a) về lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán
Áp dụng hình thức Kế toán Nhật ký chung, tuy nhiên Ngân hàng TMCP Đông Nam Á không thực hiện mở sổ và theo dõi Sổ Nhật ký chung cho toàn hệ thống theo quy định của chế độ kế toán. Hiện nay, hệ thống công nghệ thông tin của Ngân hàng TMCP Đông Nam Á chỉ đáp ứng được việc tạo sổ theo dõi bút toán đơn cho từng đơn vị trực thuộc, việc tập hợp thành sổ
theo dõi bút toán đơn toàn hệ thống là việc vượt quá khả năng và tài nguyên hệ thống công nghệ thông tin hiện có, chưa kể đến việc theo dõi bút toán kép như Sổ Nhật ký chung. Việc không thực hiện mở và theo dõi Sổ Nhật ký chung toàn hệ thống cũng thường xuyên được các Công ty kiểm toán độc lập lưu ý trong Báo cáo Kiểm toán cuối niên độ.
Việc không thực hiện được công tác mở và theo dõi Sổ Nhật ký chung một phần nguyên nhân do phần mềm Core banking và tài nguyên hệ thống không hỗ trợ, một phần vì đặc thù hoạt động Ngân hàng phát sinh số lượng bút toán rất lớn và phức tạp.
b) về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo của Ngân hàng TMCP Đông Nam Á được tổ chức phân cấp thực hiện quá nhiều tại tất cả các đơn vị nghiệp vụ cũng như tất cả các bộ phận kế toán khiến công tác tổ chức thực hiện báo cáo bị phân tán quá nhiều. Trong giai đoạn thúc đấy phát triển hoạt động kinh doanh hiện nay, báo cáo kế toán đặc biệt là báo cáo quản trị ngày càng tăng về số lượng và tính phức tạp, đòi hỏi người làm kế toán phải có kỹ năng nghiệp vụ cao hơn. Vì vậy, trình độ nghiệp vụ của người làm kế toán tại Chi nhánh không đáp ứng được, dẫn tới làm giảm tính chính xác của báo cáo hoặc nghiêm trọng hơn là không thực hiện được báo cáo, làm giảm năng suất của công tác báo cáo kế toán. Tình trạng này tại các Chi nhánh Ngân hàng TMCP Đông Nam Á đang xảy ra ngày càng nhiều, Khối Tài chính Kế hoạch thường xuyên phải bố trí Chuyên viên Kế toán Hội sở hỗ trợ Chi nhánh trong công tác lập báo cáo kế toán.
Ngược lại, tại Hội sở, các báo cáo kế toán ngày càng đòi hỏi tính chi tiết và phân tách từng đánh giá từng đơn vị kinh doanh. Hội sở cũng thường xuyên phải yêu cầu cung cấp số liệu từ Chi nhánh để tập hợp thực hiện báo cáo. Việc Hội sở phải sử dụng nhiều số liệu cung cấp từ Chi nhánh dẫn đến
việc công tác lập báo cáo tốn quá nhiều nguồn lực về con người. Hơn nữa, khi báo cáo ngày càng phức tạp, số liệu cung cấp của Chi nhánh không còn có được sự tin tưởng cao. Mặc dù Ngân hàng TMCP Đông Nam Á đã phân công chịu trách nhiệm cung cấp số liệu là Trưởng đơn vị, nhưng với sức ép từ hoạt động kinh doanh, Trưởng đơn vị thường không đảm bảo được chất lượng của số liệu cung cấp tới Hội sở. Việc số liệu cũng cấp từ Chi nhánh không đảm bảo ảnh hưởng rất nhiều đến những báo cáo kế toán quan trọng do Hội sở thực hiện, ảnh hưởng đến việc ra quyết định của Ban Lãnh đạo. Để khắc phục tạm thời tình trạng này, Hội sở thường bố trí đội ngũ tiếp nhận, xử lý, kiểm tra dữ liệu ban đầu khi nhận từ Chi nhánh. Tuy nhiên, việc này lại khiến nguồn lực về con người để thực hiện các công tác kế toán trở nên lãng phí mà không đem lại hiệu quả rõ rệt.
c) về tổ chức bộ máy kế toán
Trong toàn bộ nội dung của tổ chức công tác kế toán thì tổ chức bộ máy kế toán có thể được xem là phần rất quan trọng. Tổ chức bộ máy kế toán sẽ ảnh hưởng và chi phối các nội dung khác của công tác kế toán.
