Đại học Đồng Tháp
3.2.1. Tăng cường chức năng lập kế hoạch quản lý hoạt động của đội ngũ cố vấn học tập
72
3.2.1.1. Mục đích
Lập kế hoạch quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT là chức năng đầu tiên trong hoạt động quản lý. Lãnh đạo nhà trường, CBQL các khoa, quán triệt đến mọi người để giúp họ hiểu rằng việc tăng cường chức năng lập kế hoạch quản lý vừa là trách nhiệm, vừa là nghĩa vụ, quyền lợi của mọi thành viên trong cơ sở đào tạo.
Để phát huy được hiệu quả của hoạt động CVHT, cần tăng cường xây dựng kế hoạch quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT thể hiện rõ chức trách, nhiệm vụ và kế hoạch hoạt động theo các nội dung phù hợp.
3.2.1.2. Nội dung
Theo bảng 2.2 nội dung tăng cường chức năng lập kế hoạch quản lý quản lý hoạt động của đội ngũ cố vấn học tập gồm có 5 vấn đề, tuy nhiên để tăng cường chức năng lập kế hoạch quản lý hoạt động của CVHT, thì nội dung của biện pháp thứ 1 cần tập trung khắc phục hạn chế sau đây:
+ Xác định các nguồn lực cần huy động;
+ Xây dựng các quy chế, quy định và thiết kế và thiết kế các biểu mẫu cho hoạt động của CVHT;
+ Xây dựng kế hoạch chi tiết cho hoạt động cố vấn học tập; + Thiết lập hệ thống chuẩn để kiểm tra, đánh giá hoạt động.
3.2.1.3. Cách thức thực hiện
- Để lập kế hoạch được khoa học và hiệu quả, cần đảm bảo tính khả thi, Hiệu trưởng cần xác định các nguồn lực cần thiết. Đề ra mục tiêu cụ thể của hoạt động nhằm nâng cao năng lực của cá nhân và tập thể. Vì thế trước khi lập kế hoạch nhất thiết phải khảo sát thực trạng nguồn lực hiện tại trong nhà trường và nguồn hỗ trợ từ bên ngoài để đáp ứng được yêu cầu đề ra.
- Phòng Công tác sinh viên thừa lệnh Hiệu trưởng yêu cầu các CVHT lập kế hoạch chi tiết công việc hoạt động của mình theo biểu mẫu và phải
73
được phê duyệt vào đầu mỗi năm học. CVHT điền đầy đủ các nội dung trong biểu mẫu kế hoạch hoạt động của CVHT theo quy định của Nhà trường trình Ban chủ nhiệm khoa phê duyệt; nộp cho khoa một bản và đơn vị phụ trách hoạt động của đội ngũ CVHT là Phòng Công tác sinh viên để theo dõi và giám sát, trong đó mô tả nội dung công việc, thời gian thực hiện, thời gian hoàn thành, địa điểm thực hiện công việc. Phát hành Cẩm nang CVHT trong đó có biểu mẫu biên bản họp khi tiếp SV theo mẫu chung và mẫu báo cáo,…. + Hồ sơ SV phải có cả bản cứng và bản mềm như: danh sách lớp, hồ sơ lý lịch SV, danh sách thông tin liên lạc với ban cán sự lớp, chương trình đào tạo, bản tổng hợp thống kê kết quả học tập và rèn luyện của SV, kết quả khảo sát ý kiến phản hồi của SV về các mặt,…. Hồ sơ này rất quan trọng trong việc duy trì giao tiếp với SV và cập nhật từng năm số điện thoại, email, facebook qua các năm, thậm chí cả lúc SV ra trường khi cần hỗ trợ cho nhà trường hay quản lý sinh viên trong việc khảo sát SV có việc làm sau khi tốt nghiệp hoặc giúp ban liên lạc cựu SV kết nối giữa nhà trường với cựu sinh viên thành đạt về trường chia sẻ những kinh nghiệm về thành công và cả khi thất bại. Ghi nhận các phản hồi của SV hiện tại hoặc sau khi ra trường về công tác tư vấn học tập để làm phân tích và xem xét trong hoạt động của mình.
- Căn cứ kế hoạch hoạt động của CVHT, các lãnh đạo trường cũng như lãnh đạo các khoa có cái nhìn tổng quát sâu rộng, nắm rõ được từng khâu trong hoạt động theo thời gian, địa điểm thực hiện của hoạt động CVHT, có thể thường xuyên kiểm tra giám sát, nắm bắt kịp thời tình hình thực hiện kế hoạch và có sự điều hành, điều chỉnh hợp lý, kịp thời, nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động CVHT.
