3.2.3.1. Căn cứ đề xuất giải pháp
Quá trình tuyển dụng lao động có vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình hoạt động và phát triển của Công ty. Chất lượng khâu tuyển dụng cao sẽ giúp cho Công ty có một đội ngũ lao động có trình độ cao, tay nghề giỏi. Tuy nhiên, nếu chất lượng khâu tuyển dụng thấp, không tuyển được những ứng viên có trình độ, kinh nghiệm thì sẽ ảnh hưởng quá trình hoạt động và phát triển của Công ty. Đối với một Công ty hoạt động trong ngành xây dựng hay đa số doanh nghiệp hiện nay thì sự biến động về đội ngũ nhân viên là một điều không thể không quan tâm. Chính vì vậy mà công tác tuyển dụng càng đóng vai trò quan trọng, quyết định chất lượng đội ngũ lao động của Công ty. Nếu quy trình tuyển dụng chặt chẽ và hợp lý thì sẽ giúp Công ty có một đội ngũ lao động có chất lượng tốt.
3.2.3.2. Nội dung của giải pháp
Hiện nay công việc tuyển dụng nhân sự của Công ty vẫn chưa phục vụ cho mục
tiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn, hoàn toàn phát sinh theo nhu cầu tuyển dụng, tác giả đề xuất các giải pháp cần áp dụng cho Công ty:
Bước 1: Hoàn thiện tiêu chí tuyển chọn công nhân viên rõ ràng, phù hợp với vị
trí tuyển dụng.
Công tác tuyển chọn công nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành đội ngũ công nhân viên làm việc có tâm huyết, sáng tạo và hiệu quả. Tuy nhiên, trong thời gian qua các tiêu chí để Công ty tuyển dụng chưa rõ ràng, cụ
thể về nhiệm vụ, kỹ năng chuyên môn mà ứng viên phải có, phẩm chất quan
trọng cần có để hoàn thành nhiệm vụ. Tuyển dụng những công nhân viên có
kiến thức, kỹnăng phù hợp với yêu cầu công việc là động lực cho Công ty phát triển nhanh, đặc biệt để hoàn thành các nhiệm vụ mới khi mở rộng sản xuất kinh doanh.
Tác giả đề xuất ví dụ các tiêu chí cụ thể cho chức danh Trưởng phòng nhân sự - hành chính như sau:
- Tuổi: Từ 30 đến 45 tuổi - Giới tính: Nam, Nữ
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp hệ chính quy các trường đại học chuyên ngành luật, quản trị kinh doanh, quản trị nguồn nhân lực.
- Kiến thức chung về luật doanh nghiệp.
- Kiến thức chuyên sâu về luật lao động, bảo hiểm xã hội.
- Sức khỏe: Tốt, có hoàn cảnh cá nhân đáp ứng yêu cầu thời gian làm việc. - Phẩm chất:
+ Trung thực, có khả năng chịu áp lực công việc cao, có tính kỷ luật cao, độc lập, sáng tạo.
+ Năng nổ, nhiệt tình, thích thiết lập, xây dựng hệ thống quy trình. - Ngoại ngữ tiếng anh (nghe, nói, đọc, viết) thành thạo.
- Giỏi vi tính văn phòng (Word, Excel, Powerpoint).
- Kinh nghiệm đã làm việc ở chức vụ Trưởng phòng nhân sự - hành chính: Từ 3 đến 5 năm.
- Kỹ năng lãnh đạo nhân viên, lập kế hoạch, tổ chức và giám sát công việc, phân tích, tổng hợp, làm báo cáo, giao tiếp tốt.
- Ưu tiên: Có hiểu biết sâu về ISO và hệ thống 5S; Ứng viên sống ở Hà Nội. Bước 2: Xây dựng được kế hoạch cụ thể về nhu cầu cần tuyển dụng nhân sự cho kế hoạch kinh doanh dài hạn của Công ty.
