2.2.4.1. Kiểm tra tính tuân thủ quy trình, quy chế
❖Nội dung kiểm tra
Tại Agribank nơi cho vay :
a) Kiểm tra sử dụng vốn vay
Việc sử dụng vốn vay theo mục đích đã ghi trong HĐTD và giấy nhận nợ như chứng từ chuyển tiền, tài liệu cung cấp hàng hóa, dịch vụ, phiếu nhập kho, thực tế kho hàng.
b) Kiểm tra tình hình hoạt động kinh doanh, TSBĐ. Thực hiện kiểm tra một số hoặc toàn bộ các nội dung sau:
(i) Biện pháp tổ chức triển khai và tiến độ thực hiện dự án, phương án; đánh giá
phương án sử dụng vốn và khả năng trả nợ của khách hàng vay vốn; (ii) Dư nợ vay, số lãi phải trả đến ngày kiểm tra;
(iii) Hiện trạng, tình hình biến động, thay đổi TSBĐ (số lượng, giá trị...); (iv) Tình hình tài chính; đánh giá tiến độ và khả năng trả nợ;
(v) Thu thập thông tin, thực hiện chấm điểm xếp hạng khách hàng theo quy định
của Agribank;
(vi) Xác định mức độ thiệt hại đối với phương án sử dụng vốn của khách hàng khi xảy ra rủi ro;
(vii) Các nội dung khác (nếu có).
Tại Agribank nơi phê duyệt vượt thẩm quyền
a) Đánh giá tình hình chấp hành các nội dung cho vay theo văn bản phê duyệt cho vay của cấp có thẩm quyền;
b) Kiểm tra chọn mẫu việc giải ngân, sử dụng vốn vay theo mục đích vay vốn đã ghi trong HĐTD;
c) Đánh giá tình hình thực hiện phương án, dự án kinh doanh; đánh giá tình hình
tài chính của khách hàng;
d) Kết quả chấm điểm, xếp hạng khách hàng trên HTXH; đ) Các nội dung khác (nếu có).
❖Nội dung giám sát
Tại Agribank nơi cho vay
a) Giám sát tình hình sử dụng vốn vay, tình hình trả nợ, việc thực hiện các điều
kiện cho vay và thỏa thuận tại HĐTD.
b) Giám sát tình hình hoạt động kinh doanh (doanh thu, lợi nhuận), tình hình tài
chính và khả năng trả nợ Ngân hàng.
c) Theo dõi chấm điểm, xếp hạng khách hàng trên hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ của Agribank và diễn biến trạng thái khoản vay theo nhóm nợ.
Tại Agribank nơi phê duyệt vượt thẩm quyền
a) Giám sát trước khi cho vay: Người giám sát khoản vay thực hiện giám sát việc tuân thủ các điều kiện được ghi trong thông báo phê duyệt vượt thẩm quyền trước khi đăng ký thông tin tín dụng vào hệ thống IPCAS.
b) Giám sát trong khi cấp tín dụng: Theo dõi diễn biến, tình trạng khoản vay;
kết quả chấm điểm, xếp hạng khách hàng trên hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ. c) Giám sát tình hình hoạt động kinh doanh, việc trả nợ của khách hàng.
d) Các nội dung khác liên quan đến sử dụng tiền vay, khả năng trả nợ của khách hàng.
2.2.4.2. Kiểm tra tính tuân thủ về thời gian kiểm tra Tại Agribank nơi cho vay
a) Kiểm tra sử dụng vốn vay phải thực hiện chậm nhất trong vòng 30 (ba mươi)
ngày kể từ ngày giải ngân.
b) Kiểm tra tình hình hoạt động kinh doanh, TSBĐ của khách hàng thực hiện trong vòng 06 (sáu) tháng 01 (một) lần kể từ ngày kiểm tra gần nhất.
Tại Agribank nơi phê duyệt vượt thẩm quyền
a) Tối thiểu sau 03 (ba) tháng đối với cho vay ngắn hạn, 06 (sáu) tháng đối với
cho vay trung dài hạn kể từ ngày giải ngân đầu tiên.
b) Kiểm tra 6 tháng ít nhất 01 lần đối với khách hàng có dư nợ từ 200 tỷ đồng trở lên, 12 (mười hai) tháng ít nhất 01 (một) lần đối với khách hàng khác.
c) Trường hợp cần thiết khác do Người phê duyệt cho vay quyết định.
2.2.4.3. Kiểm tra sử dụng vốn vay
❖Kiểm tra việc sử dụng vốn vay đúng mục đích
Tài liệu cần thu thập để chứng minh mục đích sử dụng tiền vay của khách hàng trong quá trình kiểm tra bao gồm:
- Hoá đơn, trường hợp khách hàng cung cấp hóa đơn điện tử phải kèm theo bản cam kết của khách hàng về việc không sử dụng hóa đơn này để vay vốn tại các TCTD khác.