- Ban CVHT xây dựng các chuẩn đánh giá hoạt động theo từng tiêu chí phù hợp với thực tế. Giúp các CBQL nắm được hoạt động CVHT được chặt chẽ hơn, dễ dàng kiểm tra, nắm bắt kịp thời kết quả hoạt động.
74
3.2.1.4. Điều kiện thực hiện
Việc thiết kế, xây dựng kế hoạch quản lý do Hiệu trưởng ủy quyền cho Phòng Công tác sinh viên hoặc Ban CVHT phối hợp cùng các đơn vị chức năng, đặc biệt là Phòng đào tạo để cùng thống nhất chương trình và trình Ban giám hiệu phê duyệt. Kế hoạch được triển khai thực hiện thống nhất, đồng bộ toàn trường và tạo tính khoa học cao trong quản lý.
Lãnh đạo quản lý cần nắm rõ thực tế đội ngũ CVHT, dự báo được khả năng và thực hiện kế hoạch. Tiến hành tổ chức xây dựng, biên soạn kịp thời hệ thống sổ sách, biểu mẫu cho từng năm học, từng khóa học.
Các đơn vị như Ban CVHT, các đơn vị phòng ban và các khoa đào tạo phối hợp xây dựng chuẩn kiểm tra,đánh giá cho hoạt động của CVHT nhằm nâng cao hiệu quả và có khen thưởng trong công tác này để tạo động lực.
3.2.2. Nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện quản lý hoạt động của đội ngũ cố vấn học tập
3.2.2.1. Mục đích
Chức năng tổ chức thực hiện kế hoạch quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT là quá trình tiếp nhận, phân phối, sắp xếp các nguồn lực theo cách thức nhất định để thực hiện tốt mục tiêu quản lý hoạt động đã đề ra.
Nhằm giúp cho lãnh đạo nhà trường, CBQL khoa, tổ chức triển khai kế hoạch đã được các cấp quản lý phê duyệt đạt được hiệu quả cao nhất. Từ đó tác giả đề xuất biện pháp củng cố chức năng tổ chức thực hiện với mục đích làm tốt hơn nữa việc triển khai kế hoạch quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT.
3.2.2.2. Nội dung
Theo các nội dung thực hiện chức năng tổ chức quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT gồm có 4 vấn đề, và để nâng cao hiệu quả thực hiện kế hoạch quản lý trước yêu cầu nâng cao giáo dục và đào tạo, thì nội dung của biện
75
pháp này cần tập trung khắc phục những hạn chế như sau:
+ Đảm bảo nguyên tắc dân chủ hóa, công khai hóa khi phân công nhiệm vụ, phân phối các nguồn lực đến các CVHT trên tinh thần tự giác, tự nguyện, hoàn thành nhiệm vụ được nhà trường phân công;
+ Hoàn thiện các văn bản và bộ công cụ dành cho hoạt động của CVHT;
+ Tăng cường mời các chuyên gia, giảng viên giàu kinh nghiệm trong hoạt động tư vấn, cố vấn tham gia hoạt động bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ CVHT hàng năm cũng như biên soạn biểu mẫu, tài liệu tập huấn năng lực tư vấn cho CVHT.
3.2.2.3. Cách thức thực hiện
Để làm tốt chức năng tổ chức thực hiện kế hoạch quản lý hoạt động của đội ngũ CVHT thì lãnh đạo nhà trường, CBQL các đơn vị cần:
- Nắm chắc kế hoạch, nội dung cốt lỗi, đối tượng truyền đạt, để cho tất cả thành viên có trách nhiệm nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác quản lý, nhiệm vụ cụ thể của từng thành viên, mối quan hệ công việc trong tổ chức và phối hợp với các lực lượng giáo dục;
- Thành lập ban chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác quản lý gồm:
* Phó Hiệu trưởng: Chủ tịch Hội đồng CVHT là Phó Hiệu trưởng phụ trách công tác sinh viên, chịu trách nhiệm chỉ đạo tổng thể hoạt động của CVHT. * Hội đồng CVHT/Ban CVHT (Phòng Công tác sinh viên): chịu trách nhiệm dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Hiệu trưởng (Phó Hiệu trưởng phụ trách công tác sinh viên). Thành phần gồm có Trưởng phòng Công tác sinh viên, Trưởng/Phó các khoa chuyên môn, Trưởng/Phó các Phòng ban, Trung tâm, Bí thư Đoàn Thanh niên, Chủ tịch Hội sinh viên và một số chuyên viên nhiều kinh nghiệm trong công tác đào tạo. Hội đồng CVHT/Ban CVHT có nhiệm vụ tham mưu cho Chủ tịch Hội đồng CVHT chỉ đạo và quản lý hoạt động của
76
đội ngũ CVHT. Phân công rõ trách nhiệm quản lý từng mảng cho CBQL, ban chỉ đạo và các lực lượng tham gia đối với từng hoạt động.