Căn vào kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn của Công ty, khi đó Công ty xây dựng được kế hoạch cụ thể về nhu cầu cần tuyển dụng nhân sự một cách khoa học, không tuyển người để ứng phó với sự thiếu hụt nhân sự tạm thời trong
ngắn hạn. Để đáp ứng nhu cầu dài hạn cần có chính sách tuyển dụng quy mô,
mỗi bộ phận cần có kế hoạch tuyển dụng kèm theo tiêu chuẩn cụ thể về trình độ, kinh nghiệm, sức khỏe, độ tuổi. Bên cạnh đó đi kèm chính sách lương, thưởng,
phụ cấp hấp dẫn trong khả năng của Công ty và môi trường làm việc an toàn,
thoả mái sẽ là yếu tố thu hút người lao động.
Bước 3: Hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự.
Quy trình tuyển mộ, tuyển dụng đang áp dụng tại Công ty trong thời gian qua thực hiện tương đối tốt, sau đây tác giả đề xuất Công ty hoàn thiện quy trình
tuyển dụng (xem hình 3.1) thêm bước kiểm tra trắc nghiệm ngay sau bước thu
nhận, nghiên cứu hồ sơ. Nhằm mục đích kiểm tra kiến thức, kỹ năng chuyên
môn và năng lực thật sự của ứng viên tham gia tuyển dụng. Với phương pháp
kiểm tra trắc nghiệm sẽ giúpCông ty sàng lọc khá kỹ những ứng viên không đạt
yêu cầu. Phòng HCNS cần phối hợp với các phòng ban xây dựng các bài mẫu
kiểm tra trắc nghiệm về kiến thức trình độ chuyên môn cho từng chuyên ngành, từng phòng ban. Những vị trí quan trọng như phó Giám đốc, trưởng phó các bộ
phận, quản đốc và nhân viên tổ mẫu tácgiả đề xuất Công ty cho mua phần mềm
kiểm tra trắc nghiệm hoặc đặt hàng họ viết phần mềm nội dung chính Công ty
đưa ra.
Bước 4: Mở rộng nguồn tuyển dụng a. Đối với nguồn tuyển dụng nội bộ
Trường hợp đề bạt thăng chức thì phòng nhân sự - Hành chính phối hợp bộ phận liên quan tiến hành đào tạo thêm về cách thức phương pháp làm việc ở vị trí mới, mối quan hệ phối hợp, cách ứng xử,… nhằm tránh hiện tượng rập khuôn,
máy móc, thiếu sáng tạo trong công việc. Các nhân viên được chọn thì có cơ hội thăng tiến, còn đối với những nhân viên không được chọn sẽ có hiện tượng không phục, đố kỵ, gây mất đoàn kết nội bộ nhất là trong trường hợp họ có năng lực và khả năng như nhau, nhưng nhu cầu tuyển dụng lại có giới hạn. Để khắc phục hạn chế này, Công ty cần làm tốt công tác giáo dục tư tưởng, nêu rõ lý do tại sao họ không được chọn và sẽ ưu tiên họ trong những đợt tuyển dụng tiếp theo để có có tâm lý thoải mái và yên tâm công tác. Điều này cũng khuyến khích họ phấn đấu, giúp họ có thêm động lực để họ cống hiến hết sức mình.
Để việc thuyên chuyển được chính xác, Công ty phải chú trọng vào việc lưu trữ thông tin cá nhân của mỗi nhân viên trong những hồ sơ nhân sự riêng biệt. Đồng thời Công ty cũng phải xây dựng hồ sơ phát triển nhân sự và hồ sơ sắp xếp lại nhân sự. Đây là nơi cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác nhất cho mỗi lần Công ty quyết định thuyên chuyển, đề bạt từ nguồn nội bộ:
- Trong hồ sơ nhân sự cần có thông tin về cá nhân: Tuổi tác, sức khỏe, trình độ học vấn, chuyên môn, khả năng đặc biệt nếu có.
