a) về lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán
Ngân hàng TMCP Đông Nam Á đã lựa chọn hình thức kế toán Nhật ký chung là hoàn toàn hợp lý với điều kiện và khả năng vận hành của Ngân hàng TMCP Đông Nam Á. Hình thức kế toán nhật ký chung là hình thức kế toán tổ chức, nếu vận dụng tốt, hình thức kế toán nhật ký chung sẽ giúp cho tổ chức có một hệ thống sổ kế toán rõ ràng, dễ vận hành và dễ khai thác số liệu từ chi tiết đến tổng hợp.
Ngân hàng TMCP Đông Nam Á thực hiện mở sổ tài khoản kế toán chi tiết và tổng hợp cho từng đơn vị kinh doanh giúp tách biệt hoạt động kinh doanh của từng đơn vị, nâng cao khả năng truy vấn số liệu chi tiết, giúp các đơn vị chủ động trong việc quản lý hoạt động của mình thông qua công tác báo cáo kế toán.
b) về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo kế toán của Ngân hàng TMCP Đông Nam Á được tổ chức rất đầy đủ với đầu mối thực hiện là Phòng ban có nghiệp vụ và chuyên môn kế toán cao. Ngoài ra, các bộ phận, phòng ban khác cũng tham gia vào công tác lập các báo liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ mình quản lý bằng việc cung cấp các số liệu đặc thù của nghiệp vụ tới đầu mối thực hiện báo cáo.
Ngân hàng TMCP Đông Nam Á tổ chức phân cấp tổ chức đơn vị lập báo cáo rất rõ ràng, đảm bảo trách nhiệm cũng như chất lượng của báo cáo. Các số liệu, báo cáo cung cấp trong nội bộ cũng như báo cáo tới các đối tưởng
bên ngoài đều được phê duyệt và ký thẩm quyền, chịu trách nhiệm bởi trưởng đơn vị lập.
Việc tổ chức thực hiện báo cáo kế toán tại tất cả các đơn vị trên toàn hệ thống giúp thông tin kế toán được lập tại chính đơn vị phát sinh số liệu, nâng cao tính chính xác khi đơn vị phát sinh số liệu luôn chủ động nắm bắt được tình hình hoạt động của đơn vị, từ đó hỗ trợ tốt cho hoạt động kinh doanh.
c) về tổ chức bộ máy kế toán
Ngân hàng TMCP Đông Nam Á áp dụng mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán trong tổ chức bộ máy kế toán với mục đích vừa đảm bảo công tác kế toán tại các đơn vị, vừa đảm bảo các phần hành kế toán quản trọng, phức tạp, có tính bảo mật cao được thực hiện tại Hội sở.
Hiện nay, qua nhiều giai đoạn cải tiến, bộ máy kế toán với mô hình vừa phân tán vừa tập trung đang vận hành rất tốt. Khối Tài chính Kế hoạch với chức năng dẫn dắt, xây dựng, tổ chức và phát triển bộ máy kế toán toàn hệ thống đã làm rất tốt nhiệm vụ của mình khi luôn là đầu tàu của kéo bộ máy kế toán toàn hệ thống vận hành trơn tru. Để thực hiện được nhiệm vụ đó, bộ máy kế toán tại Hội sở được tổ chức với số lượng và chất lượng lớn hơn rất nhiều so với bộ máy kế toán tại các đơn vị khác và được phân công quản lý nhiều cấp bậc.
Bộ máy kế toán với nhiều phần hành được thực hiện trực tiếp tại đơn vị kinh doanh giúp công tác kế toán được vận hành một cách linh hoạt. Đơn vị kinh doanh luôn chủ động sử dụng bộ máy kế toán của mình để hỗ trợ hoạt động kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động. Mặc dù được tổ chức với số lượng và chất lương thấp hơn tại Hội sở, nhưng bộ máy kế toán tại đơn vị kinh doanh vẫn đảm bảo thực hiện đầy đủ các phần hành kế toán chính trong phạm vị đơn vị mình với phân cấp quản lý đầy đủ, đảm bảo các chốt kiểm soát được hoạt động hiệu quả.
d) về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán tại Ngân hàng TMCP Đông Nam Á được xây dựng khá đầy đủ, chặt chẽ và luôn đảm bảo tuân thủ quy định của Pháp luật. Chứng từ kế toán được ban hành cụ thể và chi tiết đồng thời khi ban hành quy trình sản phẩm giúp các bộ phận theo dõi và nắm bắt quy định tốt hơn, kịp thời thực hiện các yêu cầu của quy trình.
Để đảm bảo chất lượng công tác xây dựng và phát triển các quy định về chứng từ kế toán được phân công cho 03 đơn vị hội sở có chuyên môn nghiệp vụ cao nhất tương ứng với 03 mảng nghiệp vụ kế toán lớn nhất là Kế toán nội bộ, kế toán tín dụng và kế toán giao dịch.
