a. Đối với công tác lập kế hoạch
Ban Giám đốc Công ty cần xây dựng kế hoạch, chiến lược phát triển nguồn nhân lực gắn với chiến lược kinh doanh theo hướng chú trọng các cán bộ chất lượng cao, quan tâm những cán bộ có kinh nghiệm, giỏi chuyên môn. Trước hết cần tập trung hoàn thiện việc phân tích công việc.
Phân tích công việc là việc làm đầu tiên và hết sức quan trọng của người cán bộ quản lý nhân lực trong tổ chức, bởi đó là sự mở đầu cho việc hiểu biết sâu sắc công việc, để thông qua đó, các cán bộ có thể lập kế hoạch nguồn nhân lực, để tuyển dụng và bố trí người lao động vào các vị trí khác nhau trong tổ chức.
Các cán bộ quản lý nhân lực của Công ty cần phải có bảng mô tả công việc cho từng loại công việc cụ thể, trong đó liệt kê các nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc cũng như các mối quan hệ trong công việc. Như vật, bảng mô tả công việc có thể chỉ ra được một cách chi tiết về nội dung công việc, thời gian để thực hiện, các yêu cầu về kỹ thuật, trình độ, môi trường làm việc,… Với mức hiệu quả tối thiểu, đó là cư sở để đánh giá thành tích, đánh giá kết quả của người lao động đảm đương vị trí.
Một bảng mô tả công việc phải có các dữ liệu sau: - Nhận diện công việc
- Tóm tắt công việc
- Chức năng, trách nhiệm trong công việc.
- Các mối quan hệ với các bộ phận nào trong đơn vị
- Thời gian để hoàn thành công việc
- Tiêu chuẩn mẫu để đánh giá nhân viên thực hiện công việc.
- Yêu cầu về trình độ học vấn
- Các kỹ năng, điều kiện cần thiết cho công việc.
Tiếp theo, đánh giá lại toàn bộ nguồn nhân lực hiện tại về điểm mạnh, điểm yếu, sở trường của từng người để tính toán, xác định định biên nhân sự cụ thể cho từng vị trí, tại phòng nghiệp vụ và các đơn vị trực thuộc để sắp xếp, bố trí lao động từ đó xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực cho cả ngắn, trung và dài hạn.
b. Đối với công tác tuyển dụng
Tuyển dụng phải có điều kiện, tiêu chuẩn rõ ràng
Nguyên tắc này nhằm tránh việc tuỳ tiện trong quá trình tuyển dụng nhân viên kiểu “yêu nên tốt, ghét nên xấu” hoặc chủ quan, cảm tính trong quá trình nhận xét đánh giá con người.
Cùng với thông tin tuyển dụng rõ ràng, chế độ thưởng phạt nghiêm minh cũng cần phải được công bố hết sức cụ thể trước khi tuyển dụng. Công ty cần cho các ứng viên biết rằng khi Công ty trân trọng trao phần thưởng để động viên những nhân viên có thành tích trong công việc thì cũng không thể chấp nhận những nhân viên liên tiếp không hoàn thành nhiệm vụ hoặc làm việc cầm chừng để giữ vị trí.
Đương nhiên việc tuyển chọn chính xác hay không tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như nguyên tắc, tiêu chuẩn tuyển chọn, phẩm chất người tuyển dụng... Song một quy chế tuyển dụng đúng đắn và thích hợp sẽ giúp Công ty nâng cao hiệu quả của quá trình tuyển dụng. Có như thế mới tập hợp được đội ngũ nhân viên có đức có tài luôn được sàng lọc, bổ sung và tăng cường để có thể đương đầu với những thách thức ngày càng gay gắt trên thương trường.
Mục đích của Công ty thu hút nguồn nhân lực đảm bảo về chất lượng, số lượng để hoàn thành tốt nhiệm vụ kinh doanh và đạt được các mục tiêu đề ra, đóng góp tích cực vào sự tồn tại, phát triển của Công ty. Vì vậy, trong thời gian tới công tác này cần được đổi mới để tuyển dụng, tiếp nhận được lao động có chất lượng, phù hợp nhu cầu
và quá trình hội nhập khu vực, thế giới mà trước hết là quá trình hiện đại hóa công nghệ, quy trình sản xuất, cung ứng sản phẩm.
