sớm hoàn thiện để nâng cao chất lượng quản lý của nhà trường.
Bên cạnh đó, các điều kiện hỗ trợ cũng được trình bày trong thực trạng tổ chức, vì vậy theo số liệu thống kê khảo sát thực trạng về điều kiện, phục vụ cho hoạt động CVHT hiện nay của nhà trường được đánh giá ở mức độ sau:
Bảng 2.4. Đánh giá điều kiện hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của CVHT
N = 60
TT Nội dung
Mức độ thực hiện Xếp loại Thứ bậc 1 Điều kiện hỗ trợ, phục vụ cho CVHT hiện nay rất tốt 2.61 Khá 4 2 Lịch sinh hoạt của CVHT với SV đã hợp lý 2.62 Khá 3 3 Các quy định, quy chế về hoạt động CVHT rõ ràng 2.63 Khá 2 4 Hệ thống quản lý đào tạo hỗ trợ cho CVHT hiện nay rất tốt 2.30 TB 5 5 Cơ chế chính sách, khen thưởng, kỷ luật đối với CVHT hiện nay là hợp lý 3.73 Tốt 1
59
Cơ sở vật chất và điều kiện phục vụ cho hoạt động CVHT chưa được đánh giá cao, chưa được nhà trường hỗ trợ đầy đủ, đa số phiếu khảo sát của CVHT đánh giá chất lượng cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động có điểm trung bình M = 2.77 gồm các nội dung 1 “Điều kiện hỗ trợ, phục vụ cho CVHT hiện nay rất tốt” và nội dung 3 “Các quy định, quy chế về hoạt động CVHT rõ ràng” và nội dung 4 “Hệ thống quản lý đào tạo hỗ trợ cho CVHT hiện nay rất tốt”. Kết quả khảo sát cho thấy có đến 51.7% không đồng ý, có 31.7% tạm chấp nhận với điều kiện hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động CVHT như hiện nay, trong khi đó chỉ có 16.6% hài lòng. Từ kết quả phỏng vấn thì CVHT cần xem được điểm của SV lớp mình quản lý để có kế hoạch bồi dưỡng hoặc tư vấn kế hoạch học tập cho phù hợp đối với những SV yếu, kém. Cũng từ kết quả khảo sát chỉ xếp loại trung bình M = 2.63 các quy định, quy chế về hoạt động CVHT chưa rõ ràng và đầy đủ, cần xây dựng văn bản cụ thể về hoạt động này để thực hiện đúng nguyên tắc khi khen thưởng hoặc xử lý vi phạm, cần xây dựng bộ công cụ phục vụ cho hoạt động CVHT hoàn chỉnh. Bên cạnh đó có 55% không hài lòng và 18.3% ít hài lòng về hệ thống phần mềm quản lý đào tạo hỗ trợ cho CVHT; hệ thống mạng được sử dụng ở trường tốc độ còn chậm nên SV gặp khó khăn trong việc đăng ký môn học và cả CVHT cũng khó khăn trong việc duyệt môn học cho SV với số lượng đông.
Theo ý kiến phỏng vấn được, một số cán bộ quản lý cho rằng muốn đội ngũ CVHT thực hiện tốt nhiệm vụ của mình và nâng cao chất lượng của nhà trường thì ngay khi có quyết định bổ nhiệm CVHT nên có một buổi tập huấn dành cho họ và có một buổi chia sẻ kinh nghiệm với nhóm CVHT mới. Để tìm hiểu rõ nguyên nhân, tác giả tiến hành phỏng vấn một số CVHT với câu hỏi “Thầy/Cô có được tham gia khóa tập huấn nào trước khi được bổ nhiệm làm CVHT không?”. Tác giả nhận được phản hồi từ đa số các CVHT “chưa có buổi tập huấn về nghiệp vụ cố vấn học tập, quá trình công tác của mình là
60
do tự dựa trên kinh nghiệm và tham khảo kinh nghiệm của người làm cố vấn trước đó. Chúng tôi chưa có cơ hội được bồi dưỡng hay qua lớp tập huấn nào về công tác của CVHT, chưa có hội thảo chia sẻ nào tại trường”. Như vậy, việc bồi dưỡng hàng năm cho đội ngũ CVHT là một nhu cầu cấp thiết hiện nay của nhà trường.
