7. Kết cấu luận văn
2.2.1. Tổ chức bộ máy và bố trí nguồn nhân lực thực hiện chứng thực
Thực hiện các nghị quyết về công tác cán bộ của Bộ Chính trị và Tỉnh ủy Quảng Nam, huyện ủy Núi Thành đã triển khai đồng bộ, kịp thời đề án nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, kiện toàn tổ chức bộ máy giai đoạn 2016 - 2020 và những năm tiếp theo. Hiện huyện Núi Thành có 380 cán bộ, công chức cấp xã, thị trấn, trong đó có 319 người đạt “3 chuẩn”, đạt 83,9%, trình độ đại học có 210 người, đạt 55,79%. Đối với cấp huyện, có 37 cán bộ là cấp trưởng phòng và tương đương, trong đó 35 người có trình độ chuyên môn đại học trở lên, đạt 94,59%; 33 người có trình độ lý luận chính trị cao cấp, cử nhân, đạt 89,19%. Phó trưởng phòng và tương đương có 49 người, trong đó 43 người đạt trình độ chuyên môn đại học trở lên, đạt 87,76%, 22 người có trình độ lý luận chính trị cao cấp, cử nhân, đạt 44,9%.
Biểu đồ 2.1. Cơ cấu bộ máy của UBND huyện Núi Thành
Trên cơ sở của Luật tổ chức chính quyền địa phương 2015 và nguyên tắc tổ chức và hoạt động quản lý hành chính nhà nước, xây dựng kế hoạch phân công, phân cấp cho Phòng Tư pháp huyện cơ quan chuyên môn và cán bộ chuyên trách Tư pháp – Hộ tịch của các xã, thị trấn. Trong đó Phòng tư pháp huyện là “đầu mối”, là cơ quan tham mưu giúp UBND cấp huyện quản lý hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện và công chức Tư pháp – Hộ tịch là người tham mưu cho UBND cấp xã quản lý nhà nước và triển khai hoạt động chứng thực ở các địa phương. Mỗi cơ quan có thẩm quyền quản lý về chứng thực được pháp luật quy định có thẩm quyền và trách nhiệm cụ thể, xây dựng cơ chế, chính sách phù hợp với từng địa phương, không chồng chéo đảm bảo sự tách bạch và khoa học trong quản lý nhà nước về chứng thực trên địa bàn huyện Núi Thành.
Phòng Tư pháp là cơ quan chuyên môn, thực hiện tham mưu cho UBND huyện xây dựng đội ngũ công chức tư pháp huyện, xã có phẩm chất đạo đức, trình độ chuyên môn, năng lực công tác, thực hiện tốt công tác chứng thực đáp ứng nguyện vọng của mọi tầng lớp nhân dân. Ngành tư pháp từ huyện đến xã có 35 cán bộ, công chức; trong đó, có 32 công chức tư pháp - hộ tịch tại các xã, thị trấn, 03 công chức công tác tại Phòng tư pháp thuộc UBND huyện. Đội ngũ công chức Tư pháp – Hộ tịch của 17 xã, thị trấn có 32 đồng chí (hai xã còn bố trí 01 công chức), có 30 đồng chí có bằng cử nhân luật, 17 đồng chí được đào tạo Trung cấp lý luận chính trị, 26 đồng chí được đào tạo quản lý nhà nước. Đến nay, hầu hết các xã, thị trấn đã bố trí đủ 02 công chức tư pháp – hộ tịch, đạt chuẩn về trình độ chuyên môn, năng lực công tác, nhiệt tình trong việc, nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân ở các địa phương trên địa bàn huyện.
Các cấp chính quyền địa phương đã tăng cường xây dựng cơ chế, chính đào tạo, bồi dưỡng, dự nguồn, luân chuyển công chức Tư pháp – hộ tịch cấp xã, bố trí nhiệm vụ công tác phù hợp với năng lực của từng cán bộ, công chức. Đồng thời xây dựng cơ chế tuyển dụng, bổ nhiệm cán bộ, công chức trẻ, năng động, nhạy bén xử lý tốt các thủ tục hành chính liên quan đến công tác chứng thực tại các địa phương.
