quan đến nghiệp vụ thanh toán tín dụng chứng từ
Quy trình liên quan đến nghiệp vụ tài trợ thuơng mại của Vpbank hiện tại còn rất nhiều bất cập, chua chi tiết cụ thể, nhiều lỗ hổng, quy định chung chung. Với số luợng giao dịch tăng nhanh, tính chất ngày một phức tạp, quy trình hiện tại của Vpbank là một trong những nguyên nhân dẫn đến rủi ro. Để hạn chế rủi ro này,
Vpbank cần thực hiện một số biện pháp như:
> Một là, ban hành lại quy trình đối với từng nghiệp vụ trong thanh toán tín dụng chứng từ.
Hiện tại, cùng với định hướng chuyên môn hóa tại phòng tài trợ thương mại (mô hình tại phòng tài trợ thương mại gồm: nhóm phát hành và tư vấn, nhóm chứng từ, nhóm thanh toán) thì các mảng nghiệp vụ nên có quy trình hướng dẫn cụ thể. Một số quy trình như quy trình phát hành, hủy, tất toán L/C nhập khẩu; quy trình thanh toán LC nhập khẩu; quy trình xử lý LC xuất khẩu, quy trình chiết khấu bộ chứng từ theo LC xuất khẩu cần được xem lại và ban hành lại để phân định rõ trách nhiệm giữa các phòng ban nhằm tránh chồng chéo và tránh gây lỗ hổng khiến rủi ro xảy ra. Ví dụ: với quy trình phát hành LC nhập khẩu: cần phân định rõ trách nhiệm kiểm tra điều kiện bảo hiểm thuộc về trung tâm xử lý tín dụng hay phòng tài trợ thương mại.
Đề xây dựng quy trình hoàn thiện cần có:
- Tư vấn của các chuyên gia trong lĩnh vực tài trợ thương mại đồng thời nghiên cứu tìm hiểu kỹ các văn bản liên quan cũng như quy trình quy định và quá trình thực hiện của các ngân hàng lớn đi trước.
- Tiếp thu các ý kiến phản hồi từ chi nhánh về các vướng mắc liên quan đến cơ chế chính sách, văn bản, những tranh chấp thực tế phát sinh.
> Hai là, ban hành các văn bản hướng dẫn xử lý nghiệp vụ, câu hỏi thường gặp (Q&A: question and answer)
Quy trình được ban hành sẽ là kim chỉ nam cho các phòng ban, tuy nhiên quy trình không thể chi tiết, cụ thể đối với từng trường hợp thực tế xảy ra. Vì vậy việc ban hành các hướng dẫn nội bộ, bộ câu hỏi thường gặp là rất cần thiết.
Tại phòng tài trợ thương mại hội sở chính, nên ban hành hướng dẫn, các lưu ý trong quá trình xử lý nghiệp vụ như:
Với LC xuất
Khi nhận được thông báo thư tín dụng/ sửa đổi qua Swift, thanh toán viên cần kiểm tra cẩn thận tính xác thực của điện (chấp nhận điện MT700, 701, 710,
711), kiểm tra tính liên tục của các điều kiện, điều khoản theo thông lệ quốc tế. Truờng hợp nhận đuợc điện khác với các loại điện đã nêu, cần tra soát. Chỉ thực hiện thông báo LC khi xác định đuợc tính chân thực của điện.
Thực hiện tu vấn nội dung cho nhà xuất khẩu bằng cách chỉ ra những điều khoản có lợi và điều khoản bất lợi, những điểm chua rõ ràng khiến nhà XK có thể thực hiện không đúng yêu cầu của NHPH.
Khi kiểm tra bộ chứng từ nháp của khách hàng có thể gọi điện trực tiếp cho khách hàng để tu vấn cách sửa chứng từ hoặc ghi rõ trên chứng từ cách sửa và gửi khách hàng.
Với LC nhập
Trong huớng dẫn nên luu ý thanh toán viên cần tu vấn cho nhà nhập khẩu để mở L/C rõ ràng, không có những điều khoản bất lợi trong khâu thanh toán và nhận hàng. Trong huớng dẫn nên có:
- Kiểm tra loại L/C, thời gian giao hàng, thời gian xuất trình chứng từ và thời hạn hiệu lực của L/C.
