7. Kết cấu luận văn
3.1.3. Nâng cao chất lượng chứng thực của Ủy ban nhân dân theo hướng cải cách hành
cách hành chính và cải cách tư pháp
Mục tiêu cụ thể mà Huyện ủy Núi Thành đề ra đến năm 2020 đối với cấp xã, thị trấn là 100% các đồng chí cấp ủy và các chức danh chủ chốt (bí thư, phó bí thư đảng ủy, chủ tịch, phó chủ tịch HĐND, UBND) đạt trình độ đại học chuyên môn và trung cấp lý luận chính trị trở lên; 100% cán bộ, công chức cấp xã, thị trấn đạt trình độ đại học chuyên môn và trung cấp lý luận chính trị trở lên. Đối với cấp huyện, 100% các đồng chí cấp ủy có trình độ đại học chuyên môn và cao cấp chính trị trở lên; 100% trưởng, phó phòng và tương đương đạt trình độ đại học chuyên môn trở lên (nếu sinh sau năm 1975 phải đạt trình độ đại học chuyên môn hệ chính quy) và đảm bảo trình độ lý luận chính trị theo quy định của Tỉnh ủy.
Để đạt được mục tiêu đề ra trong đề án nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, kiện toàn tổ chức bộ máy giai đoạn 2016 - 2020 và những năm tiếp theo, Huyện ủy Núi Thành đề ra nhiều giải pháp cụ thể, trong đó có việc tạo sự chuyển biến trong nhận thức, hành động đối với các cấp ủy, cán bộ, đảng viên về công tác cán bộ, đổi mới công tác giáo dục chính trị, tư tưởng cho cán bộ, công chức, đảng viên, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác nhận xét, đánh giá cán bộ; quy định rõ về trách nhiệm người đứng đầu và cấp phó của người đứng đầu, thực hiện tốt công tác quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, tuyển dụng, đề bạt, bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, luân chuyển cán bộ. Huyện ủy Núi Thành cũng xây dựng cơ chế chính sách cho cán bộ nhằm thực hiện tốt công tác nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, kiện toàn tổ chức bộ máy, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của một địa phương vùng trọng điểm Khu kinh tế mở Chu Lai và vùng động lực kinh tế phía nam của tỉnh.
Yêu cầu đặt ra của cải cách hành chính, cải cách tư pháp là tăng cường quản lý nhà nước về chứng thực, nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân. Chỉ khi được đặt trong nội dung tổng thể cải cách hành chính, cải cách tư pháp, xây dựng Nhà nước pháp quyền của dân, do dân, vỡ dân, vấn đề xã hội hóa công chứng mới được xem trọng đúng mức, góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, cải cách tư pháp theo kịp yêu cầu đổi mới nói chung, đặc biệt là đổi mới kinh tế; đáp ứng yêu cầu của kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa và hội nhập quốc tế, phát huy dân chủ, củng cố lòng tin của người dân về đường lối, chính sách của đảng, pháp luật về chứng thực của nhà nước, bảo đảm QLNN
về chứng thực, thực hiện pháp luật chứng thực đạt hiệu quả, từng bước nâng cao đời sống nhân dân, xóa đói giảm nghèo ở các địa phương trên địa bàn huyện.
Các cấp chính quyền địa phương xác định nâng cao chất lượng phục vụ trong khâu tiếp nhận và trả kết quả chứng thực, góp phần tăng thêm niềm tin, sự hài lòng của người dân, tổ chức, doanh nghiệp đối với chính quyền cơ sở; từng bước cải cách hành chính hiện đại, chủ động phân công cán bộ quản lý, thường xuyên kiểm tra, theo dõi công tác chứng thực, phân công công chức thực thi công vụ, đảm bảo giải quyết nhu cầu công chứng, chứng thực của mọi tổ chức, công dân, tuyệt đối không để tình trạng người dân ở các bản, khu vực xa trụ sở xã phải chờ đợi, đi lại nhiều lần, gây phiền hà cho công dân; quán triệt đầy đủ các nội dung quy định về kỷ luật, kỷ cương hành chính, thái độ phục vụ đối với đội ngũ công chức thực hiện tiếp nhận, tham mưu, trả kết quả chứng thực, góp phần xây dựng đội ngũ cán bộ công chức tận tụy, gương mẫu, nâng cao chất lượng, sự hài lòng của mọi tầng lớp nhân dân ở các địa phương.
