Hệ thống chứng từ kế toán tại Ngân hàng TMCP Đông Nam Á được tổ chức tương đối đầy đủ và chặt chẽ. Qua nhiều gia đoạn cải tiến, hệ thống chứng từ kế toán đã được xây dựng ngày càng hoàn thiện, luôn đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật, đồng thời giảm thiểu về mặt số lượng và nâng cao về chất lượng.
Đông Nam Á
Hệ thống chứng từ kế toán tại Ngân hàng TMCP Đông Nam Á được Ban Tổng giám đốc ban hành theo từng quyết định, quy trình tại từng thời kỳ. Hiện nay, hệ thống chứng từ kế toán được quy định chủ yếu theo 03 nghiệp vụ chính là nghiệp vụ kế toán nội bộ, kế toán giao dịch và kế toán tín dụng. Khối Tài chính Kế hoạch được Ban Tổng Giám đốc giao nhiệm vụ xây dựng, phát triển và cải tiến hệ thống chứng từ kế toán nội bộ, tương tự là Khối Quản lý tín dụng & Thu hồi nợ với nghiệp vụ kế toán tín dụng và Khối Dịch vụ Khách hàng & Ngân hàng giao dịch với nghiệp vụ kế toán giao dịch.
Hệ thống chứng từ kế toán được các Khối phụ trách nghiên cứu, xây dựng, phát triển và trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt ban hành toàn hệ thống. Các bộ phận nghiệp vụ phải theo dõi các văn bản được ban hành liên quan đến nghiệp vụ mình để kịp thời thực hiện những thay đổi về chứng từ.
Chứng từ kế toán được luân chuyển khác nhau theo quy định trong từng bộ quy trình được ban hành, tuy nhiên chủ yếu được luân chuyển theo 2 cách sau:
- Đối với chứng từ hạch toán: Phiếu hạch toán, sổ phụ tài khoản, bảng phân bổ, bảng kê, ... sẽ được luân chuyển từ Chuyên với tới Kiểm soát viên và ngược lại, đảm bảo mọi bút toán hạch toán đều được thực hiện bởi 2 người làm kế toán, tuân thủ nguyên tắc “4 mắt”. Chứng từ hạch toán sau khi được thực hiện bởi Chuyên viên và Kiểm soát viên sẽ được chuyển tới Trưởng phòng kiểm soát sau.
- Đối với chứng từ phê duyệt: Tờ trình, hồ sơ, hợp đồng, biên bản, ... sau khi được luân chuyển qua Chuyên viên và Kiểm soát viên, chứng từ sẽ được luân chuyển qua đầy đủ các cấp quản lý bao gồm: Trưởng phòng, Ban Giám đốc (Đối với chứng từ Chi nhánh); Trưởng phòng, Ban Giám đốc trung tâm, Ban Giám đốc Khối, Ban Tổng Giám đốc (Đối với chứng từ Hội sở). Việc luân chuyển qua các cấp quản lý đảm bảo chứng từ phê duyệt của nghiệp vụ sẽ được thông qua cả về mặt chủ trương và phương thức thực hiện, nâng cao tính chặt chẽ cho nghiệp vụ.
Đối với công tác bảo quản lưu trữ chứng từ kế toán, Ngân hàng TMCP Đông Nam Á quy định chứng từ kế toán phát sinh tại đơn vị nào sẽ được bảo quản lưu trữ tại đơn vị đó. Bộ phận hạch toán kế toán tại đơn vị sẽ có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản và cung cấp chứng từ kế toán cho công tác thanh tra, kiểm soát.