2.3.1.1. Việc thực hiện quy trình một cuộc thanh tra tại chồ
Dưới sự chỉ đạo của Thanh tra Ngân hàng nhà nước, quy trình nghiệp vụ thanh tra ngày càng được hoàn thiện. Cán bộ thanh tra nắm vững quy trình nghiệp vụ thanh tra, chuẩn bị cho một cuộc thanh tra chu đáo hơn nên chất
lượng công tác thanh tra ngày càng được nâng cao. Để đạt được kết quả đó, một mặt sau khi có Luật Thanh tra, các văn bản chỉ đạo nghiệp vụ thanh tra ngày càng đầy đủ như quy trình nghiệp vụ thanh tra, quy chế đoàn thanh tra, các Nghị định của Chính phủ về Thanh tra ngân hàng và công tác thanh tra tại doanh nghiệp...mặt khác là sau khi Luật NHNN Việt Nam và Luật các TCTD được ban hành và có hiệu lực, một loạt văn bản dưới Luật được ban hành. Lĩnh vực tiền tệ và hoạt động ngân hàng có một hành lang pháp lý khá rõ ràng đã tạo điều kiện cho hoạt động thanh tra ngân hàng đạt kết quả tốt hơn.
Quy trình tiến hành một cuộc thanh tra tại chỗ tại chi nhánh được thực hiện theo 3 bước như sau:
Bước 1: Chuẩn bị cho cuộc thanh tra:
Trình lãnh đạo ra quyết định thành lập đoàn thanh tra.
Nội dung quyết định ghi: Căn cứ pháp lý, đối tượng, nội dung, phạm vi, nhiệm vụ, thời hạn tiến hành cuộc thanh tra. Dự kiến trưởng đoàn và thành viên đoàn thanh tra.Việc bố trí trưởng đoàn và các thành viên đoàn thanh tra phải phù hợp với nội dung công việc, không bố trí nhiều quá hoặc ít quá để tránh ảnh hưởng đến công tác thanh tra. Thông thường một đoàn thanh tra gồm từ 3 đến 4 người, trong đó có trưởng đoàn và các thành viên trong đoàn
Quyết định thanh tra được gửi cho đối tượng thanh tra trước 3 ngày trừ trường hợp thanh tra đột xuất.
Quyết định thanh tra phải được công bố sau 15 ngày kể từ ngày ra quyết định thanh tra.
Trưởng đoàn xây dựng kế hoạch và nội dung thanh tra trình người ra quyết định phê duyệt.
Căn cứ quyết định, kế hoạch nội dung thanh tra, trưởng đoàn có trách nhiệm xây dựng đề cương yêu cầu đối tượng thanh tra báo cáo bằng văn bản cho đoàn thanh tra.
-Trưởng đoàn có trách nhiệm phổ biến, tập huấn nghiệp vụ có liên quan đến nội dung thanh tra, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong đoàn thanh tra.
Bước 2: Tiến hành thanh tra
- Khi bắt đầu cuộc thanh tra, Trưởng Đoàn làm việc với đối tượng được thanh tra để công bố Quyết định thanh tra, nội dung thanh tra, trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu cho Đoàn thanh tra của đối tượng được thanh tra; những nhiệm vụ trách nhiệm của Đoàn và từng thành viên Đoàn thanh tra.
- Thành viên đoàn thanh tra tiến hành thanh tra theo các nghiệp vụ đã được phân công. Trong quá trình thanh tra các thành viên Đoàn thanh tra chỉ làm việc với đối tượng được thanh tra tại công sở vào giờ hành chính. Đoàn viên phải báo cáo với Trưởng Đoàn về tiến độ kết quả thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của Trưởng Đoàn. Trưởng Đoàn phải báo cáo với người ra Quyết định thanh tra những vấn đề vượt quá nhiệm vụ, quyền hạn của mình. - Hàng ngày, trưởng đoàn thanh tra có trách nhiệm ghi chép nhật ký
thanh tra. Trường hợp cần thiết ,trưởng đoàn có thể giao việc ghi nhật ký đoàn thanh tra cho thành viên đoàn thanh tra nhưng trưởng đoàn phải có xác nhận nội dung ghi chép đó vào sổ nhật ký.
Bước 3: Kết thúc cuộc thanh tra:
Một cuộc thanh tra tại chỗ thông thường kéo dài từ 10 đến 15 ngày tùy theo quy mô hoạt động của đơn vị được thanh tra
Sau khi hoàn thành nhiệm vụ được phân công Đoàn viên phải tổng hợp kết quả, đưa ra những kết luận, đề xuất hướng xử lý, lập hồ sơ theo phần công việc đó và giao cho Trưởng Đoàn.
