7. Kết cấu luận văn
1.2.2. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của Ủy ban nhân dân
Thẩm quyền chứng thực là nội dung cơ bản của QLNN về công tác chứng thực, là quy trình thực hiện thủ tục hành chính của UBND cấp huyện và cấp xã được thực hiện theo thẩm quyền.
Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của cấp huyện
Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, từ chối nhận di sản.
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp [Khoản 1, Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính Phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch]
Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của cấp xã
Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan lĩnh vực đất đai;
Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở; Chứng thực di chúc;
Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản là động sản, nhà ở, đất đai.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã [Khoản 2, Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính Phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch]
1.2.3. Trình tự thủ tục thực hiện chứng thực của Ủy ban nhân dân
1.2.3.1. Trình tự thực hiện
Bước 1: Người yêu cầu chứng thực xuất trình hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân huyện, xã từ thứ hai đến thứ sáu và sáng thứ Bảy (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút).
Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.
Bước 2: Người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ bao gồm các trình tự sau:
+ Hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu thì chuyển cho người thực hiện chứng thực.
+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì công chức thực thi công vụ hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ và gửi đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực theo quy định.
+ Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan thực hiện chứng thực pho to bản sao theo yêu cầu của công dân, nếu không có máy pho to thì yêu cầu công dân tự đi dịch vụ pho to và bổ sung hồ sơ chứng thực.
* Khi thực hiện chứng thực, cơ quan có thẩm quyền có phiếu hẹn ghi rõ thời gian trả kết quả, nếu không thể trả kết quả chứng thực cho công dân trong ngày.
Bước 3: Người thực hiện chứng thực tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra bản chính, đối
chiếu với bản sao.
Nếu nội dung bản sao đúng với bản chính và giấy tờ, văn bản thì thực hiện chứng thực và ghi lời chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
Thực hiện đóng dấu, vào sổ chứng thực.
Nếu bản sao chứng thực có 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, có 02 tờ trở lên thì thực hiện đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực được thực hiện ghi số thứ tự chứng thực theo quy định.
* Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thựcphải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
Bước 4: Cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ. 1.2.3.2. Thủ tục thực hiện
Nộp hồ sơ và nhận kết quả trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân huyện, xã.
Xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao; Nộp bản sao cần chứng thực theo nhu cầu của người yêu cầu chứng thực; Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà Phòng Tư pháp huyện, Tư pháp hộ tịch cấp xã không thể trả kết quả ngay trong ngày làm việc hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ, thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận.
Giấy tờ, văn bản pho to bản sao phải đảm bảo không bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ; không bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung; văn bản không đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền; không có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; không có nội dung phản động; không xúc phạm danh dự, nhân phẩm, không vi phạm quyền công dân thì được chứng thực theo quy định.
Bản chính như hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác như thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, được chứng nhận không hợp pháp, không theo điều ước quốc tế đã ký kết; Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập không có dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thì cơ quan có thẩm quyền không thực hiện việc chứng thực.
Bản sao, chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực phải có đầy đủ các trang đã ghi thông tin của bản chính [20]
1.3. Nội dung quản lý Nhà nước về chứng thực của Ủy ban nhân dân
1.3.1 Khái niệm, đặc điểm quản lý nhà nước về chứng thực
Quản lý nhà nước về chứng thực là quá trình tác động, điều hành của Nhà nước dưới các hình thức và phương pháp thích hợp nhằm đảm bảo chứng thực được thực hiện theo đúng quy định pháp luật.