- Điều kiện giao hàng, mô tả hàng hóa đã yêu cầu thể hiện chi tiết loại hàng, chất luợng hàng, xuất xứ hàng hay chua và hỏi lại khách hàng những điểm bất thuờng.
- Về nội dung chứng từ xuất trình nên có:
Giấy chứng nhận số luợng và chất luợng do nguời bán lập và nguời mua hay đại diện của nguời mua ký xác nhận hàng hóa đuợc giao đúng hợp đồng hoặc giấy chứng nhận đuợc cấp bởi bên thứ ba có uy tín phát hành.
Giấy chứng nhận xuất xứ đuợc cấp bởi phòng thuơng mại công nghiệp ở nuớc nguời bán.
Yêu cầu xuất trình vận đơn nên quy định chỉ ra đại lý ở hãng tàu ở Việt Nam để có thể kiểm tra đuợc thông tin hàng về.
Tại các chi nhánh, nên có bộ câu hỏi thuờng gặp và cách xử lý để chi nhánh có thể thực hiện đúng nhu:
Cách xử lý khi chi nhánh nhận đuợc chứng từ gốc từ ngân hàng nuớc ngoài (nhận diện thế nào là chứng từ gốc, bóc tách chứng từ, cách thức chuyển
hồ sơ lên phòng tài trợ thương mại).Khi nào chi nhánh được trả chứng từ gốc cho khách hàng. Để đi thanh toán cho bộ chứng từ theo LC cần thực hiện các bước nào.
Từ việc xây dựng quy trình và các hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể để hướng đến mục tiêu:
- Quy trình ban hành chặt chẽ giảm thiểu lỗ hổng tạo rủi ro nhưng cũng không gây ra rào c ản không cần thiết cho các đơn vị kinh doanh và tác nghiệp.
- Các phòng ban liên quan áp dụng chung một quy trình thống nhất, tránh chồng chéo
3.2.4. Nâng cấp và cải tiến hệ thống công nghệ tại Vpbank
Thực tế chứng minh trình độ công nghệ đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý rủi ro, và triển khai các sản phẩm mới của ngân hàng. Thông tin tập trung và chính xác sẽ giúp công tác quản lý, điều hành hiệu quả và hạn chế rủi ro. Mặt khác, công nghệ là một trong những nhân tố thúc đẩy sự phát triển, là điều kiện để hội nhập vào cộng đồng ngân hàng quốc tế, là điều kiện tiên quyết cho việc phát triển dịch vụ tại các NHTM trong tương lai. Vì vậy, để phát triển và hạn chế rủi ro, hệ thống công nghệ thông tin tại Vpbank cần được nâng cấp, cải tiến. Cụ thể:
> về hệ thống T24:
Một là, cần thực hiện cải tiến một số tính năng của hệ thống T24 như: - Đưa ra các cảnh báo chính xác khi thực hiện giao dịch.
- Nhập được toàn bộ giao dịch để theo dõi trên hệ thống.
- In tự động thông báo kiểm tra chứng từ, thư đòi tiền ngân hàng nước ngoài và các phiếu hạch toán giao dịch báo nợ, báo có với đầy đủ nội dung nhằm rút ngắn các khâu xử lý.
- Hệ thống tự động thông báo các bộ chứng từ có lỗi và vào ngày làm việc thứ năm kể từ ngày nhận bộ chứng từ sẽ đi điện từ chối thanh toán nhằm hạn chế rủi ro mất quyền từ chối thanh toán.
Hai là, cần có sự phối hợp giữa phòng Tài trợ thương mại và bộ phận công nghệ
thông tin nhằm đưa ra hướng dẫn và giải thích các trường trên T24. Nội bộ phòng Tài trợ thương mại cần xây dựng hướng dẫn nhập liệu T24 và các trường hợp đặc biệt, các tình huống đã phát sinh sai sót để làm cẩm nang và tránh các rủi ro lặp lại.
Ba là, thực hiện kiểm tra với mỗi cải tiến trên hệ thống T24
Với mỗi cải tiến trên T24, cần có sự kiểm tra kỹ lưỡng trước khi cho triển khai tránh trường hợp đến khi triển khai lại phát sinh thêm lỗi khác hoặc làm ảnh hưởng đến các tính năng khác của hệ thống.
> về hệ thống Swift:
Một là, đưa ra form điện Swift chuẩn, các form mẫu điện hay sử dụng và các lưu ý cần thiết trong quá trình tạo điện Swift. Với văn bản hướng dẫn như vậy không chỉ nhằm đào tạo cán bộ mới mà còn giảm thiểu đáng kể rủi ro.
Hai là, cập nhật và khắc phục các lỗi còn tồn tại trên Swift nhằm tăng tỷ lệ điện tự động, tránh phải sửa tay trên Swift.
> về hệ thống mạng, máy tính, máy in, máy scan:
Cần có ngân sách để bổ sung số lượng máy in, máy scan tại phòng tài trợ thương mại và các chi nhánh để đảm bảo cho quá trình xử lý được nhanh chóng, thuận lợi.
Bên cạnh đó, khối công nghệ thông tin cần đảm bảo hỗ trợ để tránh bị sự cố về mạng máy tính hoặc gặp lỗi hệ thống khiến không xử lý được giao dịch.
3.2.5. Nâng cao năng lực của cán bộ nhân viên tại Vpbank
Con người là yếu tố quan trọng quyết định mọi hoạt động. Để phát triển dịch vụ tài trợ thương mại nhất thiết phải phát triển được nguồn nhân lực phục vụ cho hoạt động này. Theo tính chất của công việc, cán bộ tài trợ thương mại cần có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, khả năng ngoại ngữ tốt, kinh nghiệm làm việc, am hiểu về luật pháp cũng như các thông lệ quốc tế trong lĩnh vực này.
Để phát triển và hạn chế rủi ro do con người gây ra tại Vpbank cần thực hiện một số biện pháp như sau:
> Một là, chú trọng công tác tuyển dụng
trọng công tác tuyển dụng nhằm tuyển dụng đuợc những nhân lực có trình độ chuyên môn tốt. Nâng cao chế độ đãi ngộ để thu hút đuợc nhân lực có chất luợng cao từ các ngân hàng khác.
> Hai là, tăng cường đào tạo nhân viên
Hệ thống kiến thức, các quy định, chính sách trong lĩnh vực tài trợ thuơng mại thuờng xuyên đổi mới để phù hợp với tình hình thực tế phát triển của ngành thuơng mại đòi hỏi nhân viên tài trợ thuơng mại phải không ngừng học hỏi, cập nhật kiến thức để đáp ứng đuợc yêu cầu công việc đề ra. Do đó công tác đào tạo nhân viên là rất quan trọng nhằm xây dựng đuợc đội ngũ nhân lực có chất luợng cao.
Đối với đội ngũ nhân viên tài trợ thuơng mại tại hội sở chính:
- Cần xây dựng kế hoạch đạo tạo nghiệp vụ theo từng chuyên đề trong nội bộ phòng
- Luân chuyển cán bộ giữa các bộ phận trong phòng để bất kỳ cán bộ nào cũng có thể nắm bắt đuợc toàn bộ nghiệp vụ, có thể hỗ trợ giữa các bộ phận nhằm tránh tình trạng làm vội, làm ẩu và xảy ra sai sót.
- Có chính sách cử cán bộ, luân chuyển cán bộ đi học các khóa đào tạo của các ngân hàng nuớc ngoài và mời các chuyên gia uy tín về giảng cho cán bộ tại ngân hàng hoặc phối hợp với các ngân hàng bạn để cập nhật thông tin tài trợ thuơng mại.
Đối với đội ngũ nhân viên hỗ trợ tài trợ thuơng mại tại chi nhánh:
Cần thuờng xuyên tổ chức đào tạo cho các chi nhánh để các cán bộ chi nhánh hiểu rõ trách nhiệm của mình trong nghiệp vụ tài trợ thuơng mại
> Ba là, Bồi dưỡng đạo đức cho cán bộ tài trợ thương mại:
Bên cạnh công tác đào tạo nghiệp vụ thì cần phải chú trọng bồi duỡng đạo đức cho các cán bộ tài trợ thuơng mại. Bởi vì đây là hoạt động phải thuờng xuyên tiếp xúc với khách hàng và ngân hàng nuớc ngoài. Do đó, trong tình hình cạnh tranh gay gắt nhu hiện nay, vấn đề thuơng hiệu và đạo đức nghề nghiệp là yếu tố quyết định sự thành công của Vpbank.