1.2.5 .Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
1.2.5.2 .Tổ chức thực hiện đào tạo
2.2. Thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực tại Trung tâm tài trợ
2.2.1. Thực trạng cơng tác phân tích cơng việc
Với mục tiêu đưa Vietinbank ngày càng phát triển, với tầm nhìn chiến lược, ban lãnh đạo rất quan tâm đến việc hồn thiện hệ thống quản lý. Nhìn nhận thấy điểm đang tồn tại của hoạt động quản trị nhân sự có nhiều vấn đề chưa được thực hiện một cách khoa học, hiệu quả, thực hiện một cách dập khn, chưa có căn cứ khoa học để tiến hành phù hợp với tình hình thực tế. Với tồn tại đó, ban lãnh đạo hết sức ủng hộ cho việc hồn thiện hoạt động phân tích cơng việc. Ln ln khuyến khích bộ phận nhân sự tại ngân hàng đưa ra đề án để tiến hành nghiên cứu và xây dựng các kết quả của phân tích cơng việc cho các vị trí của ngân hàng. Ban lãnh đạo sẵn sàng ủng hộ về tài chính cũng như nhân sự cho công tác này.
TTTTTM ngân hàng TMCP Cơng Thương Việt Nam hiện có tất cả 10 phịng ban. Mỗi phịng ban có chức năng, nhiệm vụ riêng. Tại mỗi phịng đều có trưởng, phó phịng, cán bộ nhân viên.
Bước 1: Rà soát lại cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận. Xác định nhu cầu phân tích cơng việc và tiến hành phân cơng đơn vị thực hiện cơng tác phân tích cơng việc
Trung tâm TTTM bắt đầu việc rà soát cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận. Tiến hành thu thập thơng tin, phân tích hợp lý nhất cho từng bộ phận để đảm bảo chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận không trùng lặp, chồng chéo, hợp lý để thực hiện chiến lược kinh doanh của ngân hàng VietinBank đã đưa ra.
Giám đốc chỉ đạo cho phịng Tổ chức hành chính phối hợp với các phịng, ban khách trong trung tâm thực hiện nhiệm vụ phân tích cơng việc để đảm vảo sự phân công rõ ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn giữa các nhân viên làm các công việc khác nhau, để giúp cho nhân viên hiểu rõ mình cần phải thực hiện nhiệm vụ gì và trách nhiệm gì.
Thực hiện sự chỉ đạo của Giám đốc, phịng Tổ chức hành chính soạn thảo cơng văn đề nghị các Trưởng phịng thực hiện cơng tác phân tích cơng việc cho tất cả các cơng việc trong phịng ban mình. Trong đó, cơng văn có đầy đủ hướng dẫn, tại mỗi công việc cần nêu rõ nhân viên cần phải thực hiện nhiệm vụ gì, trách nhiệm như thế nào và được hưởng những quyền hạn nào.
Bước 2: Tiến hành thu thập thơng tin phân tích cơng việc
Các Trưởng phịng chủ yếu bằng kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, bằng sự hiểu biết về các công việc, bằng kinh nghiệm bản thân trong lĩnh vực của phịng, ban mình, một phần kết hơp với thông qua hàng ngày làm việc cùng nhân viên trong phịng mình nên có thể quan sát q trình thực hiện cơng việc của họ và có thể có những trao đổi, thảo luận ngắn, khơng mang tính chính thức với họ để bổ sung thơng tin về những nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện… Có thể nói, mỗi phịng
ban bao gồm Trưởng phịng, Phó phịng. Văn bản tổng hợp cơng việc, nhiệm vụ của mỗi phòng được viết cho Trưởng, Phó phịng và các tổ của phịng đó.
