6. Nội dung đề tài
2.3.6. Quy trình nhập hàng ở phòng cung ứng tại công ty Hera
Sơ đồ2: Quy trình mua thiết bị
Đối với thiết bị cơ sở vật chất dùng để phục vụ cho hoạt động sản xuất. Phòng cung ứng sẽ nhận phiếu đề nghị mua hàng từ phòng ban cơ điện, vì đây là bộ phận quản lí máy móc đồng thời là bộ phận cùng các kỹ sư nước ngoài.
- Danh sách các nhà cung cấp thiết bị mà công ty Hera đã mua từ 1/2018 đến 4/2019:
Kế hoạch thu mua
Phân tích, đánh giá và xem x
Xin ý kiến quyết định của
giám đốc
Thực hiện hoạt động thu mua
Ghi chép, chứng từ, tài khóa, sổ sách
Các phòng ban đề xuất ý kiến mua thiết
bị
Bảng 1.7: Danh sách các nhà cung cấp thiết bịtừ 1/2018 đến 4/2019
Số hợp đồng Ngày ký Trích yếu Nhà cung cấp
003-19/VT-
HERA 31/3/2019 Máy làm lạnh gió giải nhiệt
Công ty cổ phần vật tư thiết bị lạnh Vĩnh Thái
01/TPT-
HERA 29/3/2019 Cải tạo máy tầng sôi
Công ty TNHH Cơ Khí Dược Tuấn Thắng
No.TFL1810-
1040 1/10/2018 Mua máy đông khô
Shanghai Tofflon Science and Technology Co.,Ltd
NO.18/HERA - SAINTYCO/0
2
17/8/2018 Máy biến tần RUIAN SAINTY IMPORT AND EXPORT Co., Ltd
01/HERA/TN 1/8/2018
Cung cấp phân phối những mặt hàng thuốc được lưu hành của bộ y tế
Công ty TNHH Dược Tuệ Nam
25- 062018/HĐT M/HERA-BY
22/6/2018 Cung cấp thiết bị hàng hóa
inox Công ty TNHH Bình Ý
01- 2018/HĐTC/
ĐA-HR
20/6/2018
Cung cấp, lắp đặt cải tạo Laminar lấy mẫu để lấy mẫu nguyên liệu độc tính và Thay máy nén dàn nóng ODU-01 HVAC khu RD-Pilot
CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN LẠNH ĐÔNG Á
01/2018/HĐK
T/HERA-LV 14/6/2018 Cung cấp tủ chứa hóa chất
Công ty TNHH thương mại khoa học kỹ thuật Lâm Việt
02-18/HDMB 12/5/2018 Cung cấp cột sắc ký lỏng và phụ tùng
Công ty TNHH MTV Thiết bị vật tư khoa học kỹ thuật Phương Nhiên
01-18/HDMB 12/5/2018 Cung cấp cột phân tích dùng cho sắc ký lỏng
Công ty TNHH MTV Thiết bị vật tư khoa học kỹ thuật Phương
Nhiên 02/2018/HĐK
T/HERA- TANTHANH
3/5/2018 Màng PVDC, Alu-Alu Công Ty TNHH Bao Bì Tấn Thành
01/2018/HĐT
C/HERA-QT 1/5/2018
Gói thầu: Mái che sàn kỹ thuật khu vực sàn bê tông trục 1-2 nhà xưởng sản xuất
Doanh nghiệp tư nhân Quang Thi
003-19/VT-
HERA 31/3/2019 Máy làm lạnh gió giải nhiệt
Công ty cổ phần vật tư thiết bị lạnh Vĩnh Thái
01/TPT-
HERA 29/3/2019 cải tạo máy tầng sôi
Công ty TNHH Cơ Khí Dược Tuấn Thắng
(Nguồn từphòng kếtoán-công ty sinh dược phẩm Hera)
2.3.6.2. Quy trình mua nguyên liệu đểsản xuất
