3.2.2.1. Căn cứ đề xuất giải pháp
Hiện nay hầu hết các phòng ban, đơn vị thuộc Công ty TNHH SX và TM Cường Việt chưa có hệ thống phân tích công việc, chỉ thực hiện theo tiêu chuẩn viên
chức chuyên môn nghiệp vụ và hệ thống cấp bậc kỹ thuật chức danh một cách
chung chung, không chi tiết và cụ thể.
Công tác phân tích công việc tại Công ty hầu như chưa được quan tâm thực hiện. Việc này đã gây ảnh hưởng đến các công tác khác trong Công ty như đánh giá thực hiện công việc.
3.2.2.2. Nội dung của giải pháp
Công việc trước mắt và cần phải làm ngay là phải xây dưng bảng mô tả công việc, và bảng tiêu chuẩn công việc tại những vị trí công nhân sản xuất, công nhân sửa chữa, công nhân trực lò hơi,… (Các vị trí này rất quan trọng cho sự phát triển của Công ty trong mọi tình huống do đó Lãnh đạo Công ty phải thực sự quan tâm) tại các vị trí này thì số lượng nhân viên thường hay biến động do nhiều yếu tố, và khi xây dựng được hai 2 bảng trên sẽ giúp cho Lãnh đạo Công ty có cách nhìn khách quan về công việc tại các vị trí này, và từ đó công ty có thể linh động bằng cách bố trí công việc phù hợp với từng lao động, nếu cần thì
phải đào tạo và phương pháp đào tạo như thế nào đồng thời cải thiện điều kiện làm việc, tăng lương, phụ cấp, thưởng,…và có các chính sách động viên hợp lý giúp cho họ gắn bó lâu dài hơn với công ty. Tuy nhiên quá trình xây dựng bảng phải thực hiện nghiêm túc và có sự chỉ đạo của Ban giám đốc Công ty, cũng như phối hợp giữa các phòng ban để có được các thông tin chính xác, đầy đủ.Sau đó tiếp tục lập bảng cho các vị trí còn lại của công ty đây là sơ sở cho việc tuyển dụng của công ty trong thời gian sắp tới.
Ví dụ: Tên cá nhân: Nguyễn Văn A
Chức danh công việc: Trưởng phòng
Bộ phận: Phòng Tổ chức - Hành chính
Bảng 3.2. Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc
STT CHỈ TIÊU
A Phần mô tả công việc
I Trách nhiệm:
- Tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực tổ chức bộ máy nhân sự của Công ty.
II
Các nhiệm vụ chính:
- Theo dõi và triển khai thực hiện các mặt về tuyển
dụng, đào tạo, thực hiệncác chế độ, chính sách đối với người lao động. Đồng thời tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản trị,đảm bảo điều kiện làm việc và phương tiện phục vụ sản xuất kinhdoanh của Công ty.
B. Yêu cầu tiêuchuẩn:
- Hoàn thành nhiệm vụ
mà Ban giám đốc giao.
- Đảm bảo theo đúng
quy định ca Nhà nước và nội quy của Công ty.
III
Các nhiệm vụ phụ:
- Thực hiện và tham gia các công tác phong trào thuộc Đoàn thể do Công ty tổ chức.
IV
Các mối quan hệ:
- Lãnh đạo Công ty
- Các Bộ phận trực thuộc Công ty.
V
Quyền hạn:
Theo dõi và triển khai thực hiện các mặt về tổ chức hành chính, tuyển dụng, đào tạo, chính sách đối người lao động.
VI
Các điều kiện làm việc:
- Thiết bị làm việc: Máy vi tính. - Môi trường làm việc: Bình thường.
- Giờ làm việc: Hành chính.
VII Quyền lợi:
Được hưởng các quyền lợi theo luật lao động
STT CHỈ TIÊU
VIII Yêu cầu trình độ học vấn:
- Cử nhân kinh tế
IX
Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng:
- Sử dụng được máy vi tính văn phòng (Word, Excel, Access…).
- Ngoại ngữ: trình độ B Anh văn.
- Am hiểu chuyên môn và có kỹ năng trong quản lý nhân sự.
- Am hiểu các quy định, chính sách, chế độ do Nhà nước ban hành.
X Yêu cầu về thể chất và điều kiện làm việc:
Đảm bảo sức khỏe.
D Đánh giá mức hoàn thành công việc
Mức 1 Hoàn thành xuất sắc các công việc được giao. Mức 2 Hoàn thành các công việc được giao.
Mức 3 Không hoàn thành một trong các công việc được giao.
Mức 4 Không hoàn thành các công việc được giao làm ảnh hưởng đến Công ty.
(Nguồn: Giải pháp của tác giả đề xuất, tháng 06/2017) 3.2.2.3. Điều kiện thực hiện giải pháp
Phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc nên sử dụng là phỏng vấn bằng bản câu hỏi và phỏng vấn trực tiếp để có thể thu thập thông tin đầy đủ, chính xác về công việc:
- Thông tin về trình độ học vấn, chuyên môn đào tạo cần thiết để thực hiện công việc
- Thông tin về giới tính, tuổi tác.
- Thông tin về các kiến thức bổ sung cần thiết như ngoại ngữ, tin học…
- Thông tin về các bước thực hiện công việc, những nhiệm vụ chính của công
việc.
- Thông tin về các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. - Thông tin về điều kiện thực hiện công việc.
Phân tích công việc phải do các cán bộ chuyên trách đảm nhận và tiến hành một cách khoa học: Các nhân viên của Phòng Nhân sự - Hành chính và những nhà quản trị cấp cơ sở có kinh nghiệm và nắm chắc tình hình thực tế của Công ty. Như vậy công tác phân tích công việc hiệu quả hơn, tránh được tình trạng nghiên cứu phân tích côngviệc chỉ là những nhìn nhận khách quan, một chiều từ bên ngoài và những ý kiến chủquan của người phân tích.
Trong quá trình xây dựng các văn bản phân tích công việc thì cần tham khảo
thêm tài liệu và các đơn vị khác cùng ngành. Các phòng ban, đội, đơn vị cần
phối hợp với Phòng Nhân sự - Hành chính để thực hiện phân tích công việc diễn ra hiệu quả, các thông tin thu thập được đầy đủ và chính xác.
Tiến hành phân tích lại công việc khi có sự đổi mới trong công việc đó, nhất là trong bối cảnh công nghệ khoa học phát triển nhanh chóng như hiện nay. Việc này góp phần điều chỉnh lại các mô tả, các tiêu chuẩn của công việc từ đó có kế hoạch bố trí, đào tạo nhân lực để thực hiện tốt công việc.
3.2.2.4. Hiệu quả dự kiến giải pháp mang lại
Kết quả của phân tích công việc phải được sử dụng để thực hiện các công tác khác trong Quản trị nhân lực như tuyển dụng, đánh giá thực hiện công việc, xác địnhnhu cầu đào tạo về số lượng và chất lượng, đãi ngộ,…