3.2. Các giải pháp tăng nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về chứng thực của Ủy ban nhân dân tại huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam
3.2.1. Đổi mới nhận thức về chứng thực của Ủy ban nhân dân xã
Pháp luật về chứng thực từng bước được hoàn thiện trong từng giai đoạn cụ thể. Tuy nhiên, trong thực tiễn thực hiện vẫn còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc, đặc biệt là trong việc chứng thực hợp đồng, giao dịch. Thực tiễn cho thấy việc chứng thực những giao dịch có liên quan đến hình thức, nội dung, trình tự thủ tục … chưa được pháp luật quy định rõ ràng. Điều này ít nhiều khiến cán bộ làm công tác chứng thực ở cơ sở lúng túng; tiếp nhận hồ sơ, giải đáp pháp luật, áp dụng pháp luật, thực hiện thủ tục chứng thực cho công dân còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu trong thực thi công vụ.
Ngoài ra, còn một số trường hợp giao dịch khác như di chúc, đặt cọc, phía UBND xã sẽ không nắm được do pháp luật không yêu cầu phải đăng ký các giao dịch này ở xã; chưa thực hiện yều cầu các văn bản từ chối hoặc nhận di sản... Kết quả là cùng một “sổ đỏ” nhưng có khi được đem đi giao dịch với nhiều người, dẫn đến các tranh chấp, khiếu kiện, các cơ quan, tổ chức không xác minh, kiểm tra thực tế, dẫn đến thực hiện trái thẩm quyền, không đảm bảo về trình tự, thủ tục, trái với quy định của pháp luật.
Để hạn chế những tình trạng trên, từng bước nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng nghề nghiệp và năng lực thực thi công vụ, các cấp chính quyền cần xây dựng kế hoạch, tăng cường bồi dưỡng nâng cao năng lực, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ quản lý, công chức tư pháp – hộ tịch cấp xã để tham mưu, thực hiện công tác chứng thực đạt hiệu quả.
Khi tiếp nhận các hồ sơ, hợp đồng giao dịch và yêu cầu chứng thực của cá nhân, tổ chức, công chức thụ lý, xử lý hồ sơ phải nắm được phạm vi, thẩm quyền thực hiện của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực; kịp thời tiếp cận các văn bản pháp luật mới của các lĩnh pháp luật khác như Luật Hôn nhân gia đình năm 2014, Bộ luật dân sự 2015... liên quan đến chứng thực để từ đó mới xác nhận được yêu cầu chứng thực đó có thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan nào, nội dung yêu cầu của công dân có phù hợp với pháp luật liên quan, qua đó có thể từ chối, nêu lý do từ chối và hướng dẫn cá nhân, tổ chức bổ sung hồ sơ, thực hiện thủ tục hành chính bảo đảm đúng trình tự, thủ tục; đồng thời tham mưu UBND cấp xã và đề nghị cấp có thẩm quyền giải quyết kịp thời cho mọi tầng lớp nhân dân ở các địa phương.
UBND cấp xã khi thực hiện ký và cấp bản sao giấy khai sinh theo sổ hộ khẩu và giấy chứng minh nhân dân của công dân cần thực hiện thủ tục, thông qua việc tra cứu sổ đăng ký hộ tịch và phần mềm hộ tịch ở các xã, thị trấn. Qua đó hạn chế tình trạng bản sao giấy khai sinh không có ngày, tháng sinh (chỉ có năm sinh), không có số, quyển số phát hành theo quy định của biểu mẫu; chứng thực chữ ký mà không đƣợc vào sổ chứng thực chữ ký theo quy định….
Chính vì quy định quá đơn giản về thành phần hồ sơ yêu cầu chứng thực, nên nhiều cán bộ Tư pháp – Hộ tịch của UBND cấp xã không dám thụ lý hồ sơ để giải quyết việc chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định mà phải yêu cầu các bên tham gia hợp đồng, giao dịch cung cấp thêm hồ sơ để chứng minh quan hệ nhân thân của một trong các bên giao dịch hoặc phải có căn cứ xác định rõ quyền đối với tài sản của hợp đồng, giao dịch.