Sơ đồ3: Quy trình mua nguyên liệu đểsản xuất
2.3.7. Kết quảhoạt động tạo nguồn và mua hàng của công tyqua 3 năm 2017-2019
Phòng R&D đưa ra đề xuất mua nguyên liệu Gửi về giám đốc xét duyệt Phòng cung ứng gửi hợp chất cho nhiều nhà cung cấp Nhà cung cấp gửi mẫu COA Phòng cung ứng gửi mẫu COA cho phòng R&D kiểm
tra
Những nhà cung cấp gửi mẫu COA được thông qua thì tiếp theo
xét về yếu tố giá và các yếu tố khác Chọn nhà cung cấp phù hợp nhất và đặt mua hàng Phòng cung ứng làm thủ tục nhận hàng và đưa hàng
lên bảo quản tại phòng GSP
Khi lựa chọn nguồn hàng công ty dựa trên nhiều tiêu chí mà quan trọng, đặc biệt là chất lượng và giá cả bên cạnh đó còn dựa vào chi phí thu mua, các chính sách ưu đãi, uy tín nhà cung ứng, mối quan hệ...Từ khi thành lập cho đến nay công ty có khoảng 150 nguồn hàng cung ứng từ trong nước cả ngoài nước, việc lấy nguồn hàng từ nhiều nhà cung ứng giúp cho công tác tạo nguồn và thu mua của công ty được thuận lợi và hiệu quả. Có thể so sánh được nhà cung ứng nào tốt nhất có công ty.
Bảng 1.8: Kết quảhoạt động tạo nguồn và mua hàng của công ty qua 3 năm 2017-2019 (Đơn vị: Triệu đồng) Tiêu chí 2017 2018 2019 Năm 2018 / 2017 Năm 2018 / 2019 +/- % +/- % Tạo nguồn 1.236 1.421 1.514 185 14.97 93 6.55 Thu mua 30.200 35.356 45.892 5.156 17.07 10,536 29.79 Tổng 31.436 36,777 47.406 5.341 16.99 10,629 28.90
(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH sinh dược phẩm Hera)
Hoạt động tạo nguồn của công ty:
Đối với những nguyên liệu thiết yếu luôn cần sử dụng trong tất cả các loại thuốc, thời gian sử dụng lâu và những đồ dùng cần thiết như: vỏ nang, bao bì để đóng gói sản phẩm, chất khử trùng,…. Hay các vật dụng cần thiết trong khâu chế biến như: khẩu trang, đồ bảo hộ,… thì công ty sẽ tạo nguồn hàng có sẵn ở trong kho. Mặc khác những dược liệu, tá dược khan hiếm và khó để đặt hàng thường xuyên được công ty cũng sẽ mua với số lượng lớn đủ để bảo quản nghiêm ngặt, luôn có sẵn trong kho GSP để tránh thiếu hụt hàng khi cần sử dụng. Đối với hoạt động tạo nguồn của công ty tăng không đáng kể qua từng năm. Cụ thể năm 2018 tăng 185,00 triệu đồng hay 14.97% so với năm 2017. Đến năm 2019 chỉ tăng 93,00 triệu đồng hay 6.55% so với năm 2018. Điều này chứng tỏ vì đối với từng mặt hàng nguyên liệu cần nhập vào công ty đã phân ra được mặt hàng nào phù hợp cho hoạt động tạo nguồn mặt hàng nào phù hợp với hoạt động thu mua.