Quản lý nhà nước là hoạt động chấp hành và điều hành có tính tổ chức để thi hành pháp luật và được đảm bảo thực hiện bởi hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao…Quản lý nhà nước về chứng thực có những đặc điểm về quản lý nhà nước nói chung và quản lý nhà nước trên các lĩnh vực khác. Tuy nhiên quản lý nhà nước về chứng thực có những đặc điểm, đặc thù riêng như sau:
Thứ nhất, chủ thể quản lý nhà nước về thực hiện chứng thực
Chủ thể quản lý nhà nước về chứng thực là các cơ quan nhà nước cụ thể là Chính phủ thực hiện quản lý chung, UBND các cấp thực hiện quản lý theo địa giới hành chính, các cơ quan quản lý nghành là Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp và các cơ quan khác theo quy định của pháp luật. Các cơ quan quản lý nhà nước về chứng thực được tổ chức thống nhất và hoạt động theo nguyên tắc tập trung thống nhất chỉ đạo, điều hành quản lý từ trung ương xuống địa phương.
Thứ hai, công cụ quản lý nhà nước về chứng thực
Quản lý nhà nước về chứng thực sử dụng các quy định của pháp luật về chứng thực dưới hình thức một hệ thống được ban hành từ nhiều cấp, nhiều ngành, nhiều lĩnh vực bao gồm “các quy định luật thủ tục”, và “các quy định luật nội dung.
+ Về các quy định luật thủ tục: là hệ thống các quy phạm pháp luật quy định thủ
tục, trình tự tổ chức triển khai thực hiện các hoạt động chứng thực. Về nội dung luật thủ tục gồm các quy định về các loại chứng thực, trình tự thực hiện chứng thực; kiểm tra, giám sát hoạt động chứng thực; về quyền nghĩa vụ, trách nhiệm của các chủ thể; về nguyên tắc tổ chứng, hoạt động bộ máy hoạt động cơ quan Tư pháp; về thẩm quyền xử lý các hành vi vi phạm pháp luật về chứng thực, khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo các hành vi vi phạm pháp luật.
+ Về các quy định luật nội dung: là hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật quy
định về chế độ, chính sách, lệ phí trong hoạt động chứng thực.
Thứ ba, đối tượng quản lý nhà nước về chứng thực
Đối tượng quản lý nhà nước về chứng thực bao gồm các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, cá nhân, tổ chức liên quan đến hoạt động chứng thực và được quản lý theo hệ thống ngành dọc.
Thứ tư, mục đích chung của quản lý nhà nước về chứng thực là nhằm thể chế hóa
đường lối xây dựng nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa và đẩy mạnh công ghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Mục đích riêng của quản lý nhà nước về chứng thực là đảm bảo hoạt động chứng thực được thực hiện đúng theo quy định pháp luật, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức có liên quan đến hoạt động chứng thực, đảm bảo các giá trị pháp lý của hoạt động chứng thực.
1.3.2. Nội dung quản lý nhà nước về chứng thực
1.3.2.1. Xây dựng, ban hành văn bản quản lý nhà nước về chứng thực
Một trong những nội dung cơ bản quan trọng của quản lý nhà nước về chứng thực là công tác xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực, vì các văn bản pháp luạt là cơ sở đầu tiên và quan trọng giúp các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý nhà nước về chứng thực có hiệu quả.
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 41, nghị định 23/2015/NĐ-CP, Bộ Tư pháp sẽ phối hợp với các bộ có liên quan tham mưu Chính phủ trình quốc hội các văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực, tạo cơ sở pháp lý để các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền quản lý nhà nước về chứng thực triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao
1.3.2.2. Tổ chức thực hiện văn bản quản lý nhà nước về chứng thực
Xây dựng một hệ thống pháp luật phù hợp với yêu cầu xã hội là không dễ nhưng việc đảm bảo để pháp luật được thực thi nghiêm chỉnh còn khó khăn, phức tạp hơn. Tổ chức thực hiện các văn bản quản lý nhà nước về chứng thực nhằm điều chỉnh các quan hệ pháp luật được tiến hành chủ yếu là triển khai thực hiện và áp dụng pháp luật về chứng thực.