Ngoài ra, trong một số trường hợp, cán bộ Tư pháp – Hộ tịch yêu cầu các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải cung cấp bản sao các giấy tờ khác như Giấy phép lái
xe để thay thế cho Chứng mình nhân dân; biên bản họp gia đình; văn bản từ chối nhận tài sản thừa kế…
Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ báo cáo viên, tuyên truyền viên pháp luật về trình độ chuyên môn, kỹ năng tuyên truyền đáp ứng được nhiệm vụ tuyên truyền phổ biến pháp luật về chứng thực, nâng cao nhận thức pháp luật chứng thực cho cán bộ, công chức ở các địa phương, xây dựng hoàn thiện chính quyền địa phương thực hiện hành chính công trong giai đoạn hiện nay.
Nếu chưa rõ những quy định pháp luật về chứng thực thì cán bộ, công chức cấp xã có thể tra cứu pháp luật, nhưng kỹ năng giao tiếp, kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn thực hiện chứng thực cần có sự những nhận thức, cố gắng nghiên cứu tìm hiểu, rút kinh nghiệm để xây dựng những kỹ năng riêng cho bản thân mỗi cán bộ, công chức của UBND cấp xã trong thực thi công vụ, nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân, cải cách hành chính ở các địa phương trên địa bàn huyện.
3.2.2. Hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực
Tiếp tục thực hiện chủ trương của Chính phủ và tinh thần của Nghị định 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 về việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.
Nâng cao vai trò và chất lượng của hoạt động chứng thực trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội, cải cách hành chính và bảo đảm cơ sở pháp lý của văn bản chứng thựctrong thực tiễn ở các địa phương.
Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức tinh thông nghiệp vụ, có đạo đức trong khi thực thi công vụ, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về chứng thực. Các cấp chính quyền rà soát, tổng hợp những bất cập, tồn tại của pháp luật về chứng thực hiện tại, đồng thời đề xuất với Quốc hội, cơ quan chức năng trong việc xây dựng và ban hành Luật Chứng thực, đảm bảo hoạt động chứng thực được duy trì ổn định, thu nộp lệ phí vào ngân sách nhà nước đạt hiệu quả, tăng cường QLNN về chứng thực trên địa bàn huyện.
Tham mưu ban hành, hoàn thiện cơ chế chính sách, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật địa phương để hướng dẫn về nghiệp vụ, tạo hành lang pháp lý vững chắc cho hoạt động chứng thực, bảo đảm các chính sách pháp luật về chứng thực phù hợp với từng địa phương.
UBND cấp huyện, UBND cấp xã phải định kỳ hoặc đột xuất báo cáo công tác tư pháp được giao và thẩm quyền chứng thực được phân công, thường xuyên báo cáo kết quả và những vướng mắc khó khăn với cơ quan cấp trên; đồng thời đề xuất biện pháp giải quyết trong quá trình thi hành văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực ở cấp huyện, cấp xã.
Các cơ quan có thẩm quyền cần hoàn thiện văn bản pháp luật hướng dẫn, quy định thời hạn sử dụng bản sao có chứng thực, theo đó bản sao có chứng thực không xác định về thời hạn; quy định bản sao có chứng thực lưu trữ 01 bản với thời hạn lưu trữ 02 năm; bổ sung quy định về chịu trách nhiệm nội dung của giấy tờ, văn bản chứng thực của người yêu cầu chứng thực.
Hoạt động chứng thực là hoạt động phổ biến, rộng rãi, đáp ứng nhu cầu giao dịch hành chính hàng ngày của người dân, doanh nghiệp, cũng như ảnh hưởng đến việc thực hiện các quyền của người dân, doanh nghiệp. Chính vì vậy, đòi hỏi pháp luật về chứng thực nói chung và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nói riêng cần phải tiếp tục hoàn thiện, thống nhất và phù hợp với thực tế với từng địa phương; đồng thời các cấp có thẩm quyền cần hướng đến xây dựng Luật chuyên ngành điều chỉnh trong QLNN và triển khai thực hiện pháp luật về chứng thực, qua đó nhằm tạo ra hành lang pháp lý trong tổ chức và thực hiện hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện.