Việc Ngân hàng TMCP Đông Nam Á tổ chức bộ máy kế toán phân tán quá nhiều và quá phức tạp tại các đơn vị kinh doanh ngày càng trở nên không còn hợp lý. Khi hoạt động của các Chi nhánh ngày càng phát triển, quy mô ngày càng lớn hơn thì công tác kế toán trở nên phức tạp hơn trước, bộ máy kế toán của Chi nhánh không còn đáp ứng được yêu cầu do trình độ nghiệp vụ của người làm kế toán tại Chi nhánh còn hạn chế.
Mặt khác, trong giai đoạn thúc đẩy phát triển, Ban Giám đốc Chi nhánh mặc dù được giao nhiệm vụ tổ chức quản lý hoạt động kế toán của đơn vị mình nhưng với sức ép kinh doanh lớn hơn, Ban Giám đốc thường xuyên chú trọng hoạt động kinh doanh và không quan tâm đến công tác kế toán. Điều này dẫn đến chất lượng của công tác kế toán càng trở nên giảm sút. Khi
buông lỏng công tác kế toán, tại các Chi nhánh không chỉ xuất hiện rủi ro về nghiệp vụ mà còn xuất hiện rủi ro về đạo đức. Thông qua công tác kiểm soát nội bộ, từ năm 2013 đến năm 2016 đã phát hiện 10 trường hợp sai phạm nghiêm trọng trong công tác kế toán của Chi nhánh, trong đó có 7 trường hợp sai phạm về nghiệp vụ và 3 trường hợp sai phạm về đạo đức nghề nghiệp, gây tổn thất khoảng hơn 30 Tỷ đồng cho Ngân hàng. Tất cả các Chi nhánh để xảy ra sai phạm nghiêm trọng hầu hết có hoạt động kinh doanh rất tốt, tăng trưởng mạnh và sai phạm về công tác kế toán đều đến từ việc Ban Giám đốc quá chú trọng kinh doanh và buông lỏng quản lý công tác kế toán của đơn vị.
Ngoài ra, trong 7 trường hợp sai phạm nghiệm trọng về nghiệp vụ, có tới 6 trường hợp sai phạm do nhận chỉ đạo từ Ban Giám đốc, người làm kế toán thực hiện sai các nguyên tắc về kế toán nhằm hỗ trợ hoạt động kinh doanh. Đây là hậu quả của việc đã giao quá nhiều quyền quyết định về công tác kế toán cho Ban Giám đốc Chi nhánh. Với phân quyền trách nhiệm quyết định của mình về công tác kế toán, nhiều Chi nhánh trên hệ thống đã thực hiện nhiều khoản chi phí không hợp lý, gây lãng phí mà không đem lại hiệu quả cho hoạt động kinh doanh. Những khoản chi phí đó hầu hết được phục vụ cho hoạt động tiếp khách không rõ ràng của Ban Giám đốc và được chỉ đạo thực hiện từ chính Ban Giám đốc chi nhánh.
d) về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Ngân hàng TMCP Đông Nam Á xây dựng chứng từ kế toán rất hoàn chỉnh, thường xuyên cải tiến phát triển. Tuy nhiên việc quản lý mẫu chứng từ trên toàn hệ thống không được thực hiện tốt. Việc ban hành quy định về hệ thống chứng từ kế toán trong các quy trình rất rõ ràng cụ thể nhưng việc người làm kế toán trên toàn hệ thống sử dụng vẫn có sự không đồng nhất và có độ trễ nhất định khi có sự thay đổi, cải tiến.
Chứng từ kế toán tại Ngân hàng TMCP Đông Nam Á mới chỉ đồng nhất được phiếu hạch toán và các sổ chi tiết tài khoản, những chứng từ này được in ra từ hệ thống Core banking khi người làm kế toán thực hiện hạch toán. Tất cả các chứng từ còn lại của bộ chứng từ đều được tạo lập bằng tay với phần mềm máy tính văn phòng. Vì vậy, giữa các đơn vị kinh doanh không có sự đồng nhất hoàn toàn về mẫu chứng từ. Đã có nhiều trường hợp bộ phận Call center của Ngân hàng TMCP Đông Nam Á nhận được phản ánh từ khách hàng về việc chứng từ giao dịch được tạo lập với các mẫu khác nhau khi khách hàng giao dịch tại các đơn vị khác nhau trong hệ thống. Điều này có thể gây ảnh hưởng đến tâm lý khách hàng khi lo lắng về tính chính xác của chứng từ và gây khó khăn trong công tác kiểm soát nội bộ.
