3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
1.5.3. Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ tín dụng ngân hàng
Quy trình tín dụng: Là bảng tổng hợp mô tả các bước đi cụ thể từ khi tiếp nhận nhu cầu vay vốn của khách hàng cho đến khi ngân hàng ra quyết định cho vay, giải ngân và thanh lý hợp đồng tín dụng. Hầu hết các NHTM đều tự thiết kế cho mình một quy trình tín dụng riêng. Các bước căn bản của một quy trình tín dụng.
- Lập hồ sơ đề nghị cấp tín dụng: Là khâu căn bản đầu tiên của quá trình tín dụng, nó được thực hiện ngay sau khi CBTD tiếp xúc với khách hàng có nhu cầu vay vốn. Lập hồ sơ tín dụng là khâu quan trọng vì nó là khâu thu thập thông tin làm cơ sở để thực hiện các khâu sau, đặc biệt là khâu phân tích và quyết định cho vay. Tuỳ theo quan hệ giữa ngân hàng và khách hàng, loại tín dụng yêu cầu và quy mô tín dụng, CBTD hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ với những thông tin yêu cầu khác nhau.
- Phân tích tín dụng: Là phân tích khả năng tín dụng hiện tại và tiềm tàng của khách hàng về sử dụng vốn tín dụng, khả năng hoàn trả và khả năng thu hồi vốn vay cả gốc và lãi. Mục tiêu của phân tích tín dụng là tìm kiếm những tình huống có thể dẫn đến rủi ro cho ngân hàng, tiên lượng khả năng kiểm soát những loại rủi ro đó và dự kiến các biện pháp phòng ngừa và hạn chế thiệt hại có thể xảy ra. Mặt khác, phân tích tín dụng còn quan tâm đến việc kiểm tra tính chân thực của hồ sơ vay vốn mà khách hàng cung cấp, từ đó nhận định về thái độ trả nợ của khách hàng làm cơ sở quyết định cho vay.
- Quyết định và ký hợp đồng tín dụng: Quyết định cho vay hoặc từ chối đối với một hồ sơ vay vốn của khách hàng. Đây là khâu cực kỳ quan trọng trong quy trình tín dụng vì nó ảnh hưởng rất lớn đến uy tín và hiệu quả nghiệp vụ tín dụng của ngân hàng. Một điều không may là khâu quan trọng này là khâu khó xử lý nhất và thường dễ phạm phải sai lầm nhất. Nhằm hạn chế sai lầm, trong khâu quyết định
cho vay ngân hàng thường chú trọng hai vấn đề: (1) Thu thập và xử lý thông tin một cách đầy đủ và chính xác làm cơ sở để ra quyết định, (2) trao quyền quyết định cho một hội đồng tín dụng hoặc những người có năng lực phân tích và phán quyết. Nếu chấp thuận cho vay, CBTD sẽ hướng dẫn khách hàng ký kết hợp đồng tín dụng và làm tiếp các bước tiếp theo. Nếu từ chối cho vay, ngân hàng sẽ có văn bản trả lời trong đó giải thích lý do cho khách hàng không được vay.
- Giải ngân: Là khâu tiếp theo sau khi hợp đồng tín dụng đã được ký kết. Giải ngân là phát tiền vay cho khách hàng trên cơ sở mức tín dụng đã cam kết trong hợp đồng. Tuy là khâu tiếp theo sau của quyết định tín dụng, nhưng giải ngân cũng là khâu quan trọng vì nó có thể góp phần phát hiện và chấn chỉnh kịp thời nếu có sai sót ở các khâu trước. Ngoài ra cách thức giải ngân còn góp phần kiểm tra và kiểm soát xem vốn tín dụng có được sử dụng đúng mục đích cam kết không. Nguyên tắc giải ngân là luôn luôn gắn liền vận động tiền tệ với vận động hàng hóa hoặc dịch vụ đối ứng nhằm đảm bảo khả năng thu hồi nợ sau này. Tuy vậy, giải ngân cũng phải tuân thủ nguyên tắc đảm bảo thuận lợi, tránh gây khó khăn và phiền hà cho khách hàng.