- Để triển khai tốt kế hoạch, trước hết phải nắm chắc kế hoạch đã được xây dựng, nghĩa là nắm chắc thứ tự nội dung công việc, người thực hiện, thời gian thực hiện đối với từng hoạt động, đồng thời triển khai kế hoạch để các lực lượng tham gia nắm được mục tiêu, nhiệm vụ đặt ra, từ đó giúp họ có cái nhìn và xác định đúng trọng tâm của hoạt động, tích cực tham gia xây dựng và chủ động thực hiện kế hoạch;
- Hiệu trưởng phối hợp các nguồn lực (nhân lực,vật lực, tài lực,..) vì đây là điều kiện để đảm bảo cho kế hoạch đề ra được vận hành thông suốt và hiệu quả tối đa, phát huy các nội lực của cá nhân và tập thể. Đầu tư kinh phí, trang thiết bị hỗ trợ cho hoạt động như:
+ Nhà trường nên mở rộng hoặc bổ sung thêm phòng cho các khoa để CVHT có nơi tiếp xúc, gặp gỡ SV ngoài giờ một cách thoải mái, phòng được trang trí gọn gàng, sắp xếp có khoa học, thoáng mát, nhằm giải tỏa tâm lý người được tư vấn trước khi bắt đầu cuộc hội thoại.
+ Cần quan tâm đảm bảo quyền lợi, chế độ và tạo điều kiện cho các CVHT hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Tăng cường kiểm tra đánh đánh giá thường xuyên, đổi mới hình thức, nội dung kiểm tra đánh giá phát hiện sai sót và điều chỉnh.
- Trưởng ban cần tập hợp các thành viên tham gia, tổ chức các buổi họp nhằm thảo luận, trao đổi bổ sung, rút kinh nghiệm và triển khai kế hoạch. Sau mỗi năm cần tổ chức đánh giá, rút kinh nghiệm và điều chỉnh kế hoạch để thực hiện trong các giai đoạn tiếp theo.
3.2.2.4. Điều kiện thực hiện
- Tất cả mọi thành viên trong nhà trường bao gồm cán bộ lãnh đạo nhà trường, CBQL các đơn vị và đội ngũ CVHT cần phải nhận thức được vai trò,
77
chức năng, nhiệm vụ của mình trong công tác quản lý hoạt động của CVHT; - Phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao trên tinh thần tự giác, tự nguyện;
- Đảm bảo phân phối các nguồn lực đến các CVHT trên tinh thần tự giác, tự nguyện để hoàn thành nhiệm vụ được nhà trường phân công.
3.2.3. Cải tiến công tác chỉ đạo xây dựng nội dung hoạt động của đội ngũ cố vấn học tập
3.2.3.1. Mục đích
Xây dựng nội dung chương trình hoạt động cho CVHT nhằm tạo sự thống nhất các nội dung hoạt động của CVHT. Điều này giúp cho CVHT nắm rõ chức năng hơn, nhiệm vụ cụ thể của mình và chủ động đề xuất, bổ sung các nội dung cụ thể phù hợp với các đối tượng SV thuộc các ngành khác nhau.
Căn cứ vào nội dung chương trình hoạt động của CVHT, các cán bộ quản lý dễ dàng trong phân công nhiệm vụ cho CVHT được phù hợp, hiệu quả hơn, đồng thời cũng căn cứ vào mức độ hoàn thành các nội dung công việc đó để đánh giá hiệu quả hoạt động của CVHT. Bên cạnh đó, vấn đề bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ CVHT cũng là yêu cầu rất cần thiết để nâng cao hiệu quả của hoạt động và mang tính chuyên nghiệp hơn.
Công tác bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ CVHT là nhiệm vụ quan trọng đảm bảo đáp ứng nhu cầu và quyền lợi cho các CVHT. Cần tổ chức thường xuyên, liên tục hoạt động này nhằm xây dựng một hệ thống CVHT chuyên trách, chuyên nghiệp, khắc phục tình trạng CVHT mang tính kiêm nhiệm. Hoạt động này giúp cho các CVHT củng cố, nâng cao được trình độ, kiến thức, kinh nghiệm hoạt động CVHT.
