6. Nội dung đề tài
1.1.1.5. Phân loại nguồn hàng
a) Theo khối lượng hàng hoá mua
Theo tiêu thức này nguồn hàng của doanh nghiệp chia thành:
- Nguồn hàng chính: Là nguồn hàng chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng khối lượng hàng hoá mà doanh nghiệp mua về để cung ứng cho khách hàng trong kì. Đối với nguồn hàng chính, nó quyết định khối lượng hàng hóa của doanh nghiệp mua được, nên phải có sự quan tâm thường xuyên để bảo đảm sự ổn định của nguồn hàng này.
- Nguồn hàng phụ, mới: Đây là nguồn hàng chiếm tỉ trọng nhỏ trong trong khối lượng hàng mua được. Khối lượng mua từ nguồn hàng này không ảnh hưởng tới doanh số bán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chú ý khả năng phát triển của nguồn hàng này và nhu cầu thị truờng quốc tế đối với mặt hàng, cũng như những thế mạnh khác của nó để phát triển trong tương lai.
- Nguồn hàng trôi nổi: Đây là nguồn hàng mua được trên thị trường của đơn vị tiêu dùng hoặc đơn vị kinh doanh bán ra. Đối với nguồn hàng này cần xem xét kỹ chất lượng hàng hoá, cũng như nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá, giá cả hàng hoá. Nếu có nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp cũng có thể mua để tăng thêm nguồn hàng cho doanh nghiệp.
b)Theo nơi sản xuất ra hàng hoá
Theo tiêu thức này, nguồn hàng của doanh nghiệp chia thành:
- Nguồn hàng hoá sản xuất trong nước: Nguồn hàng hóa sản xuất trong nước bao gồm các loại hàng hóa do các xí nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, các xí nghiệp khai thác, chế biến hoặc gia công, lắp ráp thuộc mọi thành phần kinh tế: Nhà nước, tập thể, tư nhân, cá thể, liên doanh với nước ngoài hoặc của nước ngoài đặt trên lãnh thổ Việt Nam. Đối với nguồn hàng này, doanh nghiệp có thể tìm hiểu khả năng sản xuất, chất lượng hàng hoá, điều kiện mua hàng, đặt hàng, giao nhận, vận chuyển, thời gian giao hàng để ký kết các hợp đồng kinh tế mua hàng và thực hiện việc mua hàng để đảm bảo đúng số lượng, kết cấu, thời gian và địa điểm giao nhận. Doanh nghiệp cũng có thể nhận làm đại lý, tổng đại lý để bán hàng cho các doanh nghiệp sản xuất - kinh doanh.
- Nguồn hàng nhập khẩu: những hàng hóa trong nước chưa có khả năng chế biến được hoặc chế biến trong nước còn chưa đáp ứng đủ nhu cầu tiêu dùng thì cần phải nhập khẩu từ nước ngoài. Nguồn hàng nhập khẩu có thể có nhiều loại: tự DNTM nhập khẩu, nhập khẩu từ các doanh nghiệp xuất nhập khẩu chuyên doanh, nhận hàng nhập khẩu từ các đơn vị thuộc tổng công ty ngành hàng, công ty cấp 1 hoặc công ty mẹ; nhận đại lý hoặc nhận bán hàng trả chậm cho các hãng nước ngoài hoặc các doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong nước; nhận từ các liên doanh, liên kết với hãng nước ngoài. Trong phạm vi quốc gia, người ta chia ra theo nguồn đầu tư như hàng nhập nguồn ODA, FDI, nguồn viện trợ nhân đạo, nguồn phi chính phủ
- Nguồn hàng tồn kho: Nguồn hàng này có thể là nguồn theo kế hoạch dự trữ của nhà nước (chính phủ) để điều hoà thị trường; nguồn tồn kho của doanh nghiệp, các đơn vị tiêu dùng do thay đổi mặt hàng sản xuất hoặc các lý do khác không cần dùng có thể huy động được trong kỳ kế hoạch… Doanh nghiệp biết khai thác, huy động nguồn
hàng này cũng làm phong phú thêm nguồn hàng cho xuất khẩu của doanh nghiệp và còn góp phần sử dụng tốt các nguồn khả năng trong nền kinh tế quốc dân.
c)Theo điều kiện địa lý
Theo tiêu chuẩn này, nguồn hàng được phân theo khoảng cách từ nơi khai thác, đặt hàng, mua hàng đưa về doanh nghiệp.
- Ở các miền của đất nước: miền Bắc (miền núi tây bắc, miền núi đông bắc); miền Trung (miền núi, trung du, duyên hải); miền nam (Đông Nam Bộ, Tây Nam Bộ,Cực Nam v.v…), các vùng có đặc điểm xa, gần, giao thông vận tải khác nhau.
