Hiện nay, mơ hình tổ chức đối với hoạt động kinh doanh vốn mà hầu hết NHTM Việt nam áp dụng được chia ra thành 03 bộ phận bao gồm: Bộ phận kinh doanh (Front Offices), bộ phận nghiên cứu & kiểm soát rủi ro (Middle offices) và bộ phận xử lý giao dịch (Back office). Sự phân tách trách nhiệm độc lập giữa ba bộ phận này nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro cho ngân hàng.
23
+ Bộ phận hoạt động phục vụ cho thanh khoản toàn hệ thống: Bộ phận này chịu trách nhiệm thực hiện các giao dịch nhằm hỗ trợ việc quản lý thanh khoản hàng ngày hoặc phục vụ thanh khoản trung-dài hạn của hệ thống nhằm đảm bảo khả năng chi trả và giảm thiểu rủi ro thanh khoản của ngân hàng. Hoạt động này khơng mang tính chất tự doanh, đầu cơ hay môi giới.
+ Bộ phận kinh doanh (Trading): Bộ phận hoạt động kinh doanh dùng vốn của ngân hàng để kinh doanh bằng cách áp dụng các chiến thuật đầu tư khác nhau để nắm giữ các trạng thái đầu tư căn cứ vào các phán đoán về thị trường. Hoạt động kinh doanh áp dụng cho tất cả các loại sản phẩm tài chính bao gồm cả trái phiếu niêm yết, trái phiếu không niêm yết.
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh vốn tại Các NHTM Việt Nam
Đối với bộ phận nghiên cứu & kiểm soát rủi ro (Middle offices), ngân hàng thường chia ra làm 2 bộ phận chuyên biệt:
+ Bộ phận kiểm soát rủi ro là bộ phận có trách nhiệm kiểm sốt giám sát hoạt động của các giao dịch viên tại front offices. Các NHTM thường quy định rất khắt khe về quy trình thực hiện giao dịch, về những hạn mức mà giao dịch viên được phép đầu tư kinh doanh. Bộ phận kiểm sốt rủi ro hình thành với mục tiêu đảm bảo tất cả những quy định đó được tuân thủ một cách
nghiêm túc. Bộ phận này thường xuyên cập nhật trạng thái đầu tư kinh doanh của từng nghiệp vụ kinh doanh vốn, từng loại rủi ro cho từng cán bộ thuộc bộ phận kinh doanh. Trường hợp có bất cứ một sự vi phạm nào, bộ phận kiểm soát rủi ro phải phát hiện ra và đưa ra những hình thức ngăn chặn hoặc xử lý thích hợp. Về cơ cấu tổ chức, bộ phận kiểm sốt rủi ro cũng có thể chia thành các nhóm quản trị rủi ro khác nhau như: rủi ro tín dụng, rủi ro thị trường và rủi ro hoạt động.
+ Bộ phận nghiên cứu là bộ phận nghiên cứu và phân tích về những yếu tố tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kinh doanh vốn, nhằm giúp bộ phận kinh doanh có thể ra được quyết định mua bán của mình một cách linh hoạt kịp thời. Các sản phẩm nghiên cứu của bộ phận này rất đa dạng, bao gồm các báo cáo nghiên cứu chung như kinh tế vĩ mô, nghiên cứu ngành, nghiên cứu chiến thuật đầu tư và nghiên cứu sản phẩm v.v.
- Đối với bộ phận xử lý giao dịch (Back office): là bộ phận xử lý giao dịch có nhiệm vụ xử lý các giao dịch kinh doanh vốn. Về cơ bản, các cán bộ xử lý giao dịch đòi hỏi các hiểu biết về sản phẩm, nghiệp vụ kinh doanh vốn cũng như chi tiết các thủ tục hoạt động như quy trình luân chuyển chứng từ, hạch tốn, xác nhận và thanh tốn. Bộ phận này có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh và lưu trữ toàn bộ nghiệp vụ kinh doanh từ khi phát sinh, quá trình phát triển, kết thúc và tồn tại. Đồng thời bộ phận này cũng phục vụ cho các nhân viên ở bộ phận kinh doanh về số liệu, chứng từ, hồ sơ của những nghiệp vụ có liên quan. Số liệu này cịn giúp cho cán bộ kế hoạch kiểm tra và giám đốc ngân hàng theo dõi kết quả kinh doanh, nhận định tình hình và đề ra những chủ trương thích hợp về phương hướng hoạt động của ngân hàng, phát triển sản phẩm này, thu hẹp sản phẩm khác, quan hệ với các ngân hàng đối tác, quan hệ với ngân hàng trung ương. Sự phối hợp giữa các bộ phận này phải nhịp nhàng và thống nhất. Khi những giao dịch phát sinh tại bộ phận front
25
office thì ngay lập tức bộ phận kiểm sốt phải được cập nhật và nắm bắt để có thể kiểm định những hạn mức và đánh giá các mức độ rủi ro phát sinh. Bộ phận back office cũng cần phải làm hợp đồng và nhận hợp đồng giao dịch kịp thời, đảm bảo việc hạch toán chuyển tiền theo đúng quy định.
Về công nghệ: Các NHTM tại Việt Nam như BIDV, VietinBank, VCB, MSB, MBB, TPB, TechCom,... áp dụng các công nghệ hiện đại như sử dụng các hệ thống công nghệ thông tin hiện đại như Bloomberg, Reuters để cập nhật thông tin và thực hiện giao dịch với đối tác, đồng thời sử dụng các phần mềm hiện đại giúp hoạt động kinh doanh nguồn vốn được chuyển tự động qua các bộ phận giao dịch trực tiếp (front office), kiểm soát rủi ro (middle office) và thanh quyết toán (back office), đồng thời tự động hóa các quy trình làm việc và thanh tốn vốn nhờ đó mà giảm thiểu rủi ro hoạt động một cách đáng kể. Dữ liệu đầu vào từ front office được chuyển qua back office trong thời gian thực, được xác thực, đối chiếu, và xỷ lý. Các giao dịch được kiểm tra tự động bằng quy tắc được định trước. Nhiều loại tài sản được định giá nhanh chóng dựa trên giá trị hiện hành của thị trường. Như vậy, hệ thống công nghệ giúp NHTM chỉ sử dụng 1 cơ sở dữ liệu thống nhất làm tăng tính chính xác và mức độ tin cậy của quá trình định giá để các bộ phận front-office, middle- office, và back-office đều sử dụng các số liệu đánh giá giống nhau mà không mất nhiều thời gian và công sức.
về quản trị rủi ro: Nhằm nâng cao quản trị rủi ro trong lĩnh vực đầu tư kinh doanh trái phiếu, các NHTM Việt Nam thường xuyên thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ đủ mạnh để hạn chế các rủi ro có thể phát sinh. Việc thiếp lập một hệ thống kiểm soát rủi ro như vậy được thể hiện trên một số nội dung cơ bản sau: Lập ra các hạn mức phù hợp cho từng loại rủi ro, từng dòng sản phẩm, từng sản phẩm, từng bộ phận kinh doanh và từng cán bộ giao dịch.
Các hạn mức bao gồm: Hạn mức giao dịch với đối tác hoặc nhà phát hành trái phiếu; Hạn mức ngắt lỗ (stop loss); Hạn mức đầu tư (Hạn mức trạng thái).