a) Tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu
Hiện nay, các NHTM thực hiện theo Quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN ngày 12/12/2005 về việc ban hành chế độ chứng từ kế toán Ngân hàng và Quyết định 1913/2005/QĐ-NHNN về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán trong Ngân hàng.
Chế độ chứng từ kế toán Ngân hàng được xây dựng trên cơ sở Luật Kế toán và các Nghị định hướng dẫn thi hành Luật Kế toán. Chứng từ kế toán Ngân hàng có đặc điểm riêng:
- Hệ thống bản chứng từ kế toán do Ngân hàng ban hành (được Tổng cục Thống kê và Bộ Tài chính chấp thuận) cho phù hợp với các nghiệp vụ của Ngân hàng. Tuy nhiên, trên chứng từ kế toán Ngân hàng phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định về chứng từ của Luật Kế toán.
- Khối lượng chứng từ kế toán Ngân hàng lớn và nhiều chủng loại - Đại bộ phận chứng từ kế toán Ngân hàng do khách hàng lập và nộp vào Ngân hàng để thực hiện các nghiệp vụ. Đặc điểm này dẫn đến chất lượng chứng từ kế toán phụ thuộc nhiều vào trình độ lập chứng từ của khách hàng và kiểm soát chứng từ của Ngân hàng.
- Chứng từ gốc kiêm ghi sổ (như các loại Séc, Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu, ..), chứng từ tổng hợp (như phiếu các loại bảng kê, ...) được sử dụng phổ biến. Điều này là phù hợp với đặc điểm của các nghiệp vụ Ngân hàng và tiết kiệm chi phí vật chất, thời gian cho Ngân hàng và xã hội.
- Hệ thống chứng từ thống nhất bắt buộc: Đối với loại chứng từ này, NHNN ban hành các quy định tiêu chuẩn hóa, ví dụ: Séc, Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu, các bảng kê thanh toán bù trừ, ...
- Hệ thống chứng từ hướng dẫn: NHNN chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các Ngân hàng vận dụng vào từng trường hợp cụ thể, ví dụ: giấy gửi tiền, phiếu thu, phiếu chi, giấy nộp tiền, bảng kê tính lãi.
* Kiểm soát chứng từ Kế toán Ngân hàng
Các chứng từ Kế toán Ngân hàng được kiểm soát 2 lần:
- Kiểm soát trước: do các kế toán viên thực hiện khi tiếp nhận chứng từ - Kiểm soát sau: do các kiểm soát viên thực hiện sau khi các chứng từ đã được các kế toán viên kiểm soát và xử lý
Ngoài 2 cấp kiểm soát trên, chứng từ kế toán còn có thể được kiểm soát bởi Lãnh đạo đơn vị, Kế toán trưởng khi phế duyệt, bởi bộ phận có chức năng kiểm tra, kiểm soát trong Ngân hàng (Kiếm soát nội bộ, Kiểm toán nội bộ).
* Tổ chức luân chuyển chứng từ Kế toán Ngân hàng
Các chứng từ kế toan sau khi được tiếp nhận, xử lý bởi kế toán viên sẽ được chuyển đến các bộ phận có liên quan theo đúng trình tự quy định của từng nghiệp vụ để sử dụng, tổng hợp thông tin hoặc tiếp tục xử lý đến khi hoàn tất nghiệp vụ.
Việc luân chuyển chứng từ kế toán về cơ bản tuân theo nguyên tắc: - Đảm bảo nguyên tắc ghi chép kế toán
- Chứng từ Kế toán Ngân hàng phải được luân chuyển theo đúng các quy trình từ khi tiếp nhận, xử lý đến lưu trữ bảo quản, không quy trở lại quy trình trước trừ trường hợp đặc biệt.
- Đảm bảo chứng từ được kiểm soát chặt chẽ và luân chuyển nhanh chóng, an toàn.
Theo Quyết định 1913/2005/NHNN về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán trong ngành Ngân hàng, trong đó quy định cụ thể các loại chứng từ phải lưu trữ tối thiểu: 5 năm, 10 năm, vĩnh viễn.
Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ nhưng có liên quan đến các vụ kiện, tranh chấp, các vụ án đã, đang hoặc chưa xét xử thì không áp dụng thời hạn lưu trữ theo Chế độ này mà áp dụng theo thời hạn quy định của pháp luật hiện hành có liên quan hoặc theo quyết định của người có thẩm quyền.
b) Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán trong Ngân hàng thương mại
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các NHTM đã được ban hành theo thông tư 10/2014/TT-NHNN ngày 20/03/2014 và thông tư 22/2017/TT- NHNN ngày 29/12/2017.
Hệ thống tài khoản kế toán Ngân hàng được mã hóa theo hệ thống số tập phân nhiều bậc và được bố trí theo trình tự: Loại, Tài khoản tổng hợp các cấp, Tài khoản phân tích, kí hiệu tiền tệ.
- Trên cơ sở loại, xác định các tài khoản tổng hợp. Thông đốc NHNN quy định tính chất thống nhất của các tài khoản tổng hợp cấp I, II, II, còn các tài khoản cấp IV, V do Tổng Giám đốc (Giám đốc) các NHTM quy định phù hợp với nội dung hoạt động của từng hệ thống Ngân hàng trong từng thời kỳ.