- Giám sát tín dụng: Là khâu khá quan trọng nhằm mục tiêu bảo đảm cho tiền vay được sử dụng đúng mục đích đã cam kết, kiểm soát rủi ro tín dụng, phát hiện và chấn chỉnh kịp thời những sai phạm có thể ảnh hưởng đến khả năng thu hồi nợ sau này. Các phương pháp giám sát tín dụng có thể áp dụng bao gồm:
+ Giám sát hoạt động tài khoản của khách hàng tại ngân hàng. + Phân tích các BCTC của khách hàng theo định kỳ.
+ Giám sát khách hàng thông qua việc trả lãi định kỳ.
+ Kiểm soát địa điểm hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc nơi cư ngụ của khách hàng đứng tên vay vốn.
+ Kiểm tra các hình thức bảo đảm tiền vay.
+ Giám sát hoạt động khách hàng thông qua mối quan hệ với khách hàng khác.
- Thanh lý hợp đồng tín dụng: có thể xảy ra do khách hàng vi phạm hợp đồng hoặc do khoản vay đã đến hạn. Đây là khâu kết thúc của quy trình tín dụng. Khâu này gồm có các việc quan trọng cần xử lý:
+ Thu nợ: Ngân hàng tiến hành thu nợ khách hàng theo đúng những điều khoản đã cam kết trong hợp đồng tín dụng. Nếu đến hạn trả nợ mà khách hàng không có khả năng trả nợ thì ngân hàng có thể xem xét cho gia hạn nợ hoặc chuyển sang nợ quá hạn để sau này có biện pháp xử lý thích hợp nhằm đảm bảo thu hồi nợ.
+ Tái xét hợp đồng tín dụng: Thực chất là tiến hành phân tích tín dụng trong điều kiện khoản tín dụng đã được cấp nhằm mục tiêu đánh giá chất lượng tín dụng, phát hiện rủi ro để có hướng xử lý kịp thời.
+ Thanh lý hợp đồng tín dụng: Nếu hết thời hạn của hợp đồng tín dụng và khách hàng đã hoàn tất các nghĩa vụ trả nợ cả gốc và lãi thì ngân hàng và khách hàng làm thủ tục thanh lý hợp đồng tín dụng, giải chấp tài sản nếu có và lưu hồ sơ vay vốn của khách hàng vào kho lưu trữ. Trong trường hợp này hai bên ngân hàng và khách hàng tiến hành thanh lý hợp đồng tín dụng mặc nhiên. Trong trường hợp ngân hàng giám sát và phát hiện thấy khách hàng vi phạm những cam kết ghi trong hợp đồng tín dụng nghiêm trọng có thể ảnh hưởng đến khả năng thu hồi nợ sau này, ngân hàng có thể đề nghị và tiến hành thanh lý hợp đồng tín dụng bắt buộc.
Quy trình kiểm soát nghiệp vụ tín dụng: Quá trình kiểm soát tín dụng bắt đầu từ khi khách hàng đặt vấn đề vay vốn với ngân hàng cho tới khi khách hàng trả nợ xong. Hoạt động này có thể chia làm 3 giai đoạn chính là:
- Kiểm soát trước khi cho vay: Bao gồm công tác thẩm định tín dụng và kiểm soát hồ sơ, văn bản.
+ Công tác thẩm định tín dụng: đóng một vai trò quan trọng trong quy trình kiểm soát tín dụng của ngân hàng. Đây là bước tiền đề để đưa ra một quyết định cho vay đúng đắn, giảm thiểu rủi ro tín dụng ngay từ đầu. Hoạt động này bao gồm các công việc sau:
• Thẩm định tư cách pháp lý của khách hàng.