- Trưởng Đoàn có trách nhiệm dự thảo bản Kết luận thanh tra theo các yêu cầu ghi trong quyết định thanh tra. Trưởng Đoàn thanh tra triệu tập họp Đoàn thanh tra để thảo luận Dự thảo kết luận thanh tra công khai, dân chủ và chính xác.
- Trước khi kết luận chính thức, Trưởng Đoàn phải báo cáo Dự thảo kết luận thanh tra với người ra quyết định thanh tra, kèm theo biên bản họp Đoàn thanh tra thảo luận dự thảo kết luận thanh tra. Nội dung dự thảo báo cáo kết quả thanh tra gồm những nội dung chính sau:
+ Khái quát về tình hình tổ chức và hoạt động kinh doanh của đối tượng được thanh tra;
+ Đánh giá những ưu điểm cơ bản, những cố gắng tích cực của ngân hàng về kết quả hoạt động và việc chấp hành pháp luật liên quan đến nội dung thanh tra;
+ Xác định các sai phạm chủ yếu, mức độ, nguyên nhân và quy rõ trách nhiệm cá nhân, đơn vị để có biện pháp xử lý thích hợp;
+ Kiến nghị biện pháp sữa chữa, khắc phục và áp dụng các hình thức xử lý thích hợp nhằm chấn chỉnh hoạt động của ngân hàng theo đúng quy định của Pháp luật;
Chậm nhất 15 ngày kể từ ngày nhận được báo cáo kết quả thanh tra, người ra quyết định thanh tra phải ra băn bản kết luận thanh tra
- Kết luận này được gửi tới đối tượng thanh tra để thực hiện; gửi Thanh tra NHNNTW và Giám đốc Chi nhánh để báo cáo.
Yêu cầu đặt ra khi kết thúc cuộc thanh tra tại chỗ là phải làm cho đối tượng được thanh tra nhận rõ ưu điểm để phát huy, khắc phục các thiếu sót, khuyết điểm; đề xuất, kiến nghị những vấn đề cần thay đổi, bổ sung; rút ra những bài học kinh nghiệm về phương pháp và nghiệp vụ thanh tra.
- Tổ chức họp rút kinh nghiệm; lưu giữ hồ sơ thanh tra.
Trong những năm qua, thanh tra giám sát chi nhánh đã tuân thủ đúng quy trình của một cuộc thanh tra tại chỗ, tần suất thanh tra đối với 1 chi nhánh NHTM là 2 năm 1 lần.
2.3.1.2. Hiệu quả hoạt động thanh tra, giám sát a- Nội dung hoạt động thanh tra tại chồ
Trong 3 năm qua ( 2008 - 2010), hoạt động của các TCTD trên địa bàn tỉnh có những diễn biến khá phức tạp do sự tăng trưởng nhanh của nền kinh tế, do tác động của cuộc khủng hoảng tài chinh thế giới ảnh hưởng đến hoạt động của các TCTD trên địa bàn tỉnh Hải Dương. Các TCTD gặp khó khăn trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là rủi ro lãi suất, lợi nhuận thấp, nợ xấu tăng.. .tuy nhiên, NHNN chi nhánh Hải Dương đã kịp thời triển khai các văn bản, thể chế về luật ngân hàng, các biện pháp điều hành của Chính phủ, của ngành tới các TCTD. Quản lý, thanh tra, giám sát giúp các TCTD có những định hướng cụ thể trong điều hành hoạt động, hướng tới mục tiêu phát triển kinh tế, kiềm chế lạm phát, an toàn hệ thống.
Trong 3 năm qua, thanh tra, giám sát chi nhánh đã thực hiện thanh tra tại chỗ theo đúng kế hoạch đã được phê duyệt, đã thực hiện thanh tra, kiểm tra đột xuất các NHTM theo sự chỉ đạo của NHTW. Tổng hợp các cuộc thanh tra NHTM từ năm 2008 - 2010 , thanh tra giám sát chi nhánh đã thực hiện như sau:
Biều số 2.4:
2008 8 8
2009 10 6
Nội dung thanh tra chủ yếu tập trung vào các mặt hoạt động sau:
- Thanh tra về hoạt động nguồn vốn: (i) kiểm tra thực tế về tốc độ tăng giảm nguồn vốn các thời điểm, cơ cấu nguồn vốn và đối chiếu với số liệu qua giám sát từ xa; (ii) các biện pháp, hình thức huy động, tình hình quản lý, điều chuyển vốn để đánh giá khả năng mở rộng nguồn vốn, tính ổn định của nguồn vốn.
