Mô hình kế toán tập trung được coi là một giải pháp tổng thể tại thời điểm hiện tại, giúp Ngân hàng TMCP Đông Nam Á có một môi trường thuận lợi để thực hiện tốt hơn, phát huy hiệu quả tối đa của các giải pháp cụ thể, nhằm khắc phục những tồn tại và hoàn thiện tổ chức công tác kế toán. Trên cơ sở mô hình kế toán tập trung, tác giả xin được nêu ra những giải pháp cụ thể tác động trực tiếp đến những vấn đề còn tồn tại trong nội dung tổ chức công tác kế toán tại Ngân hàng TMCP Đông Nam Á.
a) về lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán
Hiện tại Ngân hàng TMCP Đông Nam Á lựa chọn hình thực kế toán Nhật ký chung nhưng chưa thực hiện được việc theo dõi sổ kế toán Nhật ký chung theo đúng quy định của chuẩn mực kế toán. Nhật ký chung là sổ kế toán rất quan trọng lưu trữ toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bút toán ghi sổ kép của toàn hệ thống. Từ Nhật ký chúng các bộ phận khác của bộ máy kế toán có thể sử dụng một cách linh hoạt để phục vụ cho các báo cáo tổng hợp một cách nhanh chóng, chính xác. Ngoài ra, từ Nhật ký chung, các bộ phận có chức năng kiểm tra kế toán nội bộ hoặc độc lập đều có thể sử dụng để có cái nhìn toàn cảnh về nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ đó có thể thực hiện công tác kiểm tra kế toán hiệu quả hơn. Vì vậy, để hoàn thiện hệ thống sổ kế
toán theo hình thực kế toán Nhật ký chung, Ngân hàng TMCP Đông Nam Á cần tập trung vào các giải pháp sau:
- Hội sở và các đơn vị kinh doanh phối hợp rà soát số liệu kế toán trên hệ thống, chi tiết và tổng hợp số liệu để làm sạch số liệu, phục vụ cho công tác phân tích và thiết lập sổ kế toán Nhật ký chung.
- Với mô hình kế toán tập trung, các đơn vị kinh doanh ban giao hoàn toàn việc theo dõi, tạo lập, kiểm tra các sổ kế toán cho Hội sở nhằm tập trung hóa và phục vụ cho việc ban hành các quyết định mang tính thống nhất về hình thức sổ kế toán sau này.
- Phân tích nghiệp vụ, thiết lập cơ chế để phần mềm Core banking tạo lập được tự động sổ kế toán Nhật ký chung với các bút toán kép, đầy đủ theo quy định của chuẩn mực kế toán. Trong giai đoạn đầu, ưu tiên thực hiện thiết lập tạo sổ kế toán Nhật ký chung cho từng đơn vị kinh doanh để kiểm tra khả năng của hệ thống cũng như tính chính xác của các thiết lập, tránh gây quá tải cho hệ thống Core banking, ảnh hưởng đến hoạt động của Ngân hàng.
- Sao khi tạo lập được sổ kế toán nhật ký chung, đưa Nhật ký chung vào hệ thống sổ kế toán. Nhật ký chung sẽ tham gia vào quá trình lưu trữ dữ liệu kế toán, giúp hoàn thiện cơ chế lưu trữ số liệu trên đầy đủ các sổ kế toán từ chi tiết đến tổng hợp.
- Tăng cường chuyên môn nghiệp vụ cho các bộ phận báo cáo kế toán để nắm bắt tốt công tác tạo lập sổ kế toán Nhật ký chung, từ đó kiểm soát tốt Nhật ký chung của đơn vị kinh doanh cũng như toàn hệ thống.
b) về hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán là sản phẩm cuối cùng và quan trọng nhất của công tác kế toán. Vì vậy, việc hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán được xem là nhiệm vụ quan trọng nhất, có tính dài hạn. Báo cáo kế toán cần phải được hoàn thiện cả về chất và lượng với những giải pháp sau:
- Với mô hình kế toán tập trung, Hội sở cần tăng cường khả năng nắm bắt số liệu kế toán của toàn hệ thống trước khi lên báo cáo, không còn phục thuộc vào số liệu cung cấp từ các đơn vị kinh doanh.
