Chƣơng 2 : Cơ sở lý thuyết và mơ hình nghiên cứu
2.1. Tổng quan về hóa đơn điện tử và quyết định sử dụng
2.1.9 Quy trình quản lý về hóa đơn điện tử của cơ quan Thuế
Quy trình quản lý HĐĐT của ngành Thuế vẫn đang thực hiện theo Quy trình quản lý ấn chỉ ban hành tại Quyết định số 747/QĐ-TCT ngày 20/4/2015 của Tổng cục Trưởng Tổng cục Thuế áp dụng chung cho tất cả các loại ấn chỉ. Hiện nay chưa có Quy trình thực hiện phù hợp với quy định mới về HĐĐT và Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14. Tổng cục Thuế đang tiếp tục đề nghị các Cục Thuế nghiên cứu tham gia ý kiến về Dự thảo quy trình quản lý HĐĐT để ban hành trong thời gian tới.
2.1.10 Lợi ích và sự cần thiết của việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh
nghiệp
Hóa đơn điện tử giúp DN tiết kiệm thời gian, chi phí. Doanh nghiệp tiết kiệm
được thời gian sử dụng, thời gian báo cáo, thời gian truyền tải thông tin đến người mua. Khi sử dụng HĐĐT theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, DN không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bởi tất cả thơng tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên hệ thống dữ liệu của tổng cục Thuế. Ơng Vũ Tiến Lộc, Chủ tịch Phịng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) nhận định việc sử dụng HĐĐT giúp DN tiết kiệm được thời gian (giảm tới 70% các bước quy trình phát hành và 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn tới 99% thời gian thanh tốn, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 80% chi phí in - xuất hóa đơn cho mỗi hóa đơn). Tiết kiệm chi phí vận chuyển, bảo quản hóa đơn, giảm được các vụ việc tranh chấp xảy ra do các lỗi thất lạc hoặc giao chậm trễ hóa đơn.
Hóa đơn điện tử giúp DN thuận tiện cho việc hạch toán kế toán; đối chiếu dữ
liệu; quản trị kinh doanh của DN, thuận tiện hơn cho việc xuất trình, chứng minh, báo cáo liên quan về hóa đơn cho các cơ quan quản lý nhà nước. Chủ DN thuận tiên hơn trong việc khai báo và quyết tốn thuế.
Hóa đơn điện tử giúp DN hạn chế rủi ro. Hạn chế đến mức thấp nhất việc làm
mất, cháy, hỏng hóa đơn. Hóa đơn điện tử là loại hình hóa đơn có tính bảo mật rất cao. Hệ thống phần mềm HĐĐT bảo đảm tính chính xác, có cấu trúc chặt chẽ, có khả năng bảo mật.
Hóa đơn điện tử giúp DN quảng bá thương hiệu, DN có thể tự thiết kế mẫu hoá đơn, chủ động đưa hình ảnh thương hiệu của tổ chức mình lên hóa đơn để quảng cáo và tiếp thị sản phẩm.
Hóa đơn điện tử giúp DN nâng cao trình độ quản trị tài chính. Theo xu hướng
cơng nghệ hóa, DN đã và đang cải tiến theo hướng tự động hóa, ứng dụng cơng nghệ thông tin vào quản lý, điều hành DN, quản trị tài chính và quản trị sản xuất. Nâng cao tính minh bạch của DN và tăng lợi thế cạch tranh cho DN. Nhà quản lý DN dễ theo dõi chứng từ thanh tốn, truy sốt hóa đơn, tránh sai sót số liệu.
Hóa đơn điện tử giúp DN đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng.
Khi sử dụng HĐĐT thì DN có thể xuất - gửi hóa đơn cho khách hàng thơng qua các cách thức như: gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm; gửi thơng tin hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS để khách hàng tra cứu. Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thơng thường hoặc copy vào USB...
Hóa đơn điện tử là điều kiện cần cho thương mại điện tử toàn cầu. Trong thời
đại cơng nghệ thơng tin 4.0 hiện nay, DN có cơ hội mở rộng kinh doanh, hợp tác với các DN trên tồn cầu. Các thủ tục hành chính cần thiết đang dần được điện tử hóa. HĐĐT được xem là nhân tố cần thiết để giao dịch nhanh chóng và gia tăng được uy tín thương hiệu của DN. Chính vì vậy, chuyển đổi HĐĐT là một xu hướng tất yếu của thời đại mà DN cần nắm bắt và nhanh chóng hịa nhập.