a) Thành lập Ban Quản trị mô hình kế toán tập trung
độ Chủ nhiệm
1. Phê duyệt và thâm định 2. Theo dõi tiến độ
1. Triên khai
2. Phê duyệt mô hình
Điều phối
1. Đảm bảo chât lượng và mục tiêu của mô hình
2. Báo cáo tiến độ
3. Điều phối công việc và
1. Triên khai và hoàn thiện mô hình
2. Đảm bảo tiến độ và chât lượng
Nhóm triển khai
1. Hỗ trợ Điều phôi thực hiện triển khai
2. Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ thực hiện
3. Đảm bảo các nguồn lực trong nhóm để thực hiện
4. Thực hiện công việc theo định hướng, mục tiêu, đảm bảo các công tác triển khai
1. Đảm bảo tiến độ
2. Đảm bảo triển khai theo đúng mục tiêu, tiến độ, chất lượng đã chỉ đạo
3. Hỗ trợ thẩm định chất lượng mô hình
4. Hỗ trợ công việc quản lý 5. Báo cáo và đệ trình kết quả từng phần công việc
STT Công việc chính Chịu trách nhiệm Phối hợp thực hiện Thời gian thực hiện
I Tập trung kế toán nội bộ
1. 1
Sắp xếp công việc kế toán nội bộ tại Chi nhánh và tại Hội sở
Khôi TCKH Chi nhánh 01 tháng
1. 2
Xây dựng nội dung tổ chức công tác kế toán nội bộ tập
trung Khôi TCKH Chi nhánh 02 tháng
1. 3
Sắp xếp và định biên nhân sự kế toán nội bộ tại Chi nhánh
và tại Hội sở Khôi TCKH
Chi nhánh và Khôi QT
& PTNNL 01 tháng 1.
4
Sắp xếp cơ sở vật chất làm Khôi Khôi 01 tháng
Bảng 3.2. Nhiệm vụ của Ban Quản trị mô hình kế toán tập trung b) Lộ trình triển khai mô hình kế toán tập trung
5 miền bắc 02 tháng
1. 6
Cải tiến nội dung công tác kế toán nội bộ cho phù hợp và thực hiện tập trung kế toán nội bộ Chi nhánh khu vực
miền trung Khối TCKH Chi nhánh 02 tháng
1. 7
Cải tiến nội dung công tác kế toán nội bộ cho phù hợp và thực hiện tập trung kế toán nội bộ Chi nhánh khu vực
miền nam Khối TCKH Chi nhánh 02 tháng
1. 8
Hoàn thiện nội dung tổ chức công tác kế toán nội bộ tập trung, hoàn thiện công việc kế toán nội bộ tập trung và đánh giá kết quả thực hiện giai đoạn I
Khối TCKH Ban Quảntrị mô hình 01 tháng
II Tập trung kế toán tín dụng
2. 1
Sắp xếp công việc kế toán tín dụng tại Chi nhánh và tại HO
Khối QLTD
& THN Chi nhánh 01 tháng 2.
2
Xây dựng nội dung tổ chức công tác kế toán tín dụng tập trung Khối QLTD & THN Chi nhánh 02 tháng 2. 3
2. 4
Sap xếp cơ sở vật chât làm việc dành cho nhân sự Hội sở
Khối Vận hành Khối TCKH 01 tháng 2. 5
Thực hiện tập trung kế toán tín dụng Chi nhánh khu vực miền bắc Khối QLTD & THN Chi nhánh 02 tháng 2. 6
Cải tiến nội dung công tác kế toán tín dụng cho phù hợp và thực hiện tập trung kế toán tín dụng Chi nhánh khu vực miền trung Khối QLTD & THN Chi nhánh 02 tháng 2. 7
Cải tiến nội dung công tác kế toán tín dụng cho phù hợp và thực hiện tập trung kế toán tín dụng Chi nhánh khu vực miền nam Khối QLTD & THN Chi nhánh 02 tháng 2. 8
Hoàn thiện nội dung tổ chức công tác kế toán tín dụng tập trung, hoàn thiện công việc kế toán tín dụng tập trung và đánh giá kết quả thực hiện giai đoạn I Khối QLTD & THN Ban Quản trị 01 tháng II I
Tập trung kế toán giao dịch
3. 1
Quy chuẩn nghiệp vụ kế toán giao dịch trên toàn hệ thống
Khối DVKH
& NHGD Chi nhánh 03 tháng 3.
