Hiện tại, hệ thống truy xuất dữ liệu của BIDV (phần mềm BDS và hệ thống dữ liệu gốc) chỉ mới cung cấp được cho các cán bộ thông tin về TSBĐ tại chi nhánh mình quản lý, giá trị lần định giá gần nhất và một số đặc điểm chính của TSBĐ (như địa chỉ, diện tích, số hiệu biển kiểm soát xe, năm sản xuất, xuất xứ.), điều này dẫn đến tình trạng cán bộ bị thiếu hụt về nguồn dữ liệu so sánh đáng tin cậy, sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động bảo đảm tiền vay.
Trong điều kiện chưa thể đồng bộ hóa dữ liệu toàn hệ thống BIDV, Chi nhánh Sở Giao Dịch 1 cần xây dựng tại chi nhánh một hệ thống dữ liệu, thông tin tập trung, trực tuyến, bao gồm:
(i) Hồ sơ sao lưu về TSBĐ của các lần thẩm định giá (dưới dạng ảnh chụp hoặc tệp
dữ liệu định dạng .pdfz.doc.) bao gồm: Báo cáo thẩm định giá trị tài sản; Biên bản định giá tài sản; Hợp đồng cầm cố/thế chấp; Hồ sơ tài sản (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất,
quyền sở hữu tài sản, hợp đồng mua bán, đăng ký xe ô tô.); Giấy chứng nhận đã đăng ký giao dịch bảo đảm; Hồ sơ pháp lý của chủ sở hữu.
Hệ thống dữ liệu về hồ sơ TSBĐ này cần được phân quyền truy cập cho các cán bộ/lãnh đạo tham gia vào hoạt động bảo đảm tiền vay và được đặt tên, sắp xếp khoa học để
thuận tiện cho việc tra cứu. Có thể sắp xếp cơ sở dữ liệu theo danh mục TSBĐ, theo địa bàn của TSBĐ, theo chủ sở hữu TSBĐ hoặc theo cán bộ định giá TSBĐ.
78
hướng thị trường của các loại TSBĐ, bao gồm: Quy định về giá các loại đất trên địa
bàn các thành phố/tỉnh;Quy định về suất vốn đầu tư xây dựng công trình; Thống nhất
các nguồn lấy thông tin giá giao dịch của các loại TSBĐ; Các báo cáo đánh giá, phân
tích, cập nhật xu hướng, thị trường giao dịch của các loại TSBĐ thường gặp như: bất
động sản, xe ô tô...
(iii) Các thông tin lưu trữ về biện pháp bảo đảm và TSBĐ của các khách hàng đã được tra cứu từ Trung tâm thông tin tín dụng Quốc gia Việt Nam (CIC) và Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm - Bộ Tư pháp.
(iv) Các văn bản pháp lý liên quan và các văn bản, quy định nội bộ hiện đang còn hiệu lực về hoạt động bảo đảm tiền vay.
Để xây dựng và hoàn thiện được hệ thống thông tin về TSBĐ và khách hàng, tại BIDV SGD1 nên thành lập một bộ phận/tổ để thu thập, tổng hợp, phân loại và xử lý thông tin về TSBĐ và nền tảng khách hàng. Bộ phận này có thể là bộ phận định giá độc lập (như đã trình bày tại mục 3.2.2), hoặc được hình thành từ nguồn cán bộ kiêm nhiệm của bộ phận QLKH, QLRR, cán bộ thuộc tổ pháp chế và cán bộ hỗ trợ điện toán. Các thành viên của tổ cần được tập huấn, đào tạo về các phương pháp thu thập, khai thác thông tin từ nhiều nguồn, và phải thường xuyên theo dõi bám sát diễn biến thị trường nhằm tạo ra một hệ thống dữ liệu thông tin phong phú.
Đối với các TSBĐ không gần địa bàn hoạt động của mình, Chi nhánh Sở Giao Dịch
1 cần chủ động phối hợp chặt chẽ với các chi nhánh BIDV có trụ sở gần với vị trí của TSBĐ để phối hợp chia sẻ thông tin trong quá trình thẩm định giá và quản lý.