Trong hoạt động kinh doanh ngoại hối, người ta phải đưa ra các quyết định kinh doanh và trong mỗi quyết định luôn tiềm ẩn rủi ro. Để thành công, người ta khơng phải chỉ tìm cách tránh né những rủi ro mà cịn phải làm sao để kiểm sốt được chúng. Hơn nữa khi rủi ro xảy ra, cần có biện pháp khắc phục ngay lập tức để hạn chế đến mức thấp nhất của tổn thất. Vì vậy, yêu cầu đặt ra cho việc quản lý rủi ro trong hoạt động KDNH là phải thận trọng khi đưa ra các quyết định cũng như giải pháp xử lý tùy thuộc vào từng trường hợp.
Mô hình tổ chức của ngân hàng cũng tác động đến việc quản lý rủi ro mọi hoạt động của ngân hàng nói chung và hoạt động kinh doanh ngoại hối nói riêng.
Thơng thường để quản lý rủi ro thì một phịng KDNH thường được tổ chức thành 3 bộ phận chính sau:
Bộ phận trực tiếp kinh doanh (Front Office - FO). Bộ phận này bao gồm 2 vị trí cơ bản
Các nhân viên kinh doanh chính gọi là các dealer. Các dealer này chịu trách nhiệm kinh doanh trực tiếp với khách hàng của mình và họ sẽ thực hiện việc yết tỷ giá hàng ngày. Ngồi ra các dealer cịn chịu trách nhiệm thực hiện cả việc marketing tức là đôi khi họ sẽ thực hiện hỗ trỡ và tư vấn cho khách hàng về biến động của một đồng tiền nào đó.
Ngồi ra cịn có các trader, những người này chịu trách nhiệm chính trạng thái ngoại tệ của ngân hàng và họ cũng là những người chịu trách nhiệm về kinh doanh đầu cơ. Trong các ngân hàng lớn thì mỗi một đồng tiền sẽ có một trader phụ trách
Bộ phận kế toán điều vốn (Back Office - BO) : Bộ phận này sau khi nhận được xác nhận về các giao dịch của bộ phận front office thì sẽ thực hiện việc kế tốn và thanh tốn cho các giao dịch
Bộ phận trung gian (Middle Office - MO)
Trong cấu trúc của một ngân hàng hiện đại thì nghiệp vụ mua bán tiền tệ ngoại trừ 2 bộ phận trên cịn có một bộ phận trung gian ở giữa thực hiện việc phối hợp với 2 bộ phận trên để kiểm tra, giám sát và quản lý rủi ro trong KDNT.
Điều quan trọng trong hoạt động quản lý rủi ro không chỉ là ở chỗ tổ chức thành công một cơ cấu tổ chức như trên mà phải có sự liên kết và giúp đỡ giữa các bộ phận. Giữa các bộ phận cần có sự gắn kết và giúp đỡ nhau trong hoạt động quản lý rủi ro thì mới có thể thực hiện kinh doanh một cách hiệu quả.
Nhận thức của nhà quản trị, nhân viên kinh doanh ngoại hối.
Trong bất kỳ một hoạt động nào con người ln đóng vai trị quan trọng nhất bởi vì con người tổ chức nên những hoạt động đó đồng thời cũng thực hiện việc quản lý duy trì cho hoạt động tồn tại và phát triển. Trong hoạt động quản trị ngân hàng nói chung và hoạt động quản trị rủi ro KDNH nói riêng yếu tố con người cũng vậy ln giữ vị trí quan trọng hàng đầu.
Nhà quản trị có nhiệm vụ đề ra chính sách đường lối, phương hướng cho sự phát triển của ngân hàng. Điều này địi hỏi nhà quản trị ngồi trình độ chun mơn, phải có tầm nhìn xa trơng rộng để đưa ra các định hướng phù hợp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Để quản trị rủi ro tốt hoạt động kinh doanh của ngân hàng nói chung và hoạt động kinh doanh ngoại hối nói riêng, nhà quản trị cần có cái nhìn bao qt về tình hình hoạt động của thị trường ngoại hối, các nhân tố tác động đến hoạt động kinh doanh ngoại hối và thu thập xử lý thông tin để đưa ra các quyết định phù hợp.
