3.2.2.1. Từng bước hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế
Như đã trình bày ở Chương 2 về nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong TTQT của NHCT Hoàn Kiếm, quy trình TTQT hiện tại vẫn còn chưa mang tính tập trung, chưa giao quyền chủ động. Vì vậy, NHCT Việt Nam cần phải xây dựng và hoàn thiện cho mình quy trình TTQT hợp lý, bảo đảm an toàn, hạn chế rủi ro, phù hợp với thông lệ quốc tế và không trái với luật pháp Việt Nam.
Với những nghiệp vụ đơn giản như nhờ thu hay chuyển tiền, ngân hàng chỉ đóng vai trò trung gian trong việc thực hiện lệnh chi trả hoặc nhờ thu từ khách hàng và thu lợi qua các khoản phí dịch vụ khách hàng nộp. Tuy nhiên, dù là phương thức thanh toán đơn giản nhưng nếu ngân hàng không có một quy trình thanh toán rõ ràng, trách nhiệm của từng phòng, ban không được phân chia cụ thể thì ngân hàng cũng rất dễ gặp rủi ro trong phương thức này. Do đó, để có thể hạn chế rủi ro một cách hiệu quả, từng khâu của quy trình TTQT phải được cụ thể hoá một cách rõ ràng để phù hợp với điều kiện của ngân hàng, các phòng chuyên trách có liên quan phải thực hiện nghiêm túc trách nhiệm của mình. Tuy nhiên không nên máy móc rập khuôn mà cần có những sáng kiến riêng để làm cho quy trình này trở nên linh hoạt.
Riêng đối với phương thức thanh toán tín dụng chứng từ thì quy trình có phức tạp hơn, đòi hỏi nhân viên TTQT phải hiểu rất rõ từng bước quy trình
TTQT, từ việc phát hành L/C, gửi L/C cho ngân hàng thông báo đến việc trả tiền cho ngân hàng nước ngoài và thông báo đòi tiền nhà nhập khẩu,..., hoặc khi nhận đựơc chứng từ của ngân hàng nước ngoài gửi đến thì phải kiểm tra chi tiết, cẩn thận, có thể kết hợp với khách hàng để kiểm tra, hạn chế tối đa những trường hợp chiết khấu miễn truy đòi.
Với nghiệp vụ mở L/C nhập khẩu, thì khi thực hiện soạn thảo xong một L/C, trước khi lập tờ trình, nhân viên TTQT có thể thông báo cho nhà nhập khẩu về L/C đã được soạn thảo này để nhà nhập khẩu xem xét có gì vướng mắc, không phù hợp với yêu cầu của mình hay không. Thời gian để xem xét này không nên kéo dài quá để ảnh hưởng đến thời hạn mở L/C của khách hàng. Ngoài ra, nhân viên TTQT cần phải rất cẩn thận, tránh đề ra những điều kiện về phía ngân hàng không phù hợp với các điều kiện trong đơn xin mở L/C của khách hàng. Ngân hàng cần chú ý những vấn đề cơ bản có tính hệ thống từ khi phát hành L/C cho tới thời điểm quyết định trả tiền cho nước ngoài để hạn chế rủi ro kỹ thuật.
Với nghiệp vụ thanh toán L/C, ngân hàng cần thực hiện quản lý chặt chẽ các bộ chứng từ đến và đi, tránh để thất lạc hoặc thanh toán hai lần như thực tế đã xảy ra, có hệ thống theo dõi bộ chứng từ đến của từng L/C riêng biệt cập nhật trong ngày. Nếu bộ chứng từ có sai sót thì thôn g báo cho khách hàng để cùng đưa ra giải pháp tối ưu.
Về khâu thẩm định khách hàng: Trước khi đồng ý cho khách hàng mở L/C hay chuyển tiền trả trước thì bộ phận thẩm định phải thực hiện đầy đủ chức trách của mình, kiểm tra tính pháp lý, chủng loại hàng hoá nhập như thế nào. để hạn chế rủi ro mất khả năng thanh toán của khách hàng, nhất là khi ngân hàng muốn cấp tín dụng cho khách hàng. Tất cả từng khâu trong quy trình phải được thực hiện và phối hợp đồng bộ, ăn khớp nhau sẽ giúp cho việc thực hiện TTQT trôi chảy và an toàn.