- Ở các tỉnh, thành phố, trong tỉnh, ngoài tỉnh. Theo các vùng nông thôn: đồng bằng, trung du, miền núi… với cách phân loại này doanh nghiệp lưu ý điều kiện khác để khai thác nguồn hàng được đúng yêu cầu.
d) Theo mối quan hệkinh doanh
Theo tiêu thức này nguồn hàng của doanh nghiệp được chia thành:
- Nguồn hàng tự sản xuất, khai thác: Đây là nguồn hàng do chính doanh nghiệp tổ chức bộ phận (xưởng, xí nghiệp…) tự sản xuất, tự khai thác ra hàng hoá để đưa vào kinh doanh.
- Nguồn liên doanh, liên kết: Doanh nghiệp liên doanh, liên kết với đơn vị khác có thế mạnh cùng để khai thác, sản xuất, chế biến ra hàng hoá và đưa vào xuất khẩu.
- Nguồn đặt hàng và mua: Đây là nguồn hàng doanh nghiệp đặt hàng với các đơn vị sản xuất trong nước hoặc xuất nhập khẩu, ký kết hợp đồng và mua về cho doanh nghiệp để cung ứng cho thị trường quốc tế v.v…
- Nguồn hàng của đơn vị cấp trên: Trong cùng một hãng (tổng công ty) có các công ty trực thuộc (cấp dưới), nguồn hàng được điều chuyển từ đơn vị đầu mối về các cơ sở xuất khẩu.
- Nguồn hàng nhận đại lý: Doanh nghiệp có thể nhận bán hàng đại lý cho các hãng, doanh nghiệp sản xuất ở trong nước, hoặc các hãng nước ngoài. Nguồn hàng này là của các hãng khác, doanh nghiệp nhận đại lý chỉ được hưởng đại lý theo thoả thuận với số hàng bán được.
- Nguồn hàng ký gửi: Doanh nghiệp có thể nhận bán hàng ký gửi của các doanh nghiệp sản xuất, các hãng nước ngoài, các tổ chức và cá nhân. Doanh nghiệp được hưởng tỷ lệ ký gửi tương ứng so với doanh số bán hàng.
e) Theo mức độ ổn định của nguồn hàng
Nguồn hàng theo các hợp đồng dài hạn: Đây là những nguồn hàng được ký kết với nhà cung cấp từ một năm trở lên. Nguồn hàng này đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại vì tính ổn định bền vững của nguồn hàng là một trong những tiêu chí làm nên một nguồn hàng tốt, tạo dựng được lợi thế cạnh tranh so với đối thủ cạnh tranh.
Nguồn hàng mang tính chất tình huống: Đây là những mặt hàng được mua trong một vài tình huống cụ thể, do tính cấp bách của tình thế và thường chỉ ký kết mua bán một hai lần và không tiếp tục nữa. Tuy đây là nguồn hàng chỉ chiếm một tỉ trọng nhỏ trong tổng khối lượng hàng hóa của doanh nghiệp nhưng vẫn không thể phủ nhận vai trò của nó trong một vài tình huống, nó giúp doanh nghiệp chữa cháy và đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn và không để lại nhiều thiệt hại.
f) Theo tiêu thức nhà cung cấp
Theo tiêu thức này, nguồn hàng được chia thành các nhà cung cấp lớn, nhỏ, truyền thống, mới. Dựa vào tiêu thức này, doanh nghiệp sẽ nhận diện được đâu là nhà cung cấp quan trọng với mình, từ đó có hướng quản trị mối quan hệ để đạt được sự bền vững, ổn định cũng như tận dụng được nhiều ưu đãi từ nhà cung cấp
1.1.2. Vai trò của công tác tạo nguồn và thu mua hàng đối với hoạt động kinh doanh của DNXNK
Công tác tạo nguồn hàng là khâu mở đầu cho hoạt động lưu thông hàng hóa. Mua hàng là một hoạt động cơ bản của kinh doanh thương mại, tác động trực tiếp tới các nghiệp vụ kinh doanh khác và đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nếu không mua được hàng hóa hoặc hàng hóa không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì doanh nghiệp thương mại không có hàng cung ứng cho khách hàng. Nếu doanh nghiệp thương mại mua phải hàng kém chất lượng, hàng không hợp quy
cách, không đúng số lượng theo yêu cầu của khách hàng thì có nguy cơ mất khách hàng và chịu nhiều thiệt hại do bồi thường hợp đồng.