- Mở rộng các phương pháp tuyển dụng
Ngoài các phương pháp mà Công ty đã và đang áp dụng, có thể tham khảo thêm một vài phương pháp khác như:
- Phương pháp thu hút thông qua thông báo tuyển dụng
Theo phương pháp này thì cán bộ tuyển dụng sẽ lập bản thông báo về các vị trí công việc cần tuyển người trong đó ghi rõ tên công việc, các thủ tục cần thiết khi đăng kí, các điều kiện tiêu chuẩn đáp ứng yêu cầu công việc…và tiến hành thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng như: Báo, đài, truyền hình, internet…
- Phương pháp hồ sơ nhân sự
Thực chất của phương pháp này là dựa vào hồ sơ cá nhân của từng người lao động trong công ty hoặc ngoài công ty, xem xét các kiến thức kĩ năng, kinh nghiệm của người lao động và tiến hành đề bạt người lao động vào vị trí mới. Ngày nay với sự phát triển của khoa học công nghệ thì các tổ chức có thể dễ dàng xem xét hồ sơ của cá nhân người lao động thông qua các trang tìm việc làm của người lao động...
Ưu điểm của phương pháp này đó là các tổ chức cũng rút ngắn thời gian cho công tác tuyển dụng, giảm chi phí.
Nhược điểm của phương pháp này ở chỗ người giới thiệu dễ mắc tính chủ quan cá nhân, hay có mối quan hệ cá nhân dẫn đến người tuyển vào không đáp ứng công việc. - Phương pháp thu hút các ứng viên thông qua các trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm
Đây là phương pháp mà ở đó tổ chức gửi cho các trung tâm giới thiệu việc làm về vị trí cần tuyển kèm theo những kiến thức kĩ năng và những yêu cầu khác. Trung tâm giới thiệu sẽ căn cứ vào yêu cầu này để tìm được người phù hợp. Các trung tâm giới thiệu việc làm là cầu nối giữa doanh nghiệp hay người sử dụng lao động với người lao
động.
Ưu điểm của phương pháp này đó là nó phù hợp với các tổ chức nhỏ không có bộ phận chuyên trách về quản trị nhân lực. Nếu các trung tâm giới thiệu việc làm này hoạt động tốt thì đây là kênh tuyển dụng đem lại hiệu quả cao.
Nhược điểm của phương pháp này sẽ tốn chi phí của các tổ chức cũng như người lao động. Mặt khác hiện nay thì không ít các trung tâm giới thiệu việc làm hoạt động không hiệu quả, và hiện tượng lừa đảo gây thiệt hại cả cho người lao động và tổ chức cần người.
- Phương pháp thu hút các ứng viên thông qua các cơ hội việc làm
Đây là phương pháp mà các tổ chức sẽ cử nhân viên của mình đến các hội trợ việc làm và tiến hành phỏng vấn trực tiếp để tìm được ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc. Ưu điểm của phương pháp này đó là các nhà tuyển dụng tiếp xúc trực tiếp với người lao động do vậy có thể đánh giá một cách tương đối chính xác về các ứng viên. Mặt khác tại các hội trợ việc làm thì số lượng người lao động tham gia thường rất đông do vậy có khả năng tìm được những ứng viên có trình độ đáp ứng tốt cho vị trí cần tuyển. Nhược điểm của phương pháp này đó là thường thì để tham gia hội chợ thì các tổ chức phải bỏ một khoản chi trí khá nhiều. Một nhược điểm nữa đó là do thời gian ngắn nên các tổ chức không có nhiều thời gian để tìm hiểu kĩ về ứng viên.
- Phương pháp thu hút thông qua việc cử cán bộ đến các trường đại học, cao đẳng và dạy nghề.
Đây là phương pháp mà các tổ chức cử các nhân viên của mình đến các trường đại học, cao đẳng, các trường dạy nghề để tuyển. Đối tượng của các tổ chức thường là những sinh viên năm cuối sắp ra trường. Các tổ chức sẽ thông qua khoa lớp, nhà trường để tìm hiểu về những sinh viên có thành tích xuất sắc để tuyển.