- Từ công tác quản lý báo cáo tập trung, ban hành bổ sung Quy định tạo lập và sử dụng báo cáo kế toán vào Quy chế Tài chính, trong đó xác định rõ phương pháp tạo lập, trách nhiệm của từng bộ phận liên quan.
- Từ những quy định có tính thống nhất đã ban hành, trong công tác lập Báo cáo Tài chính, Hội sở cần chủ động trong việc kiểm soát các số liệu từ chi tiết đến tổng hợp để có những thông tin chính xác đưa lên thuyết minh Báo cáo Tài chính, cụ thể:
+ Đối với thuyết minh mục đích sử dụng vốn: Trước đây, thông tin này được lấy từ các đơn vị kinh doanh khi thực hiện giải ngân, tuy nhiên thông tin này thường bị các đơn vị kinh doanh không nhập liệu hoặc nhập liệu không chính xác trên hệ thốn, dẫn tới việc thuyết minh gặp nhiều khó khăn. Hội sở khi tiếp nhận quản lý dữ liệu tập trung cần rà soát hồ sơ, kiểm tra và bổ sung thông tin này, yêu cầu khắt khe hơn về thông tin này trong quy trình giải ngân, thu nợ.
+ Đối với thuyết minh ngành nghề khách hàng: Thông tin này cũng được lấy từ nhập liệu tại các đơn vị kinh doanh và cũng có tính chính xác cũng như tính cập nhật không cao. Hội sở cần rà soát hồ sơ tập trung, điều chỉnh thông tin này chính xác.
- Báo cáo quản trị được thực hiện tạo lập tập trung tại Hội sở phải có tính tổng thể, thống nhất và có khả năng phân tách. Đối với một báo cáo phát sinh, phải thực hiện cho toàn hệ thống và có thể tách cho từng đơn vị kinh doanh để có cái nhìn từ tổng thể đến chi tiết cho người sử dụng báo cáo, không thực hiện đơn lẻ các báo cáo cho từng đơn vị cụ thể khi có yêu cầu như hiện nay, tránh gây lãng phí nguồn lực và hiệu quả sử dụng báo cáo.
- Thiết lập báo cáo tự động trên hệ thống Core banking nhằm giảm tải tối đa cho công tác tạo lập bằng tay với các báo cáo phức tạp.
- Hiện tại chỉ có Hội sở là có bộ phận phân tích báo cáo với nghiệp vụ cao nên với mô hình kế toán tập trung, bộ phận phân tích tại Hội sở phải thực hiện công tác phân tích báo cáo cho toàn hệ thống, bao gồm cả việc phân tích báo cáo chi tiết cho Ban Lãnh đạo các đơn vị kinh doanh, giúp Ban lãnh đạo có quyết định chính xác hơn ngay ở các đơn vị cấp dưới, cải thiện công tác phân tích báo cáo có tính chính xác không cao tại Chi nhánh do người làm kế toán với nghiệp vụ chuyên môn thấp thực hiện.
- Từ những phân tích chuyên sâu tại Hội sở, Ngân hàng TMCP Đông Nam Á có thể đánh giá được những rủi ro đang tiềm tàng như rủi ro tín dụng, rủi ro tỷ giá, rủi ro lãi suất, rủi ro nghiệp vụ mà lâu nay không hề được coi trọng, nhưng những rủi ro này vẫn đang gây tổn thất lớn cho các đơn vị kinh doanh.
c) về bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Ngân hàng TMCP Đông Nam Á đang được tổ chức phân tán tương đối phức tạp dẫn đến nhiều bất cập và rủi ro cho Ngân hàng. Bộ máy kế toán là phần quan trọng ảnh hưởng đến các nội dung khác của công tác kế toán nên cần phải được ưu tiên hoàn thiện trước với các giải pháp sau:
- Tổ chức lại bộ máy kế toán tập trung về Hội sở, thực hiện các nghiệp vụ kế toán tại các bộ phận Hội sở có chuyên môn nghiệp vụ cao, dưới sự quản lý Ban Lãnh đạo Ngân hàng, tách biệt bộ phận kế toán với đơn vị kinh doanh.
