5. Kết cấu của luận văn
1.2.3 Quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN ở KBNN
Kiểm soát chi NSNN nói chung và kiểm soát chi thường xuyên nói riêng thể hiện qua ba giai đoạn kiểm soát: kiểm soát trước khi chi, kiểm soát trong khi chi và kiểm soát sau khi chi.
Kiểm soát trước khi chi là kiểm soát việc lập, quyết định, phân bổ dự toán chi NSNN. Đây là khâu đầu tiên trong chu trình kiểm soát chi. Nó giúp nâng cao chất lượng dự toán, tránh tình trạng giao dự toán quá thấp không đủ kinh phí hoạt động cho đơn vị hoặc giao dự toán quá cao dễ dẫn đến lãng phí trong sử dụng NSNN.
Kiểm soát trong khi chi là kiểm soát quá trình thực hiện dự toán nhằm đảm bảo các khoản chi phải đủ điều kiện theo quy định trước khi xuất quỹ NSNN chi trả cho đối tượng thụ hưởng NSNN. Kiểm soát trong khi chi là khâu chủ yếu của chu trình kiểm soát chi và cũng là nhiệm vụ quan trọng nhất của KBNN trong việc quản lý chi quỹ NSNN. Kiểm soát trong khi chi giúp ngăn chặn kịp thời những khoản chi không đúng chế độ quy định, tránh lãng phí và thất thoát tiền và tài sản nhà nước.
Kiểm soát sau khi chi là kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí của đơn vị sử dụng NSNN sau khi KBNN đã xuất quỹ NSNN. Kiểm soát sau khi chi do các cơ quan có thẩm quyền quyết định dự toán, cơ quan kiểm toán và cơ quan tài chính đảm nhiệm. TRƯỜ NG ĐẠ I HỌ C KINH TẾ HU Ế
Kiểm soát chi NSNN qua KBNN được tiến hành theo ba nội dung cơ bản như sau:
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ chi: Chứng từ chi phải được lập đúng mẫu qui định đối với từng khoản chi. Chẳng hạn, với chi dự toán bằng tiền mặt, chuyển khoản khi sử dụng kinh phí thường xuyên áp dụng mẫu C2- 02/NS; trên chứng từ phải ghi đầy đủ các yếu tố theo đúng nguyên tắc lập chứng từ kế toán, các yếu tố ghi trên chứng từ phải đảm bảo tính đúng đắn; phải có đầy đủ con dấu, chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) đúng với mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký tại Kho bạc khi mở tài khoản.
- Kiểm tra các điều kiện chi theo chế độ quy định, bao gồm các khoản chi phải còn đủ số dư dự toán để thực hiện chi trả; bảo đảm đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền quy định; có đầy đủ các hồ sơ, hoá đơn, chứng từ liên quan tùy theo tính chất của từng khoản chi.
- Kiểm tra tồn quỹ NSNN của cấp ngân sách tương ứng với khoản chi. Tồn quỹ ngân sách phải đủ để cấp phát theo yêu cầu của đơn vị sử dụng NSNN (KBNN huyện không phải kiểm tra tồn quỹ NSNN cấp trung ương, cấp tỉnh khi chi ngân sách).
Đối với kiểm soát chi thanh toán cá nhân
Căn cứ kiểm soát, thanh toán của KBNN bao gồm: bảng đăng ký biên chế quỹ lương đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phê duyệt, danh sách những người hưởng lương, bảng tăng giảm biên chế và quỹ tiền lương, bảng đăng ký học bổng, sinh hoạt phí của học sinh được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; bảng tăng giảm học bổng, sinh hoạt phí và các chi phí thuê lao động như tiền công phải có hợp đồng; trên cơ sở giấy rút dự toán ngân sách của đơn vị SDNS và các hồ sơ liên quan, KBNN tiến hành kiểm tra, kiểm soát, cấp thanh toán cho đơn vị. Đơn vị thực hiện chi trả cho người được hưởng, mức tối đa không được vượt quá quỹ lương, học bổng đã được duyệt. Nhóm mục chi cho thanh toán cá nhân theo quy định tại mục lục NSNN.
Đối với các khoản thanh toán cho các cá nhân thuê ngoài: căn cứ vào dự toán NSNN do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền giao cho đơn vị; nội dung thanh toán theo hợp đồng kinh tế hoặc hợp đồng lao động, giấy rút dự toán NSNN của đơn vị,
TRƯỜ NG ĐẠ I HỌ C KINH TẾ HU Ế
KBNN thực hiện thanh toán cho người được hưởng hoặc cấp qua đơn vị để thanh toán cho người được hưởng.
Đối với kiểm soát chi phí nghiệp vụ chuyên môn
Căn cứ vào nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn trong dự toán NSNN cơ quan có thẩm quyền giao, chế độ tiêu chuẩn, định mức chi tiêu cho từng nghiệp vụ chuyên môn và các hồ sơ chứng từ liên quan, giấy rút dự toán do thủ trưởng đơn vị ký, KBNN thực hiện cấp phát theo 2 hình thức:
- Cấp phát thanh toán: KBNN kiểm tra hồ sơ chứng từ chi của các đơn vị nếu đủ điều kiện quy định thì làm thủ tục thanh toán trực tiếp cho đơn vị.
- Cấp phát tạm ứng: Trường hợp các khoản chi chưa đủ điều kiện cấp phát thanh toán thì KBNN thực hiện cấp tạm ứng cho đơn vị.
Các khoản chi trong nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn theo quy định tại mục lục NSNN.
Đối với kiểm soát mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc
KBNN kiểm tra, kiểm soát hồ sơ chứng từ chi bao gồm dự toán mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định được cấp có thẩm quyền quy định, quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu (đối với trường hợp đấu thầu), hoặc quyết định chỉ định thầu (đối với trường hợp chỉ định thầu), hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn bán hàng, vật tư thiết bị, các hồ sơ chứng từ có liên quan, giấy rút dự toán ngân sách... Nếu đủ điều kiện thanh toán, KBNN thanh toán trực tiếp bằng chuyển khoản hoặc bằng tiền mặt qua đơn vị sử dụng NSNN để chi trả cho đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Trường hợp chưa đủ điều kiện thanh toán trực tiếp, KBNN cấp tạm ứng cho đơn vị. Sau khi thực hiện chi đơn vị phải gửi hóa đơn, chứng từ liên quan đến KBNN để thanh toán số tạm ứng, KBNN kiểm tra thấy đủ điều kiện theo quy định thì làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang thanh toán cho đơn vị. Các khoản chi trong nhóm mục chi mua sắm, sửa chữa theo quy định tại mục lục NSNN.
Đối với kiểm soát các khoản chi khác
Nhóm mục chi khác trong dự toán được giao của đơn vị sử dụng NSNN bao gồm các khoản mục của mục lục NSNN không nằm trong 3 nhóm mục trên và các
TRƯỜ NG ĐẠ I HỌ C KINH TẾ HU Ế
mục từ 7500 đến mục 8150. Đối với những khoản chi đơn vị đề nghị thanh toán trực tiếp, KBNN kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ, chứng từ và điều kiện chi theo quy định và thanh toán trực tiếp cho đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Đối với khoản chi chưa đủ điều kiện thanh toán trực tiếp căn cứ vào dự toán NSNN, giấy rút dự toán ngân sách (tạm ứng) KBNN thực hiện cấp tạm ứng. Căn cứ bảng kê chứng từ thanh toán và đối chiếu với các điều kiện chi NSNN nếu đủ các điều kiện quy định, KBNN làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp thanh toán tạm ứng cho đơn vị.