- Phiếu thu, phiếu chi,
- Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thẻ kho,
- Sổ chi tiết phát sinh hàng tồn kho, phát sinh tài khoản phải thu, phải trả khách
hàng
- Bảng kê khai nộp thuế,
- Bộ chứng từ thanh toán quốc tế, tờ khai hải quan, - Biên bản đối chiếu công nợ,
- Biên bản giao nhận hàng hóa ,
- Trường hợp giải ngân bằng tiền mặt hoặc thông qua tài khoản thanh toán của khách hàng vay (theo quy định tại Thông tư 21/2017/TT-NHNN ngày 29/12/2017):
Ngoài giấy lĩnh tiền mặt, CBKT cần yêu cầu cung cấp thêm các hồ sơ sau để chứng minh vốn vay sử dụng đúng mục đích:
+ Trích lục sổ quỹ tiền mặt
+ Phiếu chi được ký bởi đại diện khách hàng và bên bán hàng, tối thiểu phải có các nội dung sau: Bên mua hàng (họ tên người đại diện, địa chỉ), Bên bán hàng (họ tên người đại diện, địa chỉ, CMND); số lượng hàng, giá trị.phiếu chi phải lập sau ngày
nộp tiền mặt vào quỹ công ty.
- Trường hợp thanh toán tiền lương công nhân viên: Bảng kê chi trả lương cho người lao động do người có thẩm quyền ký duyệt có chữ ký nhận tiền của người lao động (trường hợp chi tiền mặt).
- Các chứng từ khác liên quan đến việc sử dụng vốn vay của khách hàng. Tùy từng đối tượng vay vốn Cán bộ kiểm tra thu thập các tài liệu nêu trên cho phù hợp.
Cách thức kiểm tra hồ sơ
Kiểm tra hồ sơ giải ngân xem có đáp ứng đầy đủ nội dung theo quy định, có đầy
đủ thông tin, thông tin có chính xác, phù hợp với HĐTD trên: Báo cáo đề xuất giải ngân, Giấy nhận nợ, Chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn
Kiểm tra tính hợp lệ chứng từ hóa đơn có liên quan đến khoản cấp tín dụng (nội
dung giải ngân có phù hợp với báo cáo thẩm định và hợp đồng tín dụng không...); việc chấp hành các phương tiện thanh toán trong quá trình giải ngân (theo thông tư số 09/2012/TT - NHNN về việc sử dụng phương tiện thanh toán để giải ngân vốn vay
và hiện nay là Thông tư 21/2017/TT-NHNN ngày 29/12/2017)...
Kiểm tra chứng từ khi giải ngân và các chứng từ cần bổ sung sau khi giải ngân (nếu có). Cần đánh giá về việc sử sụng vốn vay của khách hàng và hồ sơ chứng minh
mục đích sử dụng tiền vay
+ Cho vay để trả nợ người cung cấp nguyên, nhiên, vật liệu..: Kiểm tra xem khoản
nợ này có hạch toán trên sổ phụ các khoản phải trả người bán không? Ngày phát hành
hóa đơn có phù hợp ngày hạch toán sổ phụ không?
+ Cho vay tạm ứng để thực hiện hợp đồng kinh tế: Việc tạm ứng có phù hợp với
các điều khoản trong hợp đồng kinh tế/xây lắp đã ký kết không? Bên nhận tiền tạm ứng
có phải phát hành bảo lãnh hoàn trả tiền tạm ứng không? Đến ngày kiểm tra khách hàng đã bổ sung được hóa đơn chứng từ chứng minh mục đích sử dụng chưa?
+ Xem dòng tiền giải ngân cho vay có được sử dụng vào đúng đích vay vốn hay
không hoặc chuyển tiền lòng vòng rồi quay trở lại trả nợ vay ngân hàng, bằng cách xem
sổ phụ tài khoản tiền gửi của khách hàng có các khoản tiền chuyển về có tương ứng với
số tiền giải ngân cho vay không? Đặc biệt lưu ý đối với các trường hợp doanh
nghiệp chỉ
thực hiện mua, bán hàng với 1 khách hàng, cần phải tiếp tục kiểm tra khách hàng mua/bán
để xác định được dòng tiền giải ngân có đúng mục đích không?
- Đối với cho vay theo dự án đầu tư: kiểm tra thực tế từng lần giải ngân đối tượng
cho vay có phù hợp với đối tượng chi phí thuộc dự án đầu tư hay không? Cần lưu ý việc giải ngân tạm ứng trong hợp đồng thi công (đặc biệt việc tạm ứng giữa các Công
ty có liên quan với nhau) yêu cầu Công ty có liên quan cung cấp các chứng từ chứng minh việc sử dụng vốn tạm ứng để mua nguyên vật liệu phục vụ thi công dự án đó và
nên có bảo lãnh hoàn tạm ứng của TCTD khác.