Các hợp đồng mà công ty Hera đã ký kết hợp đồng để phục vụ cho hoạt động tạo nguồn từ 3/2018 đến 4/2019:
Số hợp đồng Ngày ký Nhà cung cấp
19/Hera-API/168 20/3/2019 Biophore Pharma Inc. 19/Hera-API/164 20/3/2019 COSMA S.P.A
19/HERA-API/163 20/3/2019 Alkemy Industries Limited NO. 18HERA-API/110 9/4/2018 BAL PHARMA LIMITED
NO. 18HERA-API/109 9/4/2018 Shandong New Time Pharmaceutical Co., Ltd
NO. 18HERA-API/108 9/4/2018 AMI LIFE SCIENCES PVT., LTD NO. 18HERA-API/107 9/4/2018 SICHUAN QINGMU
PHARMCEUTICEUTICAL CO., LTD NO. 18HERA-API/104 9/4/2018 PRECISE CHEMIPHARMA PVT.LTD NO. 18HERA-API/103 9/4/2018 NOSCH LABS PVT LTD
NO. 18/HERA-API/112 9/4/2018 ZHEJIANG HUAHAI
PHARMACEUTICAL CO., LTD NO. 18/HERA-API/111 9/4/2018 SYMED LABS LIMITED
NO18/HERA-API/105 19/3/2018 YS GLOBAL CO.,LTD 08/HERA-API/102 6/3/2018 MI Pharma Private Limited
(Nguồn: Phòng kếhoạch và cungứng– công ty sinh dược phẩm Hera)
Việc thu mua hàng của công ty thực hiện theo 2 phương thức: Phương thức mua hàng trực tiếp và phương thức đặt hàng
- Đối với các trang thiết bị văn phòng phẩm mua ở trong thành phố dùng để phục vụ cho hoạt động làm việc hàng ngày thì phòng thu mua sẽ mua hàng và nhận hàng trực tiếp
- Đối với nguyên liệu mua về để sản xuất và các trang thiết bị phục vụ cho sản xuất thì mua hàng thông qua đặt hàng. Căn cứ vào hợp đồng đã kí kết và đơn đặt hàng
để nhà cung cấp giao hàng và thông báo thời gian nhận hàng. Nguồn nguyên liệu của công ty chủ yếu thực hiện trên hoạt động thu mua và lượng thu mua cung tăng theo từng năm. Cụ thể năm 2017 công ty thực hiện hoạt động thu mua với: 30,200 triệu đồng nhưng năm 2018 hoạt động thu mua tăng 5,156 triệu đồng hay tăng 17.07% so với 2017. Đến năm 2019 hoạt động thu mua tiếp tục tăng 10,536 triệu đồng hay 29.79% so với năm 2018. Hoạt động thu mua của công ty có xu hướng tăng nguyên nhân do lượng sản phẩm cần để sản xuất tăng lên đồng nghĩa với việc lượng nguyên liệu, tá dược cần nhập vào để tham gia vào quá trình sản xuất cũng sẽ tăng.
- Các nguyên liệu, tá dược, … công ty sẽ thực hiện hoạt động thu mua sẽ có đặc điểm mua hàng với số lượng nhỏ vừa đủ để sản xuất hay vừa đủ để nghiên cứu, có nhiều nhà cung ứng cung cấp và nguyên liệu khó để sử dụng lâu.
2.3.8. Nhà cungứng cung cấp nguyên vật liệu của công ty sinh dược phẩm Hera
- Đối với công ty yếu tố quan trọng nhất khi nhập nguyên liệu đầu vào cho sản xuất dược phẩm đó là chất lượng và yếu tố quyết định thứ 2 là giá. Mọi hoạt động thu hàng đầu tiên nhà cung ứng phải gửi bảng kiểm chứng COA, sau khi bộ phận R&D của công ty duyệt thì mới gửi email cho nhà cung ứng nhờ báo giá. Tổng các nhà cung ứng cung cấp nguyên liệu cho sản xuất là khoảng 150 nhà cung cấp cả trong và ngoài nước.
Đối với các thiết bị cung cấp thiết yếu phục vụ cho hoạt động hàng ngày thì được mua trong nước.
Đối với các nguyên vật liệu: bao bì, vỏ nang hay các tá dược đơn giản thì được mua từ các nhà sản xuất trong nước hoặc các doanh nghiệp nhập nguyên liệu từ nước ngoài về để kinh doanh bán lại cho các công ty mua về để sản xuất. Nhưng công ty chỉ nhập trong nước tầm 20% nguyên liệu đầu vào.