Bước 3: Xây dựng bảng mơ tả cơng việc và bản tiêu chuẩn công việc
Sau khi đã thu thập và nắm rõ về thơng tin, các Trưởng phịng tiến hành tổng kết lại vào mẫu phân tích cơng việc do phịng Tổ chức hành chính gửi tới, bao gồm: mơ tả công việc và các tiêu chuẩn công việc và gửi về cho phịng Tổ chức hành chính. Phịng Tổ chức hành chính thu thập, tập hợp tồn bộ và thực hiện tổng hợp lại. Các thông tin được đưa vào văn bản đều phải đảm bảo được độ chính xác, đầy đủ và các Trưởng phòng phải chịu trách nhiệm trực tiếp về những thơng tin mà mình cung cấp trong văn bản. Bên cạnh đó, văn bản này có thể được chuyển tới nhân viên đọc và đề xuất ý kiến đóng góp bổ sung. Việc này sẽ giúp cho việc phân tích cơng việc trở nên hồn thiện hơn, đầy đủ hơn và công bằng hơn đối với mỗi nhân viên. Tuy nhiên, thực tế, công việc này được thực hiện ở rất ít các phịng cịn lại là hầu như khơng có.
Dưới đây là mẫu văn bản phân tích cơng việc được Ngân hàng TMCP Cơng Thương Việt Nam sử dụng khi tuyển dụng nhân viên phòng Nghiên cứu phát triển sản phẩm và dịch vụ khách hàng (R&D).
Bảng 2.4: Bảng mô tả công việc chuyên viên nghiên cứu phát triển sản phẩm ( phòng Nghiên cứu phát triển sản phẩm và dịch vụ khách hàng (R&D)).
CHỨC DANH
ĐƠN
VỊ MƠ TẢ VỊ TRÍ CƠNG VIỆC TUYỂN DỤNG
TIÊU CHUẨN TUYỂN DỤNG Trình độ nghiệmKinh Kỹ năng Yêu cầu vềkiến thức,
ngoại hình Đối tượng ưu tiên Chuyên viên nghiên cứu phát triển sản phẩm
R&D 1.Đẩy mạnh quan hệ với các định chế tài chính, lập kế hoạch và thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh Ngân hàng quốc tế (chia sẻ rủi ro, chiết khấu, mua bán hối phiếu, tái tài trợ LC cho các NH trong nước, UPAS L/C,…) với các định chế tài chính
2. Quản lý rủi ro tác nghiệp: Phổ biến các văn bản quy định, quy trình về quản lý rủi ro tác nghiệp, hướng dẫn các nghiệp vụ trong trung tâm tự kiểm tra phối hợp và rà soát các rủi ro, xây dựng hệ thống dữ liệu thông tin về rủi ro tác nghiệp tại ngân hàng.
3. Hỗ trợ các chi nhánh trong nước và các phòng nghiệp vụ thực hiện các giao dịch TTTM.
Các trường đại học khối kinh tế tài chính, ngân hàng, ngoại thương, khối ngành kinh tế... Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài trợ thương mại. Kỹ năng phân tích, tổng hợp, đề xuất. kỹ năng trình bày diễn đạt tốt. Có tư duy logic và thuyết phục. Kỹ năng làm việc nhóm, chủ động, trung thực, trách nhiệm, hịa đồng. Có kiến thức cơ bản về: quy định pháp luật trong kinh doanh, quy định về tài trợ thương mại, kỹ năng phân tích phương án KD và quản lý dịng tiền, phân tích thẩm định. CV PTSP ưu tiên nữ giới
(Nguồn:Phịng Tổ chức hành Chính – Trung tâm tài trợ thương mại )
Bước 4: Hoàn chỉnh và xin phê duyệt của cấp trên
Phịng Tổ chức hành chính tiến hành đánh giá, kiểm tra lại tồn bộ và sửa chữa sai sót nếu có. Nếu thấy những thơng tin có dấu hiệu bất hợp lý thì gửi lại phịng ban liên quan xin ý kiến giải thích. Tiếp đó, phịng Tổ chức hành chính trình Giám đốc duyệt. Giám đốc tiến hành xem xét, đánh giá. Sau khi Giám đốc thông qua, bảng phân công cơng việc, nhiệm vụ được gửi tới các phịng ban và được lưu lại tại phịng Tổ chức hành chính.