Ngoài ra, các biểu mẫu liên quan đến đào tạo, các CVHT chưa được cung cấp đầy đủ. Vì vậy, nhà trường nên tiếp thu ý kiến của đội ngũ CVHT và trang bị thêm như: Cẩm nang CVHT; hệ thống hỗ trợ hoạt động của CVHT, trang bị phòng riêng cho mỗi khoa dành cho hoạt động tư vấn, sinh hoạt, SV lên trực tiếp tại văn khoa rất ngại nên ít gặp gỡ CVHT để chia sẻ và nhờ trợ giúp.
2.4.3. Thực trạng chỉ đạo thực hiện quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT
Qua khảo sát CBQL và GV - CVHT về thực trạng chức năng chỉ đạo thực hiện hoạt động của đội ngũ CVHT, tác giả thu được kết quả ở bảng 2.5 như sau:
Bảng 2.5. Kết quả khảo sát thực trạng chỉ đạo thực hiện quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT N = 60 TT Nội dung nhận định Mức độ thực hiện Xếp loại Thứ bậc 1 Thực hiện theo đúng các nội dung được ban hành 3.87 Tốt 2 2 Thực hiện đúng các chức năng, nhiệm vụ 3.88 Tốt 1 3
Tiếp nhận thông tin phản hồi để đánh giá hiệu quả của hoạt động và có điều chỉnh phù hợp
3.65 Tốt 5
4 Kịp thời nắm bắt thông tin và xử lý vấn đề đúng nguyên tắc quản lý 3.63 Tốt 6 5
Thể hiện tính tích cực, độc lập và sáng tạo với tinh thần trách nhiệm cao của người quản lý
3.68 Tốt 4
6 Thể hiện khả năng xác định vấn đề và khả năng ra quyết định 3.85 Tốt 3 Điểm trung bình chung 3.76 Tốt
61
Nhìn vào kết quả thống kê ở bảng 2.5 cho thấy, việc chỉ đạo thực hiện quản lý hoạt động của CVHT trong các nội dung trên được CBQL và GV - CVHT đánh giá tốt (ĐTB = 3.41<4.21). Nội dung 1 “Thực hiện theo đúng các nội dung được ban hành”; nội dung 2 “Thực hiện đúng các chức năng, nhiệm vụ” và nội dung 6: “Thể hiện khả năng xác định vấn đề và khả năng ra quyết định” xếp hạng 1,2,3. Việc thực hiện chức năng chỉ đạo của nội dung 3 “tiếp nhận thông tin phản hồi để đánh giá hiệu quả của hoạt động và có điều chỉnh phù hợp”, và nội dung 4 “Kịp thời nắm bắt thông tin và xử lý vấn đề đúng nguyên tắc quản lý” theo thống kê phiếu hỏi và tổng hợp số liệu được xếp ở hạng lần lượt là thứ bậc 5và bậc 6 có ĐTB = 3.63–3.65. Ngoài việc khảo sát, tác giả cũng đã tiến hành phỏng vấn một số CVHT, về phần lớn họ cho rằng CBQL chưa quan tâm nhiều nên việc chỉ đạo chưa phát huy ở mức tốt nhất.
Tóm lại, các nội dung cơ bản của chức năng chỉ đạo của người lãnh đạo quản lý thực hiện đã hoàn thành tốt nhưng chưa thật sự rất tốt, cần làm tốt hơn công tác quản lý, tích cực quan tâm các thông tin phản hồi để có những điều chỉnh phù hợp hơn, phát huy tối đa năng lực của người quản lý cũng như người được quản lý nhằm hoàn thành tốt nhất mục tiêu đề ra.