Việc bảo quản lưu trữ chứng từ thực hiện ngay tại đơn vị phát sinh, và người chịu trách nhiệm lưu trữ chính là các chuyên viên kế toán. Với khối lượng chứng từ ngày càng lớn thì điều này gây gánh nặng cho người làm kế toán khi tại đơn vị không có bộ phận chuyên biệt lưu trữ chứng từ, người làm kế toán có thể không đủ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ, bảo quản đúng quy định. Việc lưu trữ chứng từ thực hiện bởi người làm kế toán còn có thể dẫn đến rủi ro về đạo đức liên quan đến chứng từ kế toán. Năm 2016 đã có 06 trường hợp phát hiện có tình giả mạo, thay đổi hiện trạng chứng từ kế toán khi lưu trữ để tham ô, gây thiệt hại rất lớn cho Ngân hàng.
Việc tổ chức bộ máy kế toán phân tán quá nhiều cũng làm ảnh hưởng nhiều đến công tác lưu trữ chứng từ và hạch toán ghi nhận ban đầu. Nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh được đầu mối tại Hội sở thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp, tuy nhiên chi phí phải được hoạch toán ghi nhận tại từng đơn vị kinh doanh. Việc này khiến HO phải thực hiện hạch toán kế toán thanh toán cho nhà cung cấp, sau đó hạch toán treo khoản chi phí này cho các đơn vị kinh doanh hạch toán vào chi phí của mình. Như vậy chỉ với một nghiệp vụ
nhưng cả HO và Chi nhánh đều phải thực hiện hạch toán ghi nhận nghiệp vụ đồng thời phải lưu trữ chứng từ, điều này gây lãng phí nguồn lực hoạt động của Ngân hàng và khiến nghiệp vụ kế toán phát sinh trở nên cồng kềnh, phức tạp, không kịp thời và dễ dẫn đến sai sót.
e) về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản nội bộ được xây dựng tại Ngân hàng TMCP Đông Nam Á hiện tại đang có số lượng rất lớn. Một phần nguyên nhân do hoạt động ngân hàng có số lượng giao dịch lớn và phức tạp, một phần do tổ chức nghiệp vụ kế toán phân tán, mỗi đơn vị kinh doanh tùy ý thực hiện mở TK nội bộ để theo dõi nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị mình không có sự đồng nhất.
Việc để cho đơn vị kinh doanh tùy ý mở tài khoản nội bộ để theo dõi nghiệp vụ có mặt hạn chế khi trình độ nghiệp vụ của người làm kế toán tại Chi nhánh không đảm bảo có thể ảnh hưởng đến tính chính xác về nghiệp vụ của tài khoản nội bộ được hạch toán. Mặt khác, khi không có quy định về sự đồng nhất tài khoản, mặc dù cùng một nghiệp vụ kinh tế, nhưng mỗi đơn vị lại thực hiện theo dõi và hạch toán tại những tài khoản số hiệu nội bộ khác nhau, gây khó khăn cho công tác báo cáo toàn hệ thống, lãng phí tài nguyên hệ thống.
f) về ứng dụng cộng nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán
Hệ thống Core banking của Ngân hàng TMCP Đông Nam Á hiện tại hỗ trợ cho công tác kế toán vẫn còn ít phân hệ nghiệp vụ tự động hạch toán theo chương trình. Hầu hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải thực hiện bằng bút toán tay Nợ / Có. Việc này gây khó khăn cho công tác kế toán khi trình độ nghiệp vụ kế toán của người làm kế toán tại các bộ phận như kế toán tín dụng và kế toán giao dịch không được cao như nghiệp vụ kế toán của kế toán nội bộ. Việc này dẫn đến xảy ra nhiều sai sót trong quá trình hạch toán tay, rủi ro cho Ngân hàng.
Hệ thống Core banking của Ngân hàng TMCP Đông Nam Á không hỗ trợ được nhiều phân hệ hạch toán tự động trong các nghiệp vụ dẫn đến khối lượng công việc của người làm kế toán nhiều hơn khi phải thực hiện nhiều bút toán hạch toán tay, khiến chi phí Ngân hàng TMCP Đông Nam Á phải chi cho lương của người làm kế toán tăng cao và lãng phí.
Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này một phần do hạn chế đến từ Khối Công nghệ thông tin, nhưng phần lớn đến từ việc tổ chức hệ thống kế toán phân tán quá nhiều các mảng nghiệp vụ, Khối Công nghệ thông tin không có đủ nguồn lực để phân tích và thiết lập hạch toán tự động cho từng nghiệp vụ của từng đơn vị.