Ưu điểm của phương pháp này đó là chất lượng của nguồn tuyển là rất cao đáp ứng được yêu cầu đặt ra của tổ chức. Mặt khác tổ chức có thể tiếp xúc trực tiếp với những ứng viên do vậy có thể tìm được người phù hợp.
Nhược điểm của phương pháp này đó là thường thì những sinh viên mới ra trường có rất ít kinh nghiệm làm việc do vậy tổ chức phải mất thời gian để họ làm quen với công việc.
Công tác tuyển dụng nên được tiến hành như sau:
- Phân tích vị trí cần tuyển: cần xây dựng các bản mô tả công việc và tiêu chuẩn chức danh cụ thể với các yếu tố có thể định lượng được. Phân tích các yêu cầu, tiêu chuẩn cần tuyển chọn một cách nghiêm túc, kỹ lưỡng. Điều này, đảm bảo cho Công ty và người đi dự tuyển biết rõ các yêu cầu công việc phải làm, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng vị trí, các quy định của công ty, xí nghiệp, nhà máy; các điều kiện về tiền lương, phúc lợi và các quyền lợi của vị trí cần tuyển để người được tuyển dụng nắm được thông tin về tổ chức từ đó đưa ra các lựa chọn thích hợp.
+Đối với hoạt động tuyển dụng: Duy trì hoạt động tuyển dụng rộng rãi thông qua nhiều kênh khác nhau và sử dụng các phương tiện thông tin đại chúng để giúp Công ty thu hút được một số lượng lớn các ứng viên tham gia dự tuyển. Đây là điều kiện thuận lợi để công ty có cơ hội tiếp nhận được nhiều hồ sơ, lựa chọn những người có khả năng, thích hợp nhất đối với các yêu cầu công việc.
+Đối với hoạt động tuyển chọn: Quá trình tuyển chọn đang được tiến hành ở công ty là hợp lý song để hoạt động tuyển chọn có hiệu quả tốt nhất, nên tùy theo tính chất phức tạp của từng vị trí công việc để có thời gian thử việc hợp lý. Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, công tác tuyển dụng nhân viên hợp đồng cần kiểm soát chất lượng đầu vào thông qua công tác thử việc, để tuyển được những người thật sự có trình độ, có năng lực vào làm việc tại Công ty, phải là người tốt nghiệp đại học, cao đẳng hệ chính quy theo đúng chuyên ngành phù hợp và phù hợp với tổ chức. Phát hiện, sử dụng đúng sở trường của các cán bộ nhân viên để có được hiệu quả cao nhất trong công việc.
Các trắc nghiệm nhân sự trong tuyển chọn
vài cuộc phỏng vấn, mà để hình dung chính xác và đầy đủ về một con người thì một cuộc nói chuyện ngắn thật sự là quá ít: Những ấn tượng ban đầu có thể đúng mà cũng có thể sai. Một số hình thức trắc nghiệm như sau:
- Trắc nghiêm IQ (bao gồm cả trắc nghiệm trí nhớ và khả năng chú ý)
- Trắc nghiệm tâm lý và phân loại tính cách
- Trắc nghiệm cách xử sự trong các tình huống
- Trắc nghiệm trình độ chuyên môn
Sử dụng hay không sử dụng các loại test trong quá trình tuyển dụng là quyết định của từng cơ quan và phụ thuộc chủ yếu vào suy nghĩ của lãnh đạo công ty, mà những suy nghĩ này thông thường xuất phát từ những định kiến chứ ít khi dựa trên thực tế. Thường thường, tất cả các test dạng này đều có giới hạn thời gian, nghĩa là cần phải thể hiện năng suất làm việc trong thời gian ngắn. Ngoài việc cho thấy các đặc điểm về tư duy, test còn cho phép nhận xét về khả năng làm việc và tốc độ xử lý thông tin. - Phỏng vấn tuyển chọn
Đây là quá trình giao tiếp trực tiếp giữa người tuyển chọn và ứng viên, thông qua phỏng vấn này thì nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn chính xác hơn về ứng viên.
Thông qua phỏng vấn này thì nhà tuyển dụng có thể kiểm chứng tất cả những thông tin về người lao động, đồng thời cũng giúp cho việc quảng cáo hình ảnh của công ty đến người lao động, ngoài ra còn có một số mục tiêu khác.
