7. Kết cấu luận văn
3.2.1. Đổi mới nhận thức về chứng thực của Ủy ban nhân dân xã
Pháp luật về chứng thực từng bước được hoàn thiện trong từng giai đoạn cụ thể. Tuy nhiên, trong thực tiễn thực hiện vẫn còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc, đặc biệt là trong việc chứng thực hợp đồng, giao dịch. Thực tiễn cho thấy việc chứng thực những giao dịch có liên quan đến hình thức, nội dung, trình tự thủ tục … chưa được pháp luật quy định rõ ràng. Điều này ít nhiều khiến cán bộ làm công tác chứng thực ở cơ sở lúng túng; tiếp nhận hồ sơ, giải đáp pháp luật, áp dụng pháp luật, thực hiện thủ tục chứng thực cho công dân còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu trong thực thi công vụ.
Ngoài ra, còn một số trường hợp giao dịch khác như di chúc, đặt cọc, phía UBND xã sẽ không nắm được do pháp luật không yêu cầu phải đăng ký các giao dịch này ở xã; chưa thực hiện yều cầu các văn bản từ chối hoặc nhận di sản... Kết quả là cùng một “sổ đỏ” nhưng có khi được đem đi giao dịch với nhiều người, dẫn đến các tranh chấp, khiếu kiện, các cơ quan, tổ chức không xác minh, kiểm tra thực tế, dẫn đến thực hiện trái thẩm quyền, không đảm bảo về trình tự, thủ tục, trái với quy định của pháp luật.
Để hạn chế những tình trạng trên, từng bước nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng nghề nghiệp và năng lực thực thi công vụ, các cấp chính quyền cần xây dựng kế hoạch, tăng cường bồi dưỡng nâng cao năng lực, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ quản lý, công chức tư pháp – hộ tịch cấp xã để tham mưu, thực hiện công tác chứng thực đạt hiệu quả.
Khi tiếp nhận các hồ sơ, hợp đồng giao dịch và yêu cầu chứng thực của cá nhân, tổ chức, công chức thụ lý, xử lý hồ sơ phải nắm được phạm vi, thẩm quyền thực hiện của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực; kịp thời tiếp cận các văn bản pháp luật mới của các lĩnh pháp luật khác như Luật Hôn nhân gia đình năm 2014, Bộ luật dân sự 2015... liên quan đến chứng thực để từ đó mới xác nhận được yêu cầu chứng thực đó có thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan nào, nội dung yêu cầu của công dân có phù hợp với pháp luật liên quan, qua đó có thể từ chối, nêu lý do từ chối và hướng dẫn cá nhân, tổ chức bổ sung hồ sơ, thực hiện thủ tục hành chính bảo đảm đúng trình tự, thủ tục; đồng thời tham mưu UBND cấp xã và đề nghị cấp có thẩm quyền giải quyết kịp thời cho mọi tầng lớp nhân dân ở các địa phương.
UBND cấp xã khi thực hiện ký và cấp bản sao giấy khai sinh theo sổ hộ khẩu và giấy chứng minh nhân dân của công dân cần thực hiện thủ tục, thông qua việc tra cứu sổ đăng ký hộ tịch và phần mềm hộ tịch ở các xã, thị trấn. Qua đó hạn chế tình trạng bản sao giấy khai sinh không có ngày, tháng sinh (chỉ có năm sinh), không có số, quyển số phát hành theo quy định của biểu mẫu; chứng thực chữ ký mà không đƣợc vào sổ chứng thực chữ ký theo quy định….
Chính vì quy định quá đơn giản về thành phần hồ sơ yêu cầu chứng thực, nên nhiều cán bộ Tư pháp – Hộ tịch của UBND cấp xã không dám thụ lý hồ sơ để giải quyết việc chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định mà phải yêu cầu các bên tham gia hợp đồng, giao dịch cung cấp thêm hồ sơ để chứng minh quan hệ nhân thân của một trong các bên giao dịch hoặc phải có căn cứ xác định rõ quyền đối với tài sản của hợp đồng, giao dịch.
Ngoài ra, trong một số trường hợp, cán bộ Tư pháp – Hộ tịch yêu cầu các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải cung cấp bản sao các giấy tờ khác như Giấy phép lái
xe để thay thế cho Chứng mình nhân dân; biên bản họp gia đình; văn bản từ chối nhận tài sản thừa kế…
Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ báo cáo viên, tuyên truyền viên pháp luật về trình độ chuyên môn, kỹ năng tuyên truyền đáp ứng được nhiệm vụ tuyên truyền phổ biến pháp luật về chứng thực, nâng cao nhận thức pháp luật chứng thực cho cán bộ, công chức ở các địa phương, xây dựng hoàn thiện chính quyền địa phương thực hiện hành chính công trong giai đoạn hiện nay.
Nếu chưa rõ những quy định pháp luật về chứng thực thì cán bộ, công chức cấp xã có thể tra cứu pháp luật, nhưng kỹ năng giao tiếp, kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn thực hiện chứng thực cần có sự những nhận thức, cố gắng nghiên cứu tìm hiểu, rút kinh nghiệm để xây dựng những kỹ năng riêng cho bản thân mỗi cán bộ, công chức của UBND cấp xã trong thực thi công vụ, nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân, cải cách hành chính ở các địa phương trên địa bàn huyện.