Một số nội dung cần lưu ý khi kiểm tra hồ sơ giải ngân: Áp dụng lãi suất cho vay không đúng quy định; Báo cáo đề xuất giải ngân không có đầy đủ thông tin hoặc chỉ ghi chung chung; Giấy nhận nợ không dẫn chiếu đầy đủ theo HĐTD và các phụ lục đính kèm; Giấy nhận nợ không ghi ngày rút vốn, ngày đến hạn, không ghi mục đích sử dụng vốn; Giải ngân không lưu các chứng từ thanh toán: UNC, giấy lĩnh tiền mặt... người thụ hưởng trên các UNC không phù hợp với Phương án vay vốn. Các khoản vay trung, dài hạn: không lưu lịch trả nợ đính kèm hồ sơ.
❖ Kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay của khách hàng:
- Kiểm tra thực tế khách hàng đã nhập kho hàng hóa theo đúng chủng loại quy cách, đầy đủ số lượng như đã nêu trong báo cáo đề xuất giải ngân? Việc thực hiện cung
cấp sản phẩm dịch vụ theo đúng các điều khoản tại Hợp đồng kinh tế đã ký? Việc tiêu
thụ hàng hóa/ khả năng tiêu thụ đối với hàng hóa đã mua? - Đối với cho vay trung, dài hạn:
+ Cho vay để xây dựng cơ bản: kiểm tra các hạng mục đã hoàn thành, xác định
giá trị công trình đã hoàn thành đạt tỷ lệ bao nhiêu % so với tổng mức đầu tư? Tiến độ thực hiện dự án so với kế hoạch, khối lượng công trình thi công dở dang và đã nghiệm thu,...
+ Cho vay để mua sắm máy móc thiết bị, vật tư kiểm tra thực tế khách hàng đã nhập kho chưa, số lượng có đúng như đã nêu trong báo cáo đề xuất giải ngân
2.2.4.4. Kiểm tra tình hình hoạt động kinh doanh, TSBĐ của khách hàng
Tài liệu thu thập của khách hàng để phục vụ công tác kiểm tra
Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh quý gần nhất đến ngày kiểm tra;
Chi tiết tài khoản phát sinh công nợ phải thu (TK 131), phải trả (TK331); Chi tiết phát sinh hàng tồn kho (TK 151,152,153,154,155,156) nhập - xuất - tồn;
Báo cáo dư nợ vay các TCTD; xem lại có thể tham khảo thông tin CIC nên không
cần thiết khách hàng phải cung cấp
Thông tin CIC về diễn biến dư nợ và tình trạng phân loại nợ tại các TCTD cập nhật đến thời điểm kiểm tra
Biên bản nghiệm thu;
Báo cáo tiến độ thực hiện dự án đầu tư (đối với cho vay theo dự án đầu tư) (nếu có);
Biên bản định giá lại TSBĐ (nếu có)
Tại Agribank nơi cho vay
(i) Tiến hành đối chiếu số dư nợ vay và số lãi phải trả của khách hàng giữa số liệu của ngân hàng và số liệu theo dõi của khách hàng đến ngày kiểm tra.
(ii) Kiểm tra tình hình tài chính, đánh giá tiến độ và khả năng trả nợ của doanh
nghiệp dựa trên các nội dung
đến những quý có doanh thu tăng/giảm đột biến, lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận,... Tình hình thực hiện doanh thu thực tế so với kế hoạch, so với năm trước liền kề; căn cứ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm/quý; bảng kê hóa đơn VAT mua vào bán ra kể từ kỳ kiểm tra gần nhất đến hiện tại.
b) Tình hình tài chính: đánh giá quy mô, cơ cấu tài sản (tài sản ngắn hạn, tài sản
dài hạn, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu..); chất lượng tài sản; các khoản mục chiếm tỷ trọng lớn và/hoặc có dấu hiệu bất thường trên BCTC của doanh nghiệp; tính
thanh khoản, khả năng trả nợ của khách hàng. Kiểm tra luân chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ để đánh giá doanh thu đã thực thu từ hoạt động kinh doanh của khách hàng. Cách thức kiểm tra một số khoản mục như sau:
Một là, công nợ phải thu: hợp đồng, hóa đơn chứng từ, bảng đối chiếu công nợ,
biên bản nghiệm thu công trình, xác nhận các khoản nợ phải thu, phải trả (nếu cần thiết) để xác định khả năng thu hồi và đánh giá mức độ tổn thất những khoản phải thu
đó, xem xét các khoản phải thu lớn so sánh giữa hai niên độ báo cáo, đối với khoản phải thu số dư không thay đổi trong nhiều kỳ hoặc thay đổi không đáng kể do không phát sinh tăng giảm trong kỳ thì có thể xác định là khoản phải thu khó đòi, so sánh số
đã trích lập dự phòng phải thu khó đòi với số phải trích có đúng theo quy định của chế độ tài chính doanh nghiệp hiện hành không.
