Một là, cơ chế chính sách trong quản lý cố vấn học tập. Điều kiện về mặt chính sách là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của CVHT. Ở Việt Nam, giảng viên đảm nhận CVHT ngoài giảng dạy chuyên môn còn nghiên cứu khoa học, hoạt động chuyên môn, tham gia các hoạt động khác của nhà trường. Việc kiêm nhiệm một công việc mất nhiều thời gian và phụ cấp chưa thật sự phù hợp với công sức bỏ ra, đa số các CVHT phải tự chi trả các khoản phí khi liên lạc với SV, chưa có phòng sinh hoạt riêng, ..Bởi vậy, bên cạnh việc phân công nhiệm vụ hợp lý thì người quản lý cũng cần quan tâm, hỗ trợ, tạo điều kiện về cơ sở vật chất, điều kiện làm việc, động viên tinh thần cho CVHT yên tâm hoàn thành nhiệm vụ.
Hai là, công tác bồi dưỡng, tập huấn về kỹ năng cho đội ngũ CVHT.
Đây là yếu tố quan trọng quyết định kỹ năng tư vấn – trợ giúp của CVHT. SV có thành công trong quá trình học tập và rèn luyện hay không phụ thuộc rất nhiều vào CVHT. CVHT hiện chưa phải là chuyên trách, chủ yếu là giảng viên kiêm nhiệm nên chỉ nắm rõ chuyên môn mà chưa rõ những văn bản quy định của nhà trường, còn cán bộ phụ trách học tập, quản lý sinh viên ở các khoa khác nhau hoặc chuyên viên các phòng ban thì nắm rõ quy định mà không vững chuyên môn. Vì vậy, để đạt được hiệu quả và nâng cao chất lượng thì đòi hỏi hoạt động này phải là đội ngũ có chuyên môn, được trau dồi, tập huấn và được giám sát thường xuyên. Như vậy, người CBQL cần chú
34
trọng hơn đến công tác bồi dưỡng, tập huấn cho CVHT. Thường xuyên tổ chức buổi tọa đàm để trao đổi kinh nghiệm, tổ chức các hội thi nghiệp vụ CVHT định kỳ.
Ba là, các điều kiện cơ sở vật chất, thời gian và địa điểm thực thi công việc. Lãnh đạo cần có sự quan tâm, đầu tư các trang tiết bị thông thường về máy tính, phần mềm quản lý, mạng internet, văn phòng phẩm, điện thoại cố định, đáp ứng cho CVHT thông tin liên lạc, trao đổi thường xuyên với SV.
Quy định thời gian và địa điểm hợp lý cụ thể trên hệ thống quản lý đào tạo để tất cả SV và CVHT xem được và sinh hoạt cùng với lớp 2 tuần / lần.