• Thẩm định về khả năng trả nợ của khách hàng thông qua việc phân tích tình hình tài chính khách hàng và phân tích sự khả thi của phương án SXKD. Cụ thể:
Phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp sử dụng dữ liệu từ các BCTC của khách hàng và áp dụng kỹ thuật phân tích tỉ số tài chính để đánh giá xem tình hình thanh khoản, tình hình sử dụng nợ, hiệu quả sử dụng tài sản và khả năng sinh lợi của khách hàng như thế nào? Từ đó đánh giá khách hàng có khả năng trả nợ hay không? Tuy nhiên, do sử dụng dữ liệu quá khứ nên phân tích tình hình tài chính chỉ thích hợp đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng trong quá khứ, trong khi việc cho vay được thực hiện ở hiện tại và việc thu hồi nợ lại diễn ra trong tương lai. Do đó, phân tích tình hình tài chính có những hạn chế nhất định cần được bổ sung bằng phân tích phương án SXKD.
Phân tích phương án SXKD sử dụng dữ liệu quá khứ và dữ liệu ước lượng để đánh giá tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận và dòng tiền kỳ vọng, từ đó, đánh giá sự khả thi của phương án SXKD. Kết hợp giữa phân tích tình hình tài chính và phân tích phương án SXKD là sự kết hợp giữa dữ liệu quá khứ và tương lai nhằm đánh giá chính xác hơn khả năng trả nợ của khách hàng.
• Đánh giá mức độ tin cậy của phương án SXKD và dự án đầu tư thông qua việc thẩm định dòng tiền, thẩm định chi phí sử dụng vốn, thẩm định các chỉ tiêu NPV, IRR, PP. Từ đó, ngân hàng có cơ sở đánh giá rủi ro tín dụng và quyết định cho vay.
+ Kiểm soát hợp đồng, văn bản: CBTD sau khi soạn thảo xong hợp đồng tín dụng chuyển cho bộ phận phụ trách có liên quan kiểm soát lại nội dung hợp đồng, các văn bản và ký nháy vào phần cuối của từng trang tài liệu.
- Kiểm soát trong khi cho vay: là việc kiểm tra các chứng từ giải ngân, hồ sơ giải ngân, kiểm tra xem các điều kiện rút vốn đã được khách hàng đáp ứng đầy đủ hay chưa, kiểm tra việc phát tiền vay. Nếu chưa đáp ứng đầy đủ các điều kiện rút vốn thì CBTD phải báo lại cho khách hàng để tìm giải pháp xử lý.
- Kiểm soát sau khi cho vay:
+ Kiểm tra tình hình khách hàng, tình hình sử dụng vốn vay thông qua việc kiểm tra sổ sách kế toán, các BCTC định kỳ, các chứng từ, hóa đơn hạch toán (thu chi tiền mặt, chuyển khoản, chi khác…), chứng từ thanh quyết toán, thanh lý hợp
đồng…; kiểm tra thực địa để đánh giá xem khách hàng có sử dụng vốn vay đúng mục đích hay không, dự án có được thực hiện đúng tiến độ hay không.
+ Kiểm tra tình hình trả nợ và quan hệ giữa khách hàng và ngân hàng, theo dõi xem khách hàng có trả nợ đều đặn hay không, mức độ sử dụng vốn vay so với dự kiến. Đồng thời theo dõi, đánh giá sự hợp tác của khách hàng thông qua việc có thường xuyên cung cấp thông tin về phương án vay vốn cho ngân hàng hay không.
+ Kiểm tra tài sản bảo đảm: TSBĐ là công cụ hạn chế rủi ro quan trọng đối với ngân hàng. Nó vừa tác động đến nghĩa vụ trả nợ, vừa có tác dụng phòng ngừa rủi ro, giảm nhẹ tổn thất cho ngân hàng khi khách hàng không trả được nợ. CBTD phải thực hiện kiểm kê, kiểm tra TSBĐ, bao gồm cả việc định giá lại TSBĐ nếu thấy cần thiết.