Bên cạnh nhận thức của nhà quản trị, để quản trị rủi ro kinh doanh ngoại hối đạt hiệu quả cao, phòng kinh doanh ngoại hối cũng phải có một đội ngũ cán
bộ có đủ năng lực và trình độ chun mơn nghiệp vụ KDNH trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận của ngân hàng. Khơng chỉ vậy hoạt động này cịn rất phức tạp do đối mặt với nhiều rủi ro đặc biệt là rủi ro tỷ giá. Tỷ giá trên thị trường ngoại hối luôn biến động từng giờ do đó địi hỏi cán bộ KDNH phải luôn theo dõi thị trường. Nhưng chỉ theo dõi thị trường không thôi chưa đủ vì những cán bộ KDNH còn phải đưa ra những nhận xét phân tích về xu thế của tỷ giá trong trong tương lai thì mới có thể thực hiện KDNT mang lại lợi nhuận cho ngân hàng. Do đó cán bộ kinh doanh ngoại tệ ngồi việc có đủ trình độ chun mơn nghiệp vụ cịn đóng vai trị giống như một nhà phân tích thị trường. Trong một xã hội mà công nghệ thông tin phát triển như ngày nay thì ngồi chun mơn nghiệp vụ là bắt buộc cho cơng việc một cán bộ ngân hàng nói chung và cán bộ KDNH nói riêng cần có khả năng sử dụng các trang bị máy móc hỗ trợ cho hoạt động KDNH thành công. Việc giao dịch trực tiếp như ngày xưa đã khơng cịn phổ biến nữa mà ngày nay giao dịch khơng có giới hạn khơng gian. Lấy một ví dụ trong việc giao dịch ngoại tệ liên ngân hàng được thực hiện cho một mạng máy tính nối mạng giữa các ngân hàng với nhau, nếu cán bộ KDNH khơng biết sử dụng máy tính thì làm sao có thể thực hiện giao thành cơng được. Không chỉ vậy giao dịch liên ngân hàng chủ yếu sử dụng các thuật ngữ riêng phục vụ cho giao dịch do đó địi hỏi giao dịch viên (dealer) cịn phải nắm vững cả những thuật ngữ này. Thử hỏi một cán bộ KDNH mà khơng có đủ năng lực trình độ, khả năng ứng dụng cơng nghệ thơng tin, khả năng phân tích, khả năng đưa ra các chiến lược kinh doanh và sự nhanh nhạy trong việc thực hiện các giao dịch ngoại tệ thì làm sao có thể thực hiện thành cơng giao dịch, chưa nói đến việc phát triển hoạt động KDNH của ngân hàng. Do đó, yếu tố về nguồn nhân lực đóng vai trị rất quan trọng trong việc phát triển hoạt động KDNH của ngân hàng.
Cơ sở vật chất
Yếu tố cơ sở vật chất cũng đóng một vai trị hết sức quan trọng, nếu chỉ có con người mà khơng có các trang thiết bị hỗ trợ thì con người cũng khơng thể
làm gì được nhất là đối với hoạt động quản trị rủi ro KDNH. Trước hết hoạt động KDNH cần một nơi để thực hiện giao dịch và đương nhiên việc này ngân hàng phải là người đưa ra những địa điểm giao dịch thì mới có khách hàng đến.
Ngày nay, với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và việc ứng dụng nó trong nhiều lĩnh vực của cuộc sồng mà đặc biệt là công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong kinh doanh ngân hàng cũng như trong lĩnh vực KDNH. Do đó đỏi hỏi ngân hàng phải trang bị đầy đủ hệ thống cơng nghệ thơng tin để có thể thực hiện thành công các giao dịch chẳng hạn như để thực hiện giao dịch liên ngân hàng cần có hệ thống máy tính nối mạng với các ngân hàng khác hay như để thực hiện giao dịch từ xa với các khách hàng cần có hệ thống điện thoại....
Bên cạnh đó, việc thu thập dữ liệu, hệ thống báo cáo hoạt động đạt hiệu quả cao giúp nhà quản trị nắm bắt được thực trạng cũng như dự báo, đo lường được các rủi ro tiềm ẩn.
Nói tóm lại, yếu tố về cơ sở vật chất cũng là một trong những yếu tố không thể thiếu để ngân hàng có thể phát triển hoạt động KDNH cũng như cơng tác quản trị rủi ro của hoạt động này.
Qui trình thủ tục
Một yếu tố hết sức quan trọng khác mà là một trong 3 yếu tố để có thể phát triển hoạt động kinh doanh ngoại tệ của ngân hàng đó là qui trình thủ tục.
Qui trình thủ tục ở đây chính là những qui định của bản thân ngân hàng về họat động KDNT bên cạnh các qui định pháp luật của nhà nước.
Các qui định do chính ngân hàng qui định về hoạt động KDNT giúp hoạt động này được thực hiện và có thể phát triển. Qui định cần phải thơng thoáng và phù hợp với điều kiện của từng ngân hàng và từng giai đoạn của thị trường ngoại hối. Nếu qui trình thủ tục ngân hàng đưa ra là qua phát triển chỉ phù hợp với các
ngân hàng hiện đại trên thế giới mà không phù hợp với thị trường Việt Nam thì hoạt động KDNT của ngân hàng đó sẽ khơng thể phát triển được cịn nếu qui định quá cứng nhắc không phù hợp với sự phát triển của thị trường ngoại hối thì hoạt động KDNT của ngân hàng cũng không thể phát trỉên được. Hay trên thị trường ngoại hối có những cơ hội kinh doanh kiếm lời mà ngân hàng lại không qui định về việc thực hiện hoạt động kinh doanh đó do nó có nhiều rủi ro thì làm sao cán bộ kinh doanh ngoại tệ có thể thực hiện hoạt động đó, trong khi có thể cả thị trường người ta đã thực hiện hoạt động đó. Như vậy thì ngân hàng hoạt động KDNT cũng sẽ khơng phát triển.
Qui trình thủ tục trong bất kỳ một hoạt động nào cũng như hoạt động KDNT cần qui định rõ ràng và phù hợp với sự phát triển của thị trường ngoại tệ thì hoạt động KDNT của ngân hàng mới có thể phát triển thành công.