3.2.2.2. Quy định chặt chẽ về nghĩa vụ hoàn trả của khách hàng * Định mức kỷ quỹ
Ngân hàng nên quy định chặt chẽ về nghĩa vụ hoàn trả của người xin mở L/C, điều này khách hàng phải nêu rõ trong mẫu đơn mở L/C có cam kết thanh toán với ngân hàng, khi còn chưa tin tưởng khách hàng thì ngân hàng yêu cầu kí quỹ bằng vốn tự có chứ không nên cho khách hàng vay để mở L/C. Định mức ký quỹ một cách hợp lý sẽ giúp cho ngân hàng hạn chế được rủi ro. Tuy nhiên, nếu ngân hàng áp dụng mức ký quỹ quá cao, khách hàng không đáp ứng được thì sẽ tìm ngân hàng khác để giao dịch, còn nếu yêu cầu quá thấp thì rủi ro cho ngân hàng lại tăng lên. Chính vì vậy, một chính sách ký quỹ hợp lý là rất quan trọng để ngân hàng hạn chế rủi ro trong TTQT. Để xác định được mức ký quỹ hợp lý, ngân hàng cần căn cứ vào các yếu tố sau:
- Uy tín và năng lực tài chính của khách hàng (nhà nhập khẩu): Nếu nhà nhập khẩu là khách hàng lâu năm, có uy tín đối với ngân hàng thì mức ký quỹ có thể thấp. Ngược lại, khách hàng chưa có quan hệ nhiều lần thì yêu cầu về mức ký quỹ phải khá cao hoặc phải có tài sản đảm bảo hoặc có người bảo lãnh.
- Khả năng tiêu thụ, hiệu quả kinh tế của lô hàng nhập về: Trong trường hợp khách hàng thế chấp bằng chính lô hàng của mình thì ngân hàn g phải căn cứ vào khả năng tiêu thụ và hiệu quả kinh tế của lô hàng để xác định mức ký quỹ. Khi khách hàng không có khả năng thanh toán, việc tiêu thụ số hàng đó phải bù đắp được cho số tiền mà khách hàng phải thanh toán cho ngân hàng.
- Tỷ lệ trượt giá của đồng tiền: Ngân hàng cần căn cứ vào tỷ lệ trượt giá của đồng tiền để điều chỉnh tỷ lệ ký quỹ tương ứng, từ đó ngân hàng sẽ tránh được rủi ro tỷ giá trong hoạt động TTQT.
* Tăng cường quản lỷ và sử dụng tốt hình thức bảo lãnh L/C nhập hàng trả chậm
Trong phương thức thanh toán bằng L/C trả chậm thông thường khách hàng chỉ phải ký quỹ một tỷ lệ nhỏ so với giá trị của L/C. Chỉ khi đến hạn thanh toán, khách hàng mới phải nộp tiền vào tài khoản tại ngân hàng để thanh toán cho nước ngoài. Trong thời gian chưa thanh toán cho ngân hàng, các khách hàng đều sử dụng hàng hoá đã nhập để sản xuất, kinh doanh hoặc tiêu thụ để quay vòng vốn để tạo lợi nhuận tối đa. Tuy nhiên, trong trường hợp khách hàng kinh doanh không hiệu quả, khi đến hạn thanh toán không có đủ tiền để trả cho đối tác nước ngoài thì khi đó ngân hàng phải ứng vốn để thanh toán cho đối tác nước ngoài nhằm đảm bảo uy tín trong giao dịch quốc tế. Đây là một khoản tín dụng bắt buộc mà ngân hàng cung cấp cho khách hàng, một trong số những khoản nợ khó đòi của ngân hàng.
Tỷ giá biến động cũng ảnh hưởng lớn tới việc thanh toán L/C trả chậm của khách hàng. Bởi vì, khi tiền VND mất giá vào đúng thời điểm thanh toán thì ngân hàng sẽ gặp khó khăn trong nguồn cung ngoại tệ. Các doanh nghiệp sau khi nhập hàng về bán, thu về bằng VND; ngân hàng bán ngoại tệ cho các doanh nghiệp để thanh toán cho đối tác nước ngoài. Trong trường hợp không cân đối được nguồn ngoại tệ thì ngân hàng buộc phải trì hoãn việc thanh toán. Do đó sẽ ảnh hưởng nhiều đến uy tín và khả năng mở rộng thị trường quốc tế, thậm chí còn bị ngân hàng nước ngoài phạt lãi chậm trả rất cao.
Bảo lãnh L/C nhập hàng trả chậm có ưu điểm là giúp ngân hàng thu hút được nhiều khách hàng nhưng cũng chứa đựng nhiều rủi ro như rủi ro tỷ giá, rủi ro do khách hàng chậm trễ trong việc thanh toán như vừa nói ở trên. Trong điều kiện như hiện nay, khi nghiệp vụ TTQT ngày càng phát triển, các khách hàng, đối tác của khách hàng ngày càng có nhiều kỹ thuật lừa đảo thì hơn bao giờ hết ngân hàng cần phải quan tâm tới việc quản lý chặt chẽ đối với các L/C
trả chậm nhằm hạn chế rủi ro trong thanh toán bằng các biện pháp như:
- Nên hạn chế phát hành L/C trả chậm nếu ngân hàng có đủ vốn c ho khách hàng vay để phát hành L/C trả ngay. Vì L/C trả chậm là một trong những nguyên nhân tạo nên nợ nần lớn trong tương lai, đồng thời cũng là nhân tố dễ gây ảnh hưởng đến uy tín của ngân hàng.
