7. Kết cấu của luận văn
1.3. Các yêu cầu đối với đánh giá thực hiện công việc trong doanh nghiệp
Để có một hệ thống đánh giá tốt, khi xây dựng hệ thống đánh giá cần tuân thủ các yêu cầu sau:
Một là, hệ thống đánh giá phải đảm bảo hướng tới việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức và phù hợp với mục tiêu của quản lý, phục vụ quản lý.
Điều này đòi hỏi khi thiết kế hệ thống đánh giá phải bám sát vào mục tiêu, sứ mạng chiến lược của tổ chức, đưa ra các tiêu chuẩn đánh giá cho từng chức danh. Cụ thể hơn, hệ thống đánh giá này phải phù hợp với mục tiêu quản lý, là công cụ của quản lý. Các tiêu chí đánh giá phải liên quan trực tiếp đến các yếu tố chủ yếu của công việc đã được xác định thông qua phân tích công việc.
Hai là, hệ thống đánh giá phải đảm bảo phân biệt được mức độ hoàn thành công việc của các cá nhân khác nhau.
Có nghĩa là, hệ thống đánh giá phải cho phép xác định ai thực hiện công việc tốt, ai chưa tốt, tránh tình trạng khi đánh giá không phân biệt được ai hơn, ai kém. Đây là một vấn đề có tính nhạy cảm khá cao do cái tôi của người lao động khá lớn. Điều này đòi hỏi các chỉ tiêu đánh giá phải được lượng hóa khá chi tiết, với những dấu hiệu phục vụ đánh giá rõ ràng, ai cũng thừa nhận.
Ba là, hệ thống đánh giá phải đảm bảo độ tin cậy, thể hiện sự nhất quán trong đánh giá.
Tính tin cậy của hệ thống đánh giá được thể hiện ở chỗ hệ thống đánh giá phải được thiết kế sao cho tránh được sự chi phối của tình cảm, định kiến của đánh giá đến kết quả đánh giá. Có nghĩa là, với các đánh giá khác nhau, kết quả đánh giá về cơ bản sẽ như nhau. Trong trường hợp ngược lại, hệ thống đánh giá có thể làm mất lòng tin của người lao động, có thể gây nên sự căng thẳng trong đánh giá, nhất là sự căng thẳng của đồng nghiệp và người quản lý đối với người lao động đó.
Bốn là, hệ thống đánh giá phải được chấp nhận và ủng hộ của người lao động.
Một hệ thống đánh giá sẽ có hiệu quả khi nó nhận được sự ủng hộ của đa số người lao động. Khi có sự ủng hộ này, người lao động sẽ có sự cố gắng phấn đấu trong trạng thái tâm lý thoải mái nhằm đạt được các tiêu chuẩn đánh giá, qua đó hiệu quả công việc sẽ cao hơn. Ngoài ra, sự ủng hộ của người lao động có thể sẽ tạo ra được bầu không khí tâm lý tốt đẹp trong tập thể lao động một trong những nhân tố quan trọng nhằm đạt được năng suất và chất lượng lao động cao.
Để có sự ủng hộ này, khi xây dựng hệ thống đánh giá cần có sự tham gia của người lao động cũng như những đại diện của họ (công đoàn).
Năm là, hệ thống đánh giá phải đảm bảo tính thực tiễn.
Có nghĩa là, hệ thống đánh giá phải không được tách rời khỏi thực tế thực hiện công việc, không nên đưa ra các tiêu chuẩn quá cao hoặc quá rắc rối, làm cho người lao động và nhà quản lý khó hiểu khi nghiên cứu các tiêu chí. Các phương tiện đánh giá cũng nên đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lao động và nhà quản lý.
1.4. Các nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến đánh giá thực hiện công việc trong doanh nghiệp.
1.4.1. Phân tích công việc.
Phân tích công việc là thu thập các thông tin về công việc một cách hệ thống nhằm xác định rõ các nhiệm vụ, các trách nhiệm thuộc phạm vi công việc và những yêu cầu về nghiệp vụ, kỹ năng cần thiết cùng các điều kiện để thực hiện có hiệu quả các công việc trong một tổ chức. Sản phẩm cuối cùng của phân tích công việc là ba tài liệu: bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Bản mô tả công việc là một tài liệu liệt kê những thông tin liên quan đến các công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc trong tổ chức. Xuất phát từ bản mô tả công việc, bộ phận chuyên trách quản trị nhân lực sẽ xây dựng các tiêu chuẩn để đánh giá kết quả thực hiện công việc cụ thể của từng chức danh công việc mà người lao động đảm nhiệm.
Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc là bản trình bày các điều kiện, tiêu chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được mà một người cần phải có để hoàn thành một công việc nhất định nào đó.
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là văn bản quy định các chỉ tiêu hay tiêu chí về số lượng, chất lượng và thời hạn của việc hoàn thành các nhiệm vụ đã được quy định trong bản mô tả công việc. Trên cơ sở các tiêu chí, các thước đo tiêu chuẩn đã lượng hóa người ta đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động.
Đánh giá thực hiện công việc có hiệu quả hay không, phụ thuộc vào việc các tiêu chuẩn đánh giá được xây dựng có phù hợp với thực tế hoàn thành công việc của người lao động hay không. Do vậy, phân tích công việc cần phải được thực hiện một cách cụ thể, hoàn chỉnh và chính xác để đảm bảo sản phẩm cuối cùng là 3 bản tài liệu, thực sự là những công cụ quan trọng và hữu ích để sử dụng cho hoạt động giá thực hiện công việc, cũng như các hoạt động khác của quản trị nhân lực trong tổ chức đạt được hiệu quả tối ưu.