Về tổ chức triển khai thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực được đảm bảo thực hiện một cách thông suốt bởi hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước gtuwf trung ương đến địa phương. Ở cấp trung ương, trách nhiệm tổ chức triển khai văn bản quy phạp pháp luật do Bộ Tư pháp thực hiện bằng việc tuyên truyền phổ biến giáo dục và tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ nhiều hình thức biện pháp phù hợp. ở cấp địa phương việc tổ chức triển khai văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện liên tục, thông suốt bởi Ủy ban nhân dân các cấp bằng các xây dựng kế hoạch triển khai hằng năm và tổ chức quán triệt đến các đơn vị cơ sở, đảm bảo văn bản quy phạm pháp luật đi vào đời sống, xã hội. Trong tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực, các cơ quan có thẩm quyền từ trung ương đến địa phương phải có sự phối hợp đồng bộ.
1.3.2.3. Thực hiện thanh tra, kiểm tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về chứng thực.
- Về thực hiện thanh tra, kiểm tra trong quản lý nhà nước về chứng thực
Thanh tra, kiểm tra là một trong những nội dung quan trọng không thể thiếu trong quản lý nhà nước (viết tắt là QLNN) về chứng thực nhằm giúp chủ thể QLNN kiểm soát và bảo đảm các đối tượng quản lý chấp hành đúng các quy định pháp luật về chứng thực; đồng thời là giải pháp góp phần hoàn thiện cơ chế quản lý các chính sách pháp luật, chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực và bỏa vệ lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan.
Công tác thanh tra về chứng thực hiện nay được thực hiện theo quy định của Luật Thanh tra năm 2010, Nghị định số 54/2014/NĐ-CP ngày 29/5/2014 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Thanh tra ngày tư pháp và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng tghuwcj bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Đối với công tác kiểm tra chứng thực được thực hiện lồng ghép qua các cuộc kiểm tra do UBND cấp Tỉnh và UBND cấp Huyện thực hiện đối với cơ quan QLNN về chứng thực cấp dưới.
Từ những kết luận thanh tra, kiểm tra về thực hiện QLNN về chứng thực, các cơ quan có thẩm quyền QLNN về chứng thực sẽ xây dựng những giải pháp chấn chỉnh phù
hợp với từng đối tượng trong phạm vi quản lý, thúc đẩy hiệu quả trong QLNN về chứng thực.
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật liên quan đến chứng thực
Công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật liên quan đến chứng thực giúp đảm bảo quyền và lợi ích của các cá nhân, tổ chức có liên quan khi có dấu hiệu bị xâm phạm, đồng thời góp phần đảm bảo tính nghiêm minh trong thực thi pháp luật.
Trong QLNN về chứng thực trách nhiệm và quy trình giải quyết khiếu nại , tố cáo được thực hiện theo quy định của Luật khiếu nại năm 2011, Luật Tố cáo năm 2011. Đối với các quy trình xử lý vi phạm hành chính được quy định tại Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP; Nghị định số 110/2013/NĐ-CP ngày 24/9/2013 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp, hôn nhân và gia đình, thi hành án dân sự, phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã. Những văn bản pháp luật trên là căn cứ pháp luật để các cá nhân, tổ chức thực hiện các quyền và nghĩa vụ trong khuôn khổ pháp luật quy định xử lý vi phạm hành chính. Riêng việc áp dụng trách nhiệm hình sự đối với các hành vi làm giả con dấu, giấy tờ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền được quy định tại Bộ Luật Hình sự năm 2015.
1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nhà nước về chứng thực 1.4.1. Sự hoàn thiên các quy định về chứng thực 1.4.1. Sự hoàn thiên các quy định về chứng thực
Pháp luật về chứng thực là pháp luật về thủ tục, vì vậy pháp luật về chứng thực phục thuộc và phải bám sát các quy định mạng tính “nội dung” của pháp luật thuộc các chuyên ngành khác như ơphaps luật về dân sự, hôn nhân và gia đình, đất đai… nhằm tránh chồng chéo, mâu thuẩn với các văn bản pháp luật thuộc lĩnh vực khác.