- Thanh tra hoạt động cho vay, bảo lãnh và các khoản đầu tư khác:
(1) Về hoạt động cho vay, bảo lãnh: Thanh tra việc chấp hành quy chế cho vay, quy định về đảm bảo tiền vay. Xác định những mặt được, tồn tại và kiến nghị xử lý. Chú ý các điểm sau: Việc chấp hành nguyên tắc, điều kiện vay vốn; Chất lượng công tác thẩm định, xét duyệt và lưu giữ hồ sơ; Các biện pháp bảo đảm và xử lý tài sản; Định kỳ điều chỉnh, gia hạn, chuyển nợ quá hạn; Công tác kiểm tra, quản lý nợ vay; Công tác xử lý nợ quá hạn; Kiểm tra một số khách hàng có dư nợ lớn (khoảng trên 60% tổng dư nợ), trường hợp nghi vấn có thể tiến hành kiểm tra, đối chiếu trực tiếp khách hàng.
(2) Các khoản đầu tư: (i) Góp vốn, liên doanh, mua cổ phần với các tổ chức kinh tế: Việc chấp hành các quy định về thủ tục, cử người đại diện, giới hạn góp vốn. (ii) Đầu tư chứng khoán và gửi tiền tại các TCTD: Việc ban hành và chấp hành quy chế, mối quan hệ giữa tiền gửi và tiền vay giữa các TCTD, việc theo dõi, quản lý chứng khoán; Đánh giá lại hiệu quả các khoản đầu tư. Phát hiện những dấu hiệu không an toàn để kiến nghị, xử lý.
- Thanh tra chấp hành chế độ quản lý tài chính: (i) Việc chấp hành các quy định về hạch toán kế toán, tính chính xác, khớp đúng giữa hạch toán phân tích và hạch toán tổng hợp; (ii) Kiểm tra các khoản phải thu, phải chi, quản lý mua, khấu hao TSCĐ; (iii) Kiểm tra thu nhập, chi phí, kết quả kinh doanh, việc trích lập sử dụng các quỹ; (iv) Kiểm tra một số khoản thu, trả lãi, việc hạch toán và đôn đốc thu hồi lãi quá hạn.
- Thanh tra về kinh doanh ngoại tệ: (i) Tiến hành kiểm tra chọn mẫu để đánh giá việc chấp hành quy định của Nhà nước và NHNN về việc chấp hành tỷ giá
bán ngoại tệ với các giao dịch giao ngay, có kỳ hạn, hoán đổi. Các biện pháp chống
đỡ rủi ro khi có biến động tỷ giá ngoại tệ; (ii) kiểm tra việc mở tài khoản, chuyển tiền ra nước ngoài; (iii) việc lưu giữ các chứng từ, tài liệu giao dịch mua, bán ngoại
tệ với khách hàng, xác định số món, số tiền có sai phạm.
- Thanh tra chấp hành chế độ thông tin báo cáo: việc chấp hành thời hạn gửi, tính chính xác các loại báo cáo.
- Thanh tra hoạt động điều hành của Ban giám đốc chi nhánh: (i) việc phân công, ủy quyền, bố trí sắp xếp nhân lực; (ii) ban hành văn bản nội bộ, hướng dẫn nghiệp vụ; (iii) đánh giá chất lượng công tác điều hành qua kiểm tra các phần hành nghiệp vụ.
- Thanh tra hoạt động kiểm tra, kiểm toán nội bộ: (i) việc bố trí cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ; (ii)việc xây dựng chương trình, kế hoạch kiểm tra và việc thực hiện kế hoạch; (iii) xem xét báo cáo kiểm tra, kiểm toán nội bộ và những kiến nghị của thanh tra để đánh giá chất lượng công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ.
- Thanh tra việc thực hiện kiến nghị của kết luận thanh tra, kiểm tra trước: (i) kiểm tra việc chỉnh sửa các kiến nghị sau thanh tra, kiểm tra của các cơ quan quản lý, của kiểm tra, kiểm toán nội bộ; (ii) tổng số các kiến nghị, trong đó những kiến nghị đã thực hiện, những kiến nghị chưa thực hiện, nguyên nhân chưa thực hiện; (iii) nhận xét việc khắc phục chỉnh sửa tồn tại sau thanh tra, kiểm tra, đưa ra những kiến nghị xử lý.
b- Kết quả công tác thanh tra giám sát
Các sai phạm chính được phát hiện qua thanh tra: - về hoạt động cho vay, bảo lãnh:
+ Hồ sơ pháp lý, hồ sơ kinh tế của khách hàng vay, chủ yếu là khách hàng doanh nghiệp còn thiếu thủ tục, thiếu chứng từ, hóa đơn...