Đối với thiết bị máy móc hiện đại và các nguyên liệu, dược chất, dược liệu,… 80% được nhập chủ yếu từ 3 nước Trung Quốc, Ấn Độ, Ý, và các nước châu âu như: Mỹ, Đức, Pháp,…
2.3.9. Nghiên cứu cho hoạt động tạo nguồn và thu mua nguồn hàng của công ty Hera
Nghiên cứu nhu cầu trong nước
Với mức tiêu thụ thuốc bình quân đầu người như trên thì nhu cầu tiêu thụ vẫn không cao, điều này xuất phát từ nhiều lí do, song điều quan trọng nhất là do thu nhập bình quân đầu người còn thấp, họ phải chi dùng cho những mặt hàng thiết yếu. Do đó công tác nghiên cứu nhu cầu càng khó khăn hơn, phải biết được người dân đang cần loại thuốc gì? Số lượng là bao nhiêu? giá cả ra sao?. Điều này còn có ý nghĩa quan trọng trong việc dự báo nhu cầu trong thời gian rất lớn, muốn hiệu quả cao cần thiết phải căn cứ vào giá cả, quy cách, chủng loại, kích cỡ, thị hiếu, tập quán người tiêu dùng và dựa vào đặc thù của của nguyên liệu và thành phẩm tân dược nhập khẩu từ nước ngoài và tại công ty.
Công ty thuộc chi nhánh của 2 công ty phân phối sản phẩm ra thị trường nên có đội ngũ cán bộ công nhân viên giàu kinh nghiệm có chuyên môn về ngành dược. Mặc khác, đang làm tốt về công tác thị trường. Thường xuyên xuống từng bệnh viện, khu điều dưỡng thuộc nhiều tỉnh thành khác nhau, vừa giới thiệu và bán sản phẩm công ty, đồng thời tìm kiếm thông tin phản hồi, thu nhận và kí kết các đơn đặt hàng, các hợp đồng, tìm hiểu về khách hàng và làm thế nào để đem lại sự hài lòng nhất đối với khách hàng của công ty. Với nhu cầu trong nước hiện tại thì người dân Việt Nam mặc dù có nhu cầu sử dụng thuốc chất lượng cao, nhưng loại thuốc có giá thành cao không phù hợp với sức mua nên phần lớn thuốc nội vẫn thịnh hành nhất, nghiên cứu nhu cầu đôi khi phù hợp rất lớn đến tình hình biến động chung của thị trường trong nước.
Từ đó thấy được mức cung cầu về thuốc để đưa ra kế hoạch biện pháp thực hiện nhằm thoả mãn nhu cầu thị trường cũng như nhu cầu khách hàng trong những năm gần đây. Bên cạnh việc tăng mức sống thì nhu cầu về thuốc cũng như nhu cầu khách hàng trong những năm gần đây, bên cạnh việc tăng cao cùng với việc khuyến khích các mặt hàng thuộc danh mục hàng hoá được nhà nước trợ cấp nhằm phục vụ sức khoẻ cho nhân dân. Tuy nhiên cùng với các đối thủ cạnh tranh thì dung lượng mặt hàng tăng lên đáng kể mà nhu cầu dùng thuốc của nhân dân lại tăng chậm nên công ty đã không ngừng tìm kiếm bạn hàng mới, giữ uy tín với với bạn hàng cũ. Trong điều kiện cạnh
tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường thì đây là một công việc rất khó khăn bởi nhu cầu của khách hàng luôn biến đổi cùng với nhiều thông số kém ổn định khách hàng khác làm cho công tác dự báo nhu cầu vốn đã khó khăn lại càng khó khăn hơn.