- Khi mở L/C trả chậm nên cân nhắc kỹ về loại hàng hoá, chu kỳ lưu thông và tiêu thụ hàng hoá, khả năng kinh doanh của khách hàng để đưa ra những yêu cầu đối với khách hàng nhằm đảm bảo khả năng thanh toán khi đến hạn như: ký quỹ bằng ngoại tệ, thế chấp tài sản. Đồng thời, ngân hàng cũng nên có những thoả thuận với khách hàng về việc quản lý, sử dụng hàng hoá nhập khẩu của khách hàng. Như thế khách hàng mới có trách nhiệm với thanh toán L/C trả chậm cho ngân hàng.
- Khi những L/C trả chậm đã bị chuyển sang các món nợ ngân hàng bắt buộc phải cấp cho nhà nhập khẩu thì ngân hàng cần tìm hiểu nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời như đôn đốc đơn vị tiêu thụ hàng hoá, hoặc phối hợp với các cơ quan pháp luật trong trường hợp nhà nhập khẩu cố tình chây ỳ việc thanh toán.
* Bảo lãnh nhận hàng
Về bảo lãnh nhận hàng, ngân hàng cũng cần đưa ra những quy định về việc khách hàng nào thì được ngân hàng bảo lãnh: chỉ những khách hàng có uy tín, tình hình kinh doanh phát đạt, không có vấn đề gì về tình trạng chậm thanh toán từ trước đến nay... Ngoài ra, ngân hàng cũng cần đánh giá đối tác của khách hàng có phải là bạn hàng lâu năm, có tín nhiệm với khách hàng của mình
không; loại hàng nhập khẩu có phải là hàng hoá dễ bán, thu được lợi nhuận hay
không và uy tín của công ty vận tải như thế nào. Nếu các điều kiện trên không thoả mãn thì ngân hàng không nên bảo lãnh nhận hàng cho nhà nhập khẩu.
3.2.2.3. Đẩy mạnh công tác tư vấn cho khách hàng
Như đã phân tích về nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong TTQT tại NHCT Hoàn Kiếm ở chương 2, một thực tế hiện nay nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu của Việt Nam còn non yếu về nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm trong TTQT. Do đó, việc ngân hàng tham gia tư vấn cho khách hàng là một việc làm vô cùng cần thiết. Ngân hàng cần vận dụng các phương thức thích hợp nhất cho từng loại hình xuất nhập khẩu và từng khách hàng, cũng như tư vấn cho khách hàng phương thức thanh toán nào phù hợp, loại hình L/C nào có lợi nhất cho họ. Đối với các mặt hàng gia công, hàng đổi hàng hay giao hàng thường xuyên định kỳ thì nên tư vấn cho khách hàng sử dụng thư tín dụng tuần hoàn, đối ứng. Còn hàng hoá kinh doanh qua trung gian bán hàng thì có thể áp dụng L/C giáp lưng hay L/C chuyển nhượng. Hàng hoá là nông sản thì thường sử dụng L/C dự phòng để đảm bảo điều kiện tốt nhất cho các bên tham gia thanh toán. Ngân hàng cũng cần tiến hành phân loại khách hàng như: với khách hàng có mối quan hệ thường xuyên lâu dài thì có thể sử dụng L/C tuần hoàn, những khách hàng có uy tín thanh toán thì có thể áp dụng các phương thức đơn giản hơn như chuyển tiền hay nhờ thu để tiết kiệm thời gian và chi phí. Còn khách hàng mới thì tốt nhất là nên sử dụng phương thức TDCT và yêu cầu ký quỹ để giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra.
Ngân hàng cũng nên tư vấn cho khách hàng soạn thảo một hợp đồng ngoại thương với những điều kiện thương mại tối đa hoá lợi ích của khách hàng. Bởi vì, các doanh nghiệp vẫn còn lúng túng và thiếu kinh nghiệm trong việc ký hợp đồng như thế nào để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp mà không vi phạm các quy định, tập quán thương mại quốc tế. Khi bộ chứng từ có bất hợp lệ thì ngân hàng nên tư vấn cho khách hàng cách xử lý tốt nhất, nếu là sai sót có thể sửa chữa được thì đề nghị khách hàng sửa chữa hoặc thay thế; nếu không ngân hàng phải thông báo cho ngân hàng nước ngoài về sai sót
và xin chấp nhận thanh toán, ngân hàng nước ngoài không chấp nhận thanh toán thì chỉ còn cách chuyển sang hình thức thanh toán khác hoặc trả lại chứng từ cho họ.
Tóm lại, ngân hàng nên chú trọng vào công tác tư vấn cho khách hàng để tránh những rủi ro không đáng có do khách hàng gây ra, mặc dù người chịu thiệt đầu tiên chính là khách hàng nhưng ngân hàng cũng phải chịu tổn thất theo.