Về công tác luân chuyển chứng từ kế toán, Ngân hàng TMCP Đông Nam Á luôn đảm bảo chứng từ kế toán được luân chuyển đầy đủ các chốt kiểm soát cũng như đầy đủ các cấp thẩm quyền phê duyệt. Sau khi đã luân chuyển qua các cấp, chứng từ kế toán sẽ được luân chuyển lại Chuyên viên Kế toán để thực hiện hạch toán. Sau khi thực hiện hạch toán, chứng từ hạch toán tiếp tục được luân chuyển qua các chốt kiểm soát để thực hiện duyệt bút toán và thực hiện các công tác kiểm soát sau. Sau khi thực hiện duyệt bút toán, chứng từ kế toán lại tiếp tục được luân chuyển về Chuyên viên Kế toán để thực hiện công tác lưu trữ, bảo quản. Công tác luân chuyển chứng từ được xây dựng theo quy trình khép kín giúp kiểm soát chứng từ chặt chẽ, giảm thiểu rủi ro.
Chứng từ kế toán được quy định bảo quản, lưu trữ tại đơn vị phát sinh nghiệp vụ cũng giúp đơn vị chủ động trong công tác kiểm soát cũng như phục vụ hoạt động thanh tra.
e) về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán tại Ngân hàng TMCP Đông Nam Á được tổ chức một cách hệ thống và khoa học. Ngoài việc đảm bảo đầy đủ về số lượng
và tính chất của tài khoản kế toán theo quy định của Nhà nước, Ngân hàng TMCP Đông Nam Á đã tổ chức, xây dựng một hệ thống tài khoản nội bộ rất chi tiết được mã hóa lên bảng cân đối tài khoản theo quy định của Nhà nước.
Với đặc thù hoạt động Ngân hàng có số lượng giao dịch và số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh rất lượng và tính chi tiết của nghiệp vụ rất cao, việc xây dựng hệ thống tài khoản nội bộ riêng giúp công tác kế toán được thực hiện một các linh hoạt, khả năng theo dõi chi tiết các nghiệp vụ kinh thế phát sinh rất tốt.
Hệ thống tài khoản kế toán nội bộ được tổ chức thành các dạng tài khoản khác nhau giúp phân định chức năng sử dụng của tài khoản theo các nghiệp vụ lớn, giúp công tác lập báo cáo trở nên dễ dàng hơn. Tài khoản nội bộ ngoài việc được mở đồng nhất một số nghiệp vụ trên toàn hệ thống, người làm kế toán tại mỗi đơn vị khi thực hiện nghiệp vụ có thể chủ động mở thêm các tài khoản nội bộ tương đương phục vụ mục đích sử dụng, theo dõi của mình. Việc có thể chủ động mở tài khoản nội bộ tại các đơn vị góp phần giúp đơn vị linh hoạt hơn trong vận hành công tác kế toán, đạp ứng nhiều nhu cầu sử dụng khác nhau của mỗi đơn vị.
f) về ứng dụng cộng nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán
Phần mềm T24 Core banking Ngân hàng TMCP Đông Nam Á đang triển khai trên toàn hệ thống là một trong những phần mềm Core banking tiên tiến và hiện đại nhất hiện nay. Việc đưa hệ thống T24 của vào vận hành từ năm 2007 đến nay đã giúp hoạt động ngân hàng nói chung cũng như công tác kế toán nói riêng của Ngân hàng TMCP Đông Nam Á phát triển thuận lợi hơn. Hệ thống T24 được xây dựng dựa trên các mô-đun, mỗi mô-đun được thiết lập hoạt động theo một chương trình nhất định, từ những mô-đun đó, Khối Công nghệ thông tin xây dựng những ứng dụng phục vụ cho hoạt động
của Ngân hàng TMCP Đông Nam Á và những tính năng hỗ trợ cho tổ chức công tác kế toán.
T24 Core banking của Ngân hàng TMCP Đông Nam Á đã được thử nghiệm rất kỹ lưỡng trước khi đưa vào hoạt động, vì vậy hệ thống từ khi triển khai đến nay đã 10 năm những chưa có phát sinh bất cứ lỗi lớn nào ảnh hưởng đến hoạt động Ngân hàng cũng như ảnh hưởng đến công tác kế toán. Để hoạt động ổn định, Ngân hàng TMCP Đông Nam Á thường xuyên bảo trì, nâng cấp hệ thống Core banking với sự hỗ trợ từ phía Temenos - Công ty của Thụy Sỹ cung cấp hệ thống T24 Core banking cho Ngân hàng TMCP Đông Nam Á.
Ngoài ra, để có được một hệ thống Core banking hoạt động tốt, tất cả đơn vị nghiệp vụ sử dụng T24 được giao nhiệm vụ thường xuyên định kỳ kiểm tra, đối chiếu số liệu hệ thống T24 với số liệu thực tế của chứng từ được lưu trữ, nhằm kịp thời phát hiện sai lệch, làm rõ nguyên nhân và khắc phục, hoàn thiện hệ thống.
Ngoài hệ thống T24, Ngân hàng TMCP Đông Nam Á cũng phát triển những phần mềm khác để phục vụ công tác kế toán, đặc biệt là công tác báo cáo kế toán. Với việc ứng dụng công nghệ thông tin, hoạt động Ngân hàng cũng như công tác kế toán của Ngân hàng TMCP Đông Nam Á không có nghiệp vụ nào phải sử dụng đến sổ ghi chép tay. Tất cả nghiệp vụ được thực hiện trên hệ thống máy tính với sự hỗ trợ tối đa của phần mềm.