Đối với các khoản phải thu hình thành từ các hợp đồng kinh tế/mua bán hàng hóa mà Agribank cho vay thì cần phải đánh giá khả năng, thời gian thu hồi
Xem xét các khoản phải thu đã phát sinh trong nhiều năm, nhưng chưa thu được,
có phải trích lập dự phòng phải thu khó đòi ? có biên bản làm việc của khách hàng đối với các khoản nợ khó thu, biện pháp thu hồi?
Sau khi xem xét đánh giá, sẽ xác định được các khoản phải thu có khả năng thu hồi.
Lưu ý đến những khoản chiết khấu cho người mua có được khấu trừ chưa hay vẫn treo công nợ phải thu nhưng thực tế là sẽ không thu hồi được.
Đối với các khách hàng đầu tư xây dựng mới nhà xưởng, xem xét các khoản chi
phí vận hành ban đầu trước khi đưa vào hoạt động chính thức đã được hạch toán đầy đủ chưa để phản ánh trung thực kết quả hoạt động kinh doanh của khách hàng.
Hai là, kiểm tra về hàng hóa tồn kho: Hàng tồn kho, biến động hàng tồn kho: tình hình thực tế hàng tồn kho, thực tế kho hàng. Kiểm tra thực tế kho hàng đối chiếu
với sổ sách theo dõi, đánh giá sự biến động của từng loại; xác định giá trị hàng hóa tồn kho kém, mất phẩm chất, so sánh số đã trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho với số phải trích lập có đúng theo quy định của chế độ tài chính doanh nghiệp hiện hành không (Báo cáo hàng tồn kho kèm chi tiết nhập - xuất - tồn). Lưu ý đối với một số loại hàng tồn kho khi mất phẩm chất phải tuân thủ quy định về tiêu hủy và các chi phí liên quan đến việc tiêu hủy.
Cán bộ kiểm tra phải xác định được cách hạch toán hàng hóa tồn kho của doanh
nghiệp theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ.
Ba là, tính cân đối giữa nguồn vốn vay và tài sản:
Bốn là, đánh giá về quản lý dòng tiền:
Phân tích dòng tiền: Kiểm tra nguồn thu, dòng tiền, quản lý nguồn thu, công nợ
(kèm chi tiết công nợ); danh sách nguồn thu tiền của khách hàng trong kỳ tới; dòng tiền thu bán hàng của khách hàng qua tài khoản mở tại Agribank (chỉ xác nhận dòng tiền thu bán hàng phát sinh thực tế từ các hợp đồng kinh tế);
Kiểm tra báo cáo lưu chuyển tiền tệ của khách hàng
2.2.4.5. Kiểm tra biện pháp tổ chức triển khai và tiến độ thực hiện dự án, phương
án, đánh giá phương án sử dụng vốn và khả năng trả nợ của khách hàng vay vốn
- về cách lấy số liệu
+ Đối với phương án vay vốn ngắn hạn:
Cột phương án: lấy số liệu tại phương án sử dụng vốn khi thẩm định
Cột đã thực hiện: lấy số liệu lũy kế kể từ ngày thực hiện phương án đến ngày báo cáo.
+ Đối với dự án đầu tư, đầu tư TSCĐ (trong giai đoạn đầu tư) Cột dự án: lấy số liệu tại phương án sử dụng vốn khi thẩm định
Cột đã thực hiện: lấy số liệu lũy kế kể từ ngày thực hiện dự án đến ngày báo cáo.
+ Đối với dự án đầu tư, đầu tư TSCĐ (đã vận hành)
Lấy số liệu của dự án và thực hiện định kỳ theo quý/ 6 tháng/ năm.
- Trên cơ sở số liệu đánh giá tiến độ thực hiện dự án, phương án sử dụng vốn và
khả năng trả nợ của khách hàng vay vốn
+ Đối với cho vay ngắn hạn: Trường hợp hàng hóa đã bán thì phải xác định rõ đối tượng mua hàng, số lượng hàng đã bán, hàng bán đã thanh toán tiền hay chưa; nếu đã thanh toán thì dòng tiền về đâu, có chuyển về tài khoản của doanh nghiệp mở tại Agribank; nếu chưa thanh toán thì xem có hạch toán trên tài khoản phải thu của