5. Cấu trúc đề tài
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận
Tổng giám đốc:Điều hành tất cảcác hoạt động của công ty: quyết định các vấn
đềliên quan tới việc sản xuất kinh doanh, lao động, khách hàng, chi phí,…
Giám đốc sản xuất:Công ty có 2 nhà máy sản xuất với 2 Giám đốc điều hành nhà máy, ngoài việc điều hành hoạt động nhà máy mình phụtrách thì giámđốc nhà máy
sẽhỗtrợTổng Giám đốc trong việc điều hành hoạt động của Công ty.
Bộ phận Hành chính - An ninh:Quản lý công tác lễ tân, đưa đón và tiếp khách cho công ty; sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị,
phương tiện làm việc cho cán bộ; mua sắm trang thiết bị, tổchức các buổi liên hoan, kỷ
niệm của Công ty; chịu trách nhiệm bảo vệ, đảm bảo an toàn, an ninh trật tự bên trong công ty vàđảm nhận toàn bộcác công tác vềan toàn thực phẩm, văn phòng phẩm.
Bộ phận Nhân sự - Tiền lương
Đối với bộ phận nhân sự: Thực hiện công tác định biên lao động, quan hệ lao
động, tuyển dụng nguồn nhân lực, giải quyết các vấn đề liên quan đến bảo hiểm cho
CBCNV, tham mưu quy trình, quản lý chất lượng nhân sự, quản lý hồ sơ, thông tin
người lao động theo quy định hiện hành cho giám đốc, tổng giámđốc.
Đối với tổ lương:Kiểm tra chấm công, tính công, tính lương choCBCNV. Bộ phận Tài chính - Kế toán:Cung cấp chính xác và đầy đủ những thông tin tài chính cần thiết làm cơ sởcho việc ra quyết định quản lý công ty. Thực hiện tổng hợp số
liệu cuối kỳ, lập báo cáo tài chính và các báo cáo kế hoạch quản trị theo yêu cầu của
tổng giám đốc, hạch toán sổsách, chứng từ, làm chức năng tham mưu, hỗtrợ công việc
cho kếtoántrưởng.
Bộ phận thương mại: Chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động liên quan đến
đơn hàng và đại diện công ty làm việc với khách hàng về những phát sinh trong quá trình sản xuất đơn hàng.Bao gồm 2 nhóm:
Nhóm MDS (Market Development Stage): chịu trách nhiệm xuyên suốt từlúc bắt đầu làm việc với khách hàng về chi tiết sản phẩm cho đến lúc đúc kết thị trường, chuẩn bị cơ sở dữ liệu cho quá trình vào sản xuất đại trà cụthể là: Phát triển đơn hàng,
phân tích mẫu, tài liệu kỹthuật từ khách hàng để có cơ sở ước lượng giá thành; Phát Trường Đại học Kinh tế Huế
triển và hoàn thiện mẫu sản phẩm trước khi đưa vào giai đoạn sản xuất; Đảm bảo mục tiêu thắng thị trường và mục tiêu doanh sốcho từng mùa đúng thời điểm.
Nhóm MS (Manufacturing Stage): chịu trách nhiệm từ lúc nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng đến khi hàng xuất khỏi nhà máy: Nhận đơn hàng trực tiếp từ khách
hàng và đồng thuận ngày xuất hàng mà khách hàng yêu cầu và ngày xuất hàng mà công
ty đáp ứng đảm bảo phù hợp với đầu vào nguyên phụliệu và khoảng thời gian sản xuất;
Xử lý đơn hàng và tính toán nhu cầu mua nguyên phụ liệu sản xuất; Mua hàng và theo
dõi hàng về để đảm bảo tiến độ sản xuất của nhà máy sao cho đáp ứng được yêu cầu khách hàng; Giải quyết các trở ngại liên quan đến quá trình sản xuất, đảm bảo xuất hàng
đúng số lượng và chất lượng đã cam kết.
Bộ phận Xuất nhập khẩu:Thực hiện việc hoàn tất các thủtục và chứng từxuất nhập khẩu hàng hóa. Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, hồ sơ hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu với số lượng thực tế, quản lý, theo dõi cácđơn hàng.
Nhóm sản xuất, bao gồm: bộ phận Kế hoạch, bộ phận Giám định, Phân xưởng
cắt, Phân xưởng may, bộphận Kho. Đây được xem là phần cốt lõi của công ty. Sau khi
nhận đơn hàng sẽ tiến hành lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch phân bổ nguồn nhân lực,
nguyên phụ liệu để đáp ứng nhu cầu và tiến độ sản xuất. Sau đó tiến hành sản xuất và giám sát chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình, theo dõi thông tin từbộphận thương
mại để có những điều chỉnh hợp lý đáp ứng yêu cầu từ phía khách hàng. Điều tiết sản
xuất đảm bảo kếhoạch xuất hàng đúng tiếnđộ.
Bộ phận kiểm tra chất lượng thành phẩm - AQL: Kiểm tra chất lượng sản phẩm hoàn thành. Bộ phận này là một phần trong quá trình sản xuất. Tuy nhiên, đây là
bộ phận hoạt động độc lập, đảm bảo tính khách quan và nghiêm ngặt trong việc kiểm
tra, đánh giá chất lượng hàng hóa cuối cùng trước khi xuất cho khách hàng.