Thực tiễn ở các địa phương hiện nay, các bên tham gia hợp đồng, giao dịch thường chọn UBND cấp xã để chứng thực hợp đồng, giao dịch hơn là thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng. Do đó, trong quá trình tiếp nhận, tham mưu hồ sơ chứng thực công chức thực thi công vụ cần đáp ứng được những nhận thức, tiếp cận pháp luật chứng cho riêng mình, để thực hiện nhiệm vụ đạt hiệu quả.
Trước những yêu cầu mới trong giai đoạn hiện nay, đòi hỏi các cơ quan có thẩm quyền cần nghiên cứu sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện pháp luật về chứng thực, tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho mọi tổ chức, công dân khi tham gia, thực hiện các hợp đồng, giao dịch trong các thủ tục hành chính về công tác chứng thực.
3.2.3. Nâng cao chất lượng tổ chức thực hiện pháp luật về chứng thực
Căn cứ vào điều kiện kinh tế - xã hội, quy mô và phạm vi quản lý theo thẩm quyền, khối lượng công việc của địa phương, các cấp chính quyền cần chủ động đề xuất
bổ sung biên chế, bố trí cán bộ, công chức, vị trí việc làm phù hợp đối với cán bộ quản lý và công chức thực thi công vụ, đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ được giao liên quan đến hoạt động chứng thực tại địa phương.
Tiếp tục kiện toàn tổ chức đội ngũ cán bộ, công chức Phòng Tư pháp, UBND các cấp, trong đó từng bước nâng chuẩn các cán bộ quản lý để điều hành, tổ chức thực hiện pháp luật chứng thực bảm đảm yêu cầu trong lĩnh vực chứng thực hiện nay. Đồng thời tăng cường chỉ đạo các cơ quan, ban ngành liên quan đến lĩnh vực chứng thực tại địa phương nghiêm túc triển khai thực hiện Chiến lược phát triển Ngành Tư pháp, đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện chứng thực đến năm 2020 và những năm tiếp theo.
Nghiên cứu, rà soát để phân định hợp lý, phân công nhiệm vụ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng cơ quan, từ đó hoàn thiện tổ chức bộ máy và cơ chế quản lý nhà nước, thực hiện pháp luật chứng thực phù hợp với UBND huyện, xã, Phòng Tư pháp, Công chức Tư pháp – Hộ tịch và công chức các ngành khác phục vụ chứng thực tại Bộ phận một cửa ở các xã, thị trấn trên địa bàn huyện.
Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ theo hình thức tập trung hoặc không tập trung về quản lý hành chính, lý luận chính trị, chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức pháp luật, kỹ năng chuyên môn thực hiện pháp luật chứng thực. Thực hiện hoàn thiện công tác xây dựng bộ máy, tổ chức thực hiện pháp luật chứng thực phù hợp với từng địa phương.
Tiếp tục xây dựng cơ chế, chính sách, cải thiện chế độ tiền lương, thưởng, khen thưởng, biểu dương cho các cá nhân, tổ chức có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện chứng thực; đồng thời giáo dục ý thức và nâng cao tinh thần trách nhiệm của đội ngũ công chức tư pháp, nâng cao chất lượng phục vụ trong việc quản lý và triển khai thực hiện pháp luật về chứng thực.
Nêu cao tinh thần trách nhiệm của công chức khi thực thi hoạt động chứng thực nhằm đáp ứng yêu cầu chứng thực của mọi công dân; bảo đảm thực hiện đúng pháp luật trên cơ sở theo dõi nhiệm vụ phân công, đánh giá cán bộ, công chức hàng năm về kết quả thực hiện; triển khai có hiệu quả chương trình phòng chống tham nhũng, chương trình cải cách hành chính trong đó có nội dung nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức,
chương trình cải cách tư pháp địa phương trong quản lý nhà nước, thực hiện lĩnh vực chứng thực.
Hướng đến quản lý nhà nước về dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng với chủ đề "Nâng cao chất lượng dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng" với sự tham dự của các đơn vị quản lý, câu lạc bộ chữ ký số và giao dịch điện tử, các doanh nghiệp đang cấp