Trong thanh toán tín dụng chứng từ, rủi ro có thể xảy ra bất kỳ khi nào và bất kỳ lúc nào. Để hạn chế rủi ro, một trong những biện pháp nên thực hiện tại Vpbank đó là thu thập dữ liệu, suu tầm và phân tích thông tin về khách hàng, các ngân hàng, thị truờng và các tình huống đã phát sinh rủi ro để từ đó rút kinh nghiệm và đua ra giải pháp phòng ngừa hay đối phó hiệu quả nhất. Các thông tin sau khi đuợc thu thập và xử lý xong nên đuợc tập hợp trên hệ thống dữ liệu của ngân hàng và có thể cung cấp cho toàn ngân hàng. Những thông tin cần có trong hệ thống dữ liệu gồm:
> Một là, thông tin của khách hàng
Đối với ngân hàng, việc nắm bắt rõ thông tin của khách hàng là hết sức quan trọng. Nhu đã phân tích ở trên, khi ra quyết định mở LC hoặc chiết khấu bộ chứng từ cho khách hàng, ngân hàng cần quan tâm đến năng lực tài chính, uy tín và mức độ trung thành của khách hàng. Các thông tin này nên đuợc tập hợp từ thời điểm bắt đầu phát sinh giao dịch với khách hàng và cập nhật thuờng xuyên, có thể tìm hiểu thêm thông tin về giao dịch của khách hàng tại các ngân hàng bạn. Điều này không những giúp ngân hàng nắm đuợc đặc tính khách hàng mà còn giúp có cái nhìn tổng quát về các giao dịch đã phát sinh với khàng hàng từ đó nhận đuợc các điểm bất thuờng (nếu có).
> Hai là, thông tin về ngân hàng
Trong các giao dịch thanh toán quốc tế, thông tin về ngân hàng là rất quan trọng và cần thiết (với các giao dịch chiết khấu bộ chứng từ xuất khẩu, theo quy
định của Vpbank một trong những nhân tố quyết định để có thực hiện chiết khấu cho khách hàng hay không là mức độ uy tín, xếp hạng tín dụng của ngân hàng phát hành). Với nguồn thông tin đã thu thập đuợc của các ngân hàng, Vpbank có thể tu vấn cho khách hàng chọn NHTB và ngân hàng thanh toán phù hợp (ngân hàng có quan hệ đại lý với Vpbank để quá trình thông báo LC, thanh toán diễn ra nhanh chóng, dễ dàng tra soát), tu vấn lựa chọn ngân hàng phát hành (với giao dịch xuất) có uy tín, năng lực tài chính tốt và phù hợp với các tiêu chí để thực hiện chiết khấu bộ chứng từ cho khách hàng (nếu cần).
Để thu thập thông tin về ngân hàng, ngoài lịch sử giao dịch, thông tin về tình hình của các ngân hàng có thể đuợc cập nhật thông qua phòng định chế tài chính.
> Ba là, thông tin về thị trường
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, thông tin về thị truờng là hết sức quan trọng, đặc biệt là đối với hàng xuất. Thông tin thị truờng bao gồm tình hình chính trị, môi truờng pháp lý, biến động giá cả của hàng hóa, tỷ giá, thông tin về các tổ chức liên quan đến khủng bố, rửa tiền, lừa đảo... Từ các dữ liệu về thị truờng, Vpbank có thể tu vấn cho khách hàng tình huống xấu nhất có thể xảy ra khi nhập khẩu hàng hóa từ các thị truờng nhiều biến động hoặc có những quyết định đúng đắn trong việc tài trợ cho khách hàng xuất khẩu.
> Bốn là, thu thập thông tin về các tình huống rủi ro đã phát sinh
Hoạt động thanh toán tín dụng chứng từ ngày càng phát triển và cùng với sự phát triển đó các rủi ro xảy ra cũng biến đổi không ngừng.Vpbank nên thực hiện thu thập, tập hợp các tình huống rủi ro đã phát sinh tại chính Vpbank và các ngân hàng khác để từ đó rút kinh nghiệm, bài học tránh rủi ro bị lặp lại cho ngân hàng.