Nghiên cứu giá trong nước
Dù là thuốc nhập khẩu hay là thuốc công ty tự sản xuất thì khi bán trên thị trường nội địa sẽ rất cần quan tâm đến yếu tố giá, nó luôn luôn là một trong những vấn đề quan tâm hàng đầu. Cạnh tranh càng khốc liệt thì càng có lợi cho người tiêu dùng, họ sẽ lựa chọn sản phẩm thuốc thay thế ngay nếu sản phẩm cùng loại bán với giá đắt. Đặc biệt Công ty dược liệu sinh dược phẩm Hera đa số bán buôn với số lượng lớn, những người mua buôn họ sẽ bán lại do đó để có sự chênh lệch giữa giá bán và giá mua buộc họ phải tìm đến những nhà cung cấp có giá rẻ hơn. Công ty cần phải biết được mặt hàng thuốc mà công ty sản xuất được thị trường chấp nhận với giá bao nhiêu để vừa đảm bảo được mục tiêu chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân vừa đảm bảo được mục tiêu lợi nhuận, để công ty tồn tại và phát triển. Đồng thời cần xem xét với cùng chủng loại thuốc các đối thủ cạnh tranh sẽ bán với mức giá là bao nhiêu?
Ngày nay dưới sự phát triển không ngừng của khoa học kĩ thuật và sự tiến bộ của ngành y dược, đã có rất nhiều loại thuốc chăm sóc khách hàng khác nhau ra đời có thể khống chế chữa khỏi nhiều bệnh nan y mà chỉ mấy năm trước đây thôi y dược học chưa làm được. Thuốc lại là mặt hàng tham gia nhiều trong các chương trình nhân đạo lớn, bên cạnh đó khách hàng trong nước của công ty rất khác nhau, có thể là các bệnh viện, các trung tâm y tế,… Công ty sinh dược phẩm Hera đã xem xét về khả năng tài chính, đặc điểm tiêu dùng của khách hàng để công ty tuỳ theo từng khách hàng cụ thể mà có những biện pháp kế hoạch cụ thể nhằm đáp ứng yêu cầu của họ với mức giá được chấp nhận rộng rãi trên thị trường nội địa.
Nghiên cứu những nhân tố ảnh hưởng đến nhu cầu và giá của thị trường
Trên thực tế quan hệ cung cầu không đơn thuần chỉ quyết định bởi khách hàng, khả năng cung ứng của các nhà cung cấp và nhu cầu tiêu dùng của người dân. Hơn thế nữa, cung cầu luôn luôn biến đổi bởi nó chịu tác động rất lớn của tiến bộ khoa học kĩ thuật và công nghiệp, các chính sách của nhà nước nói chung, của Bộ y tế và Tổng
công ty Dược Việt Nam nói riêng. Ngoài ra còn có sự ảnh hưởng của thời tiết, yếu tố này có thể làm bệnh tật gia tăng hoặc giảm bớt. Sự đói nghèo, thiếu nước sạch có thể gây ra một số bệnh như dịch tả, suy dinh dưỡng … Ngoài những nhân tố trực tiếp còn có nhân tố gián tiếp như sự vận động của tư bản, thay đổi về chính trị, khủng hoảng, lạm phát của nền kinh tế. Với từng nhân tố Công ty sinh dược phẩm Hera đã và đang xây dựng mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố để có chiến lược kinh doanh.
Nghiên cứu về đối thủ cạnh tranh.
Cạnh tranh là vấn đề không thể tránh khỏi trong nền kinh tế mở vận hành theo cơ chế thị trường, khi ngành y dược đang trong thời kì tăng trưởng và phát triển đã có rất nhiều doanh nghiệp cả nhà nước lẫn tư nhân được Bộ Y tế cấp phép tham gia kinh doanh nói chung và kinh doanh nhập khẩu nói riêng, điều này làm cho cạnh tranh gia tăng và càng trở nên khốc liệt hơn.
Công ty sinh dược phẩm Hera đã không ngừng thúc đẩy các hoạt động nghiên cứu đối thủ nhằm tìm kiếm các thông tin, như đối thủ cạnh tranh hiện đang cung ứng