- Đảm bảo lợi ích và sự quản lý của người làm kế toán với lợi ích riêng của đơn vị kinh doanh để tránh tình trạng người làm kế toán bị chi phối bởi lãnh đạo các đơn vị kinh doanh, ảnh hưởng đến tính chính xác của nghiệp vụ kế toán do người làm kế toán thực hiện.
- Tiếp tục nâng cao trình độ nghiệp vụ của người làm kế toán, tổ chức các khóa đào tạo với các chuyên gia để đạo tạo người làm kế toán với các nghiệp vụ mới, nâng cao năng suất và hiệu quả công việc cho bộ máy kế toán.
- Ban hành các quy định cụ thể, phân chia nhiệm vụ cho từng bộ phận của bộ máy kế toán, tránh việc chức năng nhiệm vụ bị chồng chéo như hiện nay gây lãng phí nguồn lực và không hiệu quả.
- Xác định lại khối lượng công việc của bộ máy kế toán để có phân chia hợp lý, tránh quá tải cho một số bộ phận. Hiện nay, một số bộ phận như báo cáo kế toán, chi tiêu nội bộ thường xuyên xảy ra tình trạng quá tải công việc trong những giai đoạn như đầu tháng, cuối tháng, hạn nộp các báo cáo, thời điểm thanh tra, kiểm toán, khiến người làm kế toán dễ mắc phải sai sót. Khi thực hiện mô hình kế toán tập trung sẽ càng khiến tình trạng này xảy ra nhiều hơn, vì vậy cần tăng cường nhân sự cho bộ phận kế toán tại Hội sở, đảm bảo đủ số lượng mới có thể đảm bào chất lượng của bộ máy kế toán.
d) về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán là phần ảnh hưởng trực tiếp đến ghi nhận số liệu kế toán ban đầu, hệ thống chứng từ kế toán được hoàn thiện tốt mới có thể giúp dữ liệu đầu vào của hệ thống được phản ánh chính xác, góp phần tăng hiệu quả cho các công tác báo cáo, phân tích và kiểm tra kế toán về sau. Đề hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán, cần thực hiện các giải pháp:
- Rà soát, ban hành lại các mẫu biểu chứng từ kế toán một cách thống nhất, cập nhật liên tục trên hệ thống Core banking. Toàn bộ mẫu biểu kế toán phải được tạo lập bằng hệ thống Core banking để đảm bảo tính chính xác và thống nhất, cập nhật liên tục.
- Khi thực hiện mã hóa chứng từ kế toán trên hệ thống sẽ giúp việc ghi nhận nghiệp vụ kế toán được nhanh chóng, chính xác, tránh một số trường hợp ghi nhận không khớp chứng từ như hiện nay.
- Xây dựng hệ thống phê duyệt chứng từ điện tử để giải quyết một số nghiệp vụ cần thực hiện gấp khi triển khi triển khai mô hình kế toán tập trung. Chứng từ được phê duyệt điện tử làm căn cứ để thực hiện nghiệp vụ, không thể thay thế chứng từ giấy vào thời điểm hiện tại, vì vậy, cần quy định các nghiệp vụ có thể thực hiện phê duyệt điện tử và thời gian hoàn thiện, bổ sung chứng từ giấy.
- Không cho phép việc thiếu, nợ chứng từ kế toán như hiện nay đang xảy ra ở các Chi nhánh. Khi thực hiện tập trung, cần thắt chắt công tác kiểm tra tính đầy đủ của chứng từ kế toán khi ghi nhận nghiệp vụ.