Đối với doanh nghiệp trực tiếp kinh doanh xuất khẩu thì nguồn hàng xuất khẩu đóng một vai trò vô cùng quan trọng, được thể hiện ở những khía cạnh sau :
- Thứ nhất: Nguồn hàng là một điều kiện của hoạt động kinh doanh. Với doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện hoạt động mua để bán, nghĩa là mua hàng không phải để tiêu dùng cho chính mình mà mua để bán lại cho người tiêu dùng trên thị trường quốc tế. Như thế, các doanh nghiệp này cần phải hoạt động trên thị trường đầu vào nhằm chuẩn bị đầy đủ các yếu tố cần thiết cho quá trình sản xuất kinh doanh như vốn, sức lao động, các bằng phát minh sáng chế và đặc biệt là hàng hoá và dịch vụ để thoả mãn nhu cầu khách hàng. Do vậy, có nguồn hàng ổn định, đạt yêu cầu là một nhân tố không thể thiếu được trong quá trình kinh doanh. Nguồn hàng xuất khẩu được coi là đạt yêu cầu khi đáp ứng được ba yếu tố cơ bản sau:
+ Số lượng: đáp ứng đầy đủ yêu cầu kinh doanh
+ Chất lượng: theo yêu cầu của khách hàng và các tiêu chuẩn cần thiết.
+ Thời gian và địa điểm: Phải hợp lý nhằm giảm bớt tối đa chi phí bỏ ra cho hoạt động tạo nguồn và mua hàng.
- Thứ hai: Tạo nguồn và mua hàng phù hợp với nhu cầu của khách hàng, giúp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy mạnh được tốc độ lưu chuyển hàng hóa, rút ngắn được thời gian lưu thông hàng hóa. Bên cạnh đó Công tác tạo nguồn phù hợp sẽ tạo nên nguồn hàng phù hợp với nhu cầu, hạn chế tối đa những rủi ro cảm nhận của khách hàng, đồng thời giúp hạn chế việc trả hàng do không đúng nhu cầu hoặc không đạt tiêu chuẩn. tạo điều kiện cho doanh ngiệp bán hàng nhanh, vừa đảm bảo uy tín với khách hàng, vừa bảo đảm thực hiện được việc cung ứng hàng hóa liên tục, ổn định, không bị đứt đoạn. Chính vì vậy, doanh nghiệp thương mại cần tổ chức phối hợp thực hiện giữa hoạt động tạo nguồn và mua hàng cũng như các hoạt động bổ trợ khác sao cho khoa học nhất.
- Thứ ba: Nguồn hàng tác động mạnh mẽ đến kết quả thực hiện các chiến lược kinh doanh. Các chiến lược cũng như các kế hoạch kinh doanh thường được xây dựng
theo tình huống thực tại thời điểm xây dựng.Tuy có tính đến biến động của thị trường song không được vượt qua một tỷ lệ biến động nào đó. Sự thay đổi quá mức của “đầu vào” sẽ ảnh hưởng đến “giá đầu vào”, chi phí, thời điểm giao hàng, khối lượng cung cấp...đã được tính đến trong hợp đồng “đầu ra”. Không kiểm soát, chi phối, hoặc không đảm bảo được sự ổn định, chủ động về nguồn hàng cho doanh nghiệp có thể phá vỡ hoặc làm hỏng hoàn toàn chương trình kinh doanh của doanh nghiệp. Tạo nguồn và mua hàng làm tốt giúp cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bảo đảm tính ổn định, chắc chắn, linh hoạt, hạn chế được sự bấp bênh; cân bằng được cung- cầu hàng hóa và có được lợi thế cạnh tranh so với đối thủ. Bên cạnh vũ khí cạnh tranh là giá, doanh nghiệp cũng sẽ đạt được lợi thế cạnh tranh thông qua việc đáp ứng khách hàng vượt trội với một nguồn hàng ổn định, đa dạng và phù hợp với nhu cầu. Có được nguồn hàng ổn định, doanh nghiệp thương mại sẽ chủ động hơn trong tồn kho, và có biện pháp phản ứng nhanh nhạy trong điều kiện biến động không ngừng của thị trường.
- Thứ Tư: Tạo nguồn và mua hàng làm tốt còn có tác dụng lớn giúp cho hoạt động tài chính của doanh nghiệp thuận lợi. Bởi vì, khi đó hàng hoá sẽ được bán ra có chất lượng tốt, số lượng, thời gian và địa điểm giao hàng đúng với yêu cầu của khách hàng. Điều này khiến cho doanh nghiệp bán được hàng nhanh, đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hoá, cung ứng hàng diễn ra liên tục, tránh đứt đoạn. Mặt khác, nó còn hạn chế bớt được tình trạng thừa, thiếu, hàng ứ đọng, chậm luân chuyển, hàng kém phẩm chất, không bán được từ đó doanh nghiệp có thể thu hồi được vốn nhanh, có tiền bù đắp các khoản chi phí kinh doanh, có lợi nhuận để mở rộng và phát triển kinh doanh, tăng thêm thu nhập cho nguời lao động và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước (thuế) và trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.Trường Đại học Kinh tế Huế
1.1.3. Một sốvấn đề cơ bản của nghiệp vụtạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp1.1.3.1. Nội dung của nghiệp vụvà quy trình của tạo nguồn và mua hàng của