3.2.3.2. Nội dung
Hiệu trưởng chỉ đạo xây dựng nội dung chương trình hoạt động cho CVHT phù hợp với từng đối tượng, chương trình hoạt động cụ thể trong từng
78
giai đoạn đảm bảo tính khoa học, đúng nội dung và đáp ứng nhu cầu người học. CVHT phải là người có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm nghề nghiệp, kiến thức xã hội thì mới có thể tư vấn cho các em một cách tốt nhất trong quá trình học tập, rèn luyện và tham gia nghiên cứu khoa học.
Hoạt động bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao chất lượng cố vấn, tạo sự tự tin, lòng yêu nghề, nâng cao ý thức trách nhiệm của các CVHT, sự yên tâm trong công tác, từng bước nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của CVHT đồng thời giúp các lãnh đạo quản lý dễ dàng hơn trong việc lựa chọn, phân công nhiệm vụ cho các CVHT.
3.2.3.3. Cách thức thực hiện
Phân theo từng nội dung, theo từng đối tượng để thực hiện nội dung chi tiết như sau:
- Đối với SV năm thứ nhất, cuộc họp đầu tiên của học kỳ 1 phải tổ chức cho CVHT tiến hành các hoạt động sau:
+ Công bố danh sách Ban cán sự lớp, Ban chấp hành chi đoàn (do CVHT chỉ định); phân công Ban cán sự lớp Ban chấp hành chi đoàn, làm rõ mối quan hệ hoạt động giữa CVHT và lớp sinh viên;
+ Giới thiệu một số thông tin cơ bản về nhà trường, cơ cấu tổ chức của trường, một số thông tin về khoa quản lý đào tạo và các phòng ban, trung tâm, viện để SV biết liên hệ khi cần thiết;
+ Triển khai các quy định, quy chế về học chế tín chỉ; các quy định của trường liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của SV; chổ biến các quy chế, quy định về đào tạo; phổ biến những nội dung mới, những nội dung điều chỉnh trong quy định vừa cập nhật; phổ biến đến SV những biểu mẫu cần thiết có liên quan đến SV và quy trình xác nhận đơn từ, nơi tiếp nhận giải quyết yêu cầu của SV. Hiện tại, các phương tiện như email group, facebook, zalo, điện thoại là phương tiện hữu hiệu nhất và nhanh nhất để giúp CVHT và SV liên lạc
79
thông tin với nhau khi cần thiết, điện thoại giúp CVHT nắm bắt kịp thời các SV có hoàn cảnh khó khăn cần hỗ trợ, giúp đỡ các em an tâm học tập;
+ Hướng dẫn về tiến trình đào tạo toàn khóa của ngành, về thực hiện thời khóa biểu trong học kỳ, thời gian biểu, cách xem lịch học trên hệ thống, cách đăng ký môn học, bổ sung môn học, điều chỉnh kết quả đăng ký môn học, rút bớt môn học; về truy cập trang cá nhân để theo dõi kết quả học tập và rèn luyện. Sinh viên năm đầu tiên do còn bỡ ngỡ, thụ động và chưa xác định phương hướng rõ ràng, hình thức học tập khác hẳn so với phổ thông thì sự hỗ trợ kịp thời của CVHT đóng vai trò rất quan trọng đối với các em;
+ Tư vấn cho SV phương pháp học đại học, phương pháp tự học và kỹ năng nghiên cứu tài liệu, kỹ năng thu thập và xử lý tài liệu học tập. CVHT trong thời gian này phải bám sát các em để giải quyết những vấn đề khó khăn;
+ Trong quá trình ổn định lớp CVHT cần chọn ra ban cán sự lớp cho phù hợp. Mặt khác, CVHT phổ biến chi tiết công tác đánh giá điểm rèn luyện ngay từ đầu, nhấn mạnh những ảnh hưởng của điểm rèn luyện đến kết quả học tập chung như thế nào, xét chọn học bổng ra sao, ngày công tác xã hội tham gia như thế nào để được tính nhằm góp phần giúp cá nhân và ban cán sự lớp thuận lợi hơn trong việc phổ biến và thực hiện các phong trào chung của lớp và vận động SV tham gia.
+ Phổ biến các công việc khác theo yêu cầu của khoa quản lý và trường có liên quan đến lớp.
- Đối với SV năm thứ hai, năm thứ ba cuộc họp đầu tiên của học kỳ 1 phải tổ chức cho CVHT tiến hành các hoạt động sau:
+ Tổ chức Đại hội lớp, báo cáo tổng kết các hoạt động của từng thành