2
3. 4
Phân tích nghiệp vụ và xây dựng hoàn thiện các ứng dụng nhập liệu trên Core banking phục vụ tất cả các nghiệp vụ kế toán giao dịch
Khối DVKH
& NHGD Khối CNTT 03 tháng
3. 5
Sắp xếp và định biên nhân sự kế toán giao dịch tại Chi nhánh và tại Hội sở Khối DVKH & NHGD Chi nhánh và Khối QT & PTNNL 01 tháng 3. 6
Thực hiện tập trung công tác kế toán giao dịch trên toàn hệ thống và liên tục cải tiến trong quá trình thực hiện
Khối DVKH
hiện và phối hợp giữa rất nhiều bộ phận. Vì vậy, việc triển khai không thể tiến hành một cách gấp gáp. 3 năm là thời gian hợp lý để có thể hoàn thành và vận hành hoàn chỉnh mô hình.
c) Nội dung tổ chức mô hình kế toán tập trung
* Thanh toán, hạch toán kế toán chi phí hoạt động tập trung
-> Đơn vị thực hiện: Phòng Kế toán chi tiêu nội bộ và thuế - Trung tâm Kế toán Tài chính - Khối Tài chính Kế hoạch
Phòng Kế toán chi tiêu nội bộ và thuế - Trung tâm Kế toán Tài chính - Khối Tài chính Kế hoạch thực hiện công tác thanh toán, hạch toán các khoản
hệ thống Ngân hàng TMCP Đông Nam Á sau khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, cụ thể gồm những nội dung chính sau:
- Thanh toán và hạch toán các khoản tạm ứng nội bộ, bên ngoài
- Thanh toán và hạch toán chi phí lương, các khoản chi phúc lợi và các khoản trích theo lương
- Thanh toán và hạch toán các khoản chi nộp thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNDN, thuế nhà thầu và các khoản phải nộp NSNN khác
- Thanh toán và hạch toán các chi phí liên quan đến mua sắm, thuê, sửa chữa bảo dưỡng, khấu hao tài sản cố định và công cụ dụng cụ
- Thanh toán và hạch toán các chi phí hành chính, in ấn, vật liệu văn phòng phục vụ hoạt động
- Thanh toán và hạch toán các chi phí chương trình quảng cáo, tiếp thị - Thanh toán và hạch toán chi phí bảo hiểm tiền gửi, chi công tác xã hội
- Thanh toán và hạch toán chi phí dự phòng rủi ro
- Thanh toán và hạch toán các khoản thủ chi khác, bất thường mang tính chất hoạt động nội bộ
Phương thức luân chuyển chứng từ kế toán chi phí hoạt động:
- Các đơn vị có nhu cầu thanh toán chi phí hoạt động thực hiện tạo lập bộ chứng từ thanh toán với đầy đủ các cấp thẩm quyền phê duyệt theo đúng quy đinh của Ngân hàng TMCP Đông Nam Á.
- Gửi chứng từ kế toán tới chuyên viên kế toán chi tiêu nội bộ thông qua văn thư trực tiếp hoặc chuyển phát nhanh có bảo đảm. Chuyên viên kế toán chi tiêu nội bộ hội sở tiếp nhận bộ chứng từ, tạo lập mã số bộ chứng từ bằng ứng dụng công nghệ thông tin để theo dõi tiến độ thực hiện và quản lý bộ chứng từ một cách khoa học, tránh rủi ro thất lạc.
- Chuyên viên kế toán chi tiêu nội bộ thực hiện kiểm tra bộ chứng từ đảm bảo đúng với quy định chi tiêu của Ngân hàng TMCP Đông Nam Á và
đúng quy định của pháp luật. Trong trường hợp có sai sót, chuyển hoàn bộ chứng từ cho đơn vị lập để điều chỉnh và cập nhật tình trạng sai sót của bộ chứng từ trên hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin để các đơn vị theo dõi thực hiện. Trong trường hợp bộ chứng từ được tạo lập chính xác, chuyên viên kế toán thực hiện hạch toán kế toán đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và chuyển tiếp kiểm soát viên kế toán thực hiện rà soát bộ chứng từ và duyệt bút toán hạch toán kế toán. Định kỳ hàng ngày, danh mục bộ chứng từ và bút to án hạch toán được chuyển Trường phòng kế toán chi tiêu nội bộ và thuế thực hiện công tác kiểm soát sau, đảm bảo tuân thủ quy định của Ngân hàng TMCP Đông Nam Á và pháp luật trong công tác thanh toán.
- Định kỳ tập hợp chứng từ, đóng gói theo đúng quy định và chuyển bộ phận lưu trữ chứng từ tập trung - Khối Vận hành, đảm bảo lưu trữ chứng từ chuyên nghiệp, khoa học và an toàn, phục vụ dễ dàng cho công tác thanh kiểm tra về sau.