- Hồ sơ phát triển nhân sự bao gồm các thông tin về: Mức độ hoàn thành công việc hiện tại, khả năng thăng tiến, các lớp đào tạo đã qua,…
Trên thực tế Công ty chưa thực hiện tốt việc xây dựng và thu thập đầy đủ thông tin của các loại hồ sơ nói trên. Ban lãnh đạo chỉ dựa vào công việc cần tuyển và phiếu đề xuất của các trưởng bộ phận, điều này không thể tránh khỏi sự thiếu chính xác, đôi khi còn mang tính chủ quan. Vì vậy, Công ty muốn khai thác hiệu quả nguồn tuyển dụng nội bộ cần phải lập đầy đủ các hồ sơ nói trên. Trường hợp tuyển nhân viên từ người thân, bạn bè giới thiệu cần chú ý đến quá trình làm việc, mối quan hệ nhằm tránh bè phái cục bộ, che dấu khuyết điểm của nhau, gây mất đoàn kết nội bộ ảnh hưởng đến hoạt động Công ty.
Hình 3.1. Sơ đồ tuyển dụng tại Công ty (Tác giả đề xuất) Bộ phận chịu trách nhiệm Hành động Trưởng các bộ phận Giám đốc Trưởng phòng Nhân sự - Hành chính Trưởng phòng Nhân sự - Hành chính Hội đồng tuyển chọn Trưởng các bộ phận Trưởng các bộ phận và phòng NSHC Hủy Nhu cầu tuyển dụng
Xem xét, phê duyệt
Xác định nguồn tuyển dụng
Nguồn nội bộ Nguồn bên ngoài
Thu nhận, NC hồ sơ
Kiểm tra trắc nghiệm Phỏng vấn Tuyển chọn
Đào tạo ban đầu Thử việc Đánh giá thử việc Ký HĐ chính thức
b. Đối với nguồn tuyển dụng bên ngoài
Khi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được mở rộng, nhu cầu công việc đòi hỏi nhân sự với số lượng lớn và chất lượng cao thì việc đa dạng hóa các nguồn tuyển dụng bên ngoài là thực sự cần thiết. Nó sẽ tạo điều kiện cho việc
tăng số lượng cũng như chất lượng các hồ sơ dự tuyển, tạo cơ hội cho những
người có năng lực thực sự, có nhiệt huyết với Công ty được tuyển dụng. Khi
thực hiện việcđa dạng hóa các nguồn tuyển dụng, Công ty nên chú ý đến một số các nguồn sau:
- Tuyển nhân viên từ các cơ sở đào tạo:
Các trường Đại học, cao đẳng và trung học chuyên nghiệp ngày càng trở thành nơi cung cấp nhân lực quan trọng đối với hầu hết các Công ty. Tuy nhiên trong thời gian qua, Công ty chưa chú trọng và quan tâm tới nguồn này. Đây là nguồn tuyển dụng lớn và đang có xu hướng phát triển, nên sẽ cung cấp cho doanh nghiệp những lao động có chất lượng ngày một cao hơn. Các sinh viên của các trường này thường được đào tạo khá bài bản, khoa học và có hệ thống.
Mặc dù họ chưa đủ kinh nghiệm để làm việc nhưng họ lại có sức trẻ, sự nhiệt
tình, năng động, sáng tạo, tinh thần ham học hỏi và cầu tiến, khả năng thích ứng nhanh chóng với sựthay đổi của môi trường.
- Tuyển nhân viên từ các trung tâm giới thiệu việc làm:
Trung tâm giới thiệu việc làm thường có rất nhiều số liệu cơ bản về người tìm việc ở nhiều phương diện, họ phụ trách công việc công bố thông tin tuyển dụng, sau đó sàng lọc ra những người có khả năng tương đối tốt. Công ty đã sử dụng
nguồn này thông qua việc nhờ các tổ chức chuyên nghiệp tuyển dụng giúp. Tuy
nhiên Công ty cần chú ý khi tuyển dụng từ nguồn này là Công ty cần có những
biện pháp kiểm tra chặt chẽ và kỹ lưỡng chất lượng của các ứng viên được giới thiệu. Tốt nhất là Công ty nên kết hợp với các trung tâm này cùng với họ tuyển dụng thì sẽ tìm được nhân viên tốt và phù hợp với công việc, vì chỉ có Công ty
mới có thể chọn được những người phù hợp với công việc của mình. Công ty
theo lợi nhuận cung ứng cho Công ty những lao động không đủ những phẩm chất cần thiết với công việc.