2.4. KINH NGHIỆM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN MỘT SỐ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
2.4.1. Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank)
* về bộ máy kế toán
Qua tìm hiểu bộ máy kế toán của một số Ngân hàng TMCP cùng quy mô, tác giả nhận thấy, tổ chức bộ máy kế toán nội bộ tại Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) đã giải quyết được phần nào vấn đề nêu trên. VPBank là một trong những Ngân hàng tổ chức bộ máy kế toán nội bộ tập trung tại Hội sở sớm nhất. Từ năm 2014, VPBank đã chuyển đổi mô hình bộ máy kế toán nội bộ từ phân tán thành tập trung. Khi triển khai thực hiện, VPBank đã xây dựng kế hoạch tập trung hóa các nghiệp vụ thuộc phần hành kế toán nội bộ một cách cụ thể, tập trung từng nghiệp vụ nhỏ để cơ cấu tổ chức kịp thời thích ứng và thay đổi. VPBank tập trung bộ máy kế toán nội bộ giúp cho các đơn vị kinh doanh hoạt động hiệu quả hơn, chú trọng phát triển hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, tổ chức bộ máy kế toán nội bộ tập trung giúp công tác kế toán trên toàn hệ thống được vận hành ổn định hơn trong bối cảnh phát triển vượt trội giai đoạn 2014 - 2015. Với hệ thống Chi nhánh, điểm
giao dịch phát triển rộng lớn, bộ máy kế toán với những người làm kế toán có chuyện môn nghiệp vụ cao tại Hội sở VPBank đã giúp cung cấp cho các đơn vị kinh doanh một dịch vụ kế toán nội bộ có tính hiệu quả cao, giảm thiểu rủi ro và phục vụ tốt nhất cho công tác quản lý.
* về công tác kiểm tra kế toán
Giai đoạn 2014 - 2015 là giai đoạn mà Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) phát triển nóng với sự tăng trường quy mô và hoạt động mạnh mẽ. Mặt trái của phát triển nóng đó là Ngân hàng phải đối mặt với nhiều rủi ro có thể xảy ra. Nhận thức được vấn đề nghiêm trọng đó, VPBank đã xây dựng công tác kiểm tra kế toán mới đi kèm với công tác kế toán nội bộ tập trung và lưu trữ chứng từ tập trung. Qua đó, VPBank thành lập các Sở giao dịch, các Văn phòng đại diện và các Hội sở mới ở các khu vực trên toàn hệ thống thực hiện chức năng lưu trữ chứng từ tập trung và kiểm tra kế toán. Với mô hình đó, VPBank đã giảm thiểu tốt những vấn đề trong công tác kiểm tra kế toán đã nêu trên. Các Văn phòng đại diện sẽ thực hiện công tác kiểm tra kế toán tại khu vực một cách thuận tiện, hiệu quả và tiết kiệm, đảm bảo giảm độ trễ trong công tác kiểm tra kế toán, qua đó giảm thiểu rủi ro cho Ngân hàng. Cùng với đó, việc triển khai kế toán nội bộ tập trung cũng giúp công tác kế toán được thực hiện chặt chẽ và cùng lúc ngày trong từng nghiệp vụ, giảm thiểu hoàn toàn rủi ro trong công tác kế toán nội bộ, giảm gánh nặng kiểm tra kế toán cho bộ phận Kiểm soát nội bộ.
2.4.2. Ngân hàng TMCP Tiên Phong (TPBank)
* về hệ thống chứng từ kế toán
Qua quá trình tìm hiểu trên thực tế, tác giả nhận thấy hệ thống chứng từ kế toán tại Ngân hàng TMCP Tiên Phong (TPBank) đã và đang hoàn thiện rất hợp lý, hệ thống chứng từ kế toán tại TPBank được xây dựng, vận hành thống nhất và hiệu quả. Đối với chứng từ kế toán giao dịch, toàn bộ được tạo lập
trên hệ thống Core banking, thống nhất trên toàn hệ thống. Đối với chứng từ kế toán nội bộ, TPBank thiết lập hệ thống chứng từ cơ bản trong từng nghiệp vụ thể, các chứng từ cơ bản cũng đều được tạo lập trên hệ thống Core banking, giúp công tác tạo lập dễ dàng, nhanh chóng và chính xác. Ngoài những chứng từ kế toán nội bộ cơ bản, các chứng từ khác mới phát sinh trong từng nghiệp vụ cụ thể lại được bổ sung vào hệ thống chứng từ để phục vụ cho các giao dịch sau.
2.4.3. Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (TechcomBank)
* về hệ thống báo cáo kế toán
Theo quan điểm của tác giả, hệ thống báo cáo kế toán của Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam (Techcombank) là hệ thống báo cáo kế toán được tổ chức rất chuyên nghiệp và hợp lý. Techcombank là một trong những Ngân hàng đầu tiên đưa hệ thống Core banking T24 hiện đại của nước ngoài sản xuất vào vận hành. Đến nay, hệ thống T24 của Techcombank được coi là