Hàng năm, trên cơ sở quy định của pháp luật, kế hoạch của Sở Tư pháp tỉnh và quy chế hoạt động của Phòng Tư pháp huyện thực hiện tham mưu cho Hội đồng phối hợp công tác phổ biến giáo dục pháp luật huyện phối hợp với UBND các xã, thị trấn tổ chức tập huấn, nâng cao năng lực kỹ năng nghiệp vụ, ứng dụng công nghệ trong hoạt động
chứng thực, đáp ứng được yêu cầu đặt ra trong tình hình mới tại các địa phương. Theo đó, các cấp chính quyền địa phương đã thực hiện tuyên truyền pháp luật về chứng thực, về chủ trương cải cách thủ tục hành chính, nêu cao tinh thần phục vụ nhân dân, đồng thời nâng cao chất lượng trong hoạt động chứng thực của UBND trên địa bàn huyện.
Đến nay hầu hết UBND các xã, thị trấn đã trang bị đầy đủ các điều kiện về cơ sở vật chất, phương tiện, trang thiết bị phục vụ tốt cho công tác chứng thực tại địa phương. Hơn 70% UBND cấp xã trên địa bàn huyện đã được trang bị máy phục vụ người dân có yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính.
Biểu đồ 2.2. Mô hình chứng thực tại “một cửa” của UBND huyện Núi Thành
(Nguồn: Phòng Nội vụ huyện Núi Thành)
Người có yêu cầu chuẩn bị: - Bản chính (hợp lệ);
- Bản sao (số lượng tương ứng với yêu cầu).
Bộ phận “Một cửa” Tiếp nhận, ghi rõ số
lượng bản sao
Người thực hiện chứng thực Kiểm tra bản chính, đối chiếu bản
sao với bản chính, ghi lời chứng, ngày thực hiện, ký, ghi rõ họ tên,
chức vụ Từ chối chứng thực
Từ chối chứng thực Thu lệ phí, trả kết quả
Văn thư vào sổ theo dõi, ghi số chứng thực,
đóng dấu, lưu Chuyển trả kết quả
Biểu đồ 2.3. Trình tự, thủ tục, các bước thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch của Ủy ban nhân dân huyện Núi Thành
(Nguồn: Phòng Nội vụ huyện Núi Thành)
Theo tổng hợp báo cáo, kết quả thực hiện tính từ năm 2015 đến 31/12/2019, toàn huyện đã chứng thực 609.304 việc chứng thực cấp xã; chứng thực 130.000 việc chứng
Người có yêu cầu xuất trình - Bản sao giấy tờ tùy thân; - Dự thảo hợp đồng, giao dịch; - Bản sao giấy tờ chứng minh liên quan đến tài sản
Bộ phận “Một cửa” Tiếp nhận, kiểm tra thành phần hồ sơ
Người thực hiện chứng thực Kiểm tra nhận dạng, năng lực hành
vi dân sự, chỉnh sửa dự thảo hợp đồng, giao dịch (nếu cần) Từ chối chứng thực
Từ chối chứng thực Thu lệ phí, trả kết quả
Thông qua dự thảo hợp đồng, giao dịch; hướng dẫn các bên ký, ghi lời chứng, ký, ghi rõ họ
tên, chức vụ
Chuyển trả kết quả
Văn thư vào sổ theo dõi, ghi số hợp đồng, giao dịch
thực cấp huyện; thu 2.438.195 đồng lệ phí chứng thực, nộp cho ngân sách nhà nước tại địa phương. Đồng thời, UBND huyện đã triển khai thực hiện, đưa vào ứng dụng công nghệ phần mềm dịch vụ hành chính tư pháp trong lĩnh vực chứng thực, hộ tịch; phối hợp với các ngành bảo hiểm, y tế, thống kê, công an thực hiện cập nhật dữ liệu trong việc cấp các giấy tờ tùy thân, lý lịch cá nhân của công dân, bảo đảm số liệu chính xác, bảo đảm quyền và lợi ích của mọi tầng lớp nhân dân trên địa bàn huyện. Dự kiến đến năm 2020 sẽ hoàn thành việc triển khai toàn huyện dịch vụ công mức độ 3 về chứng thực bản sao từ bản chính [46, tr.3-4-5-6]