Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty
Nguồn: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ AK Việt Nam
“ Việc hiểu rõ chức năng của các bộ phận có vai trò quan trọng trong công việc của một nhân viên, giúp thực hiện các kế hoạch qua việc phối hợp với các nguồn lực khác nhau để đạt hiệu quả cao nhất, tận dụng được tối đa nguồn nhân lực sẵn có. Vai trò chính của từng bộ phận được tóm tắt như sau:”
Giám đốc điều hành
Giám đốc điều hành (hiện do bà Phạm Thị Huyền Trang nắm giữ) chịu trách nhiệm
hoạt động kinh doanh của AK Việt Nam có quyền quyết định tất cả các vấn đề của công ty.
Bộ phận nhân sự
“Tổ chức tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu của các Quản lý trong công ty.”
“Tổng kết giờ làm của toàn thể nhân viên của công ty trong tháng và đưa lên Ban giám đốc phê duyệt. Dựa vào bảng chấm công của nhân viên, Phòng nhân sự sẽ chi lương và các hạng mức tiền thưởng.”
“Tìm hiểu các văn bản, công văn pháp luật của nhà nước về vấn đề nhân sự cũng như lĩnh vực kinh doanh để công ty luôn chấp hành tốt mọi quy định được ban hành ra.”
Ngoài ra với quy mô hiện tại, Bộ phận Nhân sự còn chịu trách nhiệm quản lý về cơ sở vật chất tại doanh nghiệp.
Bộ phận kế toán
Đây là bộ phận sẽ nắm giữ hoạt động tài chính của công ty thực hiện yêu cầu đưa ra hóa đơn đỏ của khách hàng.
“Tổng hợp, theo dõi các nguồn vốn và các khoản đầu tư tài chính của công ty”
“Phân tích, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và đề xuất các giải pháp tài chính cho hoạt động kinh doanh của công ty”
“Hoàn thành các công tác thuế và nghĩa vụ với nhà nước”
“Thực hiện sự kiểm tra, thanh tra, kiểm toán theo yêu cầu của các cơ quan quản lý Nhà nước”
“ Bên cạnh đó, Bộ phận Kế toán sẽ có trách nhiệm hỗ trợ các phòng ban khác trong việc xác định ngân sách trong các kế hoạch cũng như xem xét, đánh giá các mức chi phí phù hợp với tình hình phát triển của doanh nghiệp.”
Bộ phận chăm sóc khách hàng
“ Đây là bộ phận chịu trách nhiệm việc cập nhật thông tin khách hàng Hội viên cả mới và cũ lên hệ thống máy tính với phần mềm cài sẵn như thông tin cá nhân tên tuổi, địa chỉ, ngày sinh, phí đã trả, loại hợp đồng,…
30
Hỗ trợ bộ phận Marketing thực hiện các chương trình, sự kiện nội bộ (Internal Marketing) dành cho các Hội viên để duy trì và nâng cao giá trị cảm nhận mà trung tâm mang đến cho các quý Hội viên và tạo tình cảm gắn bó giữa hai bên với nhau.”
Bộ phận Marketing
Bao gồm nhân viên Thiết kế và nhân viên Marketing.
“Thực hiện các hoạt động xây dựng thương hiệu và quản lý hình ảnh thương hiệu bên trong (Internal marketing) và bên ngoài (External Marketing)”
“Hoạt động Internal Marketing, người Marketing có trách nhiệm phải sắp đặt các hoạt động thể dục và tổ chức chương trình cho các sự kiện đặc biệt”
“Khi có những đợi Khuyến mãi Sale Promotion, chiến dịch thúc đẩy bán hàng hoặc vào những ngày lễ như Halloween, Lễ Tình Nhân, hoặc Giáng Sinh, Tết… nhằm thu hút Hội viên hiện tại tham gia tại trung tâm.”
“Hoạt động External Marketing, người Marketing có nhiệm vụ sẽ phát triển thương hiệu của trung tâm thông qua quảng cáo trên các truyền thống như báo chí, tạp chí, tivi; hay trên các kênh điện tử như mạng xã hội, diễn đàn, báo điện tử… Liên lạc với những người nổi tiếng để thực hiện những buổi ghi, hoặc chụp hình để nâng cao hình ảnh của công ty. Bên cạnh đó, phải tạo mối quan hệ với những tổ chức khách hàng như ngân hàng, trung tâm mua sắm, giải trí, Spa, thẩm mỹ, … những doanh nghiệp có cùng đối tượng khách hàng mục tiêu AK Việt Nam đang nhắm tới, để tìm kiếm nguồn khách hàng cho công ty.”
“Phối hợp với tất cả các bộ phận, tận dụng tối đa nguồn nhân lực tại doanh nghiệp nhằm thực hiện các chương trình một cách hiệu quả nhất.”
Bộ phận kinh doanh
“ Thông qua công việc của bộ phận Marketing, nguồn thông tin khách hàng sẽ được gửi đến bộ phận Sales. Tại đây, mỗi nhân viên Sales có nhiệm vụ liên hệ với khách hàng thông qua điện thoại để mời họ đến tham quan tại trung tâm. Họ là những người khách tiềm năng để trở thành hội viên của trung tâm. Và sự gặp gỡ trực tiếp giữa nhân viên Sales và khách hàng cũng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng trao đổi cũng như tiện lợi trong việc thêm thu thập thông tin về bạn bè, hay người thân của
những người. Điều đó sẽ giúp cho càng có nhiều người có thể trở thành hội viên hơn.”
“ Sau khi đăng ký thông tin tại quầy lễ tân, các nhân viên tư vấn bán hàng sẽ hướng dẫn khách hàng tham quan trung tâm, giới thiệu các loại hình tập luyện hiện có tại trung tâm như tập thể hình, tập yoga, tập với huấn luyện viên riêng, hay tập các lớp tập luyện nhóm. Tiếp theo, dựa vào những thông tin khách hàng cung cấp về nhu cầu và khả năng tài chính, nhân viên tư vấn sẽ giới thiệu các gói và các mức giá đến khách hàng. Sau cùng, khi khách hàng đồng ý trở thành hội viên thì họ sẽ được hướng dẫn làm thủ tục hợp đồng và chính thức là hội viên và được sử dụng toàn bộ dịch vụ tại trung tâm.”
Bộ phận Huấn luyện viên (PT)
“ Đây là bộ phận gồm những Huấn luyện viên có vai trò hướng dẫn cách sử dụng máy móc và các bước luyện tập căn bản trong phần định hướng dành cho Hội viên mới.”
“ Ngoài những khách hàng đến với AK Việt Nam với mục tiêu tìm kiếm Huấn luyện viên cho riêng mình thì Bộ phận Huấn luyện viên cũng phải tự tìm kiếm nguồn khách từ những Hội viên hiện tại với sự hỗ trợ của Bộ phận Sales.”
Bộ phận giáo viên bộ môn
Đây là bộ phận gồm những người hướng dẫn các lớp tập tại trung tâm. Bộ phận này có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các nhân sự đứng lớp hướng dẫn và sắp xếp lịch tập cho trung tâm.