* Quản lý hệ thống tài khoản kế toán tập trung
-> Đơn vị thực hiện: Phòng Quy trình & Chế độ kế toán và Phòng Giám sát & Kiểm soát từ xa - Trung tâm Kế toán Tài chính - Khối Tài chính Kế hoạch
Phòng Quy trình & Chế độ kế toán và Phòng Giám sát & Kiểm soát từ xa - Trung tâm Kế toán Tài chính - Khối Tài chính Kế hoạch thực hiện quản
lý, hướng dẫn và tham gia vào tất cả các quy trình nghiệp vụ kế toán trên toàn hệ thống, bao gồm cả tài khoản NHNN và TK nội bộ gắn với TK NHNN thông qua bảng mã category và mapping, đảm bảo việc sử dụng tài khoản kế toán đúng quy định, thống nhất và phục vụ hiệu quả công tác báo cáo, kiểm tra, kiểm soát.
Loại bỏ chức năng mở tài khoản nội bộ của tất cả các đơn vị trên toàn hệ thống, Phòng Quy trình & Chế độ kế toán thực hiện mở tài khoản nội bộ cho các đơn vi sử dụng để đảm bảo tính chính xác, thống nhất.
Phòng Giám sát & Kiểm soát từ xa thực hiện công tác giám sát việc sử dụng tài khoản nội bộ đã được mở và sử dụng đúng mục đích, chính xác với quy định của Ngân hàng TMCP Đông Nam Á và quy định của pháp luật. Tham gia góp ý về tính chính xác, rủi ro, hiệu quả sử dụng của các tài khoản được mở.
* Báo cáo kế toán tập trung
- Báo cáo tài chính và Báo cáo thống kê tập trung
-> Đơn vị thực hiện: Phòng Kế toán tổng hợp - Trung tâm Kế toán Tài chính - Khối Tài chính Kế hoạch
Phòng Kế toán tổng hợp - Trung tâm Kế toán Tài chính - Khối Tài chính Kế hoạch thực hiện công tác lập báo cáo tài chính định kỳ hàng quý,
hàng năm của Ngân hàng theo quy định của Pháp luật. Lập bảng cân đối tài khoản kế toán toàn hệ thống định kỳ hàng ngày, hàng tháng và bảng cân đối tài khoản kế toán từng đơn vị trực thuộc hàng tháng theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.
Lập báo cáo thống kê và các báo cáo chỉ số tài chính của toàn hệ thống và của từng đơn vị trực thuộc theo quy định của NHNN, và phục vụ công tác kiểm soát chỉ số tài chính của Ban Lãnh đạo cho từng đơn vị trực thuộc cũng như toàn hệ thống.
Lập và nộp các báo cáo thống kê theo yêu cầu của cơ quan quản lý địa phương thông qua các văn bản và đề nghị đến từ Ban Lãnh đạo Chi nhánh. Chi nhánh khi nhận được các văn bản từ cơ quản quản lý địa phương về báo cáo kế toán, hoặc có yêu cầu về lập báo cáo thống kê kế toán phục vụ quản lý có thể thực hiện gửi yêu cầu tới Phòng Kế toán tổng hợp - Trung tâm Kế toán
Tài chính - Khối Tài chính Kế hoạch thông qua hệ thống hỗ trợ theo dõi yêu
cầu báo cáo được Khối CNTT thiết lập. Phòng Kế toán tổng hợp thực hiện lập báo cáo, kiểm soát báo cáo và gửi báo cáo tới Ban Lãnh đạo Chi nhánh để thực hiện phê duyệt trước khi nộp cho cơ quan quản lý địa phương.
- Báo cáo quản trị tập trung
-> Đơn vị thực hiện: Phòng Báo cáo quản trị - Trung tâm Kế toán Quản trị - Khối Tài chính Kế hoạch
Phòng Báo cáo quản trị thực hiện công tác lập các báo cáo quản trị định kỳ hàng ngày, tháng, quý, năm đã được xây dựng cho từng đơn vị kinh doanh cũng như toàn hệ thống phục vụ Ban Lãnh đạo Chi nhánh và Ban Lãnh đạo Ngân hàng.
Ngoài những nội dung báo cáo quản trị đã xây dựng sẵn, Ban Lãnh đạo Chi nhánh cũng như Ban Lãnh đạo Ngân hàng có thể yêu cầu thực hiện các Báo cáo quản trị với những nội dung khác nhau phục vụ công tác quản lý và ra quyết định. Mọi yêu cầu về báo cáo quản trị cũng được theo dõi thông qua hệ thống hỗ trợ theo dõi yêu cầu báo cáo được Khối CNTT thiết lập.