- Nhân viên cũ của công ty:
Nhiều trường hợp có những nhân viên của Công ty đang có thế đứng tốt ở Công ty lại rời bỏ Công ty để làm cho công ty khác hoặc giải quyết việc riêng. Nhưng khi làm việc ở công ty mới họ thấy rằng công việc đó lại kém hơn là họ tưởng hoặc tình trạng cá nhân đã thay đổi họ muốn trở lại nơi cũ. Thông thường thì Công ty không coi trọng nguồn nhân lực này vì Công ty cho rằng họ không trung thực, không đáng tin cậy, là những người “đứng núi này trông núi nọ”. Tuy nhiên rất nhiều Công ty đã khám phá ra rằng những người trở lại làm việc lại là những nhân viên làm việc tốt hơn và có tinh thần trung thực hơn là trước kia họ làm việc tại đây. Điều này cũng dễ hiểu vì họ đã tự động bỏ việc mà nay quay lại được Công ty mở rộng vòng tay đón họ thì họ sẽ dồn hết tâm lực để
chứng tỏ lòng mong mỏi làm việc của mình, họ cũng muốn sửa chữa những sai
lầm của mình nên sẽ cống hiến hết mình vì Công ty. - Hội chợ việc làm:
Công ty nên đăng ký tham gia các hội chợ về việc làm để tìm kiếm các ứng viên. Phương pháp này cho phép Công ty có thể tiếp xúc trực tiếp với nhiều ứng viên, mở ra nhiều cơ hội lựa chọn cho Công ty.
- Quảng cáo qua báo chí hoặc internet:
Khi sử dụng hình thức quảng cáo làm phương thức tìm kiếm, Công ty cũng cần phải chú ý mấy điểm sau:
- Thông qua điều tra nghiên cứu thị trường để lựa chọn phương tiện truyền thông quảng cáo có hiệu quả nhất.
- Thiết kế quảng cáo phải làm nổi bật được tiêu chí của doanh nghiệp. - Phải sử dụng lời lẽ quảng cáo có tính cổ động và ấn tượng sâu sắc.
- Khi soạn thảo nội dung quảng cáo phải căn cứ vào bản thuyết minh vị trí công việc trong dự định tuyển chọn nhân viên.
- Nội dung quảng cáo phải xác định rõ vị trí công việc, số lượng tìm kiếm và tư cách nhận chức cần có, ngoài ra con ghi rõ những đãi ngộ của Công ty đối với người đến tuyển...
Hình thức này Công ty nên áp dụng đối với những kế hoạch tuyển dụng trong năm.
3.2.3.3. Điều kiện thực hiện giải pháp
Cần có bản đánh giá kết quả phỏng vấn cho từng ứng viên theo từng tiêu chí cụ thể không chỉ về trình độ, kiến thức đã được đào tạo, thâm niên, thành tích mà còn cả về kỹ năng giao tiếp, kỹ năng phân tích và xử lý tình huống, các phẩm chất cá nhânnhư phong cách giao tiếp, cử chỉ, sự linh hoạt, tháo vát…
Sử dụng các văn bản phân tích công việc cụ thể vào quá trình tuyển dụng để công tác tuyển dụng diễn ra chính xác hơn và các tiêu chuẩn đánh giá ứng viên phù hợp với tình hình thực tế hơn.
3.2.3.4. Hiệu quả dự kiến giải pháp mang lại
Nâng cao chất lượng đội ngũ lao động trong Công ty, giúp cho Công ty có những lợi thế nhất định khi ký kết hợp đồng đối với khách hàng nhất là những khách hàng nước ngoài.
Tuyển chọn được những ứng viên có năng lực, trình độ chuyên môn cao đáp ứng được yêu cầu tính chất phức tạp của công việc.
Tiết kiệm chi phí, thời gian trong việc đào tạo sau tuyển dụng. Nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc.