1. Chính sách miễn phí thiết kế
Phần quan trọng tạo nên một chiếc áo đồng phục Xịn Mịn không thể thiếu được thiết kế. Thiết kế đại diện cho linh hồn, mang tiếng nói riêng của tập thể, của tổ chức.
56
Panda Uniform ý thức được sứ mệnh của mình là giúp cho tiếng nói ấy thực sự nổi bật, mang dấu ấn riêng chính vì vậy Panda ln hỗ trợ hết sức mình với nhiều chính sách đặc biệt là chính sách miễn phí tư vấn thiết kế:
Trường hợp bạn chưa có ý tưởng thiết kế, bạn sẽ nhận được tư vấn miễn phí với kho hơn 1000 mẫu thiết kế độc quyền từ đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp, dày dặn kinh nghiệm tại Panda Uniform.
Trường hợp bạn đã có ý tưởng thiết kế, Panda sẽ tư vấn giúp bạn phát triển và hoàn thiện ý tưởng đó để tạo ra sản phẩm ưng ý nhất.
Đặc biệt, khi đã chốt thiết kế và gửi thiết kế, trong q trình thực hiện, bạn có thêm 3 lần để sửa thiết kế miễn phí nếu có mong muốn phát sinh. Panda Uniform ln hỗ trợ hết mình và cùng tập thể bạn dựng dây lên tiếng nói riêng.
2. Chính sách vận chuyển
Với hy vọng đem đến sự tiện nghi nhất đến cho khách hàng dù ở xa hay ở gần, chính sách vận chuyển của Panda được xây dựng mong muốn mang đến dịch vụ vận chuyển tốt nhất cho khách hàng. Dịch vụ giao hàng miễn phí được áp dụng cho tất cả các đơn hàng đặt áo đồng phục tại Panda uniform có số lượng từ 10 áo trở lên, khách hàng được giao miễn phí trên tồn quốc.
Thời gian giao hàng:
Giao hàng trong ngày hoặc từ 1 – 2 ngày cho khách hàng có địa chỉ ở khu vực Hà Nội và các tỉnh thành quanh Hà Nội
Giao hàng từ 2 – 3 ngày cho khách hàng có địa chỉ ở các tỉnh khu vực miền Bắc xa Hà Nội, miền Trung và TP HCM
Giao hàng từ 3 – 4 ngày cho khách ở các tỉnh khu vực miền Nam.Tuy nhiên, vào thời gian cao điểm (lễ, tết…) thời gian giao hàng có thể lâu hơn.
Trước khi giao hàng, Pandai sẽ gọi điện xác nhận rằng Đơn hàng của khách hàng đang được chuyển đi. Sản phẩm sẽ đến tận tay khách hàng trong vòng từ 1 đến 4 ngày (trừ ngày lễ và chủ nhật).
Nếu trong đợt giao hàng đầu tiên khách hàng khơng có mặt, Panda sẽ gọi điện (hoặc gửi Email) đến khách hàng để sắp xếp thời gian giao hàng khác thuận tiện hơn. Sau 3 lần giao hàng mà khách hàng vẫn khơng có mặt, Panda sẽ chuyển hồn Đơn hàng.
57
3. Chính sách bảo hành
Mang sứ mệnh “Gieo hạt đoàn kết” tới tất cả các tổ chức, tập thể trên tồn quốc, Panda ln nỗ lực từng ngày để mang đến những sản phẩm chất lượng nhất, kèm theo đó là dịch vụ từ chính sách bảo hành với hy vọng tạo ra nhiều hơn những giá trị cho khách hàng. Với thời gian bảo hành: 6 tháng kể từ khi nhận hàng.
Điều kiện được bảo hành:
Các sản phẩm bảo hành phải cịn mới, khơng bị bẩn.
Sản phẩm bị thủng, rách… do lỗi của nhà sản xuất.
Sản phẩm in bị lem màu, bay màu hoặc không đúng màu do lỗi của nhà sản xuất.
Sản phẩm không đúng với mẫu thiết kế đã chốt. Điều kiện từ chối bảo hành:
Sử dụng sản phẩm sai hướng dẫn sử dụng.
Sản phẩm bị hư hại do các yếu tố trong môi trường sử dụng.
Sản phẩm qua sử dụng bị bẩn hoặc đã được sửa chữa bởi người sử dụng.
Sản phẩm hư hỏng do tác động cơ học, biến dạng, rách thủng, ẩm mốc, cháy hoặc do làm hỏng.
Hình thức bảo hành.
Sau khi tiến hành thảo luận với khách hàng và xác định lỗi sản phẩm. PANDA sẽ đưa ra các hình thức bảo hành thích hợp.
58
4. Chính sách khuyến mãi
Với mong muốn tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng khác nhau ở thời điểm hiện tại cũng như là trong tương lai, Panda hướng tới đem đến thêm nhiều ưu đãi cho khách hàng, sự hài lòng của khách hàng là niềm vui của Panda. Ngồi những ưu đãi sẵn có như miễn phí giao hàng với đơn hàng lớn, phần quà tặng kèm khi mua áo theo lớp, miễn phí tư vấn chọn và thiết kế áo thì vào các dịp lễ như 8/3, 20/11, Tết… Panda đều có những ưu đãi riêng hấp dẫn, thu hút, phù hợp với chủ đề được tung ra và cả những ưu đãi theo tháng. Panda có rất nhiều những pack quà để khách hàng tự do chọn lựa sao cho phù hợp với sở thích của cá nhân hay tập thể. Chính sách này đã giúp thu hút lượng khách hàng đáng kể về cho Panda, đem lại doanh thu ổn định cho công ty.
59
5. Chính sách ưu đãi mùa dịch
Trong mùa dịch, nhận thấy tệp khách hàng chủ yếu của mình là học sinh, sinh viên khơng tới trường mà học online dẫn đến ảnh hưởng tới nhu cầu mua sắm đồng phục, Panda quyết định thay đổi chính sách cũ để phù hợp với hiện tại hơn. Vì trong tình hình này rất dễ mất đi một lượng khách hàng đông đảo, Panda đã hỗ trợ khi các bạn cọc 30% thay vì 50% như trước đây và làm hợp đồng thì Panda sẽ lưu áo trong kho đến khi các bạn đi học offline mới nhận áo. Hơn nữa, tranh thủ thời gian học online tại nhà Panda còn hỗ trợ các bạn bàn bạc về mẫu áo, kiểu dáng và thiết kế để đến lúc đi học sẽ nhận ngay được sản phẩm ưng ý nhất mà không mất nhiều thời gian chờ đợi. Sự thay đổi này đã khiến cho Panda khơng bị mất đi khách hàng mà lại cịn tạo ấn tượng tốt đối với những đối tượng chịu ảnh hưởng nặng nề bởi đại dịch covid - 19, đồng thời tăng mức độ phủ sóng đồng phục tới mọi miền Tổ quốc.
60 CHƯƠNG 5: CẤU TRÚC TỔ CHỨC I. Cấu trúc tổ chức Giám đốc: Đỗ Đức Duy Phó giám đốc: Ngơ Bình Đạt Phịng sản xuất (trưởng phịng: Ngơ Ngọc Nhi) Phòng Marketing (trưởng phòng: Nguyễn Minh Anh) Phòng kinh doanh (trưởng phòng: Phạm Thị Thùy Dương) Phòng thiết kế (trưởng phòng: Đỗ Nhật Minh) Đại Bàng Sói Kiến Hổ Báo Cá Mập Beta Alpha Denta Hổ Storm Hổ Cyclones Thiết kế ấn phẩm Thiết kế sản xuất
61
Công ty tổ chức theo cấu trúc hỗn hợp. Nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của cơng ty. Mỗi phịng ban có nhiệm vụ tách bạch, khơng chồng chéo để tránh sự ỷ lại, phát huy được bộ phận chuyên môn của từng bộ phận. Bên cạnh đó, vì mỗi team kinh doanh đều có vai trị giống nhau nên giữa các team có sự liên kết chặt chẽ, thúc đẩy nhau cùng làm việc.
Vào thời điểm dịch Covid 19 vẫn còn đang bùng phát mạnh và diễn biến rất phức tạp. Yếu tố mơi trường này cũng đã có tác động rất lớn đến cấu trúc tổ chức của cơng ty bởi nhân viên bị nhiễm dịch bệnh. Vì vậy, Panda Uniform đã có sự thay đổi linh hoạt, phù hợp hơn để thích ứng với tình hình hiện tại:
Có các chính sách giúp đỡ nhân viên trong tình hình dịch bệnh: Phát khẩu trang miễn phí và dung dịch khử khuẩn cho nhân viên, mua kit test để mọi người có thể dùng khi có dấu hiệu mắc Covid,…. nhằm đảm bảo an toàn sức khoẻ cho nhân viên. Tinh lọc bộ máy (cho nghỉ các nhân viên thời vụ ở phịng sản xuất) để có thể tránh
tiếp xúc đơng người, giảm nguy cơ lây lan dịch bệnh. Khử khuẩn nơi làm việc mỗi tuần một lần.
Nhân viên hồn tồn có thể work from home nếu đáp ứng các yêu cầu do công ty quy định.
Cung cấp phòng cách ly cho các nhân viên bị F0.
II. Phân quyền trong tổ chức 1. Giám đốc và phó giám đốc 1. Giám đốc và phó giám đốc
Tổng giám đốc: Nguyễn Đức Duy và phó giám đốc: Ngơ Bình Đạt.
Đại diện cho Panda, quyết định kế hoạch kinh doanh và chiến lược phát triển. Quyết định các giải pháp phát triển thị trường, công nghệ và tiếp thị của công ty. Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý cơng ty.
Có quyền ra quyết định, giám sát và kiểm tra trực tiếp công việc của nhân viên cấp dưới.
Tuyển dụng, đào tạo và hướng dẫn nhân sự.
2. Phòng thiết kế
* Nhiệm vụ
Thiết kế ấn phẩm truyền thông, xây dựng logo thương hiệu và bộ nhận diện thương hiệu.
Sáng tạo các bộ sưu tập thiết kế trên áo, thiết kế đơn hàng theo order của seller và nhân viên chăm sóc khách
62
hàng (màu áo, mẫu áo, thiết kế là do khách hàng lựa chọn), gửi filr thiết kế khi khách hàng chốt sản xuất, sáng tạo ra các bộ sưu tập logo cho khách hàng lựa chọn, thiết kế các hình ảnh liên quan đến combo khuyến mãi, mockup theo từng thời kì (mockup chính là hình thiết kế áo để gửi cho khách).
VD: Noel thì nền mockup màu đỏ và xanh, Tết thì nền mockup màu đỏ, bình thường nền màu xanh dương,…
Đảm nhiệm tồn bộ cơng việc liên quan đến mảng thiết kế và sáng tạo.
* Chức năng
Phối hợp với phòng kinh doanh và phịng marketing tạo ra sản phẩm bản mềm (Hình ảnh trực quan kỹ thuật số) đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Phối hợp với phòng sản xuất gửi bản thiết kế đến xưởng sản xuất và hồn thiện sản phẩm.
3. Phịng Marketing
* Nhiệm vụ
Xây dựng các chiến lược marketing, tăng độ nhận diện thương hiệu.
Bộ phận CSKH làm nhiệm vụ chăm sóc trước, trong và sau bán xử lý các khiếu nại của khách hàng, tư vấn khách hàng trên Page, còn lại: Nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, phụ trách phần hình ảnh của cơng ty (xây dựng hình ảnh cho thương hiệu Panda, cho nhân viên trong công ty, cho feedback khách hàng,…)
Xây dựng các hoạt động, chương trình truyền thơng nội bộ.
* Chức năng
Phối hợp với phòng sản xuất và phòng thiết kế để mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách . CSKH và duy trì mối quan hệ với khách hàng và đối tác. (Phòng Marketing ngày 20/10)
63
4. Phòng kinh doanh
* Nhiệm vụ
Là bộ phận quan trọng nhất, tiếp cận và làm việc trực tiếp với khách hàng.
Xây dựng các kế hoạch và chiến lược kinh doanh phù hợp, chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hàng trước, trong và sau bán: lập kế hoạch bán hàng, gọi điện tư vấn khách hàng, viết sản xuất, kiểm tra đơn hàng sau khi hàng lên kho, đóng gói (kiểm tra số lượng, số size và quà khuyến mãi) và dán vận đơn gửi khách hàng, xử lý khiếu nại của khách hàng nếu có.
* Chức năng
Là cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp.
Phối hợp với phòng thiết kế, phòng marketing và phòng sản xuất tạo ra sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
(Team Ant - trực thuộc phòng kinh doanh) * Quyền của các leader trong các team của Panda Uniform
Quản lý nhân viên (mỗi team thường có 10-15 thành viên), đưa ra các kế hoạch và chiến lược để phát triển nhân sự:
Tuyển dụng và đào tạo nhân sự theo kế hoạch đã đặt ra. Quản lý lịch làm của nhân viên trong team.
Sa thải nhân viên (thông qua ban điều hành). Quản lý dữ liệu khách hàng của các thành viên trong team. Định hướng lộ trình phát triển của cả team và từng thành viên. Xây dựng giá trị cốt lõi và văn hóa làm việc của team mình.
64
5. Phòng sản xuất
* Nhiệm vụ
Kiểm duyệt toàn bộ các đơn hàng sản xuất.
Phụ trách sản xuất, đóng gói sản phẩm, quản lý quà khuyến mãi, phụ trách vận chuyển và làm việc với giao hàng tiết kiệm, quản lý kho hàng của công ty, xử lý các sản phẩm lỗi,…
* Chức năng
Làm việc trực tiếp với xưởng sản xuất.
Phối hợp với phòng thiết kế, phòng marketing và phòng kinh doanh tạo ra sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Từ đó, ta thấy được các bộ phận trong tổ chức của Panda Uniform luôn liên kết chặt chẽ với nhau cùng nhau phát triển hướng mục tiêu chung của công ty.
Các đơn hàng đều phải order qua thiết kế.
Các đơn hàng trước khi duyệt phải thơng qua phịng sản xuất. Các hình ảnh để tư vấn sẽ do phòng marketing cung cấp.
Sẽ có 1 quy trình làm việc cụ thể với từng cơng việc (order thiết kế, viết sản xuất, đóng gói hàng,..), quy trình này được các leader cùng thống nhất với ban điều hành và thông báo xuống nhân viên
Trong quá trình hoạt động, đầu mỗi tuần các leader phòng kinh doanh sẽ họp với trưởng phòng sản xuất, thiết kế, marketing để nhận những thơng báo mới, hay nhìn lại những vấn đề cịn tồn đọng, những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện để tìm ra cách giải quyết.
VD: Khách hàng phản ảnh logo bên Panda chưa có nhiều mẫu TYPO => Thiết kế sẽ lên kế hoạch và triển khai thực hiện việc thiết kế thêm nhiều mẫu TYPO cho khách hàng
65
lựa chọn.; Số lượng hàng trong kho để quá lâu ngày, gây quá tài tại kho hàng của công ty => Đơn hàng lên kho sau khi được thơng báo phải đóng trong vịng 2 ngày, sau 2 ngày mà chưa đóng thì sẽ bị phạt,..
III. Hệ thống tổ chức khơng chính thức
Panda khơng có các CLB cụ thể, tổ chức khơng chính thức phổ biến nhất đó chính là đội bóng của cơng ty (Bao gồm các thành viên nam có đam mê với bóng đá).
=> Mục đích: Giải tỏa sau các giờ làm việc căng thẳng, trao đổi với nhau những khó khăn, gắn kết các thành viên trong cơng ty (bởi khơng chỉ có các thành viên nam tham gia đá bóng mà các thành viên nữ cũng có thể đi xem cổ vũ), rèn luyện sức khỏe để có sức chiến đấu trong những mùa cao điểm. Đồng thời, tạo mối quan hệ gần gũi, thân thiết, xóa đi khoảng cách giữa nhân viên với sếp. Được nói ra nguyện vọng về các ý tưởng vào các buổi đào tạo nội bộ tiếp theo, các địa điểm, thời gian để tổ chức các buổi teambuilding quy mô tồn cơng ty. Từ đó giúp các buổi training, teambuilding trở nên thiết thực, gần gũi.
Khơng chỉ có đá bóng Panda Uniform cịn có khá nhiều các hoạt động được tổ chức cho các nhóm các thành viên của công ty như: leo núi,... nhằm tạo tạo nên sự thư giãn, thoải mái cho nhân viên. Bên cạnh đó tạo thêm nhiều trải nghiệm đồng thời gắn kết mọi người lại với nhau nhiều hơn xây dựng một môi trường làm việc đồn kết, hịa hợp.
66
CHƯƠNG 6: CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO
Phong cách lãnh đạo của Founder Nguyễn Đức Duy – Panda Uniform
I. Cuộc đời và sự nghiệp của Nguyễn Đức Duy
Nguyễn Đức Duy - CEO của Panda Uniform bắt đầu khởi nghiệp khi đang là sinh viên tại Đại học Thương Mại. Khi mới bắt đầu, với ý tưởng từ việc bán áo thun tự thiết kế từ lúc đang đi học, và mong muốn tất cả mọi người đều có một chiếc đồng phục đẹp. Duy bắt đầu việc khởi nghiệp của mình tại chính trường cấp 3 mà Duy theo học. Với hơn 1000 áo được bán ra ngay trong lần đầu, Duy thừa thắng xơng lên và có một quyết định vơ cùng táo bạo "Thành lập cơng ty đồng phục". Dù có quyết định mở cơng ty từ rất sớm chỉ ngay sau khi thành công từ thương vụ 1000 áo đầu tiên nhưng phải sau đó 3 năm Duy mới có thể thực hiện ước mơ của mình.
Duy thành lập Panda Uniform với mong muốn mang đến trải nghiệm về sản phẩm tốt.
Ban đầu, Panda Uniform với 7 thành viên và chủ yếu đánh mạnh vào mảng đồng phục học sinh. Thì sau 6 năm với số lượng thành viên tại Panda đã lên hơn 90 nhân viên và 1000 cộng tác viên mở rộng tới tất cả các mảng đồng phục: học sinh, doanh nghiệp, sự kiện…
67
II. Phong cách lãnh đạo của Nguyễn Đức Duy
1. Phong cách lãnh đạo xuất sắc, quyết đoán nhưng khơng độc đốn
Dưới áp lực cạnh tranh từ các thương hiệu khác trên thị trường, Panda Uniform vẫn tạo được cho mình những bước đột phá mạnh mẽ trên thị trường. Trong 6 năm phát triển