chế. Việc kiểm tra,giám sát khách hàng sử dụng vốn vay chưa thường xuyên,đôn đốc xử lý nợ chưa kịp thời, hiệu quả, việc kiểm soát hồ sơ vay vốn của khách hàng còn chưa chặt chẽ, hồ sơ đảm bảo tài sản còn chưa đầy đủ các giấy tờ liên quan, cho vay thiếu tài liệu chứng minh sử dụng vốn hoặc tài liệu chứng minh không hợp pháp, hợp lệ
+ Cho vay sai quy trình dẫn đến nợ khó đòi
+ Cho vay không thực hiện đúng nguyên tắc, điều kiện tín dụng quy định dẫn đến phát sinh nợ xấu
+ Xác định nguồn trả nợ không phù hợp với nguồn thu của khách hàng + Thực hiện phân loại nợ không đúng quy định
+ Cho vay vượt quyền phán quyết của giám đốc
+ Việc xem xét hồ sơ, phê duyệt cho vay của lãnh đạo đôi khi còn chưa chặt chẽ, định giá tài sản là bất động sản quá cao so với khung giá của UBND tỉnh, tổ chức học tập, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ tín dụng chưa được thực hiện thường xuyên
+ Một số ngân hàng còn tồn tại khoản bảo lãnh có tính pháp lý thiếu chặt chẽ, tiềm ẩn rủi ro cao
- về công tác quản lý tài chính:
+ Việc trích lập dự phòng rủi ro không chính xác
+ Một số khoản chi có nội dung, mục đích chi chưa rõ ràng, đầy đủ + Một số khoản phải thu về đầu tư còn tồn tại, thiếu sót
+ Chưa thực hiện in ấn lưu trữ đầy đủ chứng từ khấu hao tài sản + Trao quà khuyến mại không có danh sách người nhận quà + Không có kho lưu giữ chứng từ theo tiêu chuẩn
- về công tác an toàn kho qũy:
+ Một chi nhánh không có Giám đốc hoặc Phó giám đốc làm trưởng ban quản lý kho, trái với quy định tại khoản 1 điều 21 quyết định số 60/2006/QĐ-
NHNN của thống đốc NHNN “ về việc ban hành chế độ giao nhận bảo quản, vân chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá”
+ Sai phạm về thành phần ban quản lý kho, quy trình bàn giao, xuất- nhập tài sản, nguyên tắc ủy quyền giữ chìa khóa kho.
- về công tác quản trị điều hành và tổ chức bộ máy hoạt động :
+ Một số chi nhánh chưa bổ nhiệm phó giám đốc, một lãnh đạo kiêm nhiều vị trí, không tuân thủ quyết định ...
+ Một số chi nhánh bộ máy tổ chức cán bộ chưa hoàn chỉnh theo quyết định 36/2006/QĐ-NHNN ban hành ngày 01/8/2006 của Thống đốc NHNN Việt Nam, còn thiếu Phó giám đốc, thiếu cán bộ kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên ngành
+ Một chi nhánh chưa có trưởng phòng và phó phòng kinh doanh, chưa có phó phòng kế toán tài chính
c- Kết quả chấn chỉnh hoạt động, bảo đảm hiệu lực và hiệu quả TTGSNH trên địa bàn tỉnh Hải Dương
Trên cơ sở các kiến nghị đã đưa ra, trong 3 năm qua (2008-2010), Thanh tra Chi nhánh đã tiến hành các biện pháp xử lý sau thanh tra như:
- Gửi văn bản yêu cầu các Chi nhánh NHTM chấn chỉnh, khắc phục sai phạm và thực hiện ngay những kết luận, kiến nghị của đoàn thanh tra.
- Ra quyết định cảnh cáo.
- Tiến hành xử phạt hành chính đối với một số Chi nhánh NHTM trên địa bàn Hải Dương về những vi phạm như: Không chấp hành chế độ thông tin báo cáo theo quy định, số liệu báo cáo không trung thực, trích thiếu dự phòng rủi ro tín dụng, không chuyển nợ quá hạn theo quy định,đảo nợ.
- Kiến nghị xử lý kiểm điểm quy trách nhiệm cá nhân 07 cán bộ NHTM - Đình chỉ hoạt động kinh doanh có thời hạn.
- Phối hợp với các đơn vị có liên quan trình Thống đốc NHNN xem xét đặt ngân hàng yếu kém vào tình trạng kiểm soát đặc biệt.
Một số vụ xử phạt điển hình:
+ Tháng 12 năm 2009 , thanh tra chi nhánh đã phát hiện một số cán bộ tại một chi nhánh NHTMCP cho vay không thực hiện đúng nguyên tắc, điều kiện tín dụng dẫn đến phát sinh nợ quá hạn và nợ xấu lớn trên 100 tỷ đồng. Tranh tra NHNN chi nhánh đã ban hành quyết định xử phạt cảnh cáo đối với cán bộ sai phạm và yêu cầu tiến hành kiểm điểm, xử lý trách nhiệm đối với cán bộ liên quan.
+ Tháng 7 năm 2010, tại một phòng giao dịch của NHTM CP khác,