Trong điều kiện áp dụng phần mềm Ngân hàng lõi, thì các tài khoản kế toán nói riêng và hệ thống tài khoản kế toán nói chung luôn được xem là một phân hệ cốt lõi trong hệ thống Core banking. Hiện nay, các NHTM xây dựng hệ thống tài khoản kế toán thương theo 2 xu hướng:
* Xu hướng hệ thống tài khoản được xây dựng hoàn toàn dựa trên hệ thống tài khoản cho NHNN ban hành.
Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán do NHNN ban hành chi tiết đến cấp 3, các Ngân hàng mở chi tiết thêm theo yêu cầu quản lý của đơn vị trọng phạm vi giới hạn tối đa 9 ký tự của phần mềm Core banking.
* Xu hướng xây dựng độc lập hoàn toàn hệ thống tài khoản kế toán của Ngân hàng với hệ thống tài khoản do NHNN ban hành.
Xuất phát từ các hạn chế của xu hướng thứ nhất, các Ngân hàng thường thiên về xu hướng xây dựng hệ thống tài khoản kế toán độc lập. Các Ngân hàng làm theo cách này hoàn toàn chủ động về tài khoản phục vụ mục đích quản lý. Việc kết nối giữa hệ thống tài khoản độc lập của Ngân hàng với hệ thống tài khoản do NHNN ban hành sẽ được thực hiện đơn giản trong Core banking thông qua bảng Mapping. Với các xây dựng này, các Ngân hàng không phụ thuộc vào sự thay đổi của chính sách về hệ thống TK của NHNN và có rất nhiều tài nguyên để thực hiện thêm bớt, điều chỉnh mà không ảnh hưởng đến quá trình hạch toán của đơn vị.
c) Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán trong Ngân hàng thương mại
Do đặc điểm NHTM có nhiều giao dịch với khách hàng, nhiều nghiệp vụ phát sinh nên các tài khoản có liên quan được kế toán thể hiện ngay trên Sổ kế toán chi tiết cùng với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, hình thức kế toán trên máy vi tính được sử dụng rộng rãi dựa trên hình thức nhật ký chung,
Sơ đồ 1.1. Hình thức kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin
Các sổ kế toán Ngân hàng được thực hiện trên cơ sở tuân thủ chế độ chung về sổ kế toán cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, NHNN cũng đã ban
hành các quy định về sổ kế toán phù hợp với đặc thù hoạt động nghiệp vụ, cụ thể trong điều 8 đến 11 Quyết định 32/2006/QĐ-NHNN ngày 19/07/2006.
d) Tổ chức lập báo cáo kế toán
Hiện nay BCTC được thực hiện theo quyết định 16/2007/QĐ-NHNN ngày 18/04/2007 của Thống đốc NHNN và thông tư 49/2014/TT-NHNN ngày 31/12/2014. Về cơ bản chế độ BCTC của Ngân hàng hiện nay đảm bảo 6 nguyên tắc kế toán trong VAS 1 - Chuẩn mực chung, VAS 22 - Trình bày bổ sung BCTC Ngân hàng và các Tổ chức Tài chính tương tự, VAS 24 - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và các chuẩn mực khác. Chế độ BCTC của Ngân hàng đã thể hiện các yêu cầu về tính đầy đủ, kịp thời, chính xác, minh bạch của các báo cáo. Đặc biệt các rủi ro đặc thù trong kinh doanh Ngân hàng như: rủi ro tín dụng, rủi ro lãi suất, rủi ro tỷ giá, rủi ro thanh khoản, ... đã được yêu cầu phải trình bày, công bố mức rủi ro hiện có, bản chất từng loại rủi ro, chiến lược và quy mô quản lý rủi ro. Trên BCĐKT và BC KQKD đã có các chỉ tiêu riêng biệt về thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại, tài sản thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại, chi phí thuế thu nhập hoãn lại theo yêu cầu của VAS 17 - Thuế thu nhập doanh nghiệp. Các thông tin trọng yếu về tình hình hoạt động kinh doanh của Ngân hàng cũng được yêu cầu thuyết minh đầy đủ. Các yêu cầu về lập, trình bày, công bố, công khai BCTC riêng và BCTC hợp nhất của tập đoàn đối với công ty mẹ là Ngân hàng cũng được quy định cụ thể, đảm bảo lợi ích cổ đông, người gửi tiền, tăng cường kỷ luật thị trường và bình đẳng giữa các loại hình Ngân hàng, TCTD.
e) Tổ chức bộ máy kế toán trong Ngân hàng thương mại
Do đặc thù các NHTM có mạng lưới hoạt động rộng. Ngoài Hội sở chính và các Sở giao dịch, các Ngân hàng đều có các Chi nhánh, Phòng giao dịch, Quỹ tiết kiệm nên các NHTM hiện nay đều tổ chức công tác kế toán theo mô hình bán tập trung, bán phân tán. Theo đó tại Hội sở chính sẽ thực
hiện một số nghiệp vụ kế toán quan trọng cho toàn hệ thống, các nghiệp vụ khác được thực hiện tại các Chi nhánh và các đơn vị kinh doanh cấp dưới.
f) Ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán trong các