2.4.4. Kiểm tra, đánh giá kết quả quản lý hoạt động của đội ngũ cố vấn học tập
Việc kiểm tra, đánh giá một hoạt động là vô cùng quan trọng. Là thước đo hiệu quả, năng lực tổ chức của người lãnh đạo, quản lý. Qua khảo sát CBQL và GV đảm nhiệm công tác CVHT về việc thực hiện kiểm tra quản lý hoạt động của CVHT kết quả như sau:
62
Bảng 2.6. Kết quả khảo sát thực trạng quản lý kiểm tra, đánh giá hoạt động của đội ngũ CVHT
N = 60 TT Nội dung Mức độ thực hiện Xếp loại Thứ bậc 1 Quản lý xây dựng chuẩn đánh giá 3.13 Khá 4 2
Quản lý xây dựng kế hoạch kiểm tra, đánh giá hoạt động CVHT thường xuyên và theo từng năm
3.25 Khá 3
3 Quản lý nội dung kiểm tra, đánh giá tương ứng
với nội dung thực hiện hoạt động của CVHT 3.28 Khá 2 4 Quản lý phương pháp đánh giá hoạt động của
CVHT 3.31 Khá 1
5 Quản lý phản hồi kết quả đánh giá hoạt động
của CVHT 3.06 Khá 5
6
Sử dụng kết quả kiểm tra, đánh giá như một phần trong bình xét thi đua, khen thưởng về hoạt động CVHT
2.45 Trung bình 6 Điểm trung bình chung 3.08 Khá
Kết quả khảo sát cho thấy, các nội dung kiểm tra việc thực hiện chưa được quan tâm kiểm tra, đánh giá đúng mức và thường xuyên, vì tất cả các nội dung điều đạt mức độ “khá”. Điều đó thể hiện ở chỗ điểm trung bình chung cho tất cả các nội dung M = 3.08, mức độ thực hiện ở mức độ trung bình thậm chí là yếu, kém. Trong khi đó, nội dung quan trọng ở tiểu mục 1 “Quản lý xây dựng chuẩn đánh giá”, ở mức Khá có điểm trung bình là M = 3.13, cho thấy chưa rõ ràng trong công tác xây dựng các tiêu chuẩn. Việc lựa chọn phương pháp và kênh đánh giá phù hợp nhằm phát hiện những sai lệch của hoạt động, từ đó có quyết định thay đổi tìm biện pháp khắc phục nhằm mang lại hiệu quả. Đây là nội dung quan trọng nên cần phải thực hiện, để
63
vấn một số đơn vị có hoạt động CVHT hiệu quả cho rằng:
+ Định kỳ, CVHT phải báo cáo với Trưởng khoa về kết quả thực hiện công việc CVHT, những khó khăn, vướng mắc trong việc tư vấn, hướng dẫn SV, đề xuất các giải pháp giải quyết những vấn đề liên quan đến hoạt động CVHT cho SV. Căn cứ vào kế hoạch hoạt động của CVHT đã được phê duyệt đầu năm, Trưởng khoa đánh giá tiến độ thực hiện mục tiêu đề ra và kết quả đạt được trong hoạt động CVHT.
+ Trường hợp có đơn thư phản ánh của SV trong lớp, Phòng Thanh tra – pháp chế phối hợp với Trưởng khoa và được quyền tiến hành xác minh, kiểm tra đột xuất để có cơ sở xử lý và trả lời khiếu nại cho SV.
Trong bảng 2.6 cho thấy, Nhà trường chưa thực hiện nội dung 5 “Quản lý phản hồi kết quả đánh giá hoạt động của CVHT” có ĐTB với M = 3.06, xếp thứ bậc 5/6 bậc, cho thấy nội dung này chưa được quan tâm; từ đó, đặt ra yêu cầu đối với lãnh đạo, quản lý phải thực hiện ngay để biết được kết quả đã thực hiện như thế nào.Và nội dung 6 “Sử dụng kết quả kiểm tra, đánh giá như một phần trong bình xét thi đua, khen thưởng về hoạt động CVHT” có ĐTB với M = 2.45, chỉ có 15% là thỉnh thoảng, không thực hiện và chưa thực hiện có đến 68.3% đây là sự thiếu sót và chưa đảm bảo sự công bằng đối với những CVHT tích cực và chưa tích cực cũng như chưa thúc đẩy đội ngũ CVHT tích cực hơn và hiệu quả hơn trong công tác của mình.
Như vậy, chức năng kiểm tra đánh giá là chức năng cuối cùng trong công tác quản lý, có mối quan hệ mật thiết với các chức năng kể trên, thiếu chức năng này không đánh giá được mức độ thực hiện, không biết sự sai sót để điều chỉnh kịp thời. Người lãnh đạo, quản lý cần thực hiện tốt chức năng này, cần tăng cường kiểm tra đánh giá và đổi mới cách thức kiểm tra đánh giá. Có chế độ khen thưởng, trách phạt rõ ràng, nhắc nhở và ghi nhận kết quả đạt được của từng thành viên tham gia.
64
2.4.5. Sự cần thiết quản lý hoạt động của đội ngũ cố vấn học tập ở Trường Đại học Đồng Tháp Trường Đại học Đồng Tháp
Sự cần thiết quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT góp phần nâng cao