- Lưu trữ chứng từ kế toán tập trung để đảm bảo cho công tác bảo quản được an toàn, tránh rủi ro về đánh tráo, giả mạo chứng từ. Lưu trữ chứng từ tập trung còn phục vụ cho công tác kiểm soát sau được kịp thời, giảm độ trễ của kiểm soát sau, phát hiện sớm những sai phạm.
e) về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
- Rà soát hệ thống tài khoản kế toán nội bộ và các nghiệp vụ kế toán liên quan để thống kê nghiệp vụ trên toàn hệ thống. Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán nội bộ theo một quy tắc chung. Đối với một nghiệp vụ, cần được thực hiện theo dõi trên một dạng tài khoản thống nhất, quy chuẩn trên toàn hệ thống.
- Tập trung việc quản lý, theo dõi, tạo lập tài khoản nội bộ tại Hội sở, mọi nghiệp vụ phải được phân tích và quy chuẩn về cách thức hạch toán, tài khoản nội bộ sử dụng thống nhất, không cho phép việc sử dụng kho số tài khoản nội bộ tràn lan như hiện nay.
- Thiết lập hệ thống nghiệp vụ để mặc định chỉ cho phép hạch toán vào những tài khoản đã nếu trong quy định về hướng dẫn hạch toán nghiệp vụ đối với từng phần hành kế toán. Thiết lập chặn trên Core banking các trường hợp thường xuyên xảy ra lỗi hạch toán sai tài khoản như hiện nay.
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị kinh doanh nào, được người làm kế toán tập trung tại hội sở hạch toán trực tiếp vào sổ kế toán của đơn vị đó, không thực hiện qua nhiều các bước trung gian như hiện nay.
f) về ứng dụng cộng nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán
Theo những tìm hiểu của tác giả, hệ thống Core banking T24 là một trong hệ thống hiện đại nhất hiện nay ở khả năng phát triển tùy biến. Tuy nhiên, hiện tại theo đánh giá của tác giả, Ngân hàng TMCP Đông Nam Á mới chỉ khai thác được khoảng 20% khả năng của hệ thống Core banking T24. Vì vậy, một phần nào đó ảnh hưởng đến năng suất của công tác kế toán, cũng một phần do tổ chức công tác kế toán chưa hợp lý nên chưa phát huy được hết khả năng của phần mềm. Để giải quyết tồn tại đó, cần thực hiện đồng thời các giải pháp sau:
- Khi triển khai kế toán tập trung, các đơn vị quản lý phần hành kế toán tại Hội sở phải thực hiện phân tích tất cả các nghiệp vụ phát sinh để đưa các bút toán hạch toán lên hệ thống Core banking một cách khoa học và hợp lý, tránh tình trạng hạch toán chồng chéo, đan xen quá nhiều tài khoản nội bộ, hoặc việc hạch toán không đồng nhất giữa các nhân viên kế toán khi thực hiện cùng một nghiệp vụ.
- Loại bỏ tối đa việc nhập liệu hạch toán kế toán bằng bút toán tay Nợ / Có. Xây dựng các nghiệp vụ kế toán được hạch toán tự động dưới những dữ liệu do đơn vị quản lý nghiệp vụ đã phân tích để tăng tính chính xác cho nghiệp vụ, giảm gánh nặng trong khâu hạch toán.
- Xây dựng hệ thống truy vấn báo cáo tự động theo phân tích của các đơn vị nghiệp vụ, phân quyền truy vấn báo cáo cho các đơn vị nghiệp vụ để chủ động lấy báo cáo, tránh việc phải thông qua IT lấy dữ liệu thô sơ trong Core banking và thực hiện lập báo cáo bằng tay.
- Nâng cấp dung lượng lưu trữ và môi trường backup để đảm bảo an toàn cho hệ thống Core banking.