Một số loại phỏng vấn thường gặp như: Phỏng vấn theo mẫu, phỏng vấn tình huống, phỏng vấn theo mục tiêu, phỏng vấn căng thẳng, phỏng vấn theo nhóm, phỏng vấn hội đồng…
Một điều rất quan trọng là các buổi phỏng vấn phải được chuẩn bị kỹ từ trước. Có ý kiến cho rằng nên mời càng nhiều phòng ban có liên quan tham gia vào buổi phỏng vấn càng tốt. Thế nhưng điều đó lại khiến buổi phỏng vấn không thành công như mong đợi vì không có thời gian đào sâu, tìm hiểu rõ những kỹ năng của ứng viên. Một điểm
nữa cần chú ý là phải có biên bản các cuộc phỏng vấn và cần có sự xem xét, phân tích thấu đáo biên bản để làm cơ sở cho các quyết định sau này
Tìm được một người tài giỏi, phù hợp với yêu cầu của công ty không hề dễ dàng. Phải phối hợp việc phân tích thông tin ứng viên và sự chuẩn bị chu đáo cho các vòng phỏng vấn để quyết định cuối cùng được rõ ràng và chính xác. Đó là những nguyên tắc cơ bản để giành phần thắng trong cuộc chiến thu hút nhân tài trong thời đại ngày nay. - Khám sức khỏe và đánh giá thể lực của các ứng viên
Đây là bước công ty tiến hành nhằm xác định các ứng viên có đầy đủ thể lực để thực hiện công việc một cách tốt nhất. Hiện nay thì trong yêu cầu của các tổ chức đó là hồ sơ phải có giấy khám sức khỏe của cơ quan y tế có thẩm quyền trong thời gian nhất định qua đó làm cơ sở để kí hợp đồng và làm bảo hiểm cho người lao động. Những công ty có thể đưa những ứng viên này đi khám ở một trung tâm y tế có thẩm quyền và chịu hoàn toàn chi phí. Một mặt việc kiểm tra này giúp đánh giá thông tin trong hồ sơ của ứng viên mặt khác có thể loại những ứng viên không đạt tiêu chuẩn về thể lực. - Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp
Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp nhằm giúp cho tổ chức tìm đúng người, có thể đảm nhận được công việc, các bước phỏng vấn ở trên chưa thể đánh giá được chuyên môn của người lao động. Người lãnh đạo trực tiếp có thể xác định được mức độ chuyên môn của ứng viên ở mức nào qua đó có thể so sánh từng ứng viên tìm ra ứng viên tốt nhất.
- Thẩm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển chọn
Đây là bước kiểm tra lại những thông tin mà ứng viên đã cung cấp cho các nhà tuyển dụng, thông qua việc liên hệ với các cơ sở đào tạo, thông qua các tổ chức mà ứng viên từng làm…
- Tham quan công việc
phải làm trong tương lai.
Bước này cũng là cơ hội cuối cùng cho người lao động quyết định xem có thực sự làm công việc này hay không trước khi kí hợp đồng. Trong một số trường hợp người lao động khi tham quan công việc họ thấy không như kì vọng thì họ sẽ xin rút khỏi vị trí ứng tuyển.
- Ra quyết định tuyển dụng
Sau khi các bước trên đã kết thúc nếu ứng viên nào đạt yêu cầu thì tổ chức tiến hành kí kết hợp đồng lao động, nhận người lao động vào làm việc và bố trí người lao động. Hợp đồng lao động dựa trên những điều cơ bản quy định trong bộ luật lao động như thời gian làm việc thời gian nghỉ ngơi, các chế độ khác…
Người lao động sẽ có thời gian thử việc và trong khoảng thời gian này nếu người lao động đáp ứng tốt công việc thì sẽ chính thức kí hợp đồng.
Hoàn thiện các quy trình tuyển dụng trên, Công ty tuyển dụng nguồn nhân lực đảm bảo về số lượng và chất lượng, là khâu đầu tiên trong quá trình quản trị nguồn nhân lực, nên chất lượng tuyển dụng tốt sẽ là nhân tố ảnh hưởng tích cực cho các quá trình quản trị nhân lực khác.