Với việc triển khai công tác kế toán tập trung, hệ thống báo cáo kế toán bao gồm cả Báo cáo tài chính, Báo cáo thống kê, Báo cáo quản trị và các Báo cáo kế toán khác sẽ được thực hiện lập và kiểm soát hoàn toàn bởi người làm kế toán Hội sở với đầu mỗi là Khối TCKH thông qua thông tin và số liệu kế toán từ hệ thống hoặc trao đổi cung cấp số liệu từ các Khối Hội sở, công tác báo cáo kế toán sẽ hoàn toàn được cắt bỏ tại các đơn vị kinh doanh.
* Kế toán tín dụng tập trung
-> Đơn vị thực hiện: Khối Quản lý tín dụng và Thu hồi nợ
Khối Quản lý tín dụng và Thu hồi nợ thực hiện công tác hạch toán tín
dụng trên toàn hệ thống, bao gồm các nội dung chính:
- Hạch toán thu nợ và quản lý công tác thu nợ đúng quy định
- Hạch toán ghi nhận tài sản bảo đảm và quản lý tài sản bảo đảm theo đúng quy định
- Hạch toán thu nhập, chí phí liên quản đến tín dụng đúng quy định - Kiểm soát lãi suất cho vay và công tác hạch toán dự thu lãi cho vay trên hệ thống Core banking đúng quy định.
- Kiểm soát nhóm nợ tín dụng, dự phòng rủi ro tín dụng, công tác báo cáo thông tin tín dụng và các chỉ tiêu tín dụng toàn hệ thống
- Quản lý công tác thu hồi nợ xấu, xử lý tài sản bảo đảm, sử dụng dự phòng rủi ro tín dụng để xử lý nợ xấu
Phương thức luân chuyển chứng từ kế toán chi phí hoạt động:
- Các đơn vị kinh doanh phát sinh nghiệp vụ giải ngân và thu nợ thực hiện tạo lập hồ sơ tín dụng, hồ sơ tài sản bảo đảm và các chứng từ phê duyệt tín dụng liên quan.
- Gửi hồ sơ tín dụng, hồ sơ tài sản bảo và chứng từ phê duyệt tín dụng liên quan về Khối QLTD&THN thông qua văn thư trực tiếp hoặc chuyển phát nhanh có bảo đảm.
- Chuyên viên kế toán tín dụng hội sở tiếp nhận bộ chứng từ, tạo lập mã
số bộ chứng từ bằng ứng dụng công nghệ thông tin để theo dõi tiến độ thực hiện và quản lý bộ chứng từ một cách khoa học, tránh rủi ro thất lạc.
- Chuyên viên kế toán tín dụng thực hiện kiểm tra bộ chứng từ đảm bảo
đúng với quy định tín dụng của Ngân hàng TMCP Đông Nam Á và đúng quy định của pháp luật. Trong trường hợp có sai sót, chuyển hoàn bộ chứng từ cho đơn vị lập để điều chỉnh và cập nhật tình trạng sai sót của bộ chứng từ trên hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin để các đơn vị theo dõi thực hiện. Trong trường hợp bộ chứng từ được tạo lập chính xác, chuyên viên kế toán tín dụng thực hiện hạch toán kế toán giải ngân, thu nợ, ghi nhận tài sản bảo đảm, thu
phí, lịch trả nợ, và các thiết lập khác trong nghiệp vụ tín dụng chuyển tiếp kiểm soát viên kế toán thực hiện rà soát bộ chứng từ và duyệt bút toán hạch toán kế toán. Định kỳ hàng ngày, danh mục bộ chứng từ và bút toán hạch toán được chuyển Trường phòng kế toán tín dụng thực hiện công tác kiểm soát sau, đảm bảo tuân thủ quy định của Ngân hàng TMCP Đông Nam Á và pháp luật trong công tác kế toán tín dụng.
- Định kỳ tập hợp chứng từ, đóng gói theo đúng quy định và chuyển bộ phận lưu trữ chứng từ tập trung - Khối Vận hành, đảm bảo lưu trữ chứng từ chuyên nghiệp, khoa học và an toàn, phục vụ dễ dàng cho công tác thanh kiểm tra về sau.
Đối với những yêu cầu thu nợ hoặc những sản phẩm tín dụng quy định cần giải ngân gấp, không thể đáp ứng nếu thực hiện đầy đủ quy trình luân chuyển chứng từ qua chuyển phát